Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
KOMPLEKSOWA OBSŁUGA KSIĘGOWA ORAZ PROWADZENIE SPRAW PŁACOWYCH SPÓŁKI EKOSYSTEM SP. Z O.O. WE WROCŁAWIU

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: EKOSYSTEM SPÓŁKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 021916240

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Kazimierza Michalczyka 23

1.5.2.) Miejscowość: Wrocław

1.5.3.) Kod pocztowy: 53-633

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław

1.5.7.) Numer telefonu: 717586900

1.5.8.) Numer faksu: 717586922

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ekosystem.wroc.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ekosystem.wroc.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Środowisko

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

KOMPLEKSOWA OBSŁUGA KSIĘGOWA ORAZ PROWADZENIE SPRAW PŁACOWYCH SPÓŁKI EKOSYSTEM SP. Z O.O. WE WROCŁAWIU

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-02b16566-9010-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00016250

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-01-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ekosystem.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ekosystem.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W
postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa
się odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej
rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o
świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123 i 730).
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe,
pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci
elektronicznej i składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci
elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym. Ofertę wraz z innymi plikami stanowiącymi ofertę należy skompresować do jednego pliku
archiwum (ZIP).
3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy
Przetargowej Ekosystem Sp. z o.o.: https://ekosystem.logintrade.net.
4. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej, wymaga założenia konta.
5. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę, jest jego
prawidłowe złożenie na Platformie dostępnej pod adresem
https://ekosystem.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz
znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez
Wykonawcę jest bezpłatne.
6. Do połączenia z Platformą Przetargową Ekosystem Sp. z o.o. używany jest szyfrowany protokół
HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia
poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie
Przetargowej Ekosystem Sp. z o.o. ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a
także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z
Zamawiającym w pozostałych obszarach.
7. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii
dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej
Ekosystem Sp. z o.o. zostały podane w SWZ rozdz. IX pkt 9.
8. Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas,
w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. W przypadku wybrania
opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w
wiadomości mailowej, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym
na Platformie zakupowej. Wiadomość otrzymuje Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu
w ikonę „Złóż ofertę”. W przypadku Wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas
przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.
9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pomocą Platformy Przetargowej wynosi 150 MB.
10. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy
użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
11. Zamawiający dopuszcza formaty danych określone w katalogu formatów wskazanych w załączniku
nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tj. Dz.U. z 2017 r. poz.
2247).
12. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca powinien posługiwać się numerem
sprawy 2/2023.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 2/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

2. Przedmiot zamówienia: zamówienie obejmuje realizację usługi w zakresie kompleksowej obsługa księgowej wraz z pełnieniem funkcji Głównego Księgowego oraz prowadzenia spraw płacowych spółki Ekosystem Sp. z o. o., która obejmować będzie następujące zakresy główne:
2.1. Księgi rachunkowe – prowadzenie ksiąg rachunkowych wraz z rozliczeniami podatkowymi dla spółki;
2.2. Prowadzenie spraw płacowych - sporządzanie list płac, kartotek wynagrodzeń, itp.
a) sporządzanie i wysyłanie deklaracji (ZUS, PIT 4 i PIT 11/8),
b) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych;
2.3. Sporządzenie kompletnego sprawozdania finansowego i wszelkie rozliczenia podatkowe za dany rok obrotowy w obowiązującej formie - wprowadzaniem i dekretowaniem dokumentów księgowych do systemu oraz za-mknięcie miesiąca wraz ze złożeniem deklaracji podatkowych prowadzone będą w całości przez Wykonawcę, jednocześnie Wykonawca zapewni wskazanym przez Zamawiającego użytkownikom Zamawiającego samo-dzielny, bierny dostęp do ksiąg w celu możliwości weryfikacji księgowań i generowania raportów (dla zadanego okresu, zapisywanych w formacie plików programu Excel lub zapewniających eksport danych do arkusza kalkulacyjnego Excel), obejmujących co najmniej:
a) zapisy z dziennika,
b) zestawienie obrotów i sald z kont analitycznych i syntetycznych,
c) bilans oraz rachunek zysków i strat.
2.4. Sporządzanie sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych, sprawozdań z działalności, które winny spełniać wymagania przewidziane w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U.2021.217 ze zm.)

Zamawiający informuje, iż miesięczna liczba pozycji księgowych wynosi około 1500.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79211000-6 - Usługi księgowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów oraz ich wag

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kwalifikacje osób wykonujących zamówienie

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia określonego w niniejszej SWZ mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego, dotyczące:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: ZAMAWIAJACY NIE STA-WIA WARUNKU;
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: ZAMAWIAJACY NIE STAWIA WA-RUNKU
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Wykonawca spełni warunek jeżeli wyka-że, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 500.000,00 zł. (słownie: pięćset tysięcy 00/100) złotych;
4. zdolności technicznej lub zawodowej, tzn. posiadają doświadczenie zapewniające wykonanie zamówienia.
4.1. zdolność techniczna – Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 2 osoby, każda o minimalnych kwalifikacjach:
4.1.1. Min. 5-letnie doświadczenie w obsłudze księgowej spółki prawa handlowego
4.1.2. Ukończone studia I-go stopnia z rachunkowości.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez zamawiającego w SWZ (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ).
2. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe:
1) na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:
a) odpis lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 PZP, o którym mowa w Rozdziale VII pkt 2 SWZ, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz osób w Rozdziale VIII pkt 4) ppkt 4.1), (wg załącznika nr 7 do SWZ) skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, do-świadczenia zawodowego, a także zakresu wykonywanych przez nie funkcji/ roli w realizacji zamówienia;

b) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 500 000 zł;

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

8. Do oferty należy dołączyć:
1) Formularz oferty – załącznik nr 1 do SWZ;
2) Formularz cenowy w postaci: „Zestawienia kosztów zadania” – załącznik nr 2 do SWZ;
3) Pełnomocnictwo – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy. Pełnomocnictwo na-leży sporządzić:
a) w oryginale w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowany, zaufanym lub podpisem osobistym lub
b) w postaci elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem - opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza (art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie - t.j. Dz. U. 2022.1799);
4) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
5) Przedmiotowe środki dowodowe wyszczególnione w rozdziale V SWZ – oświadczenia i/lub dokumenty – NIE DOTYCZY PRZEDMIOTOWEGO POSTĘPOWA-NIA;
6) Oryginał gwarancji/poręczenia, jeżeli wykonawca wnosi wadium w innej formie niż pieniądz – – NIE DOTYCZY PRZEDMIOTOWEGO POSTĘPOWANIA;
7) Zastrzeżenie wraz z uzasadnieniem mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nie-uczciwej konkurencji, w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 18 ust. 3 PZP;
8) Zobowiązanie innego podmiotu – załącznik nr 6 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie przedmiotowego zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP:
1) Pełnomocnikiem może być jeden z wykonawców działających wspólnie lub osoba trzecia (np. pracownik jednego z wykonawców);
2) Jeżeli pełnomocnikiem pozostałych wykonawców jest wykonawca będący osobą prawną to może on działać zgodnie z ujawnionymi w dokumentach rejestrowych zasadami reprezentacji.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienie brak podstaw do wykluczenia z postępowania powinien wykazać każdy z wykonawców.
4. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy PZP.
5. Zgodnie z art. 117 ust. 1 PZP zamawiający określa szczególny, obiektywnie uzasadniony, sposób spełniania przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia określonego w niniejszej SWZ warunków udziału w postępowaniu, mając na uwadze, że jest to uzasadnione charakterem zamówienia i jest proporcjonalne tzn.:
1) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane;
2) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane;
3) W przypadku, o którym mowa w pkt. 5 ppkt 1) i 2), wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi, wykonają poszczególni wykonawcy;
4) Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie za-mówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

opisane we wzorze umowy stanowiącym załącznik do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-01-18 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ekosystem.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-01-18 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-02-16

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z
okoliczności, o których mowa w art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835 ze zm.) oraz art. 5k Roz-porządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia
31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie
(Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 229, str. 1 ze zm.).