Ogłoszenie nr 510232805-N-2019 z dnia 30-10-2019 r.

Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Rzeszowie: Dostawa oleju napędowego dla WORD w Rzeszowie.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Rzeszowie, Krajowy numer identyfikacyjny 69054126000000, ul. Al. Wyzwolenia 4, 35-501 Rzeszów, woj. podkarpackie, państwo Polska, tel. 178 605 600, e-mail word@word.rzeszow.pl, faks 178 527 194.
Adres strony internetowej (url): www.word.rzeszow.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Samorządowa Wojewódzka Osoba Prawna

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Dostawa oleju napędowego dla WORD w Rzeszowie.

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

DAT/ZP/3/2019

II.2) Rodzaj zamówienia:

Dostawy

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju napędowego - dalej zwanego: ON, spełniającego wymagania jakościowe obowiązującej Polskiej Normy PN-EN 590+A1:2017-06 lub równoważnej, do pojazdów oraz pozostałych urządzeń dla Zamawiającego - w okresie trwania umowy - tj. od dnia jej zawarcia, do dnia zawarcia przez Zamawiającego umowy z Wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego na dostawę paliw dla WORD w Rzeszowie, jednak nie później niż do dnia 31-12-2019 r. 2. Szacunkowa ilość ON, jaką Zamawiający zamierza kupić na podstawie zamówienia udzielonego z wolnej ręki wynosi do 2500 litrów, przy czym minimalna ilość ON nie może być mniejsza niż 100 litrów. 3. Przedmiot zamówienia, z zastrzeżeniem ust. 4, musi odpowiadać wymaganiom jakościowym określonym w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U. 2019.660), ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych (Dz.U. 2019.1155) oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeniach, w tym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. 2015 r., poz. 1680). 4. Dostawy ON dotyczą gatunku odpowiedniego dla okresu letniego, przejściowego i zimowego. W przypadku spadków temperatury otoczenia poniżej minus 10 stopni C dostarczany olej napędowy powinien odpowiadać paliwu zimowemu. Wykonawca umowy zapewni Zamawiającemu dostawę danego gatunku oleju napędowego w zależności od aktualnej temperatury otoczenia. 5. Określona w ust. 2 ilość ON jest wielkością szacunkową, jaką zamierza kupić Zamawiający w okresie obowiązywania umowy. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo ograniczenia przedmiotu umowy w zakresie ilościowym w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W związku z ograniczeniem przez Zamawiającego przedmiotu umowy, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 6.Dostawa ON następować będzie sukcesywnie, w ilościach i terminach wynikających z zapotrzebowania Zamawiającego. 7.ON tankowany będzie do pojazdów Zamawiającego albo do kanistrów na potrzeby urządzeń Zamawiającego innych niż pojazdy. Zakup ON odbywać się będzie bezgotówkowo na stacji paliw Wykonawcy spełniającej wymagania Zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki. 8.Rozliczenie zakupionego ON następować będzie przelewem na podstawie faktur wystawionych na koniec okresu rozliczeniowego. Ustala się następujące okresy rozliczeniowe od 1-go do 10-go dnia miesiąca, od 11-go do 20-go dnia miesiąca i od 21-go do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. 9. Zakup ON dokonywany będzie po cenie obowiązującej na stacji paliw Wykonawcy na dystrybutorze, w chwili zakupu, z uwzględnieniem rabatu. 10. Zamawiający będzie dokonywał zapłaty należności w ciągu 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. 11.Zamawiający dostarczy Wykonawcy w dniu podpisania umowy listę osób uprawnionych do odbioru paliwa (zał. nr 2 do umowy), wzór miesięcznej karty eksploatacji pojazdu (zał. nr 4 do umowy), w której Wykonawca będzie każdorazowo potwierdzał ilość i cenę zakupionego paliwa, wykaz pojazdów i urządzeń, do których będzie tankowany ON (zał. nr 1 do umowy), z zastrzeżeniem, że w przypadku urządzeń paliwo będzie tankowane do kanistra(ów). W wykazie, o którym mowa wyżej Zamawiający dokona podziału na grupy obejmujące: a) ciągniki siodłowe, samochody ciężarowe, traktory i autobus; b) samochody osobowe; c) urządzenia. 12. Odbiór paliwa wymaga pokwitowania przez upoważnioną osobę (2 egzemplarze pokwitowania - dokumentu wydania zewnętrznego (WZ) - po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy). 13. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do każdej faktury, odrębną dla każdej grupy asygnatę, której wzór stanowi załącznik nr 3 do umowy. Zamawiający będzie płacił Wykonawcy tylko za faktycznie pobrany ON. 14. Zamawiający może w każdym czasie zażądać od Wykonawcy innych dokumentów pozwalających na identyfikację terminu i ilości odebranego ON z pojazdem, na który zostało ono wydane. 15. W przypadku braku możliwości tankowania ON na stacji paliw Wykonawcy spełniającej warunki wskazane w Zaproszeniu do negocjacji (np. brak paliwa, awaria urządzeń), Zamawiającemu służy prawo tankowania paliwa także o wyższej liczbie oktanowej, na innej stacji paliw Wykonawcy za taką samą cenę jak cena paliwa objętego umową i za zwrotem kosztów dojazdu. W przypadku gdy Wykonawca nie posiada innej stacji paliw na terenie Rzeszowa, Zamawiającemu służy prawo tankowania paliwa w dowolnym miejscu, z zastrzeżeniem, że Wykonawca zwróci Zamawiającemu koszty dojazdu do innej stacji paliw oraz różnicę ceny. Wykonawca o braku możliwości tankowania na stacji paliw Wykonawcy, niezwłocznie zawiadamia Zamawiającego pisemnie lub przy użyciu poczty elektronicznej. 16. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić dostępność paliwa (ON) na stacji paliw Wykonawcy przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 09.13.41.00 - Olej napędowy

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 09/10/2019 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 10175 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 0 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: Przedsiębiorstwo Przewozowe Podkarpackiej Komunikacji Samochodowej Sp. z o.o. Email wykonawcy: Adres pocztowy: ul. Towarowa 12 Kod pocztowy: 35-231 Miejscowość: Rzeszów Kraj/woj.: podkarpackie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 11975 Oferta z najniższą ceną/kosztem 11975 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 11975 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt 3) ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Wystąpienie wyjątkowych okoliczności, których nie dało się wcześniej przewidzieć i które nie wynikają z przyczyn zależnych od Zamawiającego: Zamawiający, w celu zapewnienia dostawy paliw płynnych do urządzeń i pojazdów, w tym pojazdów egzaminacyjnych, na rok 2019, przeprowadził postępowanie o udzielenie zmówienia w konkurencyjnym trybie przetargu nieograniczonego i zawarł umowę z Wykonawcą wyłonionym w procedurze przetargowej. Przy ustalaniu szacunkowej ilości paliw, jakie Zamawiający będzie pobierał sukcesywnie w ciągu trwania zawartej umowy - tj. w okresie od 02 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r., Zamawiający wziął pod uwagę uśrednione zużycia paliw w latach poprzednich. W toku realizacji umowy stwierdzono nieoczekiwaną zmianę struktury egzaminowania, nie dającą się uzasadnić warunkami demograficznymi. W III kwartale br., w sposób znaczący wzrosła ilość egzaminów praktycznych przeprowadzanych na kategorie: C, C+E i D prawa jazdy, co spowodowało nieplanowane i nie obserwowane dotąd w analogicznych okresach, wzrosty zużycia paliwa - tj. oleju napędowego, dla pojazdów egzaminacyjnych ww. kategorii prawa jazdy. Kontrolując narastający poziom zakupu oleju napędowego, Zamawiający na bieżąco rejestrował wszystkie zakupy w przygotowanym do tego programie. W celu zsumowania łącznej ilości zakupionego paliwa, Zamawiający wyeksportował dane z programu do arkusza kalkulacyjnego, i na podstawie uzyskanej sumy stwierdził, że na koniec miesiąca sierpnia do wykorzystania pozostało ok. 3800 litrów oleju napędowego. Dla zapewnienia ciągłości dostaw, we wrześniu Zamawiający przygotował nowy przetarg nieograniczony na dostawę paliw, który ogłosił w dniu 03-10-2019 r. Przetarg ten, poza rokiem 2020 miał zabezpieczyć ewentualne niedobory oleju napędowego w miesiącach listopad i grudzień 2019 r. Po wprowadzeniu do programu, o którym mowa wyżej, wszystkich zakupów paliw dokonanych we wrześniu 2019 r. i ponownym zaimportowaniu i zsumowaniu całości danych do arkusza kalkulacyjnego, Zamawiający odkrył rozbieżność sum w obu plikach. Wada programu, o której Zamawiający nie wiedział i której istnienia nie mógł przewidzieć, i której nie mógł ujawnić wcześniej, spowodowała błędny eksport danych z programu do arkusza kalkulacyjnego, który polegał na powielaniu niektórych pozycji zakupowych przy jednoczesnym pominięciu innych. Zamawiający wykrył wadę programu w trakcie przygotowywania postępowania przetargowego ws. dostaw paliwa na 2020 r. i rozpoczął weryfikację stopnia błędu, jaki wystąpił w transferze danych. Po przeanalizowaniu z osobna wszystkich pozycji w programie i porównaniu ich z plikiem, do którego zaimportowano rejestr zakupów paliwa w miesiącach od stycznia do września, Zamawiający odkrył, że pozostała ilość oleju napędowego, jaką może nabyć w ramach dotychczasowej umowy, jest o wiele mniejsza niż wynikało to z wartości pliku z danymi z miesięcy styczeń-sierpień br. (tj. zużycie paliwa w miesiącach styczeń-sierpień było o wiele wyższe niż wynikało to z wcześniej stworzonego pliku) i niewystarczająca do zapewnienia niezakłóconego egzaminowania do czasu zakończenia trwającego przetargu nieograniczonego ogłoszonego w dniu 03-10-2019 r.. Analiza stanu faktycznego wskazuje, że zaistniała sytuacja miała charakter wyjątkowy. Ukryta wada programu, o niezidentyfikowanej przyczynie, występująca losowo przy części operacji importowania danych do arkusza kalkulacyjnego i powodująca niemiarodajną ocenę ilości zakupionego paliwa w ujęciu narastającym, stanowi okoliczność, której nie można było przewidzieć. Wystąpienie nieznanego wcześniej Zamawiającemu błędu technicznego o charakterze obiektywnie nieprzewidywalnym, niezależnego od działania czynnika ludzkiego, to zdarzenie którego Zamawiający, działając rozsądnie i profesjonalnie, nie zakładał i nie planował. Zamawiający, kontrolując poziom dostaw paliw, przewidział możliwość wyczerpania limitu zakupu oleju napędowego przed upływem obowiązującej umowy, z wyprzedzeniem przygotował i rozpoczął kolejne postępowanie konkurencyjne w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę paliw, nie mógł jednak przewidzieć wadliwego działania programu. Udzielając zamówienia z wolnej ręki, Zamawiający nie ma na celu ograniczenia konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców, ani nieuprawnionego odstępstwa od podstawowych trybów udzielania zamówienia, a jedynie zapobieżenie negatywnym skutkom wywołanym przez wyjątkowe okoliczności związane z wadliwym transferem danych z programu do arkusza kalkulacyjnego i niemożliwą do przewidzenia, nie dającą się racjonalnie uzasadnić, zmianą struktury egzaminowania Zamawiający w trybie zamówienia z wolnej ręki zamierza zagwarantować wyłącznie dostawy oleju napędowego w wąskim zakresie ilościowym i czasowym - tj. do momentu zawarcia umowy z Wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego, jednak nie później niż do 31 grudnia 2019 r. Ponadto Zamawiający do negocjacji zaprasza Wykonawcę, z którym zawarł wcześniej umowę ws. zamówienia publicznego na dostawę paliw dla WORD w Rzeszowie w okresie od 02 stycznia do 31 grudnia 2019 r., który uprzednio został wyłoniony w najbardziej konkurencyjnym trybie - tj. w przetargu nieograniczonym. Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia i brak możliwości dochowania terminów przewidzianych dla innych trybów: Zamawiający - tj. Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Rzeszowie jest samorządową wojewódzką osobą prawną, działającą w szczególności na podstawie ustawy z dnia 20-06-1997 r. Prawo o ruchu drogowym i ustawy z dnia 05-01-2011 r. o kierujących pojazdami. Ośrodek został powołany w celu organizacji egzaminów państwowych sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierujących pojazdami. Przeprowadzanie egzaminów państwowych na prawo jazdy stanowi statutowy, główny przedmiot działalności Zamawiającego. Zapewnienie ciągłości dostaw paliw jest niezbędne do nieprzerwanego, prawidłowego funkcjonowania Ośrodka. Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia uzasadniona jest potrzebą ochrony interesu osób (kandydatów na kierowców), które zapisały się u Zamawiającego na część praktyczną egzaminu państwowego na prawo jazdy, wniosły stosowną opłatę i został im wyznaczony termin egzaminu, oraz pozostałych klientów korzystających z usług szkoleniowych Zamawiającego, na które uprzednio się zapisali i opłacili. Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia podyktowana jest potrzebą uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań. Natychmiastowe wykonanie zamówienia oznacza wykonanie go niezwłocznie, tj. szybciej niż pilnie, z dnia na dzień. Potrzeba realizacji zamówienia z dnia na dzień, wyklucza możliwość zastosowania innych trybów udzielenia zamówienia, zwłaszcza konkurencyjnych, nie jest bowiem możliwe dochowanie terminów ustawowych przewidzianych dla tych trybów. Średni czas trwania postępowania w trybie przetargu nieograniczonego w procedurze krajowej wynosi ponad 30 dni (w 2017 r. było to 38 dni). Udzielając zamówienia z wolnej ręki Zamawiający ma na celu zabezpieczenie najpilniejszych bieżących potrzeb w zakresie dostawy paliwa, w czasie niezbędnym do przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w konkurencyjnym trybie.