Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja dwudniowych warsztatów w ramach projektu pn. "EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: NAUKOWA I AKADEMICKA SIEĆ KOMPUTEROWA - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 010464542

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Kolska 12

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-045

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@nask.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.nask.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

telekomunikacja/IT

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja dwudniowych warsztatów w ramach projektu pn. "EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6dbdc0a4-2a8d-11ec-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00232519

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-10-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Oś priorytetowa nr 2 „E-administracja i otwarty rząd”, Działanie nr 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”, umowa nr POPC.02.02.00-00-0016/18-00

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://nask.eb2b.com.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://nask.eb2b.com.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na
Platformietj.:1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż
512kb/s;2)Komputer klasy PC lub MAC, o następującej minimalnej konfiguracji: pamięć 2GB RAM,
procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x10.4,Linux;3)Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer
minimalniewersja10.0;4) Włączona obsługa JavaScript; 5) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny odczytujący pliki w formacie np.pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx. 6) dopuszczalna wielkość przesyłanych pojedynczych plików do 50MB. Dokumenty w formacie ,,PDF” zaleca się podpisywać
formatem PAdES; natomiast dokumenty w formacie innym niż ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem XAdES. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: 1) Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, nie jest widoczny dla Zamawiającego oraz właściciela
Platformy, gdyż istnieje w systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. 2) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas(hh:mm:ss),znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”. Zamawiający kieruje ew. wezwania/pisma do Wykonawcy za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/Informacje”. Docelowy plik skierowany do Wykonawcy widoczny będzie w podzakładce
„Otrzymane”. Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca wczytuje w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym na Platformie w zakładce „Pytania/Informacje”(podzakładka „Dodaj pytanie/komentarz”). Wykonawca w niniejszej pod zakładce wybiera docelowy plik, który ma zostać wczytany. Po wczytaniu pliku wybiera opcję „Zapisz”. Wykonawca składa ofertę poprzez dodanie w zakładce „Załączniki” dokumentów
(załączników)określonych w niniejszej SWZ i podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać zamieszczony. Wykonawca winien opisać załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku, gdy załącznik zwiera tajemnicę
przedsiębiorstwa/dane osobowe Wykonawca zaznacza stosowne polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”/ „Załącznik zawiera daneosobowe”,2)Potwierdzeniem prawidłowo złożonej
oferty (dodania załącznika)jest automatyczne wygenerowanie komunikatu systemowego o treści „Plik został przesłany”, po każdej prawidłowo wykonanej operacji tj. dodaniu i zapisaniu załącznika.3) O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający informuje, na podstawie art. 13 oraz art.14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(RODO),że:1)Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest Zamawiający. 2)NASK -PIB wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez email inspektorochronydanych@nask.pl; 3) Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art.6ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówieniapublicznego;4)Państwa dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, bankom, operatorom pocztowym, podmiotom świadczącym dla Administratora usługi prawne, doradcze, podatkowe oraz podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne oraz innym podmiotom uprawnionym na mocy ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 74) przez określony czas(art. 78);5) Dane osobowe przechowywane są przez Administratora dla celów archiwizacyjnych,
zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami, jak również do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub obrony przez ewentualnymi roszczeniami;6) Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do
przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu z zastrzeżeniem, że: a) Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art.16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą wzory umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie nie zgodnym z ustawą; b) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania; c) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa wart. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm.)),zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w SWZ, do upływu terminu na ich wniesienie,7) W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,8) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia,9)Decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Administrator nie profiluje danych osobowych,10) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZZOSE.2111.20.2021.357.DTR[EZDRP]

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowych warsztatów dla grupy maksymalnie 40 osób w ramach projektu pn. „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”, realizowanego przez Zamawiającego w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia z dokładnym opisem zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 4 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia, w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:
- odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
2. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Oferta składa się z:
1) Formularza Ofertowego (wzór formularza stanowi Załącznik nr 2 do SWZ);
2) Formularza cenowego (wzór formularza stanowi Załącznik nr 3 do SWZ);
3) Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia (wzór Oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ);
4) Pełnomocnictwa wskazującego pełnomocnika wykonawców występujących wspólnie (w wypadku złożenia oferty przez konsorcjum),
5) Pełnomocnictwa do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz podmiotowe środki dowodowe składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie.
6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 274 ust. 2 ustawy Pzp, każdy
z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
7. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z § 13 Zmiany postanowień Umowy Załącznika nr 5 do SWZ stanowiącego Wzór umowy, Zamawiający przewiduje następujące zmiany umowy:
1.Zmiany Umowy wymagają dla swej ważności zachowania formy odpowiedniej dla formy jej zawarcia pod rygorem nieważności. Jednocześnie, w celu uniknięcia wątpliwości Strony zgodnie uznają, że oświadczenie woli złożone w zwykłej formie pisemnej i oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, o której mowa w art. 78(1) kodeksu cywilnego są wobec siebie wzajemnie w pełni równoważne.
2.Zamawiający przewiduje zmiany zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy. Zmiana postanowień Umowy w stosunku do treści Załącznika nr 2 do Umowy możliwa jest w przypadkach, w zakresie i na warunkach określonych w treści Umowy, w tym w § 3 ust. 3, a także wyszczególnionych poniżej.
3.Możliwa jest zmiana Umowy:
1) w przypadku zmian obowiązujących w przepisach prawa, powodujących konieczność dokonania zmian w Umowie;
2) w innych przypadkach niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy, a niepozwalających na realizację Umowy zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz postanowieniami Umowy;
- w opisanych przypadkach zmianie (w tym ograniczeniu) ulec może odpowiednio zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia, termin wykonania przedmiotu zamówienia, sposób realizacji przedmiotu zamówienia.
3) w razie złożenia wniosku o likwidację Wykonawcy, podmiotu realizującego bezpośrednio usługę objętą przedmiotem Umowy;
4) w przypadku istotnych problemów finansowych, ekonomicznych lub organizacyjnych Wykonawcy lub podmiotu realizującego bezpośrednio usługę objętą przedmiotem Umowy, uzasadniających ryzyko, że usługa lub elementy świadczenia mogą nie zostać należycie wykonane lub nie będą miały odpowiedniej jakości;
- w opisanych przypadkach zmianie (w tym ograniczeniu) ulec może odpowiednio zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia, cena Umowy netto/ brutto, termin wykonania przedmiotu zamówienia, sposób realizacji przedmiotu zamówienia;
5) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;
6) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawcą stroną, w tym instytucjami nadzorującymi Zamawiającego, które mają bezpośredni wpływ na realizację Przedmiotu Umowy;
7) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń, dotyczących Przedmiotu Umowy, instytucji nadzorującej, w szczególności w zakresie sprawozdawczości;
8) zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wymienionych w art. 455 ustawy Pzp,
9) w wypadku zmiany terminu warsztatów w sytuacji, w której wynikać będzie to z regulacji prawnych dotyczących ograniczeń związanych ze stanem epidemii lub stanem epidemicznym, niezależnie od tego, czy ograniczenia będą dotyczyć całego obszaru Rzeczypospolitej Polskiej, czy określonych terenów obejmujących lokalizację warsztatów lub jeżeli będzie to wynikać z sytuacji sanitarno-epidemiologicznej w regionie, miejscowości, jednostce dla której prowadzone są warsztaty lub u Zamawiającego (w szczególności masowe zakażenia, zalecenia organów sanitarno-epidemiologicznych, regulacje miejscowe) .
4. Nie są traktowane jako zmiana Umowy zmiany adresów stron, numerów rachunków, osób, o których mowa w § 8 Umowy. Propozycję zmian w tym zakresie Strony przekazują sobie drogą elektroniczną, przy czym zgoda bądź odmowa akceptacji proponowanych zmian, również przekazywana jest w formie elektronicznej, najpóźniej w następnym dniu roboczym od otrzymania propozycji zmian.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-10-22 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://nask.eb2b.com.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-10-22 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie art. 359 pkt 2) w zw. z art. 275 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 r., poz. 1129 z późn. zm.).
2. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji warsztatów w dniach 29-30 listopada 2021 r. z zastrzeżeniem możliwości zmiany terminu zgodnie z zapisami § 3 ust. 7 Wzoru umowy (stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ) tj. wykonanie przedmiotu zamówienia nie później 4 miesiące od dnia zawarcia umowy.