Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa polegająca na porządkowaniu i archiwizacji dokumentacji medycznej i niemedycznej przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego SPZOZ OCO w Opolu wraz z materiałami niezbędnymi do wykonania usługi

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SAMODZIELNY PUBLICZNY ZAKŁAD OPIEKI ZDROWOTNEJ OPOLSKIE CENTRUM ONKOLOGII IM. PROF. TADEUSZA KOSZAROWSKIEGO W OPOLU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 531420768

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Katowicka 66A

1.5.2.) Miejscowość: Opole

1.5.3.) Kod pocztowy: 45-061

1.5.4.) Województwo: opolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL524 - Opolski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: adudzinska@onkologia.opole.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://nowa.onkologia.opole.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa polegająca na porządkowaniu i archiwizacji dokumentacji medycznej i niemedycznej przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego SPZOZ OCO w Opolu wraz z materiałami niezbędnymi do wykonania usługi

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0e8b4b20-708e-11ed-abdb-a69c1593877c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00468252

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-11-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00099618/15/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.9 Usługa polegająca na porządkowaniu i archiwizacji dokumentacji medycznej i niemedycznej przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego SPZOZ OCO w Opolu wraz z materiałami niezbędnymi do wykonania usługi

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://nowa.onkologia.opole.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Zapytania, wnioski, zawiadomienia i inne informacje istotne dla interesariuszy
postępowania należy przesyłać jako wiadomość do zamawiającego za pośrednictwem strony prowadzonego postępowania na
platformie zakupowej:
https://platformazakupowa.pl/pn/onkologia_opole/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Dokumenty elektroniczne w
postępowaniu muszą spełniać łącznie następujące wymagania:
1) są utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych z zachowaniem
weryfikowalności podpisu elektronicznego
2) umożliwiają prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym;
3) umożliwiają prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;
4) zawierają dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.

4) Sposób sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 30 grudnia 2020 r. wydane na podstawie art. 70 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z zapisami w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z zapisami w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FAZ.2800.78.2022-TP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: „Usługa polegająca na porządkowaniu i archiwizacji materiałów archiwalnych i niearchiwalnych zgodnie z zapisami Instrukcji kancelaryjnej SP ZOZ Opolskie Centrum Onkologii w Opolu i kwalifikację akt według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego SPZOZ Opolskie Centrum Onkologii w Opolu wraz z materiałami niezbędnymi do wykonania usługi (sznurek, koperty, teczki) z podziałem na 4 etapy”.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin realizacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) Doświadczenia
a) Posiadają doświadczenie w zakresie wykonania usług o podobnym charakterze, tj. wykonali co najmniej jedną usługę archiwizacyjną polegając na porządkowaniu i archiwizacji dokumentacji medycznej, obejmującej historie chorób i kartoteki pacjentów (kategoria A i BE20) , przy czym w ramach każdej z nich uporządkowane i zarchiwizowane zostało co najmniej 150 m.b. dokumentacji.
Wykonawca potwierdzi spełnianie warunku, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej jedną usługę porządkowania i archiwizacji dokumentacji medycznej, obejmującej historie chorób i kartoteki pacjentów (kategoria A i BE20), przy czym w ramach każdej z nich zarchiwizował do archiwizacji co najmniej 150 m.b. dokumentacji.

b) Zatrudnia i będzie zatrudniać na podstawie umowy o pracę minimum 2 wykwalifikowanych pracowników, którzy ukończyli kurs archiwalny I i II stopnia lub studia z zakresu archiwistyki oraz posiadających doświadczenie w wykonywaniu prac porządkowania i archiwizacji dokumentacji, tj. każda z wykazanych osób w okresie ostatnich 3 lat brała udział w realizacji zadania podczas którego jednorazowo uporządkowano i zarchiwizowano minimum 50mb lub 250 teczek.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy, jeżeli
w postępowaniu zostaną złożone co najmniej 2 oferty, :
• oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę ,
lub
• oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu - wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ)
. W celu potwierdzenia spełniania warunku opisanego w Rozdziale VIII pkt 1 SWZ:
a) Wykaz wykonanych usług, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w zakresie wskazanym w Rozdziale VIII pkt. 1 a) SWZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania usługi oraz załączeniem dowodów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie – według wzoru Załącznika nr 6 do SWZ.
• Dowodami o których mowa powyżej są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
b) Wykaz osób wraz z kserokopią lub skanem dokumentów potwierdzających kwalifikacje w zakresie wskazanym w Rozdziale VIII pkt. 1 b) SWZ - każda z wykazanych osób w okresie ostatnich 3 lat brała udział w realizacji zadania podczas którego jednorazowo uporządkowano i zarchiwizowano minimum 50mb lub 250 teczek.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
a) wypełniony formularz ofertowy sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ ,
b) oświadczenia, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 pkt.1.1 i 1.2 niniejszej SWZ – Załącznik nr 4 SWZ,
c) oświadczenie Wykonawcy w sprawie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy - Załącznik nr 8 SWZ,
d) jeżeli dotyczy - zobowiązanie podmiotu trzeciego opatrzone podpisem elektronicznym
e) jeżeli dotyczy – pełnomocnictwa - opatrzone podpisem elektronicznym
f) dokument stwierdzający ustanowienie przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (dotyczy jedynie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie) – dokument winien być przedstawiony w formie przewidzianej dla pełnomocnictwa

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty i zawierać w szczególności wskazanie:
a) wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia,
b) ustanowionego Pełnomocnika oraz zakres jego umocowania, obejmujący przede wszystkim:
- reprezentowanie konsorcjum w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
- zaciąganie w imieniu konsorcjum zobowiązań,
- złożenie oferty wspólnie,
- prowadzenie korespondencji i podejmowanie zobowiązań związanych postępowaniem zamówienie publiczne.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale IX ust. 1pkt.1.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje zmiany umowy zgodnie z zapisem w § 9 ZMIANY UMOWY - Załącznik 2 Projekt Umowy do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-09 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/onkologia_opole/proceedings

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-09 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-08

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

Kryteria oceny ofert, o których mowa w Rozdziale XX SWZ.