Stare Babice: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu
Numer ogłoszenia: 26980 - 2011; data zamieszczenia: 22.02.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 23725 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Stare Babice, Rynek 32, 05-082 Stare Babice, woj. mazowieckie, tel. 0-22 722 95 36, faks 0-22 722 95 36.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Dostawy.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego obejmującego: 1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), oprogramowania systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych; 2) wdrożenie oprogramowania SEOD; 3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych Online; 4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług; 5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw; 6) szkolenia dla użytkowników oraz administratorów; 7) dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia) - załącznik nr 1 do SIWZ): a) serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD b) skanery dokumentów do pracy z SEOD c) czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD d) drukarka kodów kreskowych e) streamer f) macierz dyskowa 8) Opieka autorska do 31.12.2012 r. 2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje: 1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) - oprogramowanie posiadające m.in. funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw, prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie, wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych. 2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych komponentów: a) Platformy e-Spraw - odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem. b) Platformy e-Formularzy - umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z gotowych struktur informacyjnych (tzw. metadanych), służących do opisu i walidacji określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik, formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla wszystkich elektronicznych formularzy. 3. Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie. 4. Pełen zakres prac oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami technicznymi przedstawiony jest w Szczegółowym opisie przedmiotu - załącznik nr 1 5. Wykonawca zainstaluje, przeprowadzi wdrożenie w siedzibie Urzędu Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32 i ul. Rynek 21 Stare Babice. 6. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do wdrożenia (skonfigurowania i uruchomienia) dostarczonego oprogramowania i urządzeń. Wdrożenie musi uwzględnić rzeczywistą organizację pracy Urzędu. 7. Wykonawca przeprowadzi szkolenia pracowników Urzędu w celu przygotowania do użytkowania wdrożonego systemu informatycznego. Zakres szkoleń uzależniony jest od stanowiska pracownika i pełnionej przez niego funkcji. 8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej użytkowania. 9. Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone systemy i wykonane wdrożenie. 10. Wykonawca będzie świadczył w czasie obowiązywania gwarancji usługi serwisowe pozwalające na usuwanie występujących awarii. 11. Zdefiniowano wymagania minimalne, dopuszcza się rozwiązania o parametrach równoważnych lub lepszych, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę równoważnej lub lepszej funkcjonalności i wydajności. 12. Wszystkie elementy przedmiotu dostawy opisane w SIWZ dostarcza Wykonawca. 13. Wykonawca dostarczy sprzęt fabrycznie nowy, (przez co należy rozumieć - wyprodukowany nie dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i nieużywany, przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania urządzenia, w takim wypadku), wolnego od wad i obciążeń prawami osób trzecich. Wykonawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające, że pochodzą od autoryzowanych przedstawicieli producentów i zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem. 14. Wykonawca dołączy instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń. 15. Wykonawca dostarczy oprogramowanie w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta nie wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert, 16. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dokonania napraw, z czasem reakcji serwisu 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki, w czasie: 1) w przypadku błędu krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) - 24h; 2) w przypadku błędu ważnego (możliwa praca z wyłączeniem drobnych funkcjonalności) - 5 dni; 3) w przypadku błędu drobnego - 10 dni (dni robocze). 17. Wykonawca obowiązany jest posiadać certyfikat znaku bezpieczeństwa, deklarację zgodności lub certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatę techniczną i inne dokumenty stwierdzające jakość dostarczonych urządzeń. 18. Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże niezbędne atesty, świadectwa certyfikaty i inne dokumenty stwierdzające jakość towarów. 19. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją pracy oraz pozostałymi warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z wykorzystywaną infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie konieczne informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie dla prawidłowego wykonania zobowiązań umownych. Ponadto Wykonawca oświadcza, że podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub nadmiernym zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów. 20. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami SIWZ będą odrzucone.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 72.26.30.00 - Usługi wdrażania oprogramowania 48.82.00.00 - Serwery .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 22.02.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• MADKOM Sp. z o.o., Al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 180000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 162602,3

• Oferta z najniższą ceną: 162602,3 / Oferta z najwyższą ceną: 174045,00

• Waluta: PLN.