Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowej obsługi delegacji służbowych
na rzecz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001005

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rakowiecka 2d

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-517

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 56 54 652

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: ikoscielniak@archiwa.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.archiwa.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa kompleksowej obsługi delegacji służbowych
na rzecz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-28166369-17a2-11ed-b950-8227d40187e8

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00298284

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-08-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00036114/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.15 Usługa kompleksowej obsługi delegacji służbowych ( zakup biletów lotniczych i kolejowych , rezerwacja nocelgów, organozacja spotkań poza siedzibą Zamawijacego)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia-archiwa.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia-archiwa.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Oferta sporządzana jest w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
UWAGA!
Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający informuje, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych i uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwane dalej „RODO”, że:
1) Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, adres: ul. Rakowiecka 2D, 02-517 Warszawa, kontakt mailowy: ndap@archiwa.gov.pl lub telefoniczny: 22 56-54-600.
2) W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres: IOD, 02-517 Warszawa, ul. Rakowiecka 2D; e-mail: iod@archiwa.gov.pl.
3) Dane osobowe zawarte w ofertach są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie w imieniu własnym postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy BDG-WO.261.11.2022.
4) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 19 oraz art. 74 - 76 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129).
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwałości Projektu tj. przez okres 5 lat od zakończenia realizacji projektu, o którym mowa w Rozdziale 2 pkt 2.4. SWZ.
6) Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
7) Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
9) Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość oceny ofert i zawarcia umowy.
10) Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BDG-WO.261.11.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej obsługi delegacji służbowych
w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne
i krajowe wyjazdy służbowe, zakupu biletów kolejowych krajowych i zagranicznych, rezerwacji i opłaty noclegu oraz pośrednictwo w procesie uzyskiwania wiz i zakupu polis ubezpieczeniowych wraz z organizacją spotkań służbowych poza siedzibą Zamawiającego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w części II SWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Opust określony w % od ceny katalogowej pobytu hotelach

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy pzp o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu 4. dysponują zdolnością techniczną lub zawodową potwierdzającej zdolność Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, przejawiającą się następującym minimalnym poziomem zdolności.
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje zdolnością techniczną i zawodową zapewniającą wykonanie niniejszego zamówienia, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 (dwie) usługi (umowy), z których każda polegała na rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów lotniczych lub kolejowych oraz noclegów, a wartość każdej z nich wynosiła co najmniej 50.000,00 zł brutto.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ: oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego i spełnienia warunku udziału w postępowaniu, zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.
SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ oświadczenie na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej, zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do SWZ. Oświadczenie składa każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie (członek konsorcjum, wspólnik w spółce cywilnej, podmiot udostępniający zasoby).
SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO: odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp.
SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO oświadczenie Wykonawcy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.
NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO oświadczenie potwierdzające aktualność oświadczenia w przedmiocie podstaw do wykluczenia wskazanych art. 108 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 6 oraz art. 109 ust. 1 pkt 5, 7 - 10 ustawy Pzp, zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO: wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunku, o którym mowa w punkcie 6.1.4 SWZ. Wykaz należy sporządzić zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Nie dotyczy

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Zgodnie z Rozdziałem 9 SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców (w ramach oferty wspólnej w rozumieniu art. 58 ustawy Pzp) pod warunkiem, że taka oferta spełniać będzie wymagania opisane w rozdziale 9.22. SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza również możliwość zmiany Umowy w następujących wypadkach:
1) w wypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, które spowodują zmianę warunków świadczenia usług określonych Umową;
2) jeżeli wartość zmian jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonego w § 6 ust. 1 z uwzględnieniem, że zmiana nie może prowadzić do zmiany charakteru niniejszej Umowy;
3) zmiana terminu realizacji umowy w przypadku niewyczerpania minimalnego lub maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 Umowy, jeżeli termin obowiązywania Umowy upłynie przed wyczerpaniem tej kwoty, o okres niezbędny do wyczerpania tych kwot;
4) gdy nowy wykonawca ma zastąpić dotychczasowego Wykonawcę, w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian Umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.
2. Zamawiający przewiduje także możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 Umowy, w przypadku wystąpienia którejkolwiek ze zmian przepisów wskazanych w art. 436 pkt 4 lit. b ustawy Pzp, tj.:
1) stawki podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego;
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207),
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub na ubezpieczenie zdrowotne,
4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342, z późn. zm.)
– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę
3. Zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z art 439 ust 2 ustawy Pzp. Zgodnie z art. 439 ust. 2 ustawy Pzp, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia i złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 4 lub ust. 8, Strony zobowiązują się do zawarcia na zasadach określonych w ust. 2-8 aneksu zmieniającego wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-08-17 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę w formie elektronicznej wraz z wymaganymi dokumentami należy zamieścić na Platformie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem: https://zamowienia-archiwa.ezamawiajacy.pl do dnia 17 sierpnia 2022 r. do godziny 10:00.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-08-17 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-09-15

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Pełna nazwa postępowania: Usługa kompleksowej obsługi delegacji służbowych w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe wyjazdy służbowe, zakupu biletów kolejowych krajowych i zagranicznych, rezerwacji i opłaty noclegu oraz pośrednictwo w procesie uzyskiwania wiz i zakupu polis ubezpieczeniowych wraz z organizacją spotkań służbowych na rzecz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający stosuje środek, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835), zwanej dalej: „ustawą sankcyjną”.
Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania, w przypadkach wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy wykluczonego na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej.

Szczegółowe informacje na temat kryteriów oceny ofert opisano w Rozdziale 14 SWZ.