Wrocław: Wykonywanie świadczeń promocyjnych i reklamowych mających na celu promocję organizowanych przez Miasto Wrocław i WKO TWG2017 igrzysk sportów nieolimpijskich.
Numer ogłoszenia: 126645 - 2016; data zamieszczenia: 08.07.2016
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wrocławski Komitet Organizacyjny - Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Rynek 13, 50-101 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 777 94 45, faks 71 777 94 50 , strona internetowa www.theworldgames2017.com

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Spólka prawa handlowego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wykonywanie świadczeń promocyjnych i reklamowych mających na celu promocję organizowanych przez Miasto Wrocław i WKO TWG2017 igrzysk sportów nieolimpijskich..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonywanie przez klub WKS Śląsk Wrocław na rzecz WKO świadczeń promocyjnych i reklamowych mających na celu promocję WKO oraz organizowanych przez Miasto Wrocław i WKO igrzysk sportów nieolimpijskich The World Games Wrocław 2017, które odbędą się we Wrocławiu w 2017 roku. 2. Świadczenia Klubu, o których mowa w ust. 1 i 2, prowadzone będą w trakcie zawodów - meczów piłki nożnej rozgrywanych z udziałem drużyny WKS Śląsk Wrocław w ramach rozgrywek prowadzonych przez Ekstraklasę SA i PZPN, w związku z tym rozgrywkami oraz podczas innych wydarzeń sportowych i kulturalnych z udziałem KLUBU, które odbywać się będą w okresie od dnia 8 lipca 2016 roku do dnia 20 grudnia 2016 roku, tj. w rundzie jesiennej sezonu Ekstraklasy 2016/2017. 3. Zakres świadczeń promocyjnych i reklamowych, o którym mowa w ust. 1 i 2 obejmuje w szczególności: 1) nadanie WKO tytułu Oficjalnego Partnera WKS Śląsk Wrocław SA na czas trwania umowy oraz prawo posługiwania się przez WKO tym tytułem w prowadzonej przez WKO działalności promocyjnej i marketingowej, 2) umieszczenie logo WKO na oficjalnych strojach meczowych, na tylnej części koszulki, pod numerem - o powierzchni do 350 cm2 oraz na lewej nogawce spodenek - o powierzchni do 72 cm2 - zgodnie z zasadami i wytycznymi Ekstraklasa SA, 3) emisję spotu wideo na monitorach LCD mieszczących się w biznes klubie oraz w punktach gastronomicznych na Stadionie. Łączny czas emisji spotu będzie wynosił co najmniej 10 minut podczas każdego meczu, 4) emisji spotu wideo na bandach elektronicznych podczas transmisji TV (bandy diodowe usytuowane będą w polu widzenia kamer stacji telewizyjnych). Łączny czas emisji spotu będzie wynosił co najmniej 10 minut podczas każdego meczu, 5) umieszczenie trzech tablic promocyjnych WKO o wymiarach 3 metry długości x 1 metr wysokości w drugim rzędzie reklamowym w polu widzenia kamer stacji telewizyjnych (wzdłuż trybuny C), frontem do boiska, z logo WKO, chyba że przepisy PZPN, UEFA, FIFA lub warunki bezpieczeństwa będą stanowiły inaczej. Niniejszy zapis dotyczy Stadionu, na którym KLUB będzie rozgrywał mecz w roli gospodarza, 6) emisję filmowego spotu promocyjnego WKO (długość każdorazowego spotu nie dłużej niż 15 sekund) na wielkoformatowych telebimach Stadionu przed rozpoczęciem zawodów. Łączny czas emisji wyniesie co najmniej 10 minut podczas każdego meczu, 7) emisję spotu dźwiękowego WKO o długości do 20 sekund w czasie meczów rozgrywanych we Wrocławiu (jeden raz przed rozpoczęciem meczu oraz jeden raz w przerwie meczu), 8) dwukrotną ekspozycję logo WKO na koszulkach dzieci z eskorty wyprowadzającej piłkarzy na boisko, 9) umieszczenie na oficjalnej stronie KLUBU (www.slaskwroclaw.pl) logo WKO z aktywnym linkiem, 10) umożliwienie przeprowadzenia konkursów WKO w mediach społecznościowych KLUBU (Facebook, oficjalna strona internetowa), 11) udzielenie zgody na wykorzystanie przez WKO wizerunku drużyny, jej zawodników i logo KLUBU do celów promocji The World Games Wrocław 2017, ze szczególnym uwzględnieniem środków masowego przekazu, 12) umieszczenia logo WKO na autokarze klubowym na tylnej części pojazdu, 13) umieszczenia logo WKO w wydawnictwach KLUBU, tj. na plakatach, drukach, materiałach promocyjnych, pasku reklamowym na oficjalnej stronie internetowej KLUBU oraz składach meczowych. 4. Należyte wykonanie przez KLUB świadczeń objętych niniejszą umową będzie każdorazowo potwierdzane przez KLUB pisemnymi sprawozdaniami zawierającymi: 1) raport wizualny (zdjęcia, nagrania video) potwierdzające realizację świadczeń, 2) raport z frekwencji na meczach, 3) raport z oglądalności poszczególnych meczy oraz programów telewizyjnych, 4) ekwiwalent reklamowy dla WKO ze świadczeń realizowanych przez KLUB wyliczony przez zewnętrzną firmę specjalizującą się w prawach sponsoringowych..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 92.62.10.00 - Usługi promocji wydarzeń sportowych .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Budowanie szerokiej rozpoznawalności marki The World Games 2017 ma kluczowe znacznie ze względu na zasadność organizacji Igrzysk w 2017 r. Atrakcyjność i rozpoznawalność marki bezpośrednio przekłada się na ostateczny ekwiwalent reklamowy dla Igrzysk oraz Wrocławia . Dodatkowo wpływa bezpośrednio na zainteresowanie widzów oraz pozwala na negocjacje wyższych kwot ze sponsorami The World Games 2017. Jak wynika z przeprowadzonych przez spółkę badań i opracowań skutecznie spozycjonowana marka pozwoli na znaczne zwiększenie ROI organizacji wydarzenia. Informacje na ten temat można znaleźć w analizach i wyniki badań firm eksperckich: - Raport PWC - Wyniki badań marketingowych - Belline Research Consulting Group - Październik 2015 Na podstawie wyszczególnionych w tych dokumentach danych należy stwierdzić, że kluczowe aspekty dla powodzenia organizacji Igrzysk to zbudowanie odpowiedniej rozpoznawalności marki TWG 2017 oraz maksymalizacja akceptacji i poparcia społecznego wśród mieszkańców Wrocławia. W związku z tym przez ponad 2 lat Wrocławski Komitet Organizacyjny prowadzi działania i kampanie reklamowe, które budują rozpoznawalność marki TWG 2017 oraz zwiększają poparcia dla Idei organizacji Igrzysk. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że przytoczone dokumenty, mówią o tym, że kluczową grupą docelową marki TWG 2017 są mieszkańcy Wrocławia oraz ludzie uprawiający sport - zarówno amatorsko i zawodowo. Zgodnie z ostatnimi wynikami badań: - 46% mieszkańców Wrocławia zna markę TWG 2017 - 64% mieszkańców jest za organizacją międzynarodowych wydarzeń sportowych we Wrocławiu - 77% mieszkańców Wrocławia uważa, że organizacja Igrzysk jest dobrym pomysłem. Jednocześnie zauważyć należy że 44% mieszkańców nie ma skojarzeń z TWG 2017 i nie potrafi określić szczegółów wydarzenia. W związku z konstrukcją grupy docelowej oraz obecnej rozpoznawalności marki jednym z celów Spółki na 2016 rok jest znaczące powiększeni rozpoznawalności i poparcia dla idei organizacji TWG 2017 we Wrocławiu. Strategia marketingowa TWG 2017 zakłada oparcie działań promocyjnych i komunikacyjnych o dyscypliny i aktywności sportowe. Należy jednak zauważyć, że dyscypliny sportowe ujęte w programie TWG 2017 z wyłączaniem Żużla i Footballu Amerykańskiego nie są dyscyplinami medialnymi szeroko relacjonowanymi i transmitowanymi w telewizji. W związku z tym Wrocławski Komitet Organizacyjny w 2016 prowadzi intensywne promocyjne głównie przy współudziale Federacji Żużla (Grand Prix w Żużlu) i Footballu Amerykańskiego (Final 4). Pomimo tych działań, promocja poprzez dwie najpopularniejsze dyscypliny TWG 2017 nie spełnia w pełni swoich założeń: - Stadion Olimpijski, na którym odbywają się zawody w Zużlu jest obecnie przebudowywany. W związku z tym działania promocyjne nie docierają odpowiednio szeroko do najważniejszej grupy docelowej jaką są mieszkańcy Wrocławia. - Football Amerykański pomimo transmisji telewizyjnych nie cieszy się odpowiednią polarnością, a koszt zaangażowania Spółki znacznie przekracza zyski z ekwiwalentu medialnego ze względu na to, że jest do dyscyplina rozwijająca się. W takiej sytuacji naturalną rekomendację pozwalającą na realizację strategii marketingowej i dotarcia do kluczowej grupy docelowej - Wrocławian jest wykorzystanie popularnej dyscypliny szeroko transmitowanej w telewizji spoza sportów objętych programem TWG 2017. Jedyną dyscypliną spełniającą te wymagania jest piłka nożna i klub WKS Śląsk Wrocław. Klub WKS ze względu na obecność w Ekstraklasie ma zapewnioną transmisję telewizyjną oraz obecność we wszystkich programach sportowych. Jednocześnie na mecze klubu w porównaniu do innych dyscyplin sportowych rozgrywających się we Wrocławiu przychodzi największa ilość kibiców spełniających warunki strategii marketingowej. Dodatkowo zgodnie analizą i rekomendacjami eksperta - Sport Innovation z 2014 r - Analiza i wycena świadczeń zaoferowanych The World Games 2017 współpraca z klubem pozwoli odnieść znaczące korzyści wizerunkowe dla TWG 2017 przy jednoczesnej optymalizacji kosztów promocji na co wskazuje analiza Wyceny świadczeń WKS Śląsk Wrocław - Sponsoring Insight lipiec 2016) Mając na uwagę promocję Igrzysk, zbudowanie szerokiej rozpoznawalności marki TWG 2017 wśród mieszkańców Wrocławia przy jednoczesnej promocji ogólnopolskiej i telewizyjnej klub WKS Śląsk Wrocław jest jedynym podmiotem który pozwoli prowadzić działania reklamowe łączące sport, markę TWG, dotarcie do mieszkańców Wrocławia oraz szeroką promocję marki TWG 2017. W związku z powyższym Spółka WKO TWG2017 wydając środki publiczne zobowiązana zobowiązana do stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych chcąc zawrzeć umowę o zamówienie publiczne z jedynym wykonawcom mogącym świadczyć ww. usługi , zobligowana jest do przeprowadzenie postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• WROCŁAWSKI KLUB SPORTOWY ŚLĄSK WROCŁAW Spółka Akcyjna, ul. Oporowska 62, 53-434 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.