Olsztyn: Przygotowanie i przeprowadzenie eventu rybnego, w ramach realizacji projektu Kampania promująca ryby i produkty rybne pochodzące z akwakultury pt. Rybka na tarczy - II edycja.
Numer ogłoszenia: 164296 - 2012; data zamieszczenia: 21.05.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 123724 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Centrum Edukacji i Inicjatyw Kulturalnych w Olsztynie, ul. Parkowa 1, 10-233 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 89 513 17 31, faks 89 526 89 99.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przygotowanie i przeprowadzenie eventu rybnego, w ramach realizacji projektu Kampania promująca ryby i produkty rybne pochodzące z akwakultury pt. Rybka na tarczy - II edycja..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie eventu rybnego, w ramach realizacji projektu Kampania promująca ryby i produkty rybne pochodzące z akwakultury pt. Rybka na tarczy - II edycja. 2. W skład przedmiotu zamówienia wchodzą następujące działania: 1) przygotowanie i przeprowadzenie eventu rybnego, 2) uzyskanie stosownych pozwoleń i zaświadczeń związanych z zorganizowaniem eventu rybnego, 3) zapewnienie energii do realizacji eventu rybnego. 3. Projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013, w ramach środka 3.4. Rozwój nowych rynków i kampanie promocyjne. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Wykonawca zobowiązany będzie wykonać opisane poniżej działania: 1. Event rybny: 1) event odbędzie się na terenie pól grunwaldzkich, Gmina Stębark, 2) termin i czas trwania eventu - 2.06.2012 r., ok. 5-6 godzin, 3) event w założeniu ma popularyzować spożycie ryb, przybliżyć społeczeństwu walory zdrowotne oraz smakowe ryb i produktów rybnych oraz przekazać podstawową wiedzę na temat przyrządzania produktów rybnych, 4) event powinien mieć oprawę średniowieczną, 5) w trakcie eventu odbywać się będzie pokaz kulinarny sporządzania potraw rybnych według średniowiecznych przepisów - zgodnie z ideą przewodnią projektu. Potrawy będą przyrządzane przez kucharza, a następnie degustowane przez widzów imprezy. Każda potrawa sporządzona zostanie w wersji oryginalnej, według zachowanych przepisów, i uwspółcześnionej - tak, by degustujący mogli osobiście przekonać się, jak zmieniały się trendy w żywieniu na przestrzeni wieków. Pokaz odbędzie się na specjalnie przygotowanej scenie, 6) podczas eventu odbywać się będzie degustacja smacznych dań z ryb słodkowodnych i gotowych produktów. Degustacja odbędzie się pod dwoma dużymi, specjalnie ustawionymi namiotami. Wymagana jest ilość minimum 10 tysięcy uprzednio przygotowanych oraz smażonych na bieżąco porcji potraw z ryb przez obsługę - minimum 6 rodzajów potraw, 7) w trakcie eventu funkcjonować będzie stoisko promocyjne z dietetykiem, materiałami promocyjnymi (ulotki, wydawnictwo z przepisami) rozdawanymi przez hostessy. Należy przygotować ulotki zachęcające do spożywania ryb słodkowodnych, zawierające informacje na temat wartości i znaczenia ryb w diecie człowieka oraz banner reklamowy, promujący event rybny, 8) w ramach eventu funkcjonowało będzie stoisku warsztatowe z wędzenia i grillowania ryb. Każdy będzie mógł pod okiem fachowców spróbować swoich sił w przyrządzaniu ryby. Opis poszczególnych działań w ramach eventu: 1) Degustacja potraw rybnych - przygotowanie dań rybnych do nieodpłatnej konsumpcji podczas imprezy. W ramach degustacji przewidziano ustawienie stoisk do przyrządzania potraw rybnych wraz z obsługą - kucharze, obsługa, kelnerzy (10 osób). Cały sprzęt i produkty niezbędne do przygotowania i realizacji degustacji zapewni Wykonawca. Do przechowywania produktów i przyrządzania potraw należy zapewnić zaplecze chłodnicze oraz sprzęt kuchenny (m.in. grille, piece, sprzęt i naczynia do gotowania, stoły, drobny sprzęt kuchenny itp.). Do degustacji wykorzystane zostaną różne rodzaje ryb słodkowodnych pochodzących z akwakultury, przygotowanych na różny sposób (różne typy porcji). Planuje się wykorzystanie do promocji m.in.: pstrąga, karpia, tołpygi, karasia, szczupaka, węgorza, sandacza. Wymagana jest ilość minimum 10 tysięcy uprzednio przygotowanych oraz smażonych na bieżąco porcji potraw z ryb przez obsługę - minimum 6 rodzajów potraw z ryb (np. zupa rybna, ryba w potrawce itp.). Wykonawca w porozumieniu z Zamawiajcym ustali rodzaje potraw rybnych. Wykonawca zapewni zestawy naczyń jednorazowych niezbędnych do degustacji (nóż, widelec, łyżka, miseczka, talerzyk) - 10 000 sztuk. Degustacja zostanie przeprowadzona pod specjalnie przygotowanymi dwoma namiotami. porcje degustacyjne: a) zupa - min. 250 ml, b) ryba - min. 100 g, c) inne - min. 100 g. 2) Stoisko promocyjne dotyczące kampanii w plenerze - ustawienie, wyposażenie w materiały oraz obsługa stoiska promocyjnego (dietetyk, hostessy, wydawnictwo poradnikowe, ulotki). Planowane wyposażenie stoiska promocyjnego w plenerze: namiot, stół, biurko lub lada (ewentualnie drugi stół), mebel na broszury i ulotki promocyjne, krzesła dla dietetyka i uczestników, ekran ze sterownikiem do prezentacji programu. Koszt obejmuje rozłożenie i złożenie namiotu. Do dyspozycji uczestników eventu będzie dietetyk, udzielający szczegółowych informacji m.in. na temat znaczenia ryb w racjonalnej diecie człowieka. W trakcie eventu rybnego hostessy (4 osoby) będą rozdawać ulotki dotyczące wartości i znaczenia ryb w racjonalnej diecie człowieka oraz wydawnictwo poradnikowe. Koszt obejmuje merytoryczne opracowanie materiałów promocyjnych (opracowanie projektu materiałów promocyjnych), przygotowanie ulotek oraz bannera reklamowego. a) Ulotki - format A5, pełen kolor, zadruk dwustronny, papier kreda min. 135 g/m, nakład: 4000 sztuk. Ulotki mają zawierać informacje na temat wartości i znaczenia ryb w racjonalnej diecie człowieka. Ulotka powinna posiadać informacje na temat znaczenia ryb w naszej kuchni oraz w kuchni średniowiecznej, informacje dlaczego warto spożywać ryby i produkty rybne, informacje o walorach ryb oraz na co zwracać uwagę przy wyborze ryby. Ulotka musi być oznakowana zgodne z wytycznymi dotyczącymi znakowania materiałów informacyjnych i promocyjnych związanych z Programem Operacyjnym Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007 - 2013. b) Banner reklamowy - wiszący, jednostronny, kolorowy, wymiary: ok. 4.5m x 1.5 m, 1 sztuka. Banner powinien zawierać duże logo kampanii Rybka na Tarczy, hasło kampanii, informacje o atrakcjach eventu oraz datę i miejsce eventu. Banner reklamowy musi być oznakowany zgodnie z wytycznymi dotyczącymi znakowania materiałów informacyjnych i promocyjnych związanychz Programem Operacyjnym Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007 - 2013. 3) Warsztaty z wędzenia i grillowania ryby - wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt i produkty do przeprowadzenia warsztatów, zapewnienie obsługi - kucharze i pomocnicy (4 osoby). W ramach zadania przewidziano ustawienie stoiska warsztatowego obsługiwanego przez 2 kucharzy i 2 pomocników. Cały sprzęt i produkty niezbędne do przygotowania i realizacji warsztatów zapewni Wykonawca (produkty rybne i dodatki - dla 500 porcji, naczynia jednorazowe - 500 sztuk). Do przeprowadzenia warsztatów powinny zostać wykorzystane różne gatunki ryb słodkowodnych przeznaczonych do wędzenia i grillowania. Warsztaty mają za zadanie pokazać, jak smacznie i zdrowo można przyrządzić rybę. 4) Scena, nagłośnienie, oświetlenie - przygotowanie oraz obsługa profesjonalnej sceny. Scena powinna posiadać wymiary ok. 12 m x 8 m oraz zadaszenie. Do tego wyposażona zostanie w oświetlenie (m.in. punkty świetlne) oraz nagłośnienie (aparatura nagłośniająca min. 10000 W, monitory odsłuchowe, pełne zaplecze peryferyjne, tj. mikrofony, miksery, bramki). Na scenie odbędzie się pokaz kulinarny. Wykonawca zapewni osoby do obsługi sceny (oświetlenie, nagłośnienie). 5) Pokaz kulinarny - promocja kultury kulinarnej opartej na potrawach kulinarnych ryb, pokaz umiejętności kulinarnych znanego kucharza, połączony z degustacją dań. W ramach eventu na scenie będzie miał miejsce pokaz sporządzania potraw rybnych według średniowiecznych przepisów - zgodnie z ideą przewodnią projektu. Potrawy będą przyrządzane przez kucharza, a następnie degustowane przez widzów imprezy. Powyższe wydarzenia odbędą się na specjalnie przygotowanej scenie, zdolnej pomieścić kucharzy, stoły i zastawę oraz sprzęt nagłośnieniowy. Wykonawca zapewni sprzet i rekwizyty niezbędne do przeprowadzenia pokazu kulinarnego. Prowadzący imprezę - całą imprezę poprowadzi konferansjer (prowadzący imprezę). Konferansjer ma za zadanie prowadzenie całości imprezy: realizację programu imprezy, zapowiadanie kolejnych etapów eventu, zabawianie uczestników i tworzenie dobrego klimatu. 6) Namioty z wyposażeniem - zapewnienie namiotów z wyposażeniem w stoły i ławy. Wymagane są 2 duże namioty o wymiarach ok. 12m x 6m, wyposażone w ławy i siedziska każdy (ok. 25 sztuk), przy których zmieści się ok. 200 osób. Pod dwoma przygotowanymi namiotami odbędzie się degustacja potraw rybnych. 7) Ochrona, zabezpieczenie ppoż., med. - sanit., sprzątanie terenu - zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom imprezy. Wykonawca zobowizany będzie do zapewnienia ochrony, zabezpieczenia ppożarowego, pomocy medycznej, zaplecza higieniczno-sanitarnego (sanitariaty) oraz koszy na śmieci na potrzeby imprezy plenerowej. Wnioskodawca odpowiedzialny będzie za sprzątnięcie terenu po realizacji eventu rybnego (w tym wywóz odpadów po imprezie). 2. Uzyskanie stosownych pozwoleń i zaświadczeń związanych z zorganizowaniem eventu rybnego - dotyczy uzyskania i złożenia odpowiednich dokumentów oraz poniesienia niezbędnych opłat związanych z organizacja imprezy (ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych). Wykonawca zapewni wszystkie niezbedne dokumenty i pozwolenia do realizacji imprezy plenerowej. 3. Zapewnienie energii do realizacji eventu rybnego - dotyczy zapewnienia energii potrzebnej do zrealizowania eventu rybnego. Wnioskodawca zagwarantuje agregaty prądotwórcze oraz zapewni energię niezbędną do zasilania sprzętu do gotowania potrzebnego do realizacji pokazu - głownie butle gazowe. Związane jest to z niedoborem mocy na polach grunwaldzkich, konieczne do przeprowadzenia eventu..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.32.10.00 - Usługi przygotowywania posiłków 55.32.00.00 - Usługi podawania posiłków 92.00.00.00 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Program operacyjny Zrównoważony rozwój sektora rybołóstwa i nadbrzeżnych obszrów rybackich 2007-2013 w ramach środka 3.4 Rozwój nowych rynków i kampanie promocyjne.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 21.05.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 2.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Agencja Promocyjno-reklamowa ALEX Aleksander Krempeć, Miodówko 17A, 11-034 Stawiguda, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 148600,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 182778,00

• Oferta z najniższą ceną: 182778,00 / Oferta z najwyższą ceną: 182778,00

• Waluta: PLN.