Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ ORAZ USŁUG ELEKTRONICZNYCH, NA POTRZEBY ROZWOJU E-ADMINISTRACJI W GMINIE JABŁONNA

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA JABŁONNA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 013270442

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Modlińska 152

1.5.2.) Miejscowość: Jabłonna

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-110

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@jablonna.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://jablonna.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ ORAZ USŁUG ELEKTRONICZNYCH, NA POTRZEBY ROZWOJU E-ADMINISTRACJI W GMINIE JABŁONNA

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-be526187-e0cd-11ec-9a86-f6f4c648a056

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00187060

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-05-31

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00024615/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz usług elektronicznych, na potrzeby rozwoju e-administracji w Gminie Jabłonna

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa II Wzrost e-potencjału Mazowsza Działanie 2.1, E-usługi Poddziałanie 2.1.2, E-usługi dla Mazowsza w ramach ZIT.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

http://bip.jablonna.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://e-propublico.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja elektroniczna możliwa jest przy użyciu platformy e-ProPublico (wymagana rejestracja konta) oraz przy użyciu poczty elektronicznej.
Składanie ofert możliwe jest wyłącznie przy użyciu platformy e-ProPublico. Szczegółowe informacje dotyczące komunikacji elektronicznej zostały zawarte w treści SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych -Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:
1) w celu prowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie podstawowym, przetwarzane będą dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
2) administratorem danych osobowych wykonawcy jest Wójt Gminy Jabłonna, ul. Modlińska 152, 05-110 Jabłonna, tel.: 22 767 73 00, Faks: 22 774 38 34;
3) inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Jabłonna jest Beata Wojciechowska, z którą kontakt możliwy jest pod adresem: iod@jablonna.pl;
4) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Gminą Jabłonna przetwarzają dane osobowe, dla których administratorem jest Wójt Gminy Jabłonna;
5) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) wykonawca udostępniający swoje dane posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania danych osobowych, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
c) na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z tym że prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących wykonawcy narusza przepisy RODO;
9) osobie udostępniającej swoje dane nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10) zamawiający dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.1.21.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wdrożenia zintegrowanego systemu teleinformatycznego, obejmującego system elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz systemy niezbędne do świadczenia e-usług w Urzędzie Gminy Jabłonna. Zamówienie obejmuje wdrożenie:
1) Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w tym wdrożenie modułów odpowiedzialnych za e-karty usług, e-załatwianie spraw oraz e-archiwum - wraz ze szkoleniem wdrożeniowymi dla pracowników zamawiającego;
2) Formularzy e-usług, w tym e-konsultacje społeczne, e-rekrutacje oraz e-learning - wraz ze szkoleniem wdrożeniowymi dla pracowników zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-08-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: 1) Zamawiający informuje, że przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, dotychczasowemu wykonawcy usług, polegających na powtórzeniu podobnych usług w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego.
2) Zamówienie obejmowało będzie powtórzenie zakresu czynności określonych w dokumentach zamówienia podstawowego, na warunkach wynikających z umowy dla zamówienia podstawowego, z zastrzeżeniem zmian terminów realizacji oraz cen jednostkowych po przeprowadzonych negocjacjach.
3) Zamawiający przewiduje, że zamówienia będą obejmowały swym zakresem rozbudowę systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją i obiegu dokumentów o dodatkowe funkcjonalności, w tym formularze e-usług i moduły systemu EZD, wraz z przeszkoleniem użytkowników - z zastrzeżeniem, że łączna wartość tych zamówień nie przekroczy 50% wartości udzielonego zamówienia podstawowego.
4) Udzielenie zamówienia podobnego będzie możliwe pod warunkiem, że zamawiający będzie posiadał wystarczające środki na sfinansowanie zamówienia, a dotychczasowy wykonawca realizował zamówienie podstawowe z należytą starannością.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany według kryterium ceny.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja i asysta techniczna

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający nie określa warunków w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.
2. Zamawiający nie określa warunków w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej.
3. Zamawiający nie określa warunków w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
4. Zamawiający określa poniższe warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej dwa zamówienia - każde obejmujące swoim zakresem wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją i obiegu dokumentów, wraz z integracją z platformą usług publicznych oraz ePUAP, na kwotę netto co najmniej 130 000 zł (sto trzydzieści tysięcy złotych);
2) dysponują lub będą dysponowali następującymi osobami, skierowanymi do realizacji zamówienia:
a) co najmniej 2 specjalistami, odpowiedzialnymi za wdrożenie systemu - każdy z co najmniej 2-letnim doświadczeniem zawodowym w zakresie wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i obiegu dokumentów w instytucjach publicznych;
b) co najmniej 2 specjalistami, odpowiedzialnymi za wsparcie techniczne w okresie udzielonej gwarancji i asysty technicznej - każdy z co najmniej 2-letnim doświadczeniem zawodowym w zakresie wsparcia technicznego przy systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją i obiegu dokumentów w instytucjach publicznych.
Zamawiający dopuszcza, aby te same osoby, które wykonawca wyznaczył do wdrożenia systemu, wykonywały czynności w zakresie wsparcia technicznego w okresie udzielonej gwarancji i asysty technicznej - i odwrotnie, o ile będą posiadały wymagane doświadczenie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, zamawiający wezwie go do złożenia następujących środków dowodowych:
1) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający wezwie go do złożenia następujących środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy;
2) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (wzór - Załącznik nr 2 do SWZ);
2) zobowiązanie innego podmiotu lub inny podmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp (wzór - Załącznik nr 3 do SWZ);
3) dowód wniesienia wadium (jeżeli wnoszone jest w formie innej niż pieniądzu);
4) pełnomocnictwo do podpisania oferty, gdy umocowanie osoby nie wynika z dokumentów rejestrowych;
5) pełnomocnictwo wystawione do reprezentowania wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 3 000,00 zł (trzy tysiące złotych 00/100).
Szczegółowe informacje na temat wadium zostały zawarte w Rozdziale XIII SWZ

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (np. jako konsorcjum lub spółka cywilna). W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1, składa każdy z wykonawców oddzielnie. Oświadczenia te powinny potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, wskazują w ofercie zakres zamówienia, jaki wykonają poszczególni wykonawcy.
4. Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym okoliczności zmiany umowy, które mogą zostać wprowadzone do jej treści, zostały zawarte w załączonym do SWZ Wzorze umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-06-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma e-ProPublico (https://e-propublico.pl/)

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-06-10 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni