Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
"Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy w Chełmie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 110259460

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: pl. Niepodległości 1

1.5.2.) Miejscowość: Chełm

1.5.3.) Kod pocztowy: 22-100

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL812 - Chełmsko-zamojski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: luch@praca.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://chelm.praca.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

"Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-09d2f5e5-5f56-11ed-9171-f6b7c7d59353

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00428414

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-11-08

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00038819/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.11 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://bip.pupchelm.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, przy użyciu miniPortalu, który dostępny jest pod adresem:
https://miniportal.uzp.gov.pl, ePUAPu dostępnego pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). Zasady składania ofert oraz dokumentów składanych wraz z ofertą oraz wymagania techniczne i organizacyjne ich wysyłania opisane zostały w Instrukcji użytkownika. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z ww. Instrukcją i postępować wg zasad w niej wskazanych. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia w szczególności składając ofertę akceptuje zasady korzystania z systemu miniPortal wskazane w Instrukcji użytkownika i SWZ. W celu korzystania z systemu miniPortal konieczne jest dysponowanie przez użytkownika urządzeniem teleinformatycznym z dostępem do sieci Internet. Aplikacja działa tylko na platformie Windows i wymaga .NET Framework 4.5.W przypadku korzystania z urządzeń mobilnych oraz Mac lub Linux, dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu miniPortal może być ograniczony. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:
- specyfikacja połączenia formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2,
- format danych oraz kodowanie miniPortal - Formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8,
- oznaczenia czasu odbioru danych – miniPortal - wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy,
- integracja z systemem ePUAP jest wykonana w wykorzystaniem standardowego mechanizmu ePUAP. W przypadku Wykonawcy wysyłającego wniosek do Zamawiającego, ESP Zamawiającego automatycznie generuje Rodzaj Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które jest powiązane z wysyłanym dokumentem. W UPP w sekcji „Dane poświadczenia” jest zawarta informacja o dacie doręczenia. System dostępny jest za pośrednictwem następujących przeglądarek internetowych:
- Microsoft Internet Explorer od wersji 9.0,
- Mozilla Firefox od wersji 15,
- Google Chrome od wersji 20.
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do „Formularza do komunikacji” wynosi 150 MB.
Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień dokumentów elektronicznych oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
Zamawiający przekazuje identyfikator postępowania na miniPortalu jako załącznik nr 4 do SWZ. Dane postępowania można wyszukać również na liści wszystkich postępowań klikając wcześniej opcje „Dla Wykonawców” lub ze strony głównej z zakładki Postępowania na miniPortalu.
Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych
w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (jednolity tekst: Dz. U. z 2021 r. poz. 670) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r.
w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. Oferta może być złożona tylko do upływu terminu składania ofert. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert wycofać ofertę za pośrednictwem „Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” dostępnego
na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Sposób wycofania oferty został opisany
w „Instrukcji użytkownika” dostępnej na miniPortalu. Wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej ofert.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OA.381.3.11.2022.EJu

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych, w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie”.
Kod CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe;64.11.20.00-4 Usługi pocztowe dotyczące listów Przedmiot zamówienia obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym we wszystkich kategoriach wagowych, doręczanie zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) i zwrotów do Zamawiającego rejestrowych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, świadczenie usług odbioru przesyłek z siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie.
3. W ramach zamówienia Zamawiający informuje, iż ze względu na charakter prowadzonych spraw jak i wykonywanych zadań zachodzi konieczność nadawania przesyłek wymagających zastosowania art. 57 §5 pkt 2 KPA oraz art. 12 §6 pkt 2 Ordynacji Podatkowej. Ponadto w kontekście w/w przepisów zachodzi konieczność uwzględniania przez zamawiającego w praktyce brzmienia art. 17 ustawy Prawo pocztowe, który stanowi, że potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego. Fakt nadania mocy urzędowej potwierdzeniom nadanych przesyłek rejestrowanych jest dla zamawiającego bardzo istotny ze względu na ilość prowadzonych postępowań administracyjnych i sądowych, w których konieczne jest stwierdzenie sposobu nadania uznanego jako skuteczny (w zależności od regulacji prawnych uznaje się datę stempla pocztowego lub faktyczny termin dostarczenia przesyłki do odbiorcy). Przypisanie mocy urzędowej potwierdzeniom nadania ma zagwarantować pewność obrotu pocztowego w sferze przesyłek rejestrowanych, których fakt doręczenia w określonym przez prawo terminie może wpłynąć na sytuację prawną nadawcy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ. Szczegółowy wykaz przesyłek został określony w Formularzu cenowym stanowiący załącznik nr 9 do SWZ.
Przesyłki, niewyszczególnione w załączniku nr 9 do SWZ, będą szacowane w oparciu o obowiązujący cennik Wykonawcy. Wykonawca przed zawarciem umowy zobowiązany jest do przedłożenia obowiązującego cennika usług pocztowych. Podane przez Zamawiającego w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ ilości poszczególnych przesyłek mają charakter szacunkowy, przyjęte zostały wyłącznie w celu wyliczenia ceny oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach w okresie trwania umowy. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku usług pocztowych w obrocie krajowym usługa obejmuje obszar całego kraju. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza przesyłki do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” ponownie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka pocztowa niepodjęta w terminie, zostanie zwracana niezwłocznie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której przesyłki pocztowe wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia lub ich części zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz lub w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych Adresowych przesyłek ani otwierania ich. Wykonawca przekaże bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych.
Termin realizacji zamówienia: od dnia 1 stycznie 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r.
Wykonawca zapewnia możliwość nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem umowy codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia odebranych od Zamawiającego przesyłek do placówki nadawczo – odbiorczej celem ich nadania. Odebranie przesyłek pocztowych, przygotowanych do wysyłki, z siedziby Zamawiającego (Pl. Niepodległości 1, 22-100 Chełm, parter pokój nr 44) odbywać się będzie codziennie, od poniedziałku do piątku w godzinach 1400 – 1500. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) i zwrotów do siedziby Zamawiającego codziennie od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach 800 – 1100. Szczegółowe warunki współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zawarte zostały w dokumencie „Projekt umowy”, który stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 70,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na 30 września 2022 r.

4.3.6.) Waga: 20,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba placówek obsługi klienta znajdujących się na terenie działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Chełmie

4.3.6.) Waga: 10,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust.1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1), pkt 4) ustawy. Spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie: Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie. Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający określa warunki: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej oraz zagranicą, czyli: posiadają aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.). Sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Zamawiający określa warunek w tym zakresie. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca miał na terenie miasta Chełm co najmniej jedną placówkę nadawczą (nie punkt awizacyjny) czynną od poniedziałku do piątku do godziny 2000. Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2022, poz. 1710 ze zm.) Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. 2022 r., poz. 1510) osób wykonujących działalność operacyjną (doręczycieli). Przez działalność operacyjną osób realizujących przedmiotowe zamówienie Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. Zatrudnienie osób winno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. Wykonawca winien zrealizować przedmiotową usługę dostosowując się do wymagań ustawy z dnia 19 lipca 2019 r., o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (art. 4 ust. 3 i art. 5 ust. 2 ustawy).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach o obiektywnym charakterze, niezależnych od Wykonawcy, za zgodą obu stron w formie pisemnego aneksu, które dotyczyć mogą:1. przyczyn organizacyjnych ze strony Zamawiającego, 2. zaistnienia siły wyższej, 3. likwidacji placówki pocztowej wskazanej w umowie. Warunkiem dokonania w/w zmian jest: a) niezwłocznie zawiadomienie Zamawiającego o zaistniałej okoliczności oraz złożenie na piśmie wniosku zawierającego: opis i ewentualne udokumentowanie okoliczności, której zmiana dotyczy wraz z uzasadnieniem; propozycję zmiany, która nie może być mniej korzystna niż określona w ofercie na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy; b) ocena przez Zamawiającego proponowanych zmian i podjęcie decyzji o ich słuszności; c) podpisanie aneksu do umowy. Zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wybory Wykonawcy są możliwe ponadto gdy zachodzi co najmniej jedna z okoliczności o których mowa w art. 455 ustawy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-11-18 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://miniportal.uzp.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-11-18 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni