Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług doradczych w zakresie przygotowania kampanii medialnej w ramach trzeciej edycji projektu "Kolejowe ABC"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Transportu Kolejowego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015481433

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleje Jerozolimskie 134

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-305

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@utk.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: utk.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług doradczych w zakresie przygotowania kampanii medialnej w ramach trzeciej edycji projektu "Kolejowe ABC"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1e8d0bfc-0303-11ef-b21f-3ab44b58c1d6

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00302466

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00228449/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług doradczych dotyczących kampanii medialnej w ramach projektu "Kolejowe ABCIII"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

FENX.05.04-IP.02-0001/23 pn. „Kampania Kolejowe ABC III”, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat i Środowisko 2021 – 2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zp.utk.gov.pl/pn/utk/demand/156651/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zp.utk.gov.pl/pn/utk/demand/156651/notice/public/details

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.5. Niezbędne minimalne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
1.5.1. stały dostęp do sieci internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
1.5.2. komputer klasy PC lub MAC, z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta;
1.5.3. wybrana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge;
1.5.4. włączona obsługa JavaScript;
1.5.5. zainstalowany program obsługujący pliki w formacie pdf;
1.5.6. dopuszczalne formaty przesyłanych danych: pliki o wielkości do 100 MB w formatach: .pdf, w formatach obsługiwanych przez aplikacje Word i Excel, w szczególności .xlsx, .docx, w formatach spakowanych archiwów, w szczególności .zip, .7z;
1.5.7. informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:
1.5.7.1. plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert,
1.5.7.2. oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu – zegarem Głównego Instytutu Miar;
1.5.8. dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:
1.5.8.1. dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES,
1.5.8.2. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem lub plik z podpisem otaczanym. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć plik z podpisem otaczanym lub dodatkowy plik z podpisem.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z pkt 19 SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BAG-WZPU.2501.4.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie przygotowania i realizacji kampanii medialnej w ramach projektu „Kampania Kolejowe ABC III”

4.2.6.) Główny kod CPV: 79341100-7 - Doradcze usługi reklamowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79416200-5 - Usługi doradcze public relations

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: 3.8. Zamawiający przewiduje możliwości udzielania zamówienia w oparciu o art. 214 ust. 1 pkt 7 pzp, polegających na powtórzeniu podobnych usług zgodnych z przedmiotem zamówienia podstawowego.
3.8.1. Zamówienie o którym mowa w pkt. 3.8 SWZ może zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu (wybranemu w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcy i będzie polegało na zleceniu dodatkowych prac analogicznych jak w Etapie 3 Zadaniu 4 w wymiarze maksymalnie 150 roboczogodzin, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego, a jego wartość nie przekroczy 39 775,00 zł netto.
3.8.2. Zamówienie, o którym mowa w pkt 3.8.1 zostanie udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z dotychczasowym Wykonawcą, na podstawie odrębnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3.8.3. Wykonawca, w odniesieniu do zamówienia o którym mowa w pkt 3.8.1, zobowiązany będzie zastosować ceny jednostkowe za jego wykonanie nie wyższe niż wynikające z oferty Wykonawcy złożonej w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia wyższych cen jednostkowych jeżeli będzie to obiektywnie uzasadnione, w szczególności z uwagi na zmianę warunków rynkowych.
3.8.4. Termin wykonania zamówienia o którym mowa w pkt 3.8.1 zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy, o której mowa w pkt 3.8.2, w drodze negocjacji.
3.8.5. Odpowiednie zastosowanie znajdą także projektowane postanowienia umowy w sprawie niniejszego zamówienia, których wzór stanowi Załączniki nr 1 do SWZ.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 15.5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, który spełni wszystkie postawione w niniejszej SWZ warunki i wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów, w oparciu o wyżej wskazane kryteria oceny ofert.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie

4.3.6.) Waga: 50

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki udziału w postępowaniu.
7.1. Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
7.1.1. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonał należycie co najmniej:
7.1.1.1. trzy (3) usługi w zakresie merytorycznego przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej w radiu o wartości kampanii w radiu nie mniejszej niż 500 000 zł brutto każda;
7.1.1.2. trzy (3) usługi w zakresie merytorycznego przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej w telewizji o wartości kampanii w telewizji nie mniejszej niż 2 000 000 zł brutto każda;
7.1.1.3. trzy (3) usługi w zakresie merytorycznego przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej w internecie o wartości kampanii w internecie nie mniejszej niż 1 000 000 zł brutto każda;
7.1.1.4. trzy (3) usługi w zakresie merytorycznego przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej w outdoorze o wartości kampanii w outdorze nie mniejszej niż 1 000 000 zł brutto każda;
7.1.1.5. Każda z usług wskazanych w pkt. 7.1.1.1 – 7.1.1.4 SWZ dotyczyła co najmniej: przygotowania założeń, strategii i koncepcji kampanii, planowania działań, a także weryfikacji założeń komunikacyjnych oraz wskaźników efektywności;
7.1.1.6. Usługi, o których mowa w pkt. 7.1.1.1 – 7.1.1.4 SWZ, dotyczące poszczególnych mediów mogą być wykonywane w ramach przygotowania jednej kampanii reklamowej lub promocyjnej z zastrzeżeniem, że nie sumuje się wartość kampanii dla różnych mediów.
7.1.1.7. Przykład 1: warunek z pkt. 7.1.1.1 SWZ i 7.1.1.2 SWZ zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże usługę przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej, obejmującej radio i telewizję, gdzie wartość kampanii dla radia wynosiła co najmniej 500 000 zł brutto i jednocześnie wartość kampanii dla telewizji wynosiła co najmniej 2 000 000 zł brutto.
7.1.1.8. Przykład 2: warunek z pkt. 7.1.1.1 SWZ i 7.1.1.2 SWZ nie zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże usługę przygotowania kampanii reklamowej lub promocyjnej, obejmującej radio i telewizję, gdzie wartość kampanii dla radia wynosiła np. 600 000 zł brutto i wartość kampanii dla telewizji wynosiła 1 900 000 zł brutto (wartość dla telewizji nie spełnia wymagania co najmniej 2 000 000 zł brutto).
7.1.2. dysponuje zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotu zamówienia, składającym się z niżej wymienionych osób, gdzie każdy z nich posiada niżej wymienione doświadczenie:
7.1.2.1. Lider (doradca merytoryczny, prowadzący i zarządzający zamówieniem), posiadający i doświadczenie, jak poniżej:
7.1.2.1.1 odpowiadał za przygotowanie co najmniej:
1) trzech (3) kampanii reklamowych lub promocyjnych w radio;
2) trzech (3) kampanii reklamowych lub promocyjnych telewizji;
3) trzech (3) kampanii reklamowych lub promocyjnych w internecie;
4) trzech (3) kampanii reklamowych lub promocyjnych w outdoorze.
7.1.2.1.2 w każdej ze wskazanych kampanii reklamowych lub promocyjnych zakres wykonywanych obowiązków obejmował co najmniej: przygotowanie założeń strategii i koncepcji kampanii, rekomendowanie kanałów dotarcia do grup docelowych projektu, przygotowanie założeń oraz parametrów i wskaźników kampanii medialnej, określenie szacunkowej kwoty zamówienia;
7.1.2.1.3 jedna kampania reklamowa lub promocyjna może obejmować więcej niż jedno medium.
7.1.2.2. Media Planner z minimum 3-letnim doświadczeniem zawodowym w planowaniu i zakupie mediów, analizie media planów pod kątem efektywności zasięgowej i kosztowej w każdym z następujących mediów: radio, telewizja, internet, outdoor. Dopuszczalne jest wskazanie kilku osób, które łącznie swoim doświadczeniem będą obejmowały wszystkie wymienione media.
7.1.3. Dopuszczalne jest, aby jedna osoba pełniła funkcję Lidera i Media Plannera z zastrzeżeniem, że taka osoba musi spełniać warunki postawione dla obu funkcji.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 8.1. Jako dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Załączniku nr 3 do SWZ.
8.7.1. Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia:
8.7.1.1. oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1689 z późn. zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 8.1. Jako dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Załączniku nr 3 do SWZ.
8.2. Mając na uwadze, że doświadczenie zespołu Wykonawcy jest jednocześnie wymagane na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu oraz do oceny w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert, Zamawiający działając na podstawie art. 274 ust. 2 pzp żąda złożenia wraz z ofertą wykazu osób, sporządzonego zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 4 do SWZ.
8.7.2. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału:
8.7.2.1. wykazu usług, spełniającego warunki opisane w pkt 7.1.1. SWZ, sporządzonego zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 5 do SWZ, wraz z dowodami określającymi, czy wskazane w wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W niniejszym postępowaniu nie są wymagane przedmiotowe środki dowodowe.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

7.2. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy odpowiednie dla Wykonawcy.
8.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.1 SWZ, składa każdy z tych Wykonawców na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
8.8. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumenty wskazane w pkt 8.7.7.1 SWZ składa każdy z tych Wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewidział możliwość dokonania zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia w § 15 PPU.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zp.utk.gov.pl/pn/utk/demand/156651/notice/public/details

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-10 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-06-08

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

5.1. Zamówienie będzie realizowane w terminie od dnia zawarcia Umowy do 31 grudnia 2027 r.
6.1. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia określone w:
6.1.1. art. 108 ust. 1 pzp;
6.1.2. art. 109 ust. 1 pkt 4 i 7-10 pzp
6.2. Ponadto Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w:
6.2.1. w art. 7 ust. 1 Ustawy sankcyjnej;