Zakopane: Kompleksowa organizacja masowej imprezy plenerowej artystyczno-rozrywkowej, niebiletowanej pn. Zakopiański Sylwester 2015 r.
Numer ogłoszenia: 197086 - 2015; data zamieszczenia: 03.08.2015
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Biuro Promocji Zakopanego , ul. Kościeliska 7, 34-500 Zakopane, woj. małopolskie, tel. 18 20 66 950, faks 18 20 666 56.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.zakopane.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Samorządowa Instytucja Kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja masowej imprezy plenerowej artystyczno-rozrywkowej, niebiletowanej pn. Zakopiański Sylwester 2015 r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Kompleksowa organizacja masowej imprezy plenerowej artystyczno-rozrywkowej, niebiletowanej pn. Zakopiański Sylwester 2015 r. organizowanej w dniu 31 grudnia 2015 r na 01 stycznia 2016 r. na terenie Dolnej Równi Krupowej Zakres przedmiotu zamówienia: 1. Przejęcie przez Wykonawcę funkcji organizatora imprezy dla planowanych 10 000 osób w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 611, ze zm.), w tym uzyskanie stosownych opinii i zezwoleń właściwych urzędów i instytucji, które są wymagane przy realizacji zadania. 2. Organizacja i zapewnienie programu artystyczno-rozrywkowego w stylu etno-folk w godzinach 21.00 - 01.00, w tym obejmującego m.in.: a) występ zespołu Gwiazdy Imprezy tj. zespołu Zakopower trwającego minimum 60 minut (+ ewentualne bisy) oraz minimum dwóch artystów estradowych do wyboru z: - Hanka Wójciak - Brathanki - Halina Młynkova - Future Folk - Enej - Dikanda - Tryptyk - Megitza których występ każdego ma trwać minimum 30 minut (+ ewentualne bisy) W ofercie Wykonawca ma złożyć oświadczenie o zagwarantowaniu występu minimum dwóch artystów estradowych z wyżej wymienionych Wykonawca zaproszony do złożenia oferty wstępnej zobowiązany jest załączyć do niej ramowy program artystyczno-rozrywkowy. 3. Zawarcie umów z artystami (za wyjątkiem Gwiazdy Imprezy) i opłacenie kosztów występów artystycznych, w tym uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych typu ZAIKS oraz noclegów, wyżywienia i innych określonych przez artystów. 4. Organizacja i zapewnienie kompleksowej oprawy i obsługi technicznej, a także sprzętowej (w tym backline) koncertów zgodnie z riderami zespołów. Do oprawy technicznej zalicza się między innymi: a) zapewnienie zabezpieczenia miejsca organizacji imprezy, b) zapewnienie sceny z zadaszeniem wraz z nagłośnieniem i z obiektami jej towarzyszącymi, nagrzewnice, oświetlenia oraz pełnej i kompleksowej obsługi technicznej imprezy (w tym także obsługi, zabezpieczenia i serwisu sprzętu przez cały okres trwania imprezy oraz jego demontażu po zakończeniu imprezy) zgodnie z riderami i wymaganiami ww. artystów, c) poniesienie kosztów przyłącza do skrzyni elektrycznej znajdującej się na terenie imprezy i należącej do Zamawiającego, zapewnienie dodatkowo odpowiedniej ilości agregatów, a także minimum 1 elektryka do obsługi imprezy z odpowiednimi uprawnieniami na cały czas trwania imprezy. Wykonawca powinien ustalić na podstawie potrzeb wynikających z riderów technicznych zespołów. Koszty poboru prądu pokrywa Wykonawca. Wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów technicznych artystów związanych z organizacją imprezy Zakopiański Sylwester 2015 ponosi Wykonawca, d) zapewnienie minimum jednego konferansjera, który poprowadzi program artystyczny i występy zespołów. Osoba zaproponowana przez Wykonawcę powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu imprezy artystyczno-rozrywkowej dla widowni liczącej minimum 5000 osób, e) zapewnienie garderób oraz dostępu do sanitariatów dla artystów występujących jak najbliżej sceny, zgodnie z wymogami ww. artystów, f) dostarczenie, montaż i demontaż ogrodzenia terenu wokół sceny płotkami ażurowymi wysokimi (minimum 1,8 m) g) zapewnienie pokazów laserowych oraz tzw. bezhukowych fajerwerków. Pokaz ma trwać od 5-10 minut z podkładem muzycznym stosownym do klimatu imprezy (etno-folk) 5. Wykonawca ponosi pełną, odpowiedzialność za scenę i pozostały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia. 6. Ubezpieczenie imprezy na kwotę nie mniejsza niż 500.000 zł ( słownie; pięćset tysięcy złotych). Ubezpieczenie musi zawierać takie postanowienia, które w żadnym wypadku nie będą obciążać Biura Promocji Zakopanego oraz Gminy Miasto Zakopane za ewentualne szkody i zniszczenia. 7. Zapewnienie wymaganej przepisami prawa dla imprezy masowej opieki medycznej i przeciwpożarowej na podstawie uzgodnień z właściwymi organami. 8. Zapewnienie kompleksowej ochrony imprezy. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty Plan zabezpieczenia imprezy. Przedmiot zamówienia obejmuje ochronę osób i powierzonego mienia. 9. Przygotowanie do przeprowadzenia imprezy terenu wyznaczonego pod nią np. oczyszczenie ze śniegu, lodu itp. 10. Obsługa sanitarna imprezy, poprzez: a) dostawę na teren wskazane przez Zamawiającego i serwisowanie sanitariatów typu standard, w ilości nie mniejszej niż 20 w tym co najmniej dwóch sanitariatów dla osób niepełnosprawnych i 4 sanitariatów typu VIP b) zabezpieczenie odpowiedniej ilości koszy przenośnych nie mniej niż dwa kontenery typu KP7 i 20 koszy typu /paluszek/ oraz posprzątanie terenu imprezy ze wszelkich nieczystości w tym ewentualnych szklanych butelek najpóźniej w dniu 01.01.2016 do godz. 11.00 10. Pozyskanie patronów medialnych, w tym radio, prasa, portale internetowe 11. Uzyskanie wszelkich pozwoleń na przeprowadzenie imprezy, która będzie się odbywać na terenie wpisanym do rejestru zabytków. 12. Ustawienie poza terenem imprezy masowej na powierzchni nie większej niż 200 m2 wyznaczonej przez Zamawiającego, stanowisk gastronomicznych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości ustawiania stanowisk do sprzedaży artykułów pirotechnicznych 13. Wykonawca przeprowadzi kampanię promocyjną wydarzenia (outdoorową, medialną, poligraficzną itp.). Na wszystkich materiałach promocyjnych, a także w przekazach prasowych, radiowych, czy też telewizyjnych musi istnieć zapis: Zaprasza Burmistrz Miasta Zakopane. Wszystkie materiały przed ich drukiem, emisją muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.

II.1.5)

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 01.01.2016.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia powyższego warunku będzie dokonana na podstawie dokumentów lub oświadczeń załączonych do oferty

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie głównych usług tj. organizacji imprezy masowych/ plenerowych realizowanych na podstawie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych o wartości nie niższej niż 200.000 zł brutto każda oraz o ilości osób nie mniej niż 2 tys. osób wraz z załączeniem dowodów (poświadczeń), czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie - załącznik nr 4 do wniosku. W odniesieniu do usług nadal wykonywanych dowód (poświadczenie) powinien być wydany nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału. Ocena spełnienia powyższego warunku będzie dokonana na podstawie dokumentów lub oświadczeń załączonych do oferty

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia powyższego warunku będzie dokonana na podstawie dokumentów lub oświadczeń załączonych do oferty

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia powyższego warunku będzie dokonana na podstawie dokumentów lub oświadczeń załączonych do oferty

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia powyższego warunku będzie dokonana na podstawie dokumentów lub oświadczeń załączonych do oferty

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Zamawiający wymaga aby dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego (dokument ma być złożony w oryginale i podpisany przez podmiot udostępniający swoje zasoby) wyrażał w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu oraz wskazywać: a) jaki jest zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) jakiego charakteru stosunki będą łączyły wykonawcę z innym podmiotem np. umowa lub porozumienie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: negocjacje z ogłoszeniem.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 5.

Opis sposobu dokonywania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu

1) W przypadku, gdy warunki udziału w postępowaniu zawarte w ogłoszeniu spełni więcej niż 5 Wykonawców, Zamawiający zaprosi do składania ofert pięciu spośród wszystkich Wykonawców, którzy spełnią warunek dotyczący wiedzy i doświadczenia w największym zakresie, tj. należycie wykonali lub wykonują główne usługi, tj. organizacja imprez masowych/plenerowych o największej wartości wykazanych w dodatkowej liście usług (w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). UWAGA!!! Za każdą ( powyżej wymaganych 2) usługę dodatkową Wykonawca otrzyma 1 punkt. Zamawiający informuje, że w przypadku usług dodatkowych, punkty zostaną przyznane jedynie za usługi wykonane przez Wykonawcę (lub w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie przez członka konsorcjum). Nie zostaną przyznane punkty za usługi wykonane przez podmiot trzeci użyczający potencjału na zasadach opisanych w art. 26 ust. 2b ustawy 2) W przypadku, gdy nie będzie można dokonać zakwalifikowania 5 Wykonawców z uwagi na to, że dwóch lub więcej z nich uzyska taką samą liczbę punktów co piąty zakwalifikowany przez Zamawiającego Wykonawca, Zamawiający zakwalifikuje do dalszego udziału w postępowaniu również tych Wykonawców, którzy uzyskali tę samą liczbę punktów, co piąty zakwalifikowany Wykonawca.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 50
• 2 - doświadczenie wykonawcy - 15
• 3 - urozmaicony scenariusz imprezy - 20
• 4 - media - 15

IV.2.2)

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)  Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Specyfikacja będzie przekazana wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 11.08.2015 godzina 11:00, miejsce: Biuro Promocji Zakopanego, ul. Kościeliska 7, 34-500 Zakopane.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie następujących kryteriów: 1) kryterium - cena brutto za całość usług - 50 % Zamawiający oceni oferty w kryterium /cena usługi brutto/ w następujący sposób: Pc = Cn x 50 % Cb gdzie: Pc - liczba punktów w kryterium /cena usługi brutto/ Cn - cena oferty z najniższą ceną Cb - cena oferty badanej Najkorzystniejsza w kryterium /cena usługi brutto/ otrzyma maksymalną ilość punktów - 50 pkt. Pozostałe oceniane oferty uzyskają proporcjonalnie mniejszą ilość punktów. 2) kryterium - doświadczenie wykonawcy (w przygotowaniu i przeprowadzeniu imprezy masowej kulturalnej dla co najmniej 2 000 osób) - 15 % Zamawiający oceni oferty w kryterium /doświadczenie wykonawcy/ w następujący sposób: jeżeli Wykonawca wykaże się że zorganizował wymagane 2 imprezy to otrzyma w tym kryterium 0 punktów, każda impreza powyżej wymaganych 2 imprez otrzyma 3 punkty, maksymalną ilość 15 punktów Wykonawca otrzyma za nie mniej niż dodatkowych 5 imprez . 3) kryterium - urozmaicony scenariusz imprezy - 20 %, w tym: a) największa ilość konkursów i quizów dla uczestników - 10 % (wykonawca który zaproponuje zorganizowanie i przeprowadzenie największej ilościowo ilości konkursów i quizów dla publiczności otrzyma 10 punktów pozostali proporcjonalnie mniej) b) za dodatkowych artystów estradowych poza wymaganymi, takich jak (zespoły, kabarety, konferansjer, DJ). - 10 % ( za każdego dodatkowego artystę wykonawca otrzyma 2 punkty maksymalnie może otrzymać za zaproponowanych dodatkowych 5 i więcej artystów 10 punktów) 4) kryterium - media - 15 % Zamawiający oceni oferty w kryterium /media/ w następujący sposób: (za telewizję o charakterze ogólnopolskim wykonawca otrzyma 8 punktów za każde inne media o charakterze ogólnopolskim wykonawca otrzyma 3 punkty za każde media o charakterze regionalnym/lokalnym wykonawca otrzyma 1 punkt maksymalnie może otrzymać za zaproponowane media 15 punktów).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie