Ogłoszenie nr 500065312-N-2017 z dnia 27-11-2017 r.

Politechnika Lubelska: Przedłużenie umowy licencyjno serwisowej do obsługi systemu finansowo księgowego na okres 3 lat

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 500055803-N-2017

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Politechnika Lubelska, Krajowy numer identyfikacyjny 000001726, ul. ul. Nadbystrzycka 38D, 20-618 Lublin, woj. lubelskie, państwo Polska, tel. (81)5384103, e-mail bzp@pollub.pl, faks .
Adres strony internetowej (url): www.pollub.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Uczelnia Publiczna

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Przedłużenie umowy licencyjno serwisowej do obsługi systemu finansowo księgowego na okres 3 lat

WR/16/2017

Dostawy

dzielenie licencji na okres 36 miesięcy: 1. HMS/efka Moduł finansowo - księgowy (18 licencji) 2. HMS/este Moduł obsługi majątku trwałego (1 licencja) 3. HMS/geem Moduł obsługi gospodarki materiałowej (3 licencje) Serwis oprogramowania przez okres 36 miesięcy: 1. HMS/efka Moduł finansowo - księgowy (18 użytkowników) 2. HMS/este Moduł obsługi majątku trwałego (1 użytkownik) 3. HMS/geem Moduł obsługi gospodarki materiałowej (3 użytkowników) Moduł udostępniania informacji z systemu 4. vSelect finansowo - księgowego (6 użytkowników)

nie

II.5) Główny Kod CPV: 48.70.00.00 - Pakiety oprogramowania użytkowego

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej reki na podstawie art. 67 uzt 1 lit a i b ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, oraz związane z ochrona praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. System informatyczny zarządzania uczelnią HMS firmy Softkam w Politechnice Lubelskiej jest eksploatowany od roku 1998 r. System jest dostosowany do specyfiki uczelni wyższych i aktualnie eksploatowany na kilkunastu uczelniach w Polsce. System HMS jest cały czas rozwijany i powstają nowe moduły.. Przez cały okres eksploatacji system w pełni spełnił oczekiwania użytkowników. Wiele funkcji w tym oprogramowaniu było napisane na zamówienie Politechniki Lubelskiej (np.: tworzenie dzienników z wypłaconych stypendiów studenckich, automatyczne dekretowanie wpłat od studentów). Moduł ten jest również ściśle powiązany z innymi modułami pochodzącymi od firmy Softkam tj. obsługa kasy, środki trwałe oraz gospodarka magazynowa. Największą zaletą systemu jest integralność jego wszystkich modułów oraz współpraca z wykorzystywanym na uczelni systemem dziekanatowym. Tworzona wraz z systemem od początku baza danych może być obsługiwana tylko przez ten system. Dostępne na rynku systemy zarządzania uczelnią wymagają dużych nakładów prac wdrożeniowych oraz konfiguracyjnych, dostosowujących system do specyfiki i struktury uczelni. Wdrożenie nowego systemu pociągnęło by za sobą konieczność dokupienia nowych elementów do istniejącej infrastruktury technicznej uczelni. Wymiana systemu spowodowała by konieczność wymiany bądź w najlepszym przypadku rozbudowy zaplecza sprzętowego w postaci serwerów obsługujących nowy system. Wdrożenie nowego systemu spowodowało by konieczność zakupu systemów operacyjnych do których przystosowane było by nowe oprogramowanie. Kolejny element to konieczność zakupu bazy danych współpracującej z nowym systemem oraz migracja danych z dotychczasowej bazy danych. Migracja danych była by bardzo problematyczna i kosztowna, ponieważ wymagała by dostosowania posiadanych danych do nowego systemu. Ostatnim elementem a zarazem najdłuższym w realizacji jest konieczność przeszkolenia personelu obsługującego system. W przypadku prac wdrożeniowych należy liczyć się z co najmniej rocznym okresem potrzebnym do uruchomienia nowego systemu, przeniesienia danych, wyeliminowaniem błędów w funkcjonowaniu oraz co najważniejsze szkoleniami dla obsługi. Zakup nowego systemu będzie się więc wiązał z poniesieniem niewspółmiernie większych wydatków w porównaniu do opcji przedłużenia licencji na już istniejącego systemu. Uczelni nie stać na zakup nowego oprogramowania oraz brakuje czasu na wdrażanie nowego systemu którego dodatkowo należało by uczyć się od podstaw. Firma Softkam jest producentem i jedynym dystrybutorem systemu HMS zawierającym w/w moduły i posiada wyłączne prawa autorskie do udzielenia licencji na ten system oraz jako jedyna dysponuje narzędziami oraz wiedzą do świadczenia opieki serwisowej niniejszego systemu informatycznego