Sosnowiec: Wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz poczęstunkiem na spotkania sieci w ramach Projektu - Wyższa jakość edukacji w Sosnowcu. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III - Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół
Numer ogłoszenia: 142669 - 2014; data zamieszczenia: 02.07.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Sosnowiec - miasto posiadające prawa powiatu - reprezentowana przez Prezydenta Miasta , al. Zwycięstwa 20, 41-200 Sosnowiec, woj. śląskie, tel. 32 2960600, faks 32 296 06 05.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.sosnowiec.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym oraz poczęstunkiem na spotkania sieci w ramach Projektu - Wyższa jakość edukacji w Sosnowcu. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III - Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali wraz ze sprzętem multimedialnym na spotkania sieci oraz zapewnienie poczęstunku w postaci szwedzkiego bufetu. Na przedmiot zamówienia składa się: - wynajem sali wraz sprzętem multimedialnym - zapewnienie poczęstunku podczas spotkań sieci. 2. Wymagania Zamawiającego dotyczące sali: a. Sala na spotkania sieci oraz sala, w której będzie serwowany poczęstunek muszą znajdować się w jednym budynku, na parterze lub na piętrze - serwis kawowy może być zapewniony w tym samym pomieszczeniu, w którym odbywa się szkolenie. Sala na spotkanie powinna znajdować się w promieniu 10 km od siedziby zamawiającego tj. al. Zwycięstwa 20, w Sosnowcu, a jednocześnie czas dojazdu komunikacją miejską w godzinach 8:00 -9:00 nie może przekroczyć 15 minut. b. W sali musi znajdować się odpowiednie oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; c.W salach muszą znajdować się wieszaki na odzież wierzchnią uczestników/uczestniczek spotkań sieci bądź inne wydzielone miejsce w budynku, które umożliwi bezpiecznie przechować odzież wierzchnią - możliwość zamykania sal na klucz podczas przerw; d.Zaplecze sanitarne (toalety) powinny znajdować się na tym samym poziomie co sala bądź na innym poziomie z możliwością dojazdu windą; e.Sala musi posiadać ogrzewanie przy spadku temperatury na zewnątrz poniżej 8 stopni; f. Sala powinna być dostępna w godzinach uzgodnionych z Wykonawcą. Jednak ze względu na konieczność przygotowania sal, zamawiający zastrzega sobie konieczność dostępu do sal na godzinę przed i po spotkaniu; g.Pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy/uczestniczki projektu muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia spotkań, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; h. Wykonawca jest zobowiązany wyrazić zgodę na oznakowanie sal, m.in. nakleje-nie/rozwieszenie informacji o realizowanym spotkaniu oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w miejscach ogólnie dostępnych, widocznych (np. drzwi, postawienie tablic informacyjnych, roll-up); i. Sala powinna posiadać powierzchnię nie mniejszą niż 30 m2 gwarantując tym samym optymalne warunki prowadzenia zajęć w grupach 25-osobowych + koordynator +/- 5 osób; j. W sali muszą znajdować się stoły i krzesła dla odpowiedniej liczby osób (25 uczestników/uczestniczek + koordynator sieci+/- 5 osób) z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla uczestników spotkania; k. Wyposażenie sali: flipchart wraz z papierem, kolorowe pisaki, ekran do prezentacji slajdów, rzutnik multimedialny (projektor), przedłużacz, stolik na sprzęt audio-video. Możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów dydaktycznych na ścianach lub przygotowanych do tego miejscach; l.Powinna zapewniać dostęp do źródeł prądu; ł. Zapewniony dostęp do Internetu bezprzewodowego WIFI o minimalnej przepustowości 2Mb/s; 3. Wykonawca zobowiązuje się do : a.ponoszenia kosztów energii elektrycznej, ogrzewania, dostaw wody i odprowadzania ścieków oraz utrzymania czystości w pomieszczeniach, z których korzystają uczestnicy/uczestniczki projektu; b. zapewnienia obsługi technicznej sal (w tym teleinformatycznej) w dni, kiedy planowane są spotkanie oraz w trakcie trwania spotkania oraz interwencji osobistej w ciągu maksymalnie 10 minut od momentu zgłoszenia problemu; c. dostarczenia maksymalnie w ciągu 30 minut od momentu zgłoszenia urządzeń i sprzętów wolnych od wad jako zamienniki niesprawnych urządzeń i sprzętów będących na wyposażeniu sali. 4.Wymagania dotyczące poczęstunku dla uczestników/uczestniczek i koordynatora sieci a.Zapewnienie serwisu kawowego w systemie ciągłym dla 25 osób +/- 5 osób; b.Serwis kawowy składa się z: - świeżo parzonej kawy, herbaty wraz z dodatkami(cukier, śmietka, cytryna) bez ograniczeń - drobnych kruchych ciasteczek w co najmniej czterech rodzajach po pięć na jedną osobę, - woda mineralna: gazowana i niegazowana pojemność min. 0,5l/os. - 2 rodzaje soku podane w dzbanach bez ograniczeń, - kubki jednorazowe bądź filiżanki, - łyżeczki bądź mieszadełka, - serwetki jednorazowe, - kanapki: dostępne z różnorakim pieczywem (pieczywo rodzajowe: pszenne, graham, tostowe, razowe, żytnie itp.), z warzywami sezonowymi oraz wsadem mięsnym (np.: szynka, salami, polędwica) lub wegetariańskim (np.: sery żółte, białe, jajka, pasty) - po 3 na jedną osobę. Kanapki podane w przerwie 20 minutowej. c.Menu będzie akceptowane przez Zamawiającego dla poszczególnych grup. d.Wykonawca gwarantuje, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, a miano-wicie: dostarczone produkty żywnościowe będą świeże i winne być przyrządzone w dniu dostawy; e.Wykonawca jest zobowiązany do: - świadczenia usługi cateringowej/restauracyjnej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie, - przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), - Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłoczne poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Wykonawca jest zobowiązany do estetycznego podania posiłków. Wykonawca zapewni pełna obsługę t.j. przygotowanie, dostarczenie, podanie oraz posprzątanie po poczęstunku. 5. Dane ilościowe niezbędne do wyceny wynajmu sali oraz poczęstunku: Okres realizacji zamówienia: od 18.08.2014 - 30.06.2015. Liczba osób podczas jednego spotkania: 25 +/- 5. Ilość spotkań: 32 Pierwsze spotkanie zamawiający przewiduje w drugiej połowie sierpnia 2014 r. Spotkania będą trwały od 4 do 6 godzin zegarowych w godzinach od 9:00 do 15:00. Przewiduje się jedną przerwę kawową trwającą 20 minut. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 7 dni roboczych przed planowanym spotkaniem o terminie spotkania. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania spotkania. W takiej sytuacji zobowiązuje się poinformować Wykonawcę o odwołaniu nie później niż na 3 dni przed odwołanym terminie.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.06.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie opisuje tego warunku, dokona jego oceny na podstawie złożonego oświadczenia

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Oferta musi być własnoręcznie podpisana (każdy dokument i załącznik osobno) przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania zgodnie z dokumentem rejestrowym lub osobę upoważnioną do występowania w imieniu wykonawcy, co musi być potwierdzone załączonymi dokumentami. Jeżeli Wykonawca do podpisania oferty ustanowi swojego reprezentanta wówczas jest zobowiązany załączyć do oferty pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazać dokładny zakres umocowania w tym uprawienie do podpisania oferty, być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1) zmiana strony umowy - Wykonawcy, w sytuacji następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów, 2) Zamawiający może dopuścić zlecenie podwykonawcom zakresu prac, których Wykonawca nie zamierzał (nie wykazał w ofercie) wykonywać przy udziale podwykonawców. Zamawiający dopuszcza również zmianę podwykonawców w trakcie realizacji umowy. W przypadku, gdy Wykonawca polegał na zasobach podwykonawcy (wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonywania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków) w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia, zmiana podwykonawcy jest dopuszczalna pod warunkiem, że nowy podwykonawca spełnia minimalne warunki podane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla przeprowadzonego postępowania

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.sosnowiec.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Miejski w Sosnowcu Sosnowieckie Centrum Organizacji Pozarządowych al. Zwycięstwa 20, piętro 3, pokój 405 41-200 Sosnowiec.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 11.07.2014 godzina 11:00, miejsce: Urząd Miejski w Sosnowcu Sosnowieckie Centrum Organizacji Pozarządowych al. Zwycięstwa 20, piętro 3, pokój 405 41-200 Sosnowiec.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt Wyższa jakość edukacji w Sosnowcu. Projekt współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III - Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie