Chełm: Realizacja usług doradczych w ramach projektu pn. Lepszy urząd współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej
Numer ogłoszenia: 154000 - 2014; data zamieszczenia: 08.05.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 132098 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiat Chełmski, Plac Niepodległości 1, 22-100 Chełm, woj. lubelskie, tel. 82 5627501, faks 82 5627510.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Realizacja usług doradczych w ramach projektu pn. Lepszy urząd współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Usługi doradcze w zakresie przeprowadzenia monitoringu i aktualizacji strategii rozwoju lokalnego Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych przez eksperta zewnętrznego w przeprowadzeniu monitoringu i aktualizacji strategii rozwoju lokalnego. Usługi doradcze będą świadczone dla pięciu jednostek samorządu terytorialnego: Powiat Chełmski, Gmina Ruda-Huta, Gmina Sawin, Gmina Siedliszcze, Gmina Wierzbica Wykonawca przeprowadzi łącznie 250 godzin spotkań konsultacyjnych z pracownikami poszczególnych urzędów, w tym: 1)50 godzin w Starostwie Powiatowym w Chełmie, 22-100 Chełm, plac Niepodległości 1 2)50 godzin w Urzędzie Gminy Ruda-Huta, 22-110 Ruda-Huta, ul. Niepodległości 44 3)50 godzin w Urzędzie Gminy Sawin, 22-107 Sawin, ul. Chutecka 12 4)50 godzin w Urzędzie Gminy Siedliszcze, 22-130 Siedliszcze, ul. Szpitalna 15 A 5)50 godzin w Urzędzie Gminy Wierzbica, 22-150 Wierzbica, ul. Włodawska 1. Termin realizacji zadania do 31 lipca 2014 r. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy poszczególnych spotkań konsultacyjnych. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie świadczenie kompleksowych, merytorycznych usług doradczych dotyczących monitoringu i aktualizacji istniejących strategii rozwoju lokalnego, w szczególności w zakresie: 1)przeprowadzenia aktualizacji strategii rozwoju lokalnego czterech gmin: Ruda-Huta, Sawin, Siedliszcze, Wierzbica oraz Strategii Rozwoju Powiatu Chełmskiego na lata 2008-2015 z uwzględnieniem uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych rozwoju jednostek samorządu terytorialnego wynikających z krajowych i regionalnych dokumentów planistycznych przygotowywanych na potrzeby wdrażania w Polsce polityki regionalnej po roku 2013; 2)przeprowadzenia diagnozy obecnej sytuacji w sferze społecznej, gospodarczej, przestrzennej, uzupełnionej o analizę SWOT; 3)opracowania systemu monitorowania i oceny realizacji wskaźników wyżej wymienionych strategii, zaplanowania celów oraz wskaźników do osiągnięcia w perspektywie 2014-2020. Cele powinny wynikać z diagnozy oraz wskazywać działania służące przeciwdziałaniu problemom i wykorzystujące potencjały rozwojowe; 4)zorganizowania i przeprowadzenia konsultacji społecznych w formie spotkań z mieszkańcami, organizacjami pozarządowymi oraz partnerami społeczno-gospodarczymi dotyczących aktualizowanych dokumentów. Wykonawca będzie moderował spotkania konsultacyjne. Konsultacje muszą zostać przeprowadzone dla każdej wyżej wymienionej jednostki samorządu terytorialnego. Dopuszcza się łączenie konsultacji społecznych poprzez prowadzenie ich dla więcej niż jednej jednostki samorządu terytorialnego w tym samym miejscu i czasie za zgodą zainteresowanych jednostek samorządu terytorialnego. Harmonogram konsultacji Wykonawca uzgodni z Zamawiającym; 5)opracowania ankiety dotyczącej planowanych i realizowanych działań w celu zebrania opinii i sugestii społeczeństwa oraz raportu z konsultacji dokumentów. Usługi doradcze w zakresie dokonania pomiaru poziomu satysfakcji interesantów z jakości funkcjonowania Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych przez eksperta zewnętrznego w przeprowadzeniu badania poziomu satysfakcji interesantów z jakości funkcjonowania pięciu jednostek samorządu terytorialnego. Usługi doradcze będą świadczone dla pięciu jednostek samorządu terytorialnego: Powiat Chełmski, Gmina Ruda-Huta, Gmina Sawin, Gmina Siedliszcze, Gmina Wierzbica. Wykonawca przeprowadzi łącznie 210 godzin spotkań doradczych z pracownikami poszczególnych urzędów, w tym: 1)42 godziny w Starostwie Powiatowym w Chełmie, 22-100 Chełm, plac Niepodległości 1 2)42 godziny w Urzędzie Gminy Ruda-Huta, 22-110 Ruda-Huta, ul. Niepodległości 44 3)42 godziny w Urzędzie Gminy Sawin, 22-107 Sawin, ul. Chutecka 12 4)42 godziny w Urzędzie Gminy Siedliszcze, 22-130 Siedliszcze, ul. Szpitalna 15 A 5)42 godziny w Urzędzie Gminy Wierzbica, 22-150 Wierzbica, ul. Włodawska 1. Termin realizacji zadania do 20 czerwca 2014 r. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy poszczególnych spotkań. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie świadczenie kompleksowych, merytorycznych usług doradczych dotyczących badania poziomu satysfakcji interesantów z jakości funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności w zakresie: 1)opracowania metodyki badawczej w oparciu o potrzeby pięciu wyżej wymienionych urzędów; 2)przygotowania instrumentu pomiarowego (ankieta wykładana i elektroniczna) do oceny satysfakcji interesantów; 3)opracowania pliku poleceń i bazy danych na serwerach jednostek samorządu terytorialnego (przygotowania bazy danych umożliwiających zbieranie danych za pomocą ankiety internetowej dostępnej na serwerach jednostek samorządu terytorialnego oraz opracowania narzędzia generującego zbiorcze wyniki pomiaru w postaci pliku poleceń umożliwiających wykonanie operacji obliczeniowych na otrzymanych z pomiaru danych); 4)przeprowadzenia badań na próbie badawczej co najmniej 200 klientów w każdym urzędzie oraz opracowania raportów zawierających ocenę satysfakcji klientów z pracy urzędu jako całości oraz z pracy poszczególnych komórek organizacyjnych; 5)określeniu, w oparciu o opracowaną metodykę i uzyskane wyniki pomiaru, wskaźników dla poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego oraz wskazaniu rekomendacji dalszego doskonalenia. Usługi doradcze w zakresie opracowania strategii informatyzacji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych przez eksperta zewnętrznego w opracowaniu strategii informatyzacji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Usługi doradcze będą świadczone dla pięciu jednostek samorządu terytorialnego: Powiat Chełmski, Gmina Ruda-Huta, Gmina Sawin, Gmina Siedliszcze, Gmina Wierzbica. Wykonawca przeprowadzi łącznie 500 godzin spotkań doradczych z pracownikami poszczególnych urzędów, w tym: 1)100 godzin w Starostwie Powiatowym w Chełmie, 22-100 Chełm, plac Niepodległości 1 2)100 godzin w Urzędzie Gminy Ruda-Huta, 22-110 Ruda-Huta, ul. Niepodległości 44 3)100 godzin w Urzędzie Gminy Sawin, 22-107 Sawin, ul. Chutecka 12 4)100 godzin w Urzędzie Gminy Siedliszcze, 22-130 Siedliszcze, ul. Szpitalna 15 A 5)100 godzin w Urzędzie Gminy Wierzbica, 22-150 Wierzbica, ul. Włodawska 1. Termin realizacji zadania do 31 lipca 2014 r. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy poszczególnych spotkań. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie świadczenie kompleksowych, merytorycznych usług doradczych dotyczących opracowania pięciu strategii informatyzacji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego, w szczególności w zakresie: 1)przeprowadzenia diagnozy stanu informatyzacji pięciu wyżej wymienionych jednostek, uzupełnionej o analizę SWOT. Diagnoza zostanie przeprowadzona na podstawie analizy infrastruktury informatycznej, która obejmie platformę sprzętową, platformę systemów operacyjnych, platformę baz danych, systemów aplikacyjnych oraz analizy struktury i sposobu funkcjonowania pionu informatyki, w tym adekwatności zasobów ludzkich i ich wykorzystania, analizy roli obszaru informatyki w jednostce, analizy wewnętrznych regulaminów i procedur funkcjonowania w obszarze informatyki; 2)zdefiniowania celów rozwojowych. Cele powinny wynikać z diagnozy i być powiązane z celami strategicznymi jednostki. Określenie mierników realizacji celów; 3)opracowania pięciu strategii informatyzacji na lata 2014-2022 dla wyżej wymienionych jednostek. Integralną częścią strategii będzie analiza funkcjonowania jednostek w kontekście możliwości usprawnienia tego funkcjonowania przez zastosowanie technologii informatycznych oraz oszacowane nakłady finansowe ponoszone w czasie na realizację programów informatyzacji; 4)zorganizowania i przeprowadzenia konsultacji społecznych w formie spotkań z mieszkańcami, organizacjami pozarządowymi oraz partnerami społeczno-gospodarczymi dotyczących aktualizowanych dokumentów. Wykonawca będzie moderował spotkania konsultacyjne. Konsultacje muszą zostać przeprowadzone dla każdej wyżej wymienionej jednostki samorządu terytorialnego. Dopuszcza się łączenie konsultacji społecznych poprzez prowadzenie ich dla więcej niż jednej jednostki samorządu terytorialnego w tym samym miejscu i czasie za zgodą zainteresowanych jednostek samorządu terytorialnego. Harmonogram konsultacji Wykonawca uzgodni z Zamawiającym; 5)opracowania ankiety dotyczącej planowanych i realizowanych działań w celu zebrania opinii i sugestii społeczeństwa oraz raportu z konsultacji dokumentów. Usługi doradcze w zakresie wsparcia grup samooceny w trakcie samooceny (CAF) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych przez eksperta zewnętrznego w przeprowadzeniu samooceny za pomocą Wspólnej Metody Oceny (CAF ang. Common Assesment Framework) dla pięciu jednostek samorządu terytorialnego. Usługi doradcze będą świadczone dla pięciu jednostek samorządu terytorialnego: Powiat Chełmski, Gmina Ruda-Huta, Gmina Sawin, Gmina Siedliszcze, Gmina Wierzbica. Wykonawca przeprowadzi łącznie 125 godzin spotkań doradczych, w tym: 1)25 godzin dla 12 osób w Starostwie Powiatowym w Chełmie, 22-100 Chełm, plac Niepodległości 1 2)25 godzin dla 6 osób w Urzędzie Gminy Ruda-Huta, 22-110 Ruda-Huta, ul. Niepodległości 44 3)25 godzin dla 6 osób w Urzędzie Gminy Sawin, 22-107 Sawin, ul. Chutecka 12 4)25 godzin dla 5 osób w Urzędzie Gminy Siedliszcze, 22-130 Siedliszcze, ul. Szpitalna 15 A 5)25 godzin dla 5 osób w Urzędzie Gminy Wierzbica, 22-150 Wierzbica, ul. Włodawska 1. Pomieszczenia do przeprowadzenia spotkań w siedzibie poszczególnych urzędów zostaną udostępnione Wykonawcy nieodpłatnie. Wykonawca zorganizuje spotkania w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym terminy poszczególnych spotkań. Termin realizacji zadania do 31 lipca 2014 r. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: 1.Świadczenie kompleksowych, merytorycznych usług doradczych podczas cyklu spotkań: 1)dla pracowników w zakresie prowadzenia samooceny w oparciu o metodę CAF, 2)dla kierownictwa urzędu w zakresie uzgodnienia celów samooceny, identyfikacji potencjalnych zagrożeń, organizacji procesu samooceny, 3)wspierających samoocenę indywidualną członków zespołu samooceny oraz służących uzgodnieniu wyników samooceny oraz opracowania sprawozdania z wyników samooceny, 4)wspierających sporządzenie projektu planu doskonalenia oraz sposobów jego monitoringu. 2.Dostarczenie uczestnikom spotkań materiałów pomocniczych (w formie papierowej) do przeprowadzenia samooceny za pomocą Wspólnej Metody Oceny (CAF). 3.Sporządzenie dokumentacji przebiegu spotkania, w szczególności: 1)listy obecności uczestników spotkań, 2)potwierdzenie przez uczestników odbioru materiałów pomocniczych. Oznakowanie pomieszczeń, w których przeprowadzane będą spotkania logo..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 73.22.00.00 - Usługi doradcze w zakresie rozwoju .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: realizacja zamówienia w ramach projektu pn. Lepszy urząd nr POKL.05.02.01-00-026/12 współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach konkursu 1/POKL/5.2.1/2011 organizowanego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 08.05.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Instytut Technologii Administracji Publicznej Sp. z o.o., ul. Probostwo 4, 20-089 Lublin, kraj/woj. lubelskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 208401,08 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 246891,75

• Oferta z najniższą ceną: 246891,75 / Oferta z najwyższą ceną: 246891,75

• Waluta: PLN.