Ogłoszenie nr 510409969-N-2021 z dnia 2021-01-29 r.

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak
Numer ogłoszenia: 550545686-N-2020

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych: Nie

Gmina Dąbrowa Górnicza, krajowy numer identyfikacyjny 27625531200000, ul. Graniczna 21, 41-300 Dąbrowa Górnicza, woj. śląskie, państwo Polska

telefon: 322 956 700
faks: 32 2625032, 2956700
e-mail: zamowienia_publiczne@dabrowa-gornicza.pl
www: www.bip.dabrowa-gornicza.pl

Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
"Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy Rekord".

Numer referencyjny (jeżeli dotyczy): ZP.WI.271.4.64.2020

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie
serwisu i nadzoru autorskiego nad prawidłowością funkcjonowania następującego
oprogramowania firmy Rekord Systemy Informatyczne Sp. z o.o. zainstalowanego u
Zamawiającego, przedstawionego w układzie: LP /SYSTEM /ILOŚĆ STANOWISK/ 1
/FINANSE – system finansowo-księgowy, wersja budżetowa / 21/ 2 /Dopłata do wersji
walutowej systemu FINANSE /5/ 3 /BUDŻET – projekt wraz z analizą wykonania budżetu /9/ 4
/DYSPONENT – rejestr zamówień, umów, dokumentów rozliczeniowych/ 6/ 5 /FAKTURA –
program fakturowania/ 14/ 6 /KASA – system rejestracji wpłat i wypłat gotówkowych (z obsługą
wersji walutowej systemu) /2/ 7 /PRZELEW – emisja przelewów elektronicznych /8/ 8 /PŁACE
– system płacowy, współpraca z Płatnikiem ZUS, moduł Podatnik PIT /4/ 9 /KADRY – system
ewidencji pracowników /7/ 10 /PKZP – moduł księgowości kasy zapomogowo-pożyczkowej/ 1/
11 /RCP2 – system rejestracji czasu pracy /1/ 12 /POJAZD – podatek od środków
transportowych fizycznych wraz z emisją danych do systemu Finanse, obsługą płatności
masowych, możliwość zapłaty kartą płatniczą – wymiar + księgowość /8/ 13/ FIRMY – podatek
od nieruchomości, rolny, leśny osób prawnych – wymiar /3/ 14 /FIRMY – podatek od

nieruchomości, rolny, leśny osób prawnych wraz z emisją danych do systemu Finanse, obsługą
płatności masowych, możliwość zapłaty kartą płatniczą – księgowość/ 2/ 15 /POSESJA –
podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych – wymiar /14/ 16 /POSESJA –
podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych wraz z emisją danych do systemu
Finanse, obsługą płatności masowych, możliwość zapłaty kartą płatniczą – księgowość /10/ 17
/UMOWY DOCHODOWE (dzierżawy, inne) – ewidencja umów /3/ 18 /UZYTKOWANIE
WIECZYSTE – ewidencja umów z tytułu wieczystego użytkowania /3/ 19 /REJESTR OPŁAT
– księgowość analityczna dochodów niepodatkowych wraz z emisją danych do systemu
Finanse, obsługą płatności masowych /21/ 20 /R_SWDE – moduł współpracy z ewidencja
gruntów /1/ 21 /KASA DOCHODOWA współpracująca z programami dochodowymi /5/ 22
/KASA DOCHODOWA możliwość zapłaty kartą płatniczą /1/ 23 /WYCIĄG BANKOWY –
obsługa masowych płatności elektronicznych dla systemów podatki i opłaty lokalne /1/ 24
/NOTA – emisja danych z systemów podatkowych oraz danych z systemów opłat lokalnych do
programu FINANSE /1/ 25 /GOSPODARKA MATERIAŁOWA – system do obsługi stanów
magazynowych w urzędzie /2/ 26 /WYPOSAŻENIE – system ewidencji wyposażenia /2/ 27
/ŚRODKI TRWAŁE – system gospodarki środkami trwałymi /3/ 28 /INWENTARYZACJA –
system inwentaryzacji /2/ 29 /PORTAL BUDŻETOWY dla jednostek organizacyjnych w
zakresie sprawozdawczości, rejestracja VAT – licencja na serwer /1/ 30 /PORTAL
BUDŻETOWY dla jednostek organizacyjnych w zakresie rejestracji VAT – licencje dostępowe
/75/ 31 /PORTAL BUDŻETOWY dla jednostek organizacyjnych w zakresie
sprawozdawczości – licencje dostępowe /80/ 32 /PORTAL BUDŻETOWY dla jednostek
organizacyjnych w zakresie wniosków o zmianę w planie – licencje dostępowe /1/ 33
/WYCIĄG BANKOWY dla systemu Finanse /1/ 34 /PRZEKSZTAŁCENIA – ewidencja
umów z tytułu przekształcenia wieczystego użytkowania (ustawa 2018) /4/ 35
/REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW dla systemów podatkowych /37/ 36 /uZDZ – integracja
z zewnętrznym obiegiem dokumentów /1/ 37 /eDOKUMENT 2 – licencja administracyjna
systemu zarządzania obiegiem spraw i dokumentów /2/ 38 /REPOZYTORIUM
DOKUMENTÓW dla systemów opłat lokalnych /22/ 39 /e-URZĄD (moduł bazowy)
/włączone do serwisu od 01.02.2021roku/ 1/ 40 /e-URZĄD (płatności KIR) /włączone do
serwisu od 01.02.2021roku/ 1/ 41 /e-URZĄD (moduł podatki) /włączone do serwisu od
01.02.2021roku/ 1/ 42 /SPK – (system powiadamiania klienta) /włączone do serwisu od
01.02.2021 roku/ 1/ 43 /Rdeklaracje,JPK – jednolity plik kontrolny /1/ Do obowiązków
wykonawcy będzie należało: 1. W zakresie nadzoru autorskiego: a. Niezwłoczne

informowanie o zmianach w programach objętych umową. b. udostępnienie aktualnych
wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do aktualnie
obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej
Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu, w terminie nie
późniejszym niż 3 dni robocze przed wejściem niniejszych przepisów w życie. c. udzielenie
dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZ® w zakresie
oprogramowania wymienionego powyżej poprzez stronę Wykonawcy
https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia. 2. W zakresie serwisu oprogramowania: a.
udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00. b. udzielanie
konsultacji za pomocą systemu zdalnej pomocy TeamViewer w zakresie usterek i awarii. c.
usuwanie usterek/błędów i awarii krytycznych systemów objętych umową i wynikających z
winy Wykonawcy. - czas reakcji na zgłoszoną awarię krytyczną – do 8 godzin roboczych od
momentu zgłoszenia. - czas usunięcia awarii krytycznej lub zapewnienie alternatywnego
sposobu pracy na systemie – do 16 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. - czas reakcji
na zgłoszoną usterkę/błąd – do 24 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. - czas
usunięcia zgłoszonej usterki – do 80 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. Awaria
krytyczna rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które jest
niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację
lub osiągnięcie celu stosowania systemu, natomiast usterka/błąd to nieprawidłowe lub
niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, które jednak nie powoduje
konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. W uzasadnionych przypadkach terminy
mogą ulec wydłużeniu po uzgodnieniu z Zamawiającym, chyba że Zamawiający pisemnie –
drogą e-mail na adres rekord@rekord.com.pl, nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu
usunięcia awarii krytycznych lub usterek/błędów. Za godziny robocze uznaje się czas od
poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo
wolnych od pracy. d. usuwanie usterek i awarii systemów objętych umową, a nie
wynikających z winy Wykonawcy w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. e. utrzymanie
skutecznego zarządzania bezpieczeństwem aplikacji pakietu RATUSZ® firmy Rekord SI. f.
przeprowadzania dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie pełnego
wykorzystania oprogramowania objętego umową. g. zapewnienia kompatybilności
oprogramowania z najnowszą wersją każdego z komponentów programowych niezbędnych
do prawidłowego ich działania, w tym w szczególności z ostatnimi bezpiecznymi wersjami
przeglądarki internetowej wskazanej przez Wykonawcę. h. W przypadku wykrycia braku

wyżej określonej kompatybilności Wykonawca niezwłocznie dostarczy wersję
kompatybilną, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od czasu wykrycia i zgłoszenia przez
Zamawiającego lub pozyskania przez Wykonawcę informacji o ww. niekompatybilności
za pomocą ogólnodostępnych źródeł informacji Za zgodą Zamawiającego termin 30 dni
może ulec wydłużeniu w przypadku jeśli niekompatybilność ta nie wpływa rażąco na
funkcjonalność oprogramowania lub nowsza wersja komponentu, który stracił
kompatybilność nie jest konieczna z punktu widzenia bezpieczeństwa systemów
Zamawiającego. i. zapewnienie usuwania wad systemu wpływających na obniżenie
bezpieczeństwa informacji zawartych w systemie w terminie do 30 dni od daty
powiadomienia Wykonawcy o wykryciu wady systemu lub podatności systemu na
cyberprzestępstwo, chyba że strony ustalą inaczej. j. Wyznaczenie jednego punktu
kontaktu - systemu internetowych zgłoszeń elektronicznych dostępnych na stronie
Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia - służący do zgłaszania awarii
i usterek. Każde zgłoszenie powinno zostać zarejestrowane, uzyskać numer ewidencyjny
oraz zawierać datę i godzinę przyjęcia. System przyjmowania zgłoszeń Wykonawcy
powinien automatyczne potwierdzić drogą e-mail fakt ustalenia osoby odpowiedzialnej ze
strony Wykonawcy i terminu wykonania zgłoszenia. W przypadku awarii systemu
zgłoszeń Wykonawcy Zamawiający prześle zgłoszenie na ogólną skrzynkę pocztową
Wykonawcy rekord@rekord.com.pl wraz z potwierdzeniem dostarczenia wiadomości
e-mail i czas zgłoszenia się będzie liczył od momentu wygenerowania automatycznego
zgłoszenia z serwera poczty e-mail Zamawiającego. k. wykonanie pierwszej instalacji
serwera PostgreSQL na sprzęcie Zamawiającego zgodnego co najmniej z minimalnymi
wymaganiami sprzętowymi w zakresie pakietu RATUSZ® opublikowanymi na stronie
Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia. Prace instalacyjne
wykonywane będą zdalnie na podstawienie zamówienia złożonego przez Zamawiającego
za pośrednictwem platformy eZgłoszenia. 3. W zakresie asysty technicznej serwera
Firebird/ PostgreSQL/ Linux: a. Udzielania konsultacji telefonicznych w dni robocze w
godz.8.00-16.00. b. Informowanie o zmianach w oprogramowaniu serwera
bazodanowego Firebird/ PostgreSQL. c. Zdalnego podnoszenia wersji systemu
bazodanowego Firebird/ PostgreSQL na życzenie klienta. d. Diagnostyki, reinstalacji i
rekonfiguracji optymalizacji wydajności oprogramowania serwera bazodanowego
Firebird/ PostgreSQL. e. Diagnostyki i rekonfiguracji serwera bazodanowego w zakresie
systemu operacyjnego Linux Redhat/Centos (inne dystrybucje po uzgodnieniu). f.

Zapewnianie zgodności pracy aplikacji w oparciu o wirtualizację VMWare.
Konfiguracja i administracja wirtualizacji VMWare jest w obowiązku Zamawiającego.
4. W zakresie dodatkowej współpracy: a. zorganizowania raz w roku na życzenie
Zamawiającego w jego siedzibie nieodpłatnego spotkania, w trakcie którego
Zamawiający przedstawi wszelkie uwagi i wnioski dotyczące użytkowanych systemów
oraz zostanie poinformowany o aktualnym stanie prac nad rozwojem pakietu
RATUSZ®. b. bezpłatnego udziału dwóch przedstawicieli Zamawiającego w corocznie
organizowanej konferencji FORUM UŻYTKOWNIKÓW. c. nie mniej niż 30% upustu
od ceny z cennika na szkolenia pracowników Zamawiającego bez względu na sposób
jego przeprowadzenia. d. zapewnienia możliwości skorzystania z 8 godzin prac
szkoleniowo – wdrożeniowych realizowanych w siedzibie Wykonawcy w ciągu
każdego 6 miesięcznego okresu trwania umowy lub alternatywnie przeprowadzenia
jednej wizyty szkoleniowo – wdrożeniowej w siedzibie Zamawiającego. Powyższe
prace będą realizowane na wniosek Zamawiającego w okresie od lutego do listopada. e.
zapewnienia możliwości bezpłatnego udziału przedstawicieli Zamawiającego w
ramach organizowanych przez Wykonawcę webinariów w tym webinariów
metodycznych i akcyjnych. 5. W zakresie pakietu szkoleniowego: 1) udziału
maksymalnie 2 przedstawicieli Zamawiającego w konferencji Forum Elektronicznej
Administracji, 2) udziału maksymalnie 2 przedstawicieli Zamawiającego w
organizowanej konferencji Forum Finansów, 3) udziału w stacjonarnych szkoleniach
merytorycznych w zakresie: • podatków lokalnych: maksymalnie 3 przedstawicieli
Zamawiającego. • opłat lokalnych: maksymalnie 3 przedstawicieli Zamawiającego. •
finansów budżetowych: maksymalnie 3 przedstawicieli Zamawiającego. 4) dostęp do
bazy wiedzy: nagranych szkoleń i innych materiałów szkoleniowych, 5) zwiększenie
liczby przedstawicieli odbywać się będzie po ustaleniu z Wykonawcą, na zasadach
ogólnych.

II.4) Informacja o częściach zamówienia
Zamówienie było podzielone na części: Nie

II.5) Główny kod CPV: 72.26.71.00

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów: nie

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 31/12/2020

IV.2) Całkowita wartość zamówienia (wartość bez VAT): 746664.00 PLN

IV.3) INFORMACJE O OFERTACH IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0

IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa IV.8) Informacje dodatkowe: Cenę miesięcznej konserwacji systemów wynegocjowano na 31 083,33 zł brutto co w okresie 3 lat daje kwotę: 909 756,00 zł (netto); 1 118 999,88 zł (brutto. Umowa została zawarta do kwoty 912.000,00 zł netto.

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna
Postępowanie prowadzone jest w trybie z wolnej ręki na podstawie 67 ust. 1 pkt. 1 a,b ustawy Pzp

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Uzasadnienie faktyczne:
Programy komputerowe wymienione w krótkim opisie przedmiotu zamówienia zostały zakupione od firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej. Wskazane programy komputerowe są autorstwa spółki REKORD Systemy Informatyczne i są
chronione przepisami prawa autorskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zamawiający nie jest uprawniony do przenoszenia praw własności na osoby trzecie. Nie wolno
Zamawiającemu zmieniać, reprodukować, przekształcać lub dystrybuować oprogramowania, bazy danych (we fragmencie dostarczonym razem z programem) i dokumentacji technicznej (w całości lub częściowo) bez zgody REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o.. Do dokonywania zmian i modyfikacji w zakupionym programie upoważniona jest tylko i wyłącznie
REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o.o., która posiada jako jedyna kody źródłowe do użytkowanego przez

Zamawiającego programu. Zdając sobie sprawę iż zakupienie kodów źródłowych do wyżej wskazanych programów o ile w ogóle byłoby to możliwe, wiązałoby się z wysokimi kosztami jakie Zamawiający byłby zmuszony ponieść, złożono zapytanie o udostępnienie kodów źródłowych innym podmiotom. Wykonawca jednoznacznie oświadczył, że kody źródłowe nie są
produktem sprzedawanym, a także stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy zauważyć, iż Wykonawca będący jednocześnie właścicielem praw autorskich majątkowych zna dokładnie działanie programu, w łatwy sposób może usunąć
powstałe błędy oraz wprowadzić zmiany i modyfikacje w programach. Ponadto powierzenie dotychczasowych prac związanych z asystą techniczną programu jest niezbędne ze względu na przyczyny techniczne o obiektywnym
charakterze tj. w szczególności: - uniknięcie konieczności ponownej budowy nowej struktury informatycznej, która ze względu na ilość danych do przetworzenia jest niewykonalne ze względu na czasochłonność i konieczność
zapewnienia ciągłości pracy komórek Urzędu - uniknięcia ryzyka podczas dokonywania zmian w kodach źródłowych systemu - ograniczenia ryzyka projektowego. Warto także zwrócić uwagę, iż w obrocie majątkowymi prawami autorskimi dotyczącymi zbywania kodów źródłowych jako elementu gwarantującego dostęp do bazy programu oraz prawo do jego dekompilacji
zawarcie umowy z której wynikałoby przeniesienie tego rodzaju praw na Zamawiającego wielokrotnie przewyższa wartość umowy na świadczenie usług serwisowych w ramach pomocy technicznej.

Uzasadnienie faktyczne wyboru trybu:
Programy komputerowe wymienione powyżej zostały zakupione od firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej. Wskazane programy komputerowe są autorstwa spółki REKORD Systemy Informatyczne i są
chronione przepisami prawa autorskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zamawiający nie jest uprawniony do przenoszenia praw własności na osoby trzecie. Nie wolno
Zamawiającemu zmieniać, reprodukować, przekształcać lub dystrybuować oprogramowania, bazy danych (we fragmencie dostarczonym razem z programem) i dokumentacji technicznej (w całości lub częściowo) bez zgody REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o.. Do dokonywania zmian i modyfikacji w zakupionym programie upoważniona jest tylko i wyłącznie
REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o.o., która posiada jako jedyna kody źródłowe do użytkowanego przez Zamawiającego programu. Zdając sobie sprawę iż zakupienie kodów źródłowych do wyżej wskazanych programów o ile w ogóle byłoby to możliwe, wiązałoby się z wysokimi kosztami jakie Zamawiający byłby zmuszony ponieść, złożono zapytanie o udostępnienie kodów źródłowych innym podmiotom. Wykonawca jednoznacznie oświadczył, że kody źródłowe nie są
produktem sprzedawanym, a także stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy zauważyć, iż Wykonawca będący jednocześnie właścicielem praw autorskich majątkowych zna dokładnie działanie programu, w łatwy sposób może usunąć
powstałe błędy oraz wprowadzić zmiany i modyfikacje w programach. Ponadto powierzenie dotychczasowych prac związanych z asystą techniczną programu jest niezbędne ze względu na przyczyny techniczne o obiektywnym
charakterze tj. w szczególności: - uniknięcie konieczności ponownej budowy nowej struktury informatycznej, która ze względu na ilość danych do przetworzenia jest niewykonalne ze względu na czasochłonność i konieczność
zapewnienia ciągłości pracy komórek Urzędu - uniknięcia ryzyka podczas dokonywania zmian w kodach źródłowych systemu - ograniczenia ryzyka projektowego. Warto także zwrócić uwagę, iż w obrocie majątkowymi prawami autorskimi dotyczącymi zbywania kodów źródłowych jako elementu gwarantującego dostęp do bazy programu oraz prawo do jego dekompilacji
zawarcie umowy z której wynikałoby przeniesienie tego rodzaju praw na Zamawiającego wielokrotnie przewyższa wartość umowy na świadczenie usług serwisowych w ramach pomocy technicznej.