Toruń: Współzarządzanie projektem Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego
Numer ogłoszenia: 68948 - 2014; data zamieszczenia: 03.03.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 41518 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Archiwum Państwowe w Toruniu, Pl. Rapackiego 4, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 622 47 54, faks 56 621 01 29.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa terenowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Współzarządzanie projektem Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług w zakresie zarządzania Projektem Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego, współfinansowanym ze środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego województwa kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013, oś priorytetowa 4 Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, działanie 4.2. Rozwój usług i aplikacji dla ludności. KOD CPV 72224000-1 - usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem, 79100000 - usługi prawnicze, 79210000-9 - usługi księgowe i audytorskie, 79342200-5 - usługi w zakresie promocji. W ramach funkcji współzarządzania Projektem Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do prowadzenia następujących działań: Działanie nr 1 -pomoc Zamawiającemu w realizacji Projektu (współzarządzanie Projektem), w szczególności poprzez Kierownika Projektu i specjalistów; Działanie nr 2 -Pomoc Zamawiającemu w przygotowaniu dokumentacji przetargowych umożliwiających przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz pozostałymi obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi, zmierzających do wyboru dostawców sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania oraz usług do realizowanego Projektu; Na każdorazowe żądanie Zamawiającego do obowiązków Wykonawcy będzie należało, w szczególności: - przygotowanie i opracowanie dokumentacji przetargowych tj. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) po przekazaniu przez Zamawiającego opisów przedmiotów zamówienia oraz udział w konsultacjach nad ostatecznymi wersjami SIWZ, w tym opisami przedmiotów zamówienia, przed ich ogłoszeniem, - udział w pracach Komisji Przetargowych, w tym pomoc w ocenie spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badaniu i ocenie ofert na wyłonienie Wykonawców w Projekcie. Działanie nr 3 -bieżące doradztwo i pomoc/współdziałanie w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dla Kontraktów prowadzonych przez Zamawiającego w związku z realizacją Projektu Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego; Działanie nr 4 -doradztwo i pomoc/współdziałanie w zakresie finansowo-księgowym oraz prawnym; Działanie nr 5 -przygotowanie raportów, do sporządzania których zobowiązany jest Beneficjent Projektu, zgodnie z aktualnymi wytycznymi Instytucji Zarządzającej i pozostałymi dokumentami związanymi z realizacją Projektu. Działanie nr 6 -świadczenie pozostałych usług doradczych i pomoc/współdziałanie związane z realizowanym przedsięwzięciem (Projektem) na rzecz Zamawiającego. Działanie nr 7 -pomoc Zamawiającemu w przygotowaniu i nadzorowaniu kampanii promocyjnych w myśl art. 8-9 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/206 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 odnośnie obowiązków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez państwa członkowskie, wytycznych dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO woj. kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013, zgodnie z załącznikiem nr 13 do SIWZ oraz prowadzeniu obsługi administracyjnej i kancelaryjnej Projektu. 1. Wprowadzenie. Tło przedsięwzięcia. Cele przedsięwzięcia są zgodne z osią priorytetową 4 - Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, działanie 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla społeczeństwa RPO woj. kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013 Celem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług w zakresie wspomożenia procesu zarządzania projektem dla Projektu realizowanego zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach RPO woj. kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013. 2.Obowiązujące regulacje prawne. Projekt będzie realizowany zgodnie z przepisami prawa polskiego i europejskiego. Zadania będące przedmiotem niniejszej usługi należy wykonać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa krajowego i europejskiego, Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych oraz aktów prawnych je zmieniających lub zastępujących oraz Decyzją nr 62 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 stycznia 2014 r. w sprawie powołania Komitetu Sterującego dla projektu pn.:Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego. 3. Szczegółowy opis działań. Działanie nr 1 - Pomoc Zamawiającemu w realizacji Projektu (współzarządzanie Projektem), w szczególności poprzez Kierownika Projektu i specjalistów; Do obowiązków Kierownika Projektu będzie należało w szczególności: 1)prawidłowa i terminowa realizacja Projektu zgodnie z wszelkimi przepisami, dyrektywami, instrukcjami, zaleceniami, wytycznymi, w tym w szczególności z harmonogramem, wnioskiem o dofinansowanie, porozumieniem o dofinansowanie i budżetem, 2)pełnienie nadzoru nad terminowym przygotowaniem i opracowaniem dokumentacji przetargowej oraz udział w konsultacjach nad ostateczną wersją SIWZ, w tym również opisów przedmiotów zamówienia dla wszystkich zamówień realizowanych w ramach Projektu, 3)bieżące aktualizowanie harmonogramu realizacji Projektu nie rzadziej, niż 1 raz w miesiącu, 4)bieżąca ocena ryzyka poszczególnych etapów realizacji Projektu, po każdym zdarzeniu mającym wpływ na Projekt, nie rzadziej, niż 1 raz w miesiącu. 5)współpraca oraz nadzór nad działalnością osób zaangażowanych w realizację Projektu, 6)współpraca z Zamawiającym i Komitetem Sterującym oraz wykonywanie ich poleceń, zaleceń, wytycznych, 7)nadzór nad wydatkami związanymi z realizacją Projektu, 8)bieżące kontakty z Instytucją Zarządzającą, 9)wypracowywanie decyzji i wniosków w zakresie modyfikacji Projektu, 10)współpraca z osobami odpowiedzialnymi za przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, 11)koordynacja działań związanych z zakupem sprzętu, oprogramowania i ich poprawną instalacją oraz konfiguracją, zakupem usług i ich prawidłowym wykonywaniem, 12)pełnienie nadzoru nad testami systemu, odbiorem końcowym wraz z niezbędnymi testami i szkoleniami dla administratorów systemu, 13)zapewnienie osiągnięcia jak najlepszej jakości wykonywanych usług, produktów i mierników Projektu, 14)informowanie Zamawiającego na bieżąco o zaistniałych problemach i propozycjach ich rozwiązania, 15)oznaczanie dokumentacji zgodnie z wytycznymi RPO woj. kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013, 16)sporządzanie raportów z realizacji Projektu, w tym w szczególności określonych w SIWZ i umowie, 17)wykonywanie wszelkich innych czynności, związanych z prawidłową realizacją i nadzorem Projektu, w tym w szczególności sporządzanie analiz, sprawozdań itp. dotyczących wszelkich kwestii związanych z Projektem, o których sporządzenie zwrócą się przedstawiciele Zamawiającego i/lub Komitetu Sterującego, 18)bieżący monitoring postępu i wykonania harmonogramu Projektu oraz wskaźników realizacji Projektu. Działanie nr 2 - Pomoc Zamawiającemu w przygotowaniu dokumentacji przetargowych umożliwiających przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zmierzających do wyboru dostawców sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania oraz usług do realizowanego Projektu; Na każdorazowe żądanie Zamawiającego do obowiązków Wykonawcy będzie należało, w szczególności: - przygotowanie i opracowanie dokumentacji przetargowych tj. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) i zaopiniowanie przekazanych przez Zamawiającego opisów przedmiotów zamówienia oraz udział w konsultacjach nad ostatecznymi wersjami SIWZ (w tym opisów przedmiotów zamówienia) przed ich ogłoszeniem, - opracowanie i po zatwierdzeniu przez Zamawiającego zamieszczanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, przekazywanie ogłoszeń o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, publikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. - przedkładanie pisemnych opinii w terminie maksymalnie 5 dni roboczych od złożenia wniosku przez Zamawiającego (na żądanie Zamawiającego termin może być skrócony, ale nie mniej niż do 2 dni roboczych) w zakresie tematycznym wskazanym we wniosku, w tym w szczególności co do zgodności dokumentacji przetargowej lub jej fragmentów ze wskazywanymi we wniosku przepisami prawnymi, porozumieniem i/lub wnioskiem o dofinansowanie oraz/lub załącznikami do tych dokumentów, instrukcjami, wytycznymi, normami, - udział w pracach Komisji Przetargowych Kierownika Projektu, specjalisty ds. postępowania przetargowego, specjalisty ds. prawnych oraz innych osób na żądanie Zamawiającego, w tym pomoc w ocenie spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badaniu i ocenie ofert na wyłonienie Wykonawcy Kontraktów dotyczących dostaw sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania oraz usług w Projekcie. Działanie nr 3 - Bieżące doradztwo i pomoc/współdziałanie w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dla Kontraktów prowadzonych przez Zamawiającego w związku z realizacją Projektu Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego; Do obowiązków Wykonawcy będzie należało na żądanie Zamawiającego, w szczególności przygotowanie projektów odpowiedzi na zapytania składane przez Wykonawców podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór dostawców sprzętu i usług, jak również udział w pracach powołanych przez Zamawiającego komisjach przetargowych w charakterze biegłego oraz członków komisji przetargowych, zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami Zamawiającego. Działanie nr 4 - Doradztwo i pomoc/współdziałanie w zakresie finansowo-księgowym oraz prawnym. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało świadczenie usług doradczych w zakresie finansowo-księgowym oraz prawnym obejmujące w szczególności: 1.zapoznanie się z dokumentacją Projektu, zakresem prac, umowami, obiegiem dokumentów i innymi dokumentami regulującymi realizację Projektu, 2.aktualizację, analizę i uszczegółowienia obowiązujących harmonogramów na potrzeby prawidłowych rozliczeń, 3.Monitorowanie realizacji Projektu poprzez: a.opiniowanie planowanych działań: zakresów i terminów, b.analizę budżetu, c.bieżące aktualizacje harmonogramu rzeczowo-finansowego, wydatków i zamówień publicznych, d.analizę możliwości i ewentualne przesunięcia kwotowe w ramach Projektu, e.analizę wydatków, dowodów zakupu, opisywanie dokumentów, f.rozliczanie wydatków na kwoty kwalifikowalne i niekwalifikowalne, monitorowanie poziomu wykorzystania środków i zgodności z harmonogramami wydatków. 4.konsultowanie z Zamawiającym oraz Komitetem Sterującym kolejnych etapów Projektu, 5.opracowywanie i składanie rozliczeń okresowych Projektu i rozliczenia końcowego, 6.prowadzenie równoległej ewidencji wydatków i wpływów, 7.przygotowywanie prognozy wydatków, opracowywanie niezbędnych aktualizacji, 8.zweryfikowanie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym dokonywanie stosownych adnotacji na opisie tych dokumentów ze wskazaniem konta, z którego należy wykonać płatność, 9.sporządzanie niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją finansową Projektu oraz sporządzania zestawień, raportów niezbędnych do prawidłowej jego realizacji, 10.przygotowywanie i aktualizację harmonogramu składania wniosków o płatność i opracowywanie wniosków o płatność, 11.kontrolę zgodności postępowania podczas realizacji Projektu z zapisami porozumienia o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, przepisami krajowymi i unijnymi oraz odpowiednimi wytycznymi, 12.kontrolę realizacji zadań oraz ustaleń finansowych określonych w umowach z Wykonawcami dostaw i usług w ramach Projektu, 13.udział w spotkaniach monitorujących Projekt inicjowanych przez Zamawiającego oraz Komitet Sterujący, inicjowanie spotkań w przypadkach tego wymagających, 14.udział w kontaktach i konsultacjach z podmiotami finansującymi Projekt, negocjowanie sytuacji trudnych, inicjowanie działań naprawczych, 15.współpraca z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli, a także wykonywanie innych czynności niezbędnych w związku z przeprowadzanymi kontrolami, w tym również w kontrolach realizowanych po zakończeniu i rozliczeniu Projektu, 16.realizowanie zaleceń pokontrolnych, 17.prowadzenie dokumentacji podjętych działań, 18.wykonanie innych czynności, niezbędnych do prawidłowego, zgodnego z wymaganiami RPO wypełnienia zobowiązań wobec Zamawiającego i instytucji finansujących, 19.przygotowanie wniosków o płatność do Urzędu Marszałkowskiego, 20.aktualizację harmonogramu finansowego do Urzędu Marszałkowskiego, 21.aktualizację zakresu rzeczowego Projektu w urzędzie Marszałkowskim, 22.ostateczne rozliczenie dotacji z Urzędem Marszałkowskim, 23.sporządzanie sprawozdań do Urzędu Marszałkowskiego, 24.prowadzenie korespondencji z Urzędem Marszałkowskim w sprawach Projektu, 25.bieżące informowanie Zamawiającego o podejmowanych działaniach oraz dostarczanie Zamawiającemu kopii pism i dokumentów wytworzonych przez Wykonawcę, które są wysyłane do podmiotów trzecich, 26.pomoc dla Zamawiającego w przygotowaniu się do zewnętrznych kontroli realizacji Projektu, a także pomoc w realizacji zaleceń pokontrolnych, 27.na żądanie Zamawiającego, zastępstwo prawne przed właściwymi organami administracji, sądami i trybunałami, w tym w szczególności Krajową Izbą Odwoławczą - w sprawach dotyczących realizacji Projektu. Obowiązkiem Wykonawcy jest dokonanie: 1)samodzielnego, zgodnego z odpowiednimi wymogami, opracowania stosownych dokumentów (w szczególności wniosków o płatność, harmonogramów składania wniosków o płatność, Raportu końcowego z realizacji Projektu), które muszą być przekazywane do Urzędu Marszałkowskiego (Instytucji Zarządzającej - IZ) oraz przedkładania do Zamawiającego celem ich akceptacji - co najmniej na 4 dni robocze przed terminem ich złożenia do IZ (wynikającym m.in. z porozumienia o dofinansowanie projektu, odpowiednich zaleceń, wytycznych, itp.); 2)w przypadku konieczności weryfikacji lub zmiany ww. dokumentów, stwierdzonej przez Zamawiającego po ich przedłożeniu - Wykonawca jest obowiązany do niezwłocznego ich zweryfikowania i/lub dokonania zmian w dokumentach, umożliwiających ich złożenie do IZ we właściwym terminie, 3)samodzielnego, zgodnego z odpowiednimi wymogami opracowania stosownych dokumentów, innych niż określone w punkcie 1 niniejszego działania, a niezbędnych do prawidłowego prowadzenia i dokumentowania przebiegu projektu, rzutujących na jego prawidłowe rozliczenie, w terminie do 7 dni roboczych. W przypadkach szczególnie trudnych i skomplikowanych termin ten może być dłuższy, co będzie podlegało wzajemnym uzgodnieniom, 4)w przypadku stwierdzonej przez Zamawiającego konieczności weryfikacji lub zmiany dokumentów, o których mowa w punkcie 3 niniejszego działania, Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego ich zweryfikowania i/lub dokonania zmian w terminie do 7 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego informacji o takiej konieczności Wykonawcy. Działanie nr 5 - Przygotowanie raportów do sporządzania, których zobowiązany jest Beneficjent Projektu, zgodnie z aktualnymi wytycznymi Instytucji Zarządzającej i pozostałymi dokumentami związanymi z realizacją Projektu. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie opracowanie: 1)Raportów z postępów w realizacji Projektu wraz z wnioskiem o płatność zgodnie z obowiązującymi w zakresie sprawozdawczości aktualnymi wytycznymi odpowiednich instytucji z częstotliwością uzgodnioną z Zamawiającym; 2)Raportów kwartalnych dotyczących realizacji Projektu - mają być przedkładane do 7-go dnia roboczego miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczą i zawierać opis wszelkich przeprowadzonych w danym okresie sprawozdawczym przez Wykonawcę działań, listę potencjalnych zagrożeń oraz aktualny Harmonogram rzeczowy z zaznaczeniem ewentualnych proponowanych przez Wykonawcę zmian w stosunku do poprzednio przyjętej przez Zamawiającego wersji harmonogramu. Zaopiniowanie raportu przez Zamawiającego jest równoznaczne z akceptacją Harmonogramu rzeczowego stanowiącego załącznik do raportu, 3)Raportów miesięcznych za miesiące kwiecień i maj 2015 r., które mają być przedkładane do 5-go dnia roboczego kolejnego miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą i zawierać opis wszelkich przeprowadzonych w danym okresie sprawozdawczym przez Wykonawcę działań, listę potencjalnych zagrożeń oraz aktualny Harmonogram rzeczowy z zaznaczeniem ewentualnych proponowanych przez Wykonawcę zmian w stosunku do poprzednio przyjętej przez Zamawiającego wersji harmonogramu. Zaopiniowanie raportu przez Zamawiającego jest równoznaczne z akceptacją Harmonogramu rzeczowego stanowiącego załącznik do raportu, 4)Raportu końcowego z realizacji Projektu. Działanie 6 - Świadczenie pozostałych usług doradczych i pomoc/współdziałanie związane z realizowanym przedsięwzięciem (Projektem) na rzecz Zamawiającego. Na każdorazowe żądanie Zamawiającego do obowiązków Wykonawcy będzie należało świadczenie usług doradczych, w zakresie realizowanego zadania, szczególnie poprzez udział Wykonawcy w spotkaniach, naradach (w szczególności z pozostałymi Wykonawcami dostaw lub usług oraz Komitetem Sterującym), Wykonawca jest ponadto zobowiązany do sporządzenia pisemnych opinii, w wymaganym przez Zamawiającego zakresie, w związku z odbytymi wcześniej spotkaniami. Wykonawca na żądanie Zamawiającego będzie świadczył usługi doradcze przy przygotowaniu Zamawiającego do kontroli przeprowadzanych w ramach realizacji Projektu (zarówno kontroli o charakterze wewnętrznym, jak i kontroli zewnętrznych prowadzonych w szczególności przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Komisję Europejską oraz inne instytucje) również po zakończeniu Projektu w okresie trwałości Projektu. Działanie 7 - pomoc i współdziałanie z Zamawiającym w przygotowaniu i nadzorowaniu kampanii promocyjnych związanych z realizacją Projektu oraz w prowadzeniu obsługi administracyjnej i kancelaryjnej Projektu. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: 1)Przygotowanie, współdziałanie i nadzorowanie kampanii promocyjnych w myśl art. 8-9 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/206 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 odnośnie obowiązków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez państwa członkowskie, wytycznych dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO woj. k-p na lata 2007-2013, zgodnie z załącznikiem nr 13 do SIWZ oraz pomoc w prowadzeniu obsługi administracyjnej i kancelaryjnej Projektu, 2)pomoc we właściwym kreowaniu wizerunku obu archiwów uczestniczących w Projekcie, w tym wyników tegoż Projektu poprzez informacje prasowe, telewizyjne, internetowe, 3)podnoszenie świadomości, w szczególności w sferze publicznej o konieczności dalszej kontynuacji Projektu w latach 2014-2020, 4)nadzór nad kampanią promocyjną w czasie jej trwania i raportowanie po jej zakończeniu, 5)sporządzanie specyfikacji do zamówień nośników reklamowych, artykułów prasowych, druków i materiałów promocyjnych itp., 6)koordynacja produkcji materiałów promocyjnych i informacyjnych związanych z Projektem, 7)zapewnienie obsługi administracyjno-kancelaryjnej Projektu, 8)zorganizowanie ogólnopolskiej konferencji podsumowującej Projekt. 4.Wymagania odnośnie przygotowania dokumentów. Wszelkie dokumenty, opracowania, raporty itd. tworzone przez Wykonawcę należy sporządzać w wersji papierowej i elektronicznej w programach Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel oraz MS Project. Dla zapisu obrazów preferowanym formatem jest JPEG lub PDF. Wszystkie przygotowane dokumenty należy przedłożyć Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca musi przedłożyć większą liczbę egzemplarzy wyżej wymienionych rodzajów dokumentów, nie większą jednak niż 4. Wszystkie przedkładane przez Wykonawcę do Zamawiającego dokumenty sporządzone w formie papierowej muszą być bezwzględnie podpisane co najmniej przez Kierownika Projektu i osobę sporządzającą dokument. 5.Miejsce wykonania zamówienia. Zadanie będzie realizowane przede wszystkim na terenie objętym realizacją Projektu Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego. Wykonawca usługi w zakresie wspomożenia procesu zarządzania Projektem musi jednak włączyć w zakres swoich obowiązków krótkoterminowe wyjazdy wynikające ze spotkań i uzgodnień prowadzonych z Instytucją Zarządzającą lub Komitetem Sterującym (w tym do siedziby NDAP w Warszawie). Wyjazdy będą się odbywały na koszt Wykonawcy, a ich liczbę oszacuje Wykonawca na podstawie własnego doświadczenia. Wykonawca jest zobowiązany do ciągłego świadczenia usług w trakcie realizacji Projektu Źródła genealogiczne mieszkańców woj. kujawsko-pomorskiego. W tym celu musi on założyć i utrzymywać swoje Biuro na terenie miasta Torunia lub Bydgoszczy, dysponować właściwym wyposażeniem biurowym, komputerowym i telekomunikacyjnym zapewniającym zespołowi Wykonawcy dostęp do linii telefonicznych, faksu, Internetu etc. W ramach ceny ofertowej należy ująć koszty założenia i utrzymania tego Biura przez cały czas trwania niniejszej Umowy. Zaplecze biurowe Wykonawca zapewnia we własnym zakresie i na własny koszt. Wszystkie czynności związane z opisywaniem, zatwierdzaniem i rozliczaniem dokumentacji finansowo-księgowej Projektu będą wykonywane w siedzibie Zamawiającego. Cały zespół Wykonawcy lub jego poszczególni członkowie muszą być w ciągłej dyspozycji Zamawiającego i w przypadku konieczności w ciągu 1,5 godziny od zgłoszenia takiego zapotrzebowania skontaktować się z Zamawiającym za pomocą maila, faxu, telefonu, a w razie potrzeby stawić się w siedzibie Zamawiającego lub w innym miejscu realizacji Projektu najpóźniej do godz. 12.00 dnia następnego, bądź innego dnia lub dni wskazanego/wskazanych w zgłoszeniu. Skuteczny sposób zgłoszenia zapotrzebowania będzie określony w oddzielnym porozumieniu, sporządzonym w ciągu 7 dni od podpisania umowy i do którego zmiany będzie wymagana zgoda Zamawiającego. W porozumieniu wyszczególnieni zostaną wszyscy członkowie zespołu Wykonawcy wraz z danymi teleadresowymi, niezbędnymi do złożenia zgłoszenia. 6.Raportowanie związane z realizacją Umowy. Na potrzeby rozliczenia Umowy Wykonawca będzie przedkładał następujące raporty: Raporty kwartalne - zgodnie z zapisem punktu 2 w działaniu 5 niniejszego Rozdziału i postanowieniami umowy, Raporty miesięczne - zgodnie z zapisem punktu 3 w działaniu 5 niniejszego Rozdziału i postanowieniami umowy, Raport końcowy z realizacji umowy - ma być przedłożony w terminie do 10 czerwca 2015 r. i musi zawierać wyniki wszystkich świadczonych w ramach usługi w zakresie współzarządzania Projektem działań, Raporty ad hoc - sporządzane na żądanie Zamawiającego każdorazowo wykonywane w uzgodnionych obustronnie terminach. Wszystkie ww. raporty muszą obowiązkowo zawierać informacje, dotyczące zagrożenia dochowania bądź jego braku, przez wszystkich pozostałych Wykonawców w Projekcie, terminów realizacji umów między tymi Wykonawcami a Zamawiającym. W przypadku stwierdzenia zagrożenia dotrzymania terminu/ów realizacji poszczególnych umów z pozostałymi Wykonawcami - Wykonawca jest obowiązany do opracowania i przedstawienia środków i działań zaradczych, które mają doprowadzić do terminowej realizacji umów, bądź do zaproponowania innych koniecznych działań, a po ich zatwierdzeniu przez Zamawiającego - skutecznego ich zrealizowania. Zgłaszanie uwag oraz zatwierdzanie poszczególnych ww. Raportów z realizacji umowy będzie się odbywać zgodnie z zapisami SIWZ i Umowy. Wszystkie ww. Raporty muszą być sporządzane w 4 egzemplarzach w języku polskim oraz dostarczone do Zamawiającego w formie papierowej i elektronicznej. Działania będą realizowane zgodnie z opracowanym przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym Harmonogramem rzeczowym. Harmonogram rzeczowy zostanie zatwierdzony przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od dnia jego przekazania przez Wykonawcę do Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do harmonogramu wyznacza on termin ustosunkowania się Wykonawcy do przedstawionych uwag. Termin ten nie może być krótszy niż 3 dni robocze, ani dłuższy niż 7 dni roboczych. Po ustosunkowaniu się Wykonawcy w terminie określonym przez Zamawiającego do przesłanych uwag Zamawiający akceptuje przesłany Harmonogram rzeczowy. Zamawiający dopuszcza możliwość weryfikacji Harmonogramu rzeczowego zgodnie z zapisami SIWZ i Umowy. 7.Personel. Wymagania w stosunku do personelu Wykonawcy zostały określone w SIWZ. Wymieniony tam personel powinien być traktowany jako minimalne wymagania Zamawiającego i nie wyczerpuje całości personelu niezbędnego do rzetelnego wypełnienia obowiązków Pomocy w zakresie wspomożenia procesu zarządzania Projektem. Zmiana wymienionego personelu może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach takich, jak śmierć, długotrwała choroba lub w innych przypadkach uniemożliwiających rzetelne wykonanie usługi, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym. Wykonawca ma obowiązek zapewnić swoim ekspertom personel wspierający, który będzie dostępny dla Wykonawcy, a który uzna za niezbędny do prawidłowej realizacji niniejszej Umowy zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia. Kompletne wynagrodzenie całego personelu oraz wszelkie koszty związane z obsługą muszą być zawarte w cenie oferty Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez jedną osobę jednocześnie funkcji więcej niż jednego Członka Zespołu. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają powyższy warunek. 8.Lista materiałów i dokumentów do udostępnienia. Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy wszelkie posiadane dokumenty niezbędne do realizacji przedmiotu umowy, a w szczególności: - Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia oraz umowy dla zrealizowanych lub realizowanych zadań objętych Projektem. 9.Termin wykonania zamówienia biegnie od dnia zawarcia umowy do 30.06.2015 r. plus dodatkowo okres do dnia ostatecznego zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą (IZ) ostatniego wniosku o płatność wraz z raportem końcowym z realizacji Projektu, o których mowa w porozumieniu o dofinansowaniu Projektu (w szczególności paragraf. 6 ust. 1 i 3, par. 7 ust. 12) 10. Wymagany przez Zamawiającego minimalny okres gwarancji wynosi 36 miesięcy od dnia ostatecznego zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą (IZ) ostatniego wniosku o płatność wraz z Raportem końcowym z realizacji Projektu, o których mowa w porozumieniu o dofinansowaniu Projektu (w szczególności paragraf. 6 ust. 1 i 3, par. 7 ust. 12). 11. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 1)Wykonawca jest zobowiązany wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy najpóźniej do dnia podpisania umowy, w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie. 2)Zabezpieczenie należytego wykonania umowy będzie służyło pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.22.40.00 - Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem 79.10.00.00 - Usługi prawnicze 79.21.00.00 - Usługi księgowe i audytorskie 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Realizacja Projektu będzie współfinansowana ze środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego województwa kujawsko-pomorskiego na lata 2007-2013, oś priorytetowa 4 Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, działanie 4.2. Rozwój usług i aplikacji dla ludności, Nr projektu - RPKP.04.02.00-04-007/13..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 20.02.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• SoftBlue S.A., ul. B. Chrobrego 24 lok. nr 1, 85-047 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 519105,69 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 474903,00

• Oferta z najniższą ceną: 474903,00 / Oferta z najwyższą ceną: 474903,00

• Waluta: PLN.