KIO 593/13

Komisja w składzie:
0: Przewodniczący – członek Krajowej Izby Odwoławczej: Barbara Bettman Protokolant: Po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 marca 2013 r. w Warszawie odwołania wniesionego, Rafał Komoń

w dniu 15 marca 2013 r. przez wykonawcę: IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-
486 Warszawa, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez
zamawiającego: Krajowe Biuro Wyborcze ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, przy
udziale wykonawcy:
K………… O……………. prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą CONGRESS-OR
Biuro Kongresów i Turystyki ul. śurawia 47/304, lok. 304, 00-680 Warszawa,
zgłaszającego przystąpienie po stronie zamawiającego.

orzeka:

1. Uwzględnia odwołanie,
1.1.
nakazuje zamawiającemu Krajowemu Biuru Wyborczemu ul. Wiejska 10, 00-
902 Warszawa: unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty,
unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego, ponowienie czynności
oceny ofert oraz wyboru oferty.
2. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego: Krajowe Biuro Wyborcze ul.
Wiejska 10, 00-902 Warszawa,
2.1.
zalicza na poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500,00 zł

(słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez
odwołującego: IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa,
tytułem wpisu od odwołania,
2.2.
zasądza od zamawiającego: Krajowego Biura Wyborczego ul. Wiejska 10, 00-
902 Warszawa na rzecz odwołującego IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie
176, 02-486 Warszawa kwotę 7 500,00 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset
złotych zero groszy), tytułem zwrotu kosztów poniesionego wpisu od odwołania.

Stosownie do art. 198a ust. 1 i 198b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) na niniejszy wyrok - w terminie 7
dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie.

Przewodniczący:

…………......…………

Sygn. akt: KIO 593/13

U z a s a d n i e n i e:

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie w
przetargu ograniczonego na „Kompleksową organizację Międzynarodowej XXII Corocznej
Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników
Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w
Warszawie" (BZP z dnia 30 stycznia 2013 r. poz. 1593502013), w dniu 15 marca 2013 r.
zostało złożone w formie pisemnej odwołanie przez wykonawcę: IT.event spółkę z
ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, w kopii przekazane
zamawiającemu w terminie ustawowym.
Wniesienie odwołania nastąpiło skutkiem powiadomienia za pośrednictwem faksu w
dniu 11 marca 2013 r. o wyborze najkorzystniejszej oferty w ww. postępowaniu, a także o
odrzuceniu oferty odwołującego z uwagi na rzekomy - w ocenie odwołującego fakt –
zaoferowania rażąco niskiej ceny.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu: Krajowemu Biuru Wyborczemu w Warszawie
naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.
U. Nr 113 z 2010 r., poz. 759 ze zm., dalej ustawa Pzp), które miało istotny wpływ na wynik
postępowania, tj. naruszenie:
1)
art. 92 ust. 1 pkt 2) w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 1-8 ustawy poprzez zaniechanie podania
uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty;
2)
art. 89 ust. 1 pkt 4) ustawy, poprzez odrzucenie oferty odwołującego pomimo braku
przesłanki odrzucenia oferty w postaci rażąco niskiej ceny;
3)
art. 90 ust. 3 ustawy poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo braku
okoliczności skutkujących odrzuceniem oferty;
- a w konsekwencji naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy poprzez przeprowadzenie postępowania
w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
wykonawców.

Powołując się na uszczerbek swego interesu w uzyskaniu zamówienia i możliwość
poniesienia szkody sutkiem niezgodnych z ustawą Pzp czynności zamawiającego,
odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:
1)
unieważnienia wyboru oferty wykonawcy: K……….. O…………… CONGRESS-OR
jako najkorzystniejszej w niniejszym postępowaniu,
2)
unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego,
3)
dokonanie ponownej oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego,
4)
ponadto wnosił o obciążenie zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego.
W uzasadnieniu zgłoszonych zarzutów i żądań odwołujący ponosił, że w
zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawcy: K………. O………….
CONGRESS-OR zamawiający wskazał, że odrzucenie oferty odwołującego spowodowane
zostało:
1)
relacją ceny oferty odwołującego w stosunku do pozostałych trzech ofert wynoszącą
2/3 ich kwoty oraz do kwoty, jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie zamówienia,
2)
zastrzeżeniami zamawiającego do wyjaśnień przedstawionych przez odwołującego
dotyczących sposobu kalkulacji ceny ofertowej.
Odwołujący zaznaczał, że zamawiający nie wskazał uzasadnienia prawnego
odrzucenia jego oferty, co pozostaje w sprzeczności z art. 92 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp,
zgodnie z którym „niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający
jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o (...) wykonawcach, których
oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne".
W ocenie odwołującego, wskazane przez zamawiającego powody nie stanowią
przesłanki do odrzucenia złożonej oferty. Ustawodawca w art. 89 ust. 1 pkt 1-8 Pzp
enumeratywnie wskazał przesłanki skutkujące odrzuceniem oferty wykonawcy ubiegającego
się o udzielenie zamówienia. Tymczasem, zamawiający nie wskazał żadnej podstawy
prawnej odrzucenia oferty odwołującego, a jedynie przedstawił lakoniczne wyjaśnienia
dotyczące rzekomej nieprawidłowości kalkulacji przedstawionej ceny ofertowej, która w
ocenie zamawiającego nie gwarantuje należytego wykonania zamówienia.
Odwołujący przypuszcza, że powodem odrzucenia złożonej oferty było stwierdzenie
przez zamawiającego rażąco niskiej ceny. Odnosząc się zatem do tego hipotetycznego
zarzutu, odwołujący wskazywał na bogate orzecznictwo w zakresie relacji najniższej ceny
oferty w stosunku do pozostałych ofert oraz do kwoty, jaką zamawiający zamierza

przeznaczyć na wykonanie zamówienia, z którego jednoznacznie wynika, iż nie było podstaw
dla odrzucenia oferty. W wyroku z dnia 2 marca 2010 r. (sygn. KIO/UZP 1984/09) Krajowa
Izba Odwoławcza stwierdziła: „Cena rażąco niska jest więc ceną nierealistyczną,
nieadekwatną do zakresu i wartości prac, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego
rzeczywistych kosztów i w takim sensie nie jest ceną rynkową, tzn. nie występującą na
rynku, na którym ceny wyznaczane są poprzez postęp technologiczno-organizacyjny oraz
obecność i funkcjonowanie uczciwej konkurencji podmiotów na nim działających.” O
wystąpieniu ceny rażąco niskiej nie przesądza więc i nie decyduje porównanie ceny oferty
badanej do cen innych ofert złożonych w danym postępowaniu, ani również jej zestawienie z
szacunkową wartością zamówienia przyjmowaną przez zamawiających, która w praktyce
postępowań o udzielenie zamówienia wbrew dyspozycji art. 32 ust. 1 P.z.p. jest częstokroć
ustalana bez należytej staranności, ale przesądza dopiero zbadanie i wyliczenie
rzeczywistych kosztów wykonania przedmiotu zamówienia."
Podobnie, w wyrokach z dnia 16 listopada 2012 r. (sygn. KIO 2394/12; KIO 2395/12;
KIO 2415/12), Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła: „Ceną rażąco niską jest cena
niepokrywająca wydatków wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, cena nierealna
w relacji do cen rynkowych podobnych zamówień, cena niewiarygodna, oderwana od realiów
rynkowych. O rażąco niskiej cenie można mówić także wówczas, gdy oczywiste jest, że przy
zachowaniu reguł rynkowych wykonanie umowy przez wykonawcę byłoby dla niego
nieopłacalne - przykładem może być oferowanie towarów poniżej kosztów zakupu lub
wytworzenia albo oferowanie usług za symboliczną kwotę."
Odwołujący przekonywał, że przedstawił ofertę zapewniającą wykonanie przedmiotu
zamówienia zgodnie z wytycznymi zamawiającego zawartymi w SIWZ, a w odpowiedzi z
dnia 1 marca 2013 r. na przysłane przez zamawiającego w dniu 28 lutego br. wezwanie do
wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny, odwołujący przedłożył szczegółowe wyjaśnienia
dotyczące cen poszczególnych elementów składających się na przedmiot zamówienia.
Według odwołującego - treść jego oferty odpowiada treści SIWZ (obejmuje wszystkie
składniki wymagane przez zamawiającego w specyfikacji) a globalna, określona z należytą
starannością przez wykonawcę, cena oferty jest składową cen za realizację wszystkich
komponentów przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności za elementy punktowane
przez zamawiającego, tj.:
(i) organizacja wizyty - wykonawca zaproponował, by kolacje były zorganizowane
odpowiednio w restauracjach „Bazyliszek" oraz „Marina Diana". Ceny obu kolacji
to ceny rynkowe, niezaniżone, w wysokości odpowiednio 129,60 zł i 184,50 zł za
osobę. Zaproponowane przez odwołującego restauracje są powszechnie znane i

cieszą się należytym uznaniem oraz gwarantują wysoką jakość świadczenia
usług.
(ii) Organizacja wydarzenia artystycznego, o którym mowa w punkcie 16 części SIWZ
zatytułowanej „Wykonanie przedmiotu zamówienia (…)" została przez
odwołującego wyceniona na 6 150,00 zł, co stanowi adekwatną sumę za występ
muzyczno - taneczny.
(iii) transport - wiedząc, jak ważnym jest komfort uczestników konferencji, odwołujący
zdecydował się na powierzenie ich przewozu angielskojęzycznym kierowcom
dysponującym eleganckimi taksówkami. Łączny koszt przewozu uczestników
konferencji „z" i „na" lotnisko został oszacowany przez odwołującego na 14
514,00 zł, co stanowi standardową cenę za tego typu usługi.
(iv) opieka tłumaczy i hostess - hostessy i tłumacze, których usługi zostały wycenione
łącznie na 40 382,00 zł, mieli gwarantować profesjonalną obsługę uczestników
międzynarodowej konferencji organizowanej przez zamawiającego. Koszt ww.
usług nie odbiega od kosztu usług tego samego rodzaju oferowanych przez inne
przedsiębiorstwa.
(v) program turystyczny - program turystyczny, został starannie przygotowany przez
odwołującego. Uczestnicy konferencji zostaną zabrani do Muzeum Powstania
Warszawskiego, znanego w całej Europie jako jedno z najnowocześniejszych.
Koszt przeprowadzenia programu turystycznego – 7 970,40 zł wyczerpuje
całkowity koszt biletów, transportu uczestników konferencji oraz innych
niezbędnych opłat związanych z odwiedzeniem muzeum. Odwołujący, jako
profesjonalista działający na rynku podał realną, rzeczywistą kwotę świadczenia
tego typu usługi.
Odnosząc się do stwierdzenia zamawiającego, że: „Kolejnym powodem
(odrzucenia oferty) była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność
zamawiającego wobec proponowanych (...) kosztów tych pozycji, które podlegały innym
poza kryterium ceny - kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt
obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Odwołujący podkreślał, iż zgodnie z przyjętą
linią orzeczniczą, interpretacja art. 89. ust. 1 pkt 4 ustawy prowadzi do wniosku, że przy
ocenie tego, czy oferta zawiera rażąco niską cenę należy brać pod uwagę cenę całego
przedmiotu zamówienia, nie zaś poszczególnych składników ceny zaproponowanej przez
wykonawcę. Zwłaszcza przy ustalonym przez zamawiającego wynagrodzeniu ryczałtowym.
Tymczasem twierdzenia zamawiającego zmierzają do wykazania, że rażąco niską cenę

zaoferowano jedynie co do pewnego, ograniczonego zakresu przedmiotu zamówienia.
Istotnym jest zatem to, że zakres ten nie stanowi odrębnej części w rozumieniu art. 2 pkt 6
ustawy Pzp. W tych okolicznościach nawet wykazanie, że cena w kwestionowanym zakresie
była ceną nierealistyczną nie może doprowadzić do stwierdzenia, że cena całej oferty jest
ceną rażąco niską (sygn. KIO 1384/11 z dnia 12 lipca 2013 r.). W świetle przepisów ustawy
Pzp podstawą odrzucenia oferty w oparciu o art. 89 ust 1 pkt 4 tejże jest zaoferowanie
rażąco niskiej ceny, co powinno być poprzedzone obligatoryjną procedurą uzyskania
wyjaśnień w tym zakresie, w oparciu o art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Cena rażąco niska w
stosunku do przedmiotu zamówienia będzie ceną odbiegającą od jego wartości, a rzeczona
różnica nie będzie uzasadniona obiektywnymi względami pozwalającymi danemu
wykonawcy bez strat i finansowania wykonania zamówienia z innych źródeł niż
wynagrodzenie umowne, zamówienie to wykonać. Podsumowując, cena rażąco niska jest
więc ceną nierealistyczną, nieadekwatną do zakresu i kosztów prac składających się na
dany przedmiot zamówienia, zakładającą wykonanie zamówienia poniżej jego rzeczywistych
kosztów (sygn. KIO 1836/11 z dnia 9 września 2011 r.)
Odwołujący zapewniał, że nie ma żadnych obiektywnych powodów do uznania, że
złożone wyjaśnienia w zakresie sposobu kalkulacji ceny są niewystarczające lub budzące
wątpliwość. Odwołujący zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w
wezwaniu do wyjaśnienia wysokości ceny zaoferowanej oferty i sformułował wyjaśnienia w
sposób jaki oczekiwał tego zamawiający, tj. określił koszty obejmujące pozycję po pozycji na
wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ, wskazując w
szczególności na:
a)
oszczędność metody wykonania zamówienia, a także na:
b)
wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia, dostępne dla wykonawcy.
Z wyjaśnień tych wynika, zdaniem odwołującego, że przedsięwzięcie nie tylko
zbilansuje się w znaczeniu rachunkowym ale przyniesie także pewien zysk.
Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy Pzp a także Kodeksu
cywilnego, ciężar dowodu w przedmiocie wykazania, iż tak zdefiniowana cena rażąco niska
wystąpiła, tj. sposobu ustalenia i wykazania faktu jej wystąpienia, dowodzić powinna strona,
która wystąpienie danych faktów podnosi, a nie im przeczy. Generalnie więc fakt wystąpienia
ceny rażąco niskiej dla możliwości zastosowania dyspozycji art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
wykazać winien podmiot, który jej wystąpienie podnosi - w tym wypadku zamawiający. To na
zamawiającym ciąży bezwzględny obowiązek wykazania w sposób jednoznaczny i nie
budzący żadnych wątpliwości, faktu zaoferowania rażąco niskiej ceny, a w konsekwencji,
podstawy odrzucenia oferty odwołującego. W żadnym wypadku, przesłanką odrzucenia nie
może być stan „niepewności" zamawiającego, z którym to mamy do czynienia w

przedmiotowym postępowaniu. Jeżeli zamawiający posiadał jakiekolwiek wątpliwości w
zakresie oferty złożonej przez odwołującego, powinien wezwać wykonawcę do dalszych
wyjaśnień w oparciu o art. 90 ust 1 lub art. 87 ust. 1 ustawy Pzp – jak uważał odwołujący.
Zgodnie z ustabilizowanym poglądem doktryny, niepewność zamawiającego nie
może bowiem rodzić negatywnych skutków prawnych dla wykonawcy. Za kuriozalne poczytał
odwołujący twierdzenie iż „dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że
nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie nie gwarantujących wysokiej jakości
usług objętych zamówieniem.” To przecież sam zamawiający zdecydował o doborze i
kształcie kryteriów oceny ofert w zależności od swoich potrzeb jak się wydaje - dostosowując
ich wybór i wagę w celu najkorzystniejszego z jego punktu widzenia uzyskania konkretnego
zamówienia. Zgodnie z pkt 46 preambuły Dyrektywy nr 2004/18/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania
zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi „zamówienia powinny być
udzielane na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami
przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty są
oceniane w warunkach efektywnej konkurencji. W przypadku gdy instytucje zamawiające
udzielają zamówienia na podstawie kryterium oferty najkorzystniejszej ekonomicznie,
dokonują one oceny ofert w celu wyłonienia oferty prezentującej najlepszą relację jakości do
ceny. W tym celu określają one kryteria ekonomiczne i jakościowe, które potraktowane
łącznie muszą umożliwić wyłonienie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty dla instytucji
zamawiającej. Określenie tych kryteriów uzależnione jest od przedmiotu zamówienia, gdyż
muszą one umożliwić ocenę poziomu wykonania przedstawionego w każdej ofercie - w
świetle przedmiotu zamówienia, zdefiniowanego w specyfikacjach technicznych, oraz na
ocenę relacji jakości do ceny każdej z ofert (…).”
W przedmiotowym zamówieniu zamawiający jednoznacznie wskazał, iż to cena jest
kryterium dominującym, przyznając jej wagę 70 punktów. Odwołujący zarzucał, iż trudno jest
tym samym uznać postępowanie zamawiającego za przejrzyste, niedyskryminacyjne i
gwarantujące ocenę ofert w warunkach efektywnej konkurencji w sytuacji, w której już z
założenia odrzuca się oferty z najniższą ceną - tylko dlatego, że są najtańsze, nie biorą pod
uwagę wyjaśnień w tym zakresie złożonych przez wykonawcę wezwanego do wyjaśnień.
Wyjaśnień, które w ocenie odwołującego - identyfikują go jako rzetelnego wykonawcę i
gwarantującego należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.
Na wezwanie zamawiającego z dnia 18 marca 2013 r. za pośrednictwem faksu:
A. pismem w dniu 20 marca 2013 r., zgłoszenie przystąpienia do postępowania
odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca: Biuro Kongresów

Holiday Travel Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, który stwierdził, że nie leży w
jego interesie uwzględnienie odwołania i przyznanie zamówienia odwołującemu,

B. pismem w dniu 20 marca 2013 r., w kopii przekazanym stronom, zgłoszenie
przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył
wykonawca wybrany: K………… O…………… CONGRESS-OR Biuro Kongresów
i Turystyki z siedzibą w Warszawie, który powoływał się na interes w utrzymaniu
w mocy wyboru jego oferty do realizacji zamówienia. Jednocześnie wnosił o
oddalenie odwołania jako bezpodstawnego. Przystępujący następująco uzasadnił
swoje stanowisko:
„Czynności Zamawiającego, ocena złożonych ofert i wybór oferty najkorzystniejszej zostały
dokonane zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych.
Brak jest przy tym podstaw do twierdzeń jakoby Zamawiający nie uzasadnił odrzucenia
oferty Odwołującego. Bezspornie Zamawiający w protokole z posiedzenia komisji
przetargowej KBW z dnia 11 marca 2013 r., wyjaśnił, że: „po dokonaniu szczegółowej
analizy nadesłanych wyjaśnień dotyczących kalkulacji kosztów prac związanych z
organizacją i obsługą konferencji przez wykonawców Grupa A-05 Sp. z o.o. i IT EVENT Sp. z
o.o. zdecydowano odrzucić ich oferty. Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej
kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz kwoty jaką
przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia około ½ - 600.000zł.
Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikła niepewność
zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które
podlegały innym poza kryterium ceny, kryterium oceny ofert, tj. koszt organizacji wizyt
obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września 2013 r. Dla zamawiającego obsługa konferencji
jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie,
niegwarantujących wysokiej jakości wykonania usług objętych zamówieniem". Powyższe
uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o., jest jasne i nie budzi wątpliwości, że
powodem odrzucenia oferty Odwołującego, była przesłanka rażąco niskiej ceny wskazana w
art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
Tylko bowiem w sytuacji gdy mamy do czynienia z ofertą zawierającą rażąco niską cenę
zastosowanie ma procedura zwrócenia się na podstawie art. 90 ust 1 prawa zamówień
publicznych, do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących
elementów oferty, mających wpływ na wysokość ceny.

Jak wynika z wyżej cytowanego uzasadnienia odrzucenia oferty odwołującego, taka
procedura była wobec Odwołującego zastosowana.
Zgodnie z art. 92 ust 1 pkt 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, niezwłocznie o wyborze
najkorzystniejszej oferty, zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli
oferty:
-
o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko,
siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano,
uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca
zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną
ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,
-
o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i
prawne.
Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej jedynie brak podania motywacji przez
zamawiającego przy podejmowaniu czynności odrzucenia oferty jest równoznaczny z
dokonaniem uznaniowej decyzji wykraczającej poza ramy dyspozycji przepisu art. 90 ust. 2 i
3 ustawy.
Uznanie informacji o odrzuceniu oferty za wystarczającą jest możliwe wówczas, gdy z
informacji tej wykonawca pozyska wiedzę o podstawach eliminacji jego oferty i jej
niedopuszczeniu. (Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-10-18, KIO 2174/10, Wyrok
Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-04-05, KIO 610/11).
Uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia oferty, nie musi więc konieczne wskazywać
przepisu prawa stanowiącego podstawę odrzucenia oferty, wystarczy jedynie, że motywacja
podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu pozwoli wykonawcy pozyskać wiedzę o
podstawach eliminacji jego oferty i jej niedopuszczeniu.
Bezspornie motywacja podana przez Zamawiającego w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu
oferty IT EVENT Sp. z o.o. pozwala IT EVENT Sp. z o.o. pozyskać wiedzę o podstawach
eliminacji oferty Odwołującego, tj. rażąco niskiej cenie wskazanej w art. 89 ust 1 pkt 4 ustawy
o zamówieniach publicznych.
Fakt, że uzasadnienie odrzucenia oferty IT EVENT Sp. z o.o. jest prawidłowe i zawiera
podstawę faktyczną i prawną, potwierdza okoliczność, że IT EVENT Sp. z o.o. w odwołaniu
zarzuca Zamawiającemu naruszenie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych i
kwestionuje okoliczność, że jego oferta zawiera rażąco niską cenę.

Brak jest więc podstaw do zarzucenia Zamawiającemu naruszenia art. 92 ust. 1 pkt 2 w zw.
z art. 89 ust 1 pkt 1-8 ustawy prawo zamówień publicznych poprzez zaniechanie podania
uzasadnienia prawnego odrzucenia oferty. Nie jest również zasadny zarzut naruszenia przez
Zamawiającego art. 89 ust 1 pkt. 4 ustawy prawo zamówień publicznych oraz 90 ust 3
ustawy prawo zamówień publicznych przez odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na
rażąco niską cenę.
Jak wynika z uzasadnienia decyzji o odrzuceniu oferty IT EVENT Sp. z o.o., cena wskazana
w ofercie IT EVENT Sp. z o.o., w stosunku do pozostałych trzech ofert była o 2/3 niższa od
cen wskazanych w tych ofertach, była też prawie o połowę niższa od kwoty jaką przeznaczył
Zamawiający na wykonanie zamówienia (600.000 zł)
Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-05-11, KIO 752/10 okoliczność, iż
różnice między ofertą wybranego wykonawcy a drugą w kolejności ceną oferty i następnych
przekraczają 30%, może stanowić podstawę do żądania wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1
ustawy Prawo zamówień publicznych od wykonawcy, który złożył ofertę z ceną odbiegającą
od innych ofert.
W okolicznościach niniejszej sprawy różnica między ofertą wybranego wykonawcy a ceną
oferty IT EVENT Sp. z o.o. przekraczała 30%, co stanowiło podstawę do żądania wyjaśnień
w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych od IT EVENT Sp. z o.o., który
złożył ofertę z ceną odbiegającą od innych ofert.
Zgodnie z art. 90 ust 1, 2 i 3 ustawy prawo zamówień publicznych Zamawiający w celu
ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
zwraca się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących
elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia,
bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania
zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania
zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy
publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów. Zamawiający odrzuca ofertę
wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z
dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do
przedmiotu zamówienia.
Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-06-08, KIO 1095/11 z momentem
wezwania na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na wezwanym wykonawcy
spoczywa ciężar wykazania, że zaoferowana przez niego cena nie ma charakteru rażąco

niskiej. Wykonawca przywołując jedynie ogólnikowo takie okoliczności jak upusty cenowe, z
których korzysta, ograniczenia kosztów stałych oraz minimalny poziom zysku, bez podania,
w jaki sposób każda z tych okoliczności zaważyła na kwocie jego oferty, nie może wykazać,
w jakim wymiarze okoliczności te spowodowały, że jego oferta była tak niska cenowo, co
powoduje że jego wyjaśnienia są niewiarygodne. Przedstawione przez wykonawcę
wyjaśnienia muszą być merytoryczne, a wykonawca musi dostarczyć wystarczający materiał
do sformułowania przez zamawiającego "oceny" zaoferowanej ceny, zatem przesłanie
jakiegokolwiek pisma o nazwie "wyjaśnienia" nie jest wystarczające.
Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-01-26, KIO/UZP 1701/10 zwrócenie
się do wykonawcy w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych o wyjaśnienie
elementów, mających wpływ na wysokość ceny stanowi domniemanie, że zaproponowana w
ofercie cena nosi znamiona ceny rażąco niskiej, a zatem dowód na twierdzenie przeciwne
spoczywa na wykonawcy, który w złożonych wyjaśnieniach winien wykazać, że możliwe i
realne jest rzetelne wykonanie zamówienia za zaproponowaną przez siebie cenę.
Zaistnienie przesłanki zastosowania art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) oznacza, że w
odniesieniu do oferty, której to dotyczy, powstaje domniemanie, iż oferta zawiera rażąco
niską cenę, a obalenie tego domniemania jest czynnością leżącą po stronie wykonawcy,
którego obciąża w tym zakresie przedstawienie wyjaśnień popartych dowodami. (Wyrok
Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-21, KIO 2624/11).
Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-12-16, KIO 2559/11 dowodzenie
wystąpienia bądź dowodzenie niewystąpienia ceny rażąco niskiej winno polegać na
wykazaniu zakresu wymaganych nakładów materiałowych czy pracy, a następnie ich
rynkowych kosztów.
Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2012-01-19, KIO 44/12 jeżeli wykonawca
nie udzielił wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny zgodnie z wezwaniem, a tylko
wybiórczo podał dane finansowe, do których został wezwany, to należy uznać, że nie udzielił
wyjaśnień w rozumieniu art. 90 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej
z 2012-01-19, KIO 44/12.
Tymczasem jak wynika z odwołania, które złożył Odwołujący, IT EVENT Sp. z o.o.,
ograniczyła się w wyjaśnieniach do wskazania kosztu poszczególnych 20 składników
przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ wskazując jedynie, iż tak niska cena

wynika z oszczędnej metody wykonania zamówienia i wyjątkowych sprzyjających warunków
wykonania zamówienia dostępnych dla wykonawcy.
Tym samym IT EVENT Sp. z o.o., nie udzieliła wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny
zgodnie z wymogami prawa zamówień publicznych w tym przepisami ustawy, judykaturą i
doktryną a tylko wybiórczo i w sposób lakoniczny podała dane dotyczące oferowanej ceny.
Należy podnieść, że zakaz formułowania ceny rażąco niskiej wynika z art. 90 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze
zm.) i jest wynikiem uzasadnionego podejrzenia ustawodawcy, iż wykonawca w celu
uzyskania zamówienia zaproponuje cenę bardzo niską, która nie będzie gwarantowała
wykonania zamówienia lub spowoduje jego wykonanie w nienależyty sposób, np. kosztem
jakości czy też terminowości wykonania przedmiotu zamówienia. Ustawodawca nie
zdefiniował pojęcia „rażąco niska cena" oraz brak jest również jednoznacznego wskazania
kryteriów, jakie należy brać pod uwagę przy ocenie czy zachodzi okoliczność zaoferowania
ceny rażąco niskiej. Zamawiający każdorazowo rozważa czy zachodzą podstawy do żądania
wyjaśnień, a obowiązek taki zachodzi po stronie Zamawiającego dopiero wówczas, gdy
poweźmie wątpliwość co do tego, czy cena nie jest rażąco niska. Zgodnie z obowiązującym
stanem prawnym to zamawiający samodzielnie decyduje, czy zwrócić się do wykonawcy o
wyjaśnienia w konkretnej sytuacji. W braku dostatecznego wyjaśnienia dyspozycja art. 89
ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego do odrzucenia
oferty. Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-09-13, KIO 1868/11 Brak
złożenia wyjaśnień elementów oferty mających wpływ na jej cenę powoduje, że zamawiający
zobowiązany jest odrzucić ofertę wykonawcy. Lekceważenie wezwania, w postaci milczenia
wykonawcy, albo udzielenia wyjaśnień niepełnych, ogólnikowych, nie rozpraszających
wątpliwości leżących u podstaw wezwania, pociąga za sobą sankcję w postaci odrzucenia
oferty. Wykonawca działający z należytą starannością winien odpowiednio zareagować na
wezwanie zamawiającego mając na względzie skutki, jakie ustawa wiąże z instytucją
wyjaśnień.
Z uwagi na powyższe oraz z uwagi na fakt, że;
-
różnica między ceną w ofercie wybranego wykonawcy a ceną w ofercie IT
EVENT Sp. z o.o. przekraczała 30%, co skutkowało przyjęciem domniemania, że cena
zaoferowana przez IT EVENT Sp. z o.o. jest rażąco niska
-
w trakcie postępowania wyjaśniającego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy prawo
zamówień publicznych - IT EVENT Sp. z o.o., nie przedstawiła dowodu przeciwnego
wykazującego, że zaproponowana cena nie jest rażąco niska, zasadne było odrzucenie

oferty - IT EVENT Sp. z o.o. na podstawie 89 ust 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach
publicznych.
W tej sytuacji brak jest również podstaw do zarzucenia Zamawiającemu, że przygotował i
przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób nie zapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców i sprzeczny z art. 7
ustawy prawo o zamówień publicznych.”
Izba postanowiła dopuścić wykonawcę: K………… O………….. CONGRESS-OR
Biuro Kongresów i Turystyki z siedzibą w Warszawie do udziału w sprawie, uznając, że
jego interes w popieraniu stanowiska zamawiającego na rzecz utrzymania czynności
wyboru złożonej oferty - jako najkorzystniejszej - jest niewątpliwy.
Izba postanowiła nie dopuścić wykonawcy: Biuro Kongresów Holiday Travel Sp. z
o.o. z siedzibą w Warszawie do udziału w postępowaniu odwoławczym. Wykonawca nie
wykazał swego interesu w popieraniu stanowiska zamawiającego - wyboru oferty
wykonawcy: K………… O………….. CONGRESS-OR.
Zamawiający nie uwzględnił odwołania podtrzymał stanowisko wyrażone w
powiadomieniu o wynikach przetargu. W odpowiedzi na odwołanie z dnia 21 marca 2013r.
zamawiający wnosił o odrzucenie w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu oraz
podał że: „Odwołujący T.event sp. z o.o. powołuje się w odwołaniu jedynie na jedno z
kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty, jaką jest najniższa cena.
Zamawiający ustanowił jednak dwa kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena
-70%, inne składniki - 30%.
Z drugiego kryterium wyboru wynikała niska cena ofertowa Odwołującego, co
zadecydowało o odrzuceniu jego oferty, jak i również niska cena oferty drugiego
Wykonawcy o najniższej cenie, która także została odrzucona.”
W uzasadnieniu swego stanowiska zamawiający ponosił, co następuje: „W
przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do złożenia ofert
zaproszonych zostało pięciu Wykonawców. Ceny ofertowe brutto były następujące:
1.
Grupa A-05 - 319 283,40 zł
2.
K………….. O…………. CONGRESS-OR - 499 998,00 zł
3.
Holiday Travel - 489 000,00 zł
4.
IT. event - 338 745,00 zł
5.
Event Navigation - 500 000,00 zł
Zamawiający przeznaczył w budżecie na wykonanie tego zamówienia publicznego
środki w wysokości netto 487 804,88 zł, w oparciu o swoje doświadczenie w udziale lub w

organizowaniu podobnych konferencji, a także w oparciu o ceny rynkowe tego rodzaju
usług.
Ceny ofertowe dwóch Wykonawców odbiegały od cen ofertowych pozostałych
trzech Wykonawców.
Dwie najniższe cenowo oferty stanowiły około 2/3 cen ofertowych pozostałych
Wykonawców oraz około 1/2 kwoty przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na
wykonanie przedmiotowego zamówienia.
Ceny ofert trzech Wykonawców były do siebie zbliżone cenowo i bliskie kwoty
przeznaczonej w budżecie Zamawiającego na wykonanie przedmiotowego zamówienia.
Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty dla Zamawiającego stanowiły:
1.
Cena -70%
2.
Transport (5%), opieka tłumaczy (10%) wyżywienie, program turystyczny
(10%), organizacja wizyty (5%) - łącznie 30%.
Ustanawiając takie kryteria wyboru Zamawiający wskazywał, że nie kieruje się
jedynie kryterium niskiej ceny, ale wysoką jakością wykonania zamówienia przez
wyłonionego w postępowaniu Wykonawcę, to jest jakością odpowiednią do rangi
Konferencji
międzynarodowej,
powagą
zaproszonych
gości
oraz
prestiżem
Zamawiającego jako organizatora.
Wykonawcy, którzy złożyli najniższe cenowo oferty wezwani zostali do wyjaśnienia
wysokości [ceny] złożonych ofert.
Analiza nadesłanych wyjaśnień wskazywała, że niska cena ofert wynikała z
ocenianych składników cenowych (oferowanych przez Wykonawców), i że te składniki
cenowe nie odpowiadają wymaganym przez Zamawiającego warunkom zamówienia oraz
nie spełniają zakładanej przez Zamawiającego wysokiej jakości usług.
W przypadku oferty Odwołującego, poza kryterium „Transport" i „Organizacja
wizyty", nie odbiegająca od wszystkich ofert, kryteria „Opieka tłumaczy" i „Wyżywienie,
program turystyczny" (najwyżej punktowane) nie spełniały wymagań postawionych w
specyfikacji istotnych warunków zamówienia. I tak:
1.
„Opieka tłumaczy" - niski koszt opieki tłumaczy nie dawał gwarancji, że
posiadają oni co najmniej certyfikat Cl i znają słownictwo prawa wyborczego, na
znajomość którą wskazuje już sama nazwa Konferencji (tłumacze z takim certyfikatem i
znajomością specjalistycznego słownictwa, według rozeznania i doświadczenia
Zamawiającego, są znacznie „drożsi" aniżeli cena obsługi tłumaczy podana w ofercie),
2. „Program turystyczny" (z wyżywieniem) - Odwołujący nie zrozumiał intencji
Zamawiającego. W SIWZ Zamawiający wyraźnie wskazał, że w dniu 13.09.2013 r. ma
odbyć się uroczysta kolacja wydawana przez Przewodniczącego PKW na cześć

zaproszonych gości; tymczasem Odwołujący na miejsce uroczystej kolacji wybrał
restaurację Bazyliszek, która nie jest odpowiedniej wielkości (dla 200 osób) i rangi dla
międzynarodowych gości ponieważ posiada poziomy dla ok. 60 gości każdy, zaś
Zamawiający chce przyjąć 200 gości na jednej sali. Ponadto cena proponowanego
wyżywienia na uroczystej kolacji była niższa aniżeli cena kolacji w dniu następnym, a tym
samym nie spełniała wymaganych kryteriów jakości.
3. Proponowane programy turystyczne - wskazywały niewątpliwie ważne dla
naszej kultury i tożsamości narodowej miejsca martyrologii lub tzw. judaica, ale które nie
muszą być adekwatne do prezentowania gościom z państw o różnej kulturze; ponadto po
intensywnym programie Konferencji programy turystyczne powinny stanowić odpoczynek
dla gości. Umiejscowienie programu turystycznego, tj. już po oficjalnym zakończeniu
obrad (program Konferencji otrzymali wszyscy ubiegający się o zamówienia publiczne),
wskazuje, że Zamawiający nadaje temu przedsięwzięciu charakter nieoficjalny,
integracyjno-towarzyski.
W przypadku drugiej niskiej cenowo oferty Grupy A-05 o cenie ofertowej 319
283,40 zł - Wykonawca (z Krakowa) nie znał realiów kosztowych organizacji konferencji w
Warszawie. Ponadto, analogicznie co u Odwołującego, oceniane składniki cenowe nie
spełniały wymagań postawionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wybór
tej oferty byłby szkodą finansową dla Wykonawcy.”
W podsumowaniu: „Zamawiający uznał, kierując się wiedzą i doświadczeniem, że
cena najniższych cenowo ofert jest pochodną niskiej jakości oferowanych w nich
(i ocenianych kryteriami) składników, oraz że oferty nie spełniają kryteriów jakościowych
postawionych w SIWZ - odrzucił obie oferty, w tym droższą od najtańszej (Grupa A-05)
ofertę Odwołującego, IT.event.
Ponadto w uzasadnieniu odrzucenia ofert Zamawiający nie powołał się na „rażąco
niską cenę", ponieważ u Odwołującego cena nie nosiła znamiona „rażącej", ale wynikała z
niskiej jakości oferty. Stąd brak uzasadnienia prawnego. Dlatego też zarzuty
Odwołującego są bezpodstawne. Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej
spośród trzech pozostałych, równorzędnych cenowo i jakościowo ofert.”

Izba nie stwierdziła podstaw do odrzucenia odwołania w oparciu o art. 189 ust. 2
ustawy Pzp.
Izba dopuściła i przeprowadziła dowody: z protokołu postępowania, z ogłoszenia o
zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia z wyjaśnieniami, oferty

odwołującego, oferty przystępującego, korespondencji stron. Nadto, Izba rozważyła
stanowiska stron i uczestnika, przedstawione w pismach oraz do protokołu rozprawy.
Rozpatrując odwołanie w granicach podnoszonych zarzutów stosownie do art. 192
ust. 7 ustawy Pzp Izba ustaliła, co następuje.
Przedmiot zamówienia stanowi: „Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII
Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich
Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel
Victoria w Warszawie". Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwot wskazanych w
przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony na stronach 1-3 Specyfikacji
istotnych warunków zamówienia (SIWZ) obejmuje:
1.
Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających
uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę,
2.
Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.
3.
Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum
w m. in.:
-
nagłośnienie,
-
bezprzewodowe mikrofony,
-
ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
-
dostęp do Internetu bezprzewodowego,
-
dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
-
słuchawki.
4.
Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:
1)
nagłośnienie,
2)
bezprzewodowe mikrofony,
3)
ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
4)
dostęp do Internetu bezprzewodowego,
5)
dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
6)
słuchawki.
5.
Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe
mikrofony i słuchawki.
6.
Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10
osób minimum w:
1)
dwa telefony,

2)
drukarka,
3)
faks,
4)
skaner,
5)
dostęp do Internetu bezprzewodowego.
7.
Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w
minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z
nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).
8.
Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:
1)
planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),
2)
planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),
3)
oznakowanie sal, strzałki informacyjne,
4)
oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,
5)
druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,
6)
materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,
7)
identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,
8)
wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia
na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.
9)
notesów - ok. 200 szt.
10)
długopisów - ok. 200 szt.
11)
toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.
12)
flag i proporczyków 30 państw.
9.
Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem,
którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze
znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem Cl z doświadczeniem w
tłumaczeniu:
1)
z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,
2)
z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,
3)
z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.
10.
Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka
angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in.
rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).
11.
Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.
12.
Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).
13.
Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób
w hotelu Sofitel Victoria:
1)
woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,
2)
w przerwach:

-
kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana,
-
3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka,
-
owoce.
14.
Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. Dla
przyjeżdżających gości do godz. 23.00.
15.
Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego
bufetu dla ok. 200 osób, w tym:
1)
dwa rodzaje zup,
2)
cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno
wegetariańskie,
3)
dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.),
4)
bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,
5)
wybór ciast i deserów,
6)
owoce sezonowe,
7)
zimne napoje bezalkoholowe,
8)
kawa, herbata.
16.
Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu
13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
17.
Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu
14 września br. dla ok. 200 osób.
18.
Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
19.
Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.
20.
Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.
Termin realizacji zamówienia: prace objęte zamówieniem będą prowadzone od 12.09. 2013r.
do 15.09. 2013 r.
Termin składania ofert został wyznaczony do dnia 25 lutego 2013 r.
Kryteria wyboru oferty:
1.
Cena - 70%; za najniższą cenę oferta uzyska 70 pkt.
Pozostałe oferty otrzymają następującą liczbę punktów za cenę według wzoru:
Cena(najniższa spośród cen ofert)/Cena(oferty)*70;
2.
Zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny,
organizacja wizyty - 30%.
Zamawiający będzie przyznawał punkty za realizację następujących składników przedmiotu
zamówienia:
-
transport - ocena od 0 do 5 punktów

-
opieka tłumaczy i hostess - ocena od 0 do 10 punktów
-
program turystyczny - ocena od 0 do 10 punktów
-
organizacja wizyty - ocena od 0 do 5 punktów.
Maksymalnie oferta w tej części kryteriów wyboru może uzyskać 30 punktów.
W celu oceny ww. składników zamówienia, należy podać krótki opis:
-
organizacji transportu gości z lotniska do hotelu i z powrotem,
-
kwalifikacje tłumaczy i ich i doświadczenie w tłumaczeniu, oraz sposób opieki
tłumaczy i hostess nad gośćmi,
-
zaoferowanego programu turystycznego,
-
propozycji miejsca uroczystego przyjęcia z wydarzeniami artystycznymi, w dniu 13
września br., miejsca kolacji w dniu 14 września br. i ewentualne propozycje
nadprogramowe związane z organizacją wizyty.

W formularzu oferty wykonawca zobowiązany był podać całkowitą cenę ofertową brutto oraz
złożyć oświadczenie, że cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją
przedmiotu zamówienia.
Ponadto zobowiązany był dokonać opisu oferowanej usługi w odniesieniu do zakresu,
podlegającego ocenie w kryteriach.
Na zapytania wykonawców odnośnie postanowień SIWZ, zamawiający w dniu 22 lutego
2013 r. udzielił następujących odpowiedzi:
„Kolejne pytania zadane przez oferentów, którzy otrzymali specyfikację istotnych warunków
zamówienia w tytułowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ZP-3710-3/13
Korekta odpowiedzi na pytanie:
Pytanie 4
Pkt. 8 SIWZ - Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie... potrzebne są szczegóły takie jak:
-
ppkt. 5 - druk Programu konferencji.., - format, ilość stron, kolor, itp.
-
ppkt. 9 - ilość kartek, format
-
ppkt. 11 - rodzaj torby: płótno, tworzywo sztuczne, skóra, papier, tektura... itp.
Odpowiedź:
ppkt. 5 - papier kredowy, format max. A4 - do uzgodnienia,
ppkt. 9 - notes formatu A4 z 32 kartkami w kratkę, każda kartka z nadrukiem:
XXII Konferencja oraz Zgromadzenie Ogólne Stowarzyszenia Europejskich Urzędników
Wyborczych (ACEEEO) Warszawa 13-14 września 2013r.
ppkt. 11- torba/teczka z materiału z nadrukiem jak wyżej.
- długopisy z nadrukiem: PKW, KBW, ACEEEO, wrzesień 2013

Kolejne pytania i odpowiedzi:
1. Punkt nr 1 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile dokładnie lub w przybliżeniu osób przyleci
samolotami? Ile przylotów i jaka planowana jest liczba osób, którą Wykonawca ma odebrać z
danego rejsu?
Odpowiedź:
a) Zamawiający w chwili obecnej nie wie. Generalnie - 200 osób.
b) Możliwe będzie do określenia na pewien czas przed terminem przylotów.
2. Punkt nr 2 zakresu przedmiotu zamówienia: Jakie są wymagania co do transportu? Ile
będzie osób do pojedynczego transportu z lotniska do hotelu?
Odpowiedź:
a)
Do decyzji Wykonawcy.
b)
Możliwe będzie do określenia po przylotach uczestników konferencji.
3. Punkt nr 3 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów bezprzewodowych
przewiduje Zamawiający w Sali na 200 osób? Czy Zamawiający przewiduje dla wszystkich
osób (200) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do tłumaczenia?
Odpowiedź (jest korektą poprzedniej odpowiedzi z pierwszej tury pytań):
a)
Na sali 200-osobowej prezydium 70-osobowe - zamiast 70 mikrofonów
przewodowych (multifonów) tylko 35 (jeden na dwie osoby).
b)
Słuchawki z odbiornikami do tłumaczenia - tak dla wszystkich osób, tj. 200.
4.
Punkt nr 4 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile sztuk mikrofonów
bezprzewodowych przewiduje Zamawiający na każdą salę? Czy w każdej Sali (2 sale)
Wykonawca ma zapewnić po 2 kabiny do tłumaczenia symultanicznego?
Dla ilu tłumaczy ma być przeznaczona jedna kabina? Czy Zamawiający przewiduje
dla wszystkich osób (minimum 2 x 70 = 140 szt.) udostępnienie słuchawek z odbiornikami do
tłumaczenia?
Odpowiedź:
a)
W salach na 70 osób - po 10 mikrofonów przewodowych i min. 5
bezprzewodowych.
b)
Tak.
c)
Do decyzji Wykonawcy.
d)
Tak.
5.
Punkt nr 3 i 4 zakresu przedmiotu zamówienia: W jakim czasie planowane są
warsztaty w stosunku do konferencji? Czy będą odbywać się w tym samym czasie co
konferencja (równolegle), czy w innym czasie? Prosimy o przekazanie informacji z
harmonogramem czasowym na poszczególne wydarzenia konferencji.
Odpowiedź:
Orientacyjny harmonogram konferencji jest w pierwszej turze pytań.

6.
Punkt nr 6 zakresu przedmiotu zamówienia; Jaki rodzaj telefonów należy
zapewnić: stacjonarny czy komórkowy?
Odpowiedź: Telefony komórkowe.
7.
Punkt nr 7 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaki rodzaj koszów należy zapewnić:
pojedynczy, czy może z segregacją na np. papier, plastik, szkło?
Odpowiedź: Jeden kosz.
8.
Punkt nr 9 zakresu przedmiotu zamówienia: Jaką ilość tłumaczy należy zapewnić na
konferencję i warsztaty? W jakich godzinach mieliby pracować tłumacze i czy byłoby to
tłumaczenie symultaniczne czy konsekutywne?
Odpowiedź:
Liczba tłumaczy dostosowana do orientacyjnego harmonogramu konferencji.
9.
Punkt nr 19 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy dokumentacja filmowa i
zdjęciowa będzie wykorzystywana na potrzeby informacji prasowej? Czy dokumentacja
ma zawierać dodatkowe podkłady muzyczne, grafiki itp. Czy w montażu jest planowane np.
podpisywać imieniem i nazwiskiem osoby, które będą zabierały głos? Jaki jest czas na
przygotowanie materiału? Czy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w gotowym
materiale (kolaudacja?).
a)
Możliwe.
b)
Może zawierać.
c)
Wskazane.
d)
Na bieżąco.
e)
Tak.
10. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy na wieczorach okolicznościowych
Zamawiający planuje alkohol - i jeśli tak to jaki, open bary czy np. wino, piwo?
Odpowiedź:
Nie open bar. Wino na przyjęciu okolicznościowym w dniu 13 września br., kolacja w dniu 14
września br. - wino i piwo.
11. Punkt nr 16 zakresu przedmiotu zamówienia: Czy Wykonawca powinien zapewnić
konferansjera i moderatorów? Czy w związku z inną lokalizacją poza hotelem Wykonawca
ma zapewnić transport do i z przyjęcia okolicznościowego? Jeśli tak to dla jakiej ilości osób?
Odpowiedź:
a)
Nie.
b) Tak.
c)
Dla wszystkich chętnych.
12. Punkt nr 17 zakresu przedmiotu zamówienia: Ile czasu Zamawiający planuje na
zwiedzanie Warszawy? Czy dzielimy gości na grupy? Czy przewodnicy w powinni władać
jeżykami: angielski i rosyjski ?

Odpowiedź:
a)
Program turystyczny powinien obejmować autokarowe zwiedzanie Warszawy ok. 1,5
godz. i przejazd poza Warszawę na kolację połączoną z atrakcją turystyczną.
b)
Bez dzielenia na grupy.
c)
Tak.”
Uprzednio zamawiający udzielił odpowiedzi na zapytania wykonawców w dniu 19 lutego
2013 r. - udostępniając orientacyjny program Konferencji.
W postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców:
1. Odwołujący - IT.event sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 176, 02-486 Warszawa, cena brutto
– 338 745,00 zł,
2. K………….. O…………. CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. śurawia
47/304, 00-680 Warszawa, cena brutto – 499 988,00 zł,
3. Holiday Travel Sp. z o.o. ul. Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa - cena brutto –
489 000,00 zł,
4. Event Navigation A…………. C…………. z siedzibą w Kozienicach - cena brutto –
500 000,00 zł,
5. Grupa A-05 Sp. z o.o. z Krakowa - cena brutto – 319 283,40 zł.
Odwołujący w formularzu oferty według załącznika nr 1 do SIWZ podał, że „Cena oferty
obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.” Na stronach 6-10
oferty przedstawił wymagany w SIWZ krótki opis w zakresie: transportu, opieki tłumaczy i
hostess, programu turystycznego i organizacji wizyty – punktowanego w kryteriach
pozacenowych.
W protokole postępowania zamawiający podał szacunkową wartość zamówienia w kwocie:
netto 487 804,88 zł. Wskazał też kwotę 600 000 zł, podaną na otwarciu ofert, jaką zamierza
przeznaczyć na realizację zamówienia.
W dniu 28 lutego br. zamawiający wezwał odwołującego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp
do wyjaśnienia wysokości zaoferowanej ceny: „Krajowe Biuro Wyborcze ul. Wiejska 10, 00-
902 Warszawa, działając zgodnie z art. 90. ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych, zwraca się o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów mających
wpływ na wysokość zaoferowanej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.
Wątpliwości Zamawiającego wzbudza: zaoferowana cena ofertowa przy uwzględnieniu skali i
zakresu zamówienia.

Zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy Pzp Wykonawca zobowiązany jest wyjaśnić powody
zaoferowania danej ceny oraz wskazania stanu faktycznego uwzględniającego np.:
oszczędne metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo
sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, oryginalność
projektu Wykonawcy, wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych
przepisów.
Najlepszym dla Zamawiającego wyjaśnieniem jest przedłożenie kosztów obejmujących
pozycja po pozycji wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia, wyszczególnionych w
specyfikacji istotnych warunków zamówienia, to jest:
1.
Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających
uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę
2.
Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.
3.
Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum
w m.in.:
-
nagłośnienie,
- bezprzewodowe mikrofony,
-
ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
- dostęp do Internetu bezprzewodowego,
-
dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
-
słuchawki.
4.
Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:
1)
nagłośnienie,
2)
bezprzewodowe mikrofony,
3)
ekran do rzutnika i rzutnik/projektor,
4)
dostęp do Internetu bezprzewodowego,
5)
dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
6)
słuchawki.
5.
Wyposażenie pomieszczenia saloniku dla 15-20 osób w minimum bezprzewodowe
mikrofony i słuchawki.
6.
Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10
osób minimum w:
1)
dwa telefony,
2)
drukarka,
3)
faks,
4)
skaner,
5)
dostęp do Internetu bezprzewodowego.
7.
Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w

minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z
nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).
8.
Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:
1)
planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),
2)
planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),
3)
oznakowanie sal, strzałki informacyjne,
4)
oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,
5)
druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,
6)
materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,
7)
identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200 szt.,
8)
wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na
stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.
9)
notesów - ok. 200 szt.
10)
długopisów - ok. 200 szt.
11)
toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.
12)
flag i proporczyków 30 państw.
9.
Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem,
którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze
znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem Cl z doświadczeniem w
tłumaczeniu:
1)
z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,
2)
z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,
3)
z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.
10.
Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka
angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in.
rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).
11.
Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.
12.
Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).
13.
Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób
w hotelu Sofitel Victoria:
1)
woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,
2)
w przerwach:
-
kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana,
-
3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka,
-
owoce,
14.
Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. dla
przyjeżdżających gości do godz. 23.00.

15.
Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego
bufetu dla ok. 200 osób, w tym:
1)
dwa rodzaje zup.
2)
cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie.
3)
dodatki do mieś i ryb (ziemniaki, ryż itp.),
4)
bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,
5)
wybór ciast i deserów,
6)
owoce sezonowe,
7)
zimne napoje bezalkoholowe,
8)
kawa, herbata.
16.
Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu
13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
17.
Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w
dniu 14 września br. dla ok. 200 osób.
18.
Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
19.
Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.
20.
Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.
- poprzez podanie kosztu każdej z 20 pozycji, z przedstawieniem obok kosztu dla pozycji 13,
14, 15, 16, 17, 18 programu i menu.
Należy uwzględnić wyjaśnienia Zamawiającego zawarte w udzielonych odpowiedziach na
dwie grupy pytań zadanych przez Wykonawców (dostępnych na stronie pkw.gov.pl/
zamówienia publiczne, pod tytułowym postępowaniem o udzielenie zamówienia
publicznego).
Wykonawca zobowiązany jest do przesłania do Zamawiającego kalkulacji kosztów do dnia
4.03.2013 r. (…) oraz dodatkowo wysłać listem poleconym na adres Zamawiającego.”
W odpowiedzi z dnia 1 marca 2013 r. na powyższe wezwanie do wyjaśnienia wysokości
zaoferowanej ceny, odwołujący przedłożył szczegółowe wyjaśnienia dotyczące cen
poszczególnych 20-u elementów składających się na przedmiot zamówienia.
„IT.event oświadcza, że oferowana cena obejmuje realizację pełnego zakresu zamówienia
oraz uwzględnia wszystkie wymagania Zamawiającego zamieszczone w Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia. IT.event uważa, iż konieczność odrzucania ofert z rażąco
niską ceną została wprowadzona do Ustawy po to, aby wykluczyć nieuczciwych
wykonawców, to znaczy takich, którzy składają oferty z cenami nierealnymi. Za ceny
nierealne należy uznać takie ceny, za które nie jest możliwe wykonanie przedmiotu
zamówienia. Cena rażąco niska to cena nieosiągalna, w sposób oczywisty rażąco zaniżona.
Za ofertę z rażąco niską ceną można uznać ofertę z ceną niewiarygodną w porównaniu do

cen rynkowych podobnych zamówień. Oznacza to cenę znacząco odbiegającą, od cen
przyjętych, wskazującą na fakt realizacji zamówienia poniżej kosztów usług będących
przedmiotem zamówienia. Przyczyną wyraźnie niższej ceny od innych ofert może być albo
świadome działanie wykonawcy albo nierzetelność kalkulacji wykonawcy, co grozi
nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem zamówienia w przyszłości. Cena
zaproponowana przez IT.event nie spełnia powyższych przesłanek, a w konsekwencji nie ma
podstaw do odrzucenia oferty IT.event. Warto podkreślić, iż IT.event jest dynamicznie
rozwijającym się przedsiębiorstwem, które ma za sobą przeprowadzenie szeregu konferencji
i innych eventów. Kalkulacje cen przedstawionych w ofercie są wynikiem prawidłowych
wyliczeń IT.event posiadającej doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem, opartych o
rynkowe stawki elementów składających się na organizację tego typu konferencji. Ceny
zaoferowanej przez IT.event nie można określić jako ceny rażąco niskiej, co wynika z dalszej
części wyjaśnień. Poniżej IT.event przedstawia aspekty wykonania przedmiotowego
zamówienia mające istotny wpływ na cenę oferty. W dalszej kolejności przedstawia
szczegółową
kalkulację
ceny
oferty
(str.
3-7
zastrzeżone
jako
tajemnica
przedsiębiorstwa).
1. Oszczędność metod wykonania zamówienia.
Zamawiający określając zakres przedmiotu zamówienia m.in. opisał wyposażenie, jakie
muszą zawierać pomieszczenia, w których będzie organizowana konferencja (pkt 3-7, str. 1-
2 SIWZ). IT.event dysponuje sprzętem składającym się na ww. wyposażenie, tak więc
składając wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, IT.event nie doliczyła
żadnych kosztów wynajmu sprzętu. W ten sposób IT.event zaoszczędziła ok. 100 tysięcy zł.
IT.event zdaje sobie sprawę, że w przypadku nieznajdowania się w sytuacji, gdy faktycznie
dysponuje sprzętem niezbędnym do wykonania zamówienia, musiałaby rozważyć wynajem
urządzeń dostępnych na rynku, co znacznie podwyższyłoby koszty realizacji zamówienia.
2. Wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne Wykonawcy.
IT.event jest firmą oferującą usługi organizacji eventów, konferencji, szkoleń. Zadania te są
jednymi z głównych przedmiotów działania IT.event, z tego też względu IT.event posiada
wypracowany powtarzalny, sprawdzony proces i metodę przeprowadzania tego typu
zamówień. Z oczywistych względów, dzięki powtarzalności tego typu projektów, możliwe jest
obniżenie średnich kosztów ich realizacji, zwłaszcza w porównaniu z firmami o znacznie
szerszym profilu działalności, które w każdym nowym projekcie muszą wypracowywać nowe
podejście. Warto też wspomnieć, że w przypadku udzielenia IT.event przez Zamawiającego
ww. zamówienia, IT.event na podstawie pisemnego zobowiązania do udostępnienia
zasobów z dnia 12 lutego 2013 r. będzie korzystać z wiedzy i doświadczenia IT.expert sp. z
o.o., tj. przedsiębiorstwa, które może pochwalić się realizacją zamówień o podobnym
charakterze, w tym wielomlionowego zamówienia dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Współpraca z tak doświadczonym podmiotem, jak IT.expert sp. z o.o., dodatkowo pozwoli
IT.event na zastosowanie oszczędnych, wypracowanych przez IT.expert sp. z o.o. sposobów
realizacji zamówienia.
Szczegółowa kalkulacja ceny (Kosztorys)TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA
Lp.
Składniki Przedmiotu Zamówienia, Wartość w zł brutto
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..

Różnica między kosztem przedstawionym w powyższym kosztorysie, a zaoferowaną ceną w
naszej ofercie stanowi naszą marżę związaną z organizacją Międzynarodowej XXII
Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich
Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 roku.
Mając powyższe na uwadze, nie podlega najmniejszej wątpliwości, że zaoferowana w
przedmiotowym postępowaniu cena nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji. Cena ta:
1.
nie ma na celu utrudniania innym przedsiębiorcom dostępu do rynku,
2.
nie stanowi aktu sprzedaży usług poniżej kosztów ich świadczenia,
3.
nie ma na celu eliminacji innych przedsiębiorców,
4.
obejmuje realizacje pełnego zakresu zamówienia oraz uwzględnia wszystkie
wymagania Zamawiającego zamieszczone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
oraz potwierdzane w udzielanych odpowiedziach.”

Zamawiający nie uwzględnił wyjaśnień i w dniu 11 marca 2013 r. przesłał do odwołującego
protokół z posiedzenia Komisji przetargowej, w którym podano:
„Ocena ofert pod względem merytorycznym według kryteriów ocen przedstawionym w SIWZ
- ciąg dalszy po analizie nadesłanych wyjaśnień (…).
Po dokonaniu szczegółowej analizy nadesłanych wyjaśnień - dot. kalkulacji kosztów prac
związanych z organizacją i obsługą konferencji - przez wykonawców (Grupa A-05 Sp. z o.o. i
lT.Event Sp. z o.o.) zdecydowano odrzucić ich oferty.
Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej kwocie w stosunku do pozostałych trzech
ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz do kwoty jaką przeznaczył zamawiający na
wykonanie przedmiotowego zamówienia (ok. 1/2 600 000 zł). Kolejnym powodem była
analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność zamawiającego wobec
proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza
kryterium Ceny kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt
obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br.
Dla zamawiającego obsługa konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować
wyboru ofert o najniższej cenie, niegwarantującej wysokiej jakości wykonywania usług
objętych zamówieniem.”
„Po odrzuceniu ofert nr 1 (Grupa A-05 Sp. z o.o.) i nr 4 IT.Event Sp. z o.o.) członkowie
komisji przetargowej przystąpili do indywidualnych ocen pozostałych trzech ofert.
Ostateczne zestawienie ofert - końcowe oceny, po zsumowaniu ocen indywidualnych:
Numer oferty ....; Nazwa wykonawcy i adres; Ocena w pkt

2.
CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. śurawia 47/304, 00-680 Warszawa

- 96,13,
3.
Holiday Travel Sp. z o.o., ul, Nowowiejska 10, 00-653 Warszawa - 94,
5.
Event Navigation A………… C…………….., ul. Gwiazdkowa 42, 26-900 Kozienice

-91,46.
Do niniejszego protokołu dołączono załączniki dot. zestawienia ofert wg kryterium ceny (nr 2)
oraz dot. oceny i porównania ofert pod względem wszystkich kryteriów na podstawie
indywidualnych ocen członków komisji przetargowej (nr 3).
Najwyższą liczbę punktów uzyskała firma CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki-
96,13 pkt.
c) W związku z powyższym komisja przetargowa wnioskuje o wybór - zgodnie z art. 91 ust 1
Pzp - spośród 3 ważnych ofert oferty nr 2 CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki z
Warszawy, która uzyskała najwyższą liczbę punktów (96,13 pkt).
Na podstawie przedstawionych wyżej informacji sporządzany jest protokół postępowania o
zamówienie na drukach ZP-PO wraz z niezbędnymi załącznikami.”

Izba zważyła, co następuje.
Odwołujący, wykazał legitymację do wniesienia odwołania w rozumieniu art. 179 ust.
1 ustawy Pzp - skoro jego oferta, jako zawierająca korzystniejszą cenę niż wybranego
wykonawcy - została odrzucona i nie podlegała ocenie w pozostałych kryteriach. Był zatem
uprawniony aby skarżyć - jak dowodził - niezgodne z ustawą Pzp czynności i zaniechania
zamawiającego wobec oceny złożonej oferty, które godziły w interes odwołującego w
uzyskaniu zamówienia i mogły narażać odwołującego na poniesienie szkody.

Oceniając materiał dowodowy sprawy, Izba uznała, że odwołujący w całości
zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w wezwaniu do wyjaśnienia
wysokości zaoferowanej ceny oferty i sformułował wyjaśnienia w sposób jaki oczekiwał tego
zamawiający, tj. określił koszty obejmujące wszystkie 20 składników przedmiotu zamówienia
wyszczególnionych w SIWZ, opisując ich koszt, zakres i sposób wykonania, z
uwzględnieniem w szczególności opisu elementów, które były punktowane w ramach
wyznaczonego kryterium oceny ofert, tj.:
(i)
„organizacja wizyty - wykonawca zaproponował, by kolacje były zorganizowane
odpowiednio w restauracjach „Bazyliszek" oraz „Marina Diana". Ceny obu kolacji to
ceny rynkowe, niezaniżone, w wysokości odpowiednio 129,60 zł i 184,50 zł za
osobę. Zaproponowane przez odwołującego restauracje są powszechnie znane i
cieszą się należytym uznaniem oraz gwarantują wysoką jakość świadczenia usług.

(ii)
Organizacja wydarzenia artystycznego, o którym mowa w punkcie 16 części SIWZ
zatytułowanej „Wykonanie przedmiotu zamówienia" została przez odwołującego
wyceniona na 6 150,00 zł, co stanowi adekwatną sumę za występ muzyczno -
taneczny.
(iii)
transport - wiedząc, jak ważnym jest komfort uczestników konferencji, odwołujący
zdecydował się na powierzenie ich przewozu angielskojęzycznym kierowcom
dysponującym eleganckimi taksówkami. Łączny koszt przewozu uczestników
konferencji „z" i „na" lotnisko został oszacowany przez odwołującego na 14 514,00
zł, co stanowi standardową cenę za tego typu usługi.
(iv)
opieka tłumaczy i hostess - hostessy i tłumacze, których usługi zostały wycenione
łącznie na 40 382,00 zł, mieli gwarantować profesjonalną obsługę uczestników
międzynarodowej konferencji organizowanej przez zamawiającego. Koszt ww. usług
nie odbiega od kosztu usług tego samego rodzaju oferowanych przez inne
przedsiębiorstwa.
(v)
program turystyczny - został starannie przygotowany przez odwołującego. Uczestnicy
konferencji zostaną zabrani do Muzeum Powstania Warszawskiego, znanego w całej
Europie jako jedno z najnowocześniejszych. Koszt przeprowadzenia programu
turystycznego – 7 970,40 zł wyczerpuje całkowity koszt biletów, transportu
uczestników konferencji oraz innych niezbędnych opłat związanych z odwiedzeniem
muzeum. Odwołujący, jako profesjonalista działający na rynku podał realną,
rzeczywistą kwotę świadczenia tego typu usługi.”
Izba stwierdziła, że zamawiający w punktowanych kryteriach pozacenowych nie
określił wprost wymagań minimalnych, gdzie poniżej wskazanego poziomu, oferta
wykonawcy podlegałaby odrzuceniu. Różny sposób spełnienia tych wymagań przez
wykonawców - deklarowany w ofercie – skutkował stosowną gradacją przyznanej ofercie
punktacji. Izba nie podzieliła argumentacji zamawiającego, że wykonawcy nie powinni
oczekiwać od zamawiającego szczegółowych informacji – „co i jak ma być zorganizowane.”
Należało bowiem zauważyć, że art. 29 ust. 1 ustawy Pzp wprost nakłada na zamawiającego
obowiązek
jednoznacznego
i
wyczerpującego
opisania
przedmiotu
zamówienia,
uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie
oferty.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia postanawia, że wobec ustalonych
kryteriów wyboru oferty:

2.
Zakwaterowanie, transport, opieka tłumaczy, wyżywienie, program turystyczny,
organizacja wizyty – waga 30%, zamawiający będzie przyznawał punkty za realizację
następujących składników przedmiotu zamówienia:
-
transport - ocena od 0 do 5 punktów,
-
opieka tłumaczy i hostess - ocena od 0 do 10 punktów,
-
program turystyczny - ocena od 0 do 10 punktów,
-
organizacja wizyty - ocena od 0 do 5 punktów.
Maksymalnie oferta w tej części kryteriów wyboru może uzyskać 30 punktów.
W celu oceny ww. składników zamówienia, zamawiający wymagał podania krótkiego opisu:
-
organizacji transportu gości z lotniska do hotelu i z powrotem,
-
kwalifikacji tłumaczy i ich i doświadczenia w tłumaczeniu, oraz sposób opieki
tłumaczy i hostess nad gośćmi,
-
zaoferowanego programu turystycznego,
-
propozycji miejsca uroczystego przyjęcia z wydarzeniami artystycznymi, w dniu 13
września br., miejsca kolacji w dniu 14 września br. i ewentualne propozycje
nadprogramowe związane z organizacją wizyty.
Zamawiający nawet nie określił mierników tej oceny, tj. w jaki sposób, w innych
kryteriach niż cena, członkowie Komisji przetargowej byli uprawnieni aby przyznawać punkty
w granicach od 0 do 5, lub od 0 do 10. Zamawiający uznał, iż może to być ocena w pełni
pozostawiona uznaniu poszczególnych członków Komisji przetargowej.

Zdaniem Izby, odwołujący przedstawił taki opis - pozwalający na ocenę jego oferty jak
wyżej opisany – w zakresie kryterium w odniesieniu do wyznaczonych składników
przedmiotu zamówienia podlegających punktacji.

Z przytaczanego powiadomienia o odrzuceniu oferty odwołującego: „Po dokonaniu
szczegółowej analizy nadesłanych wyjaśnień - dot. kalkulacji kosztów prac związanych z
organizacją i obsługą konferencji - przez wykonawców (Grupa A-05 Sp. z o.o. i lT.Event Sp.
z o.o.) zdecydowano odrzucić ich oferty. Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej
kwocie w stosunku do pozostałych trzech ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz do kwoty
jaką przeznaczył zamawiający na wykonanie przedmiotowego zamówienia (ok. ½ 600 000
zł). Kolejnym powodem była analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność
zamawiającego wobec proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które
podlegały innym poza kryterium Ceny kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim
organizacji wizyt obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Dla zamawiającego obsługa
konferencji jest na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie,

niegwarantującej wysokiej jakości wykonywania usług objętych zamówieniem” – przy
jednoczesnym braku wskazania podstawy prawnej czynności odrzucenia oferty
odwołującego - można było wywnioskować, że zamawiający uznał tę ofertę - jako
zawierającą rażąco niską cenę.
W związku z powyższym, całość zarzutów odwołującego sprowadzała się w
zasadzie do zagadnienia (odpowiedzi na pytanie): czy zamawiający prawidłowo
zastosował art. 90 ust. 3 ustawy Pzp, tj. czy odwołujący złożył wyjaśnienia albo złożone
przez niego wyjaśnienia pozwalały zamawiającemu na ocenę, że oferta nie zawiera
rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia - i tym samym nie zachodził
obowiązek odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy
Pzp w związku z art. 90 ust. 3 tej ustawy.
Jednocześnie odwołujący w ogólności zaprzeczył, aby zachodziły jakiekolwiek
podstawy do odrzucenia jego oferty w oparciu o dyspozycję art. 89 ust. 1 ustawy Pzp.
Obowiązek ewentualnego odrzucenia oferty wynika z oceny wyjaśnień i dowodów
przedłożonych przez odwołującego, co wyraźnie potwierdza brzmienie art. 90 ust 3
ustawy Pzp. W wyroku z dnia 12 października 2011 r. (sygn. akt: KIO 2120/11) Izba
wskazała, że: „To wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień powinien dążyć do
przekonania zamawiającego, iż wątpliwości, co do zaoferowanej ceny nie są
uzasadnione. Na zamawiającym spoczywa ciężar dowodu, ale co do wykazania
prawidłowości oceny wyjaśnień wykonawcy zgodnie z art. 90 ust. 2 p.z.p., a nie w
zakresie wykazania, iż cena oferty wykonawcy jest rażąco niska". Konstrukcja art. 90 ust.
3 ustawy Pzp zakłada istnienie domniemania prawnego wzruszalnego (co potwierdzają
poglądy doktryny i liczne przykłady z orzecznictwa). Zamawiający zobligowany jest
bowiem do zwrócenia się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień
dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w sytuacji, gdy
obiektywnie uzasadnione jest domniemanie, że dana oferta zawiera rażąco niską cenę w
stosunku do przedmiotu zamówienia. W konsekwencji przyjętego domniemania istnienia
rażąco niskiej ceny, na wykonawcach spoczywa ciężar jego obalenia, poprzez
przedstawienie stosownych wyjaśnień i ewentualnie dowodów, potwierdzających że
zaoferowana cena nie jest ceną rażąco zaniżoną w stosunku do przedmiotu zamówienia,
ale że względu na obiektywne czynniki (opisane przykładowo w ust. 2 artykułu 90 ustawy
Pzp), są w stanie prawidłowo wykonać cały zakres zamówienia za zaoferowaną cenę, z
określonym zyskiem. W doktrynie przyjmuje się, że „Wykonawca, składając wyjaśnienia
odnoszące się do ceny oferty, powinien wskazać, co spowodowało możliwość obniżenia
ceny, ale również w jakim stopniu dzięki wskazanym czynnikom cena została obniżona.
Wielkość redukcji ceny może bowiem wynikać wyłącznie z czynników, które zostaną przez

niego przedstawione. Oceniając wyjaśnienia, zamawiający może uznać za właściwy taki
sposób ukształtowania ceny, który wynika z powodów o obiektywnym charakterze. Za
takie należy uznać uwarunkowania, które są zgodne z prawem i nie naruszają zasad
uczciwej konkurencji. Jest przy tym obowiązany wziąć pod uwagę wszystkie czynniki
wymienione w art. 90 ust. 2 (oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane
rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia
dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy, wpływ pomocy publicznej
udzielonej na podstawie odrębnych przepisów), ale również inne czynniki, na które
wskaże wykonawca, a które bez zakłócania uczciwej konkurencji wpłynęły na wysokość
ceny w złożonej ofercie". [Włodzimierz Dzierżanowski, Komentarz do art. 90 ustawy -
Prawo zamówień publicznych, stan prawny: 2012.05.01, Lex]. Zgodnie z wyrokiem Sądu
Okręgowego w Warszawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. (sygn. akt: IV Ca 1299/09):
„Wykonawca powinien zatem wskazać i opisać obiektywne czynniki mające wpływ na
wysokość zaoferowanej ceny; wyjaśnienia powinny być jak najbardziej szczegółowe i
winny zawierać wszystkie aspekty mające wpływ na cenę, tak aby nie pozostawiały
wątpliwości co do prawidłowego jej wyliczenia (...).”
W przeświadczeniu Izby, wyjaśnienia odwołującego są konkretne, sprawdzalne
stanowią dowód, że ceny oferty odwołujący nie przyjął dowolnie, lecz z uwzględnieniem:
własnych możliwości i realiów rynkowych związanych z realizacją przedmiotu zamówienia,
jak i wymagań wskazanych w SIWZ w odniesieniu do przedmiotu zamówienia.
W tym kontekście prawidłowość dokonanej przez zamawiającego oceny złożonych
przez odwołującego wyjaśnień budzi wątpliwości. Wyjaśnienia udzielone przez
odwołującego na wezwanie zamawiającego, mają charakter obiektywny – powiązany z
ceną jego oferty - wskazują okoliczności i ich wpływ na cenę przyjętą przez odwołującego
w jego ofercie. Stanowią przedstawienie kompletnej i szczegółowej kalkulacji elementów
składowych zaoferowanej ceny. Odwołujący zaznaczał w swoich wyjaśnieniach, że „cena
obejmuje realizację pełnego zakresu zamówienia oraz uwzględnia wszystkie wymagania
zamawiającego zamieszczone w SIWZ.” Odwołujący wskazywał również na oszczędność
metody wykonania, gdyż dysponuje niezbędnym wyposażeniem dla przeprowadzania
tego typu imprez. Ponadto odwołujący przywoływał sprzyjające i dostępne warunki
wykonania zamówienia, w tym korzystanie z potencjału firmy IT.exspert sp. z o.o. W
ocenie Izby, powyższe mogło stanowić podstawy zaoferowania przez odwołującego
konkurencyjnych cen za wykonanie zamówienia. Jednocześnie z wyjaśnień wynika, że w
cenie oferty pozostało uwzględnione wykonanie wszystkich czynności wymienionych w
SIWZ, w opisie przedmiotu zamówienia.

Odwołujący zastosował się do wskazówek zamawiającego przekazanych w wezwaniu
do wyjaśnienia wysokości ceny zaoferowanej oferty i sformułował wyjaśnienia w sposób jaki
oczekiwał tego zamawiający, tj. określił koszty obejmujące pozycję po pozycji na wszystkie
20 składników przedmiotu zamówienia wyszczególnionych w SIWZ, wskazując w
szczególności na:
a)
oszczędność metody wykonania zamówienia, a także na:
b)
wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia, dostępne dla wykonawcy.
Z wyjaśnień tych – szczegółowej kalkulacji ceny oferty wynika, że przedsięwzięcie nie
tylko zbilansuje się w znaczeniu rachunkowym ale przyniesie także pewien zysk.
Nie można było pominąć, iż z treści odpowiedzi na odwołanie wynika, że
zamawiający nie odrzucił oferty odwołującego z powodu stwierdzenia rażąco niskiej ceny,
„ponieważ u odwołującego cena nie nosiła znamiona „rażącej,” ale wynikała z niskiej jakości
oferty.” Stwierdzenie takie nawet czyniło bezprzedmiotowym rozstrzyganie przez Izbę
podnoszonych w odwołaniu zarzutów dotyczących nieprawidłowej oceny wyjaśnień
odwołującego – udzielonych na wezwanie zamawiającego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp.
W tych okolicznościach należało uwzględnić treść przepisu art. 92 ust. 1 pkt 2 Pzp
nakazującego powiadomienie o wykonawcach których oferty zostały odrzucone z podaniem
uzasadnienia faktycznego i prawnego.
Czynność odrzucenia oferty wykonawcy na podstawie art. 90 ust. 3 ustawy, czy też
na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 tej ustawy Pzp może podlegać weryfikacji w przypadku
skorzystania przez wykonawcę z prawa do wniesienia środków ochrony prawnej. Na
zamawiającego został więc nałożony obowiązek zawiadomienia wykonawców o podjętej
czynności. W zawiadomieniu tym nie wystarczy podać tylko podstawy prawnej, której zresztą
zamawiający nie wskazał. Niezbędne jest też dokładne poinformowanie o okolicznościach
faktycznych, wyczerpujących przesłankę zawartą w powoływanym przepisie. W sytuacji, gdy
zamawiający pominął uzasadnienie prawne, przynajmniej winien podać pełne uzasadnienie
faktyczne, aby zainteresowany wykonawca mógł jednoznaczne zidentyfikować przyczyny
odrzucenia jego oferty.
Przechodząc do rozstrzygnięcia sprawy, Izba miała na uwadze treść podanego przez
zamawiającego zdawkowego uzasadnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego
podaną w powiadomieniu z dnia 11 marca 2013 r., gdyż zarzuty odwołania odnosiły się do
przytaczanych wyżej podstaw faktycznych, które stały się przyczyną tej czynności.
Należało zauważyć, że dopiero w pisemnej odpowiedzi na odwołanie z dnia 21 marca
2013 r., zamawiający podał wyczerpujące uzasadnienie dokonanej czynności odrzucenia

oferty odwołującego, odbiegające od analizy udzielonych na wezwanie wyjaśnień
odwołującego odnośnie elementów złożonej oferty, mających wpływ na wysokość ceny, i
przedstawił nowe okoliczności odrzucenia oferty odwołującego, do których odwołanie, ani się
nie odnosiło, ani nie mogło się odnosić – stanowiące szczegółową argumentację dotyczącą
przyczyn odrzucenia oferty – jako nie spełniającej wymogów jakościowych SIWZ.
W ocenie Izby, w żadnej mierze zamawiający nie był upoważniony, ażeby w
postępowaniu odwoławczym uzupełniać uzasadnienie faktyczne podjętej czynności –
odrzucenia oferty odwołującego.
Jak stanowi art. 190 ust. 1 Pzp, nawiązujący do art. 6 K.c. w związku z art. 14 ustawy
Pzp, dowód zaistnienia przesłanek obligujących do odrzucenia oferty wykonawcy spoczywa
na tym, kto ze swojego twierdzenia wywodzi skutek prawny. Na gruncie rozpoznawanej
sprawy
odwoławczej
zaistnienie
okoliczności
uzasadniających
odrzucenie
oferty
odwołującego - powinno zatem zostać udowodnione przez zamawiającego - w granicach
podanego w przebiegu postępowania przetargowego - uzasadnienia tej czynności.
Zamawiający jest zobowiązany w toku badania ofert ustalić, że powołana przez niego
przesłanka odrzucenia oferty nastąpiła, a następnie poinformować o ustaleniach i podjętych
czynnościach oraz ich konsekwencjach wykonawców podając - stosownie do normy
wyrażonej w art. 92 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp - nie tylko uzasadnienie prawne (prawidłową
podstawę prawną swojej czynności), ale także pełne uzasadnienie faktyczne.
W realiach niniejszej sprawy, bez najmniejszych wątpliwości, zamawiający w
kontekście udzielonych wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp i podnoszonych przez
odwołującego argumentów - wadliwie dokonał poinformowania odwołującego o przyczynach
odrzucenia złożonej oferty, bowiem - wbrew dyspozycji przepisu art. 92 ust. 1 pkt 2 Pzp -
zaniechał podania podstawy prawnej i pełnego uzasadnienia faktycznego dokonanej
czynności. Sformułowania przez zamawiającego w powiadomieniu z dnia 11 marca 2013 r.,
jako podstawy odrzucenia oferty wykonawcy, że „zdecydowano odrzucić (…) oferty.
Powodem tego jest relacja cen ofert o najniższej kwocie w stosunku do pozostałych trzech
ofert wynosząca 2/3 ich wysokości oraz do kwoty jaką przeznaczył zamawiający na
wykonanie przedmiotowego zamówienia (ok. 1/2 600 000 zł). Kolejnym powodem była
analiza przysłanych wyjaśnień, z których wynikała niepewność zamawiającego wobec
proponowanych przez wykonawców kosztów tych pozycji, które podlegały innym poza
kryterium Ceny kryterium oceny ofert, tj. koszty przede wszystkim organizacji wizyt
obejmujących ceny kolacji 13 i 14 września br. Dla zamawiającego obsługa konferencji jest
na tyle prestiżowa, że nie może zaryzykować wyboru ofert o najniższej cenie,
niegwarantującej wysokiej jakości wykonywania usług objętych zamówieniem” -

zaświadczają ich ogólnikowy charakter, przez co są niewystarczające aby uznać je za
dostateczne uzasadnienie odrzucenia oferty wykonawcy, zarówno z powodu podania rażąco
niskiej ceny, jak i ze względu na niezgodność treści oferty z treścią SIWZ w odniesieniu do
standardów jakościowych usługi.
Z przedstawionego uzasadnienia faktycznego nie sposób było wywieść, z czego
wynikało, że zamawiający nie uwzględnił szczegółowych kalkulacji i wyjaśnień i poszczególnych
argumentów przedstawionych w udzielonych wyjaśnieniach odwołującego, dotyczących
wysokości ceny oferty. W konsekwencji, Izba podzieliła stanowisko odwołującego, że
uzasadnienie faktyczne decyzji zamawiającego zawarte w powiadomieniu z 11 marca 2013r.,
ograniczające się do przytaczanych wyżej ogólnikowych stwierdzeń, nie może być uznane
za dostateczne uzasadnienie, realizujące cel normy art. 92 ust. 1 pkt 2 Pzp. W
rzeczywistości, dopiero stanowisko zamawiającego przedstawiane w odpowiedzi na
odwołanie i do protokołu rozprawy - stanowiło próbę uzasadnienia faktycznego czynności
odrzucenia oferty odwołującego.
Przyczyny odrzucenia oferty nie mogą być pozostawione domyślności wykonawcy. W
zaistniałych okolicznościach - uprzedniego wezwania odwołującego do wyjaśnień elementów
ceny oferty, odwołujący miał podstawy przypuszczać, iż odrzucenie jego oferty zostało
spowodowane uznaniem zaoferowanej ceny - jako rażąco niskiej. W tym też kierunku
odwołujący podjął obronę swojej oferty.
Należało również zauważyć, że także przystępujący po stronie zamawiającego do
odwołania wykonawca: K………….. O……………… CONGRESS-OR również zidentyfikował
powody odrzucenia oferty odwołującego - jako związane z rażąco niską ceną i „rozwinął”
uzasadnienie faktyczne czynności odrzucenia oferty odwołującego i szczegółowo uzasadniał
zasadność ogólnych stwierdzeń zamawiającego, że oferta odwołującego zawiera rażąco niską
cenę.
Zasadnym jest podkreślenie, iż przyczyny podane w informacji o odrzuceniu oferty
wykonawcy - warunkują zakres składanych środków ochrony prawnej i ich uzasadnienie.
Treść zawiadomienia, z uwagi na zawity charakter terminów wnoszenia środków ochrony
prawnej ma bezpośrednie znaczenie dla umożliwienia wykonawcom realizacji swoich praw w
postępowaniu (tak też podają wyroki: KIO z dnia 23 marca 2011 r., sygn. akt KIO 522/11; z
dnia 24 czerwca 2010 r., sygn. akt KIO 1066/10). Z tego względu brak precyzyjnego
wskazania z czego wynika odrzucenie oferty, prowadzi do wniosku, iż zamawiający w istocie
nie poinformował odwołującego o przyczynie odrzucenia jego oferty. Na zamawiającym ciąży
obowiązek przedstawienia uzasadnienia faktycznego swoich decyzji w taki sposób, aby

wykonawca miał pełną wiedzę na temat przyczyn podjętych czynności, które rzutują na
uprawnienia wykonawcy, wynikające z faktu złożenia oferty. Wykonawca nie ma obowiązku
domyślać się, jakie to ustalenia legły u podstaw wnioskowania, że wyjaśnienia były
niewystarczające, dla wykazania, że cena złożonej oferty jest realistyczna, czy też, że na ich
podstawie, zamawiający dojdzie do przekonania, że oferowana usługa poziomem
jakościowym odbiega od oczekiwań zamawiającego przedstawionych w SIWZ. Nie stanowi
wypełnienia dyspozycji normy art. 92 ust. 1 pkt 2 Pzp podawanie przez zamawiającego
dopiero na rozprawie, uzasadnienia faktycznego podjętych wobec oferty odwołującego
decyzji (tak też wyrok KIO z dnia 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt KIO 1620/11 oraz sygn. akt KIO
1625/11).
Obowiązek zawiadamiania wykonawców określony w art. 92 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp,
stanowi realizację wyrażonej w art. 8 ust. 1 tej ustawy zasady jawności postępowania o
udzielenie zamówienia oraz sformułowanej w art. 7 ust. 1 ustawy zasady równego traktowania
wykonawców i zachowania uczciwej konkurencji.
Izba uznała, że w okolicznościach rozpatrywanej sprawy, zamawiający uzasadniając w
sposób lakoniczny i ogólnikowy - podjęte wobec oferty odwołującego czynności, pozbawił go
możliwości oceny poprawności prowadzonych działań i ewentualnego ich rzeczowego
zakwestionowania przez wniesienie odwołania, uchybiając tym samym regułom, rządzącym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. W świetle powołanych wyżej zasad,
niedopuszczalnym jest aby wykonawca kwestionujący zasadność podjętych wobec jego
oferty przez zamawiającego czynności, samodzielne zidentyfikował przyczyny odrzucenia
oferty, a następnie w oparciu o poczynione założenia, przedstawiał w odwołaniu argumenty
przemawiające za nietrafnością domniemanych przyczyn decyzji zamawiającego.
Zamawiający jest zobowiązany podać uzasadnienie podejmowanych czynności, tak aby
zagwarantować wykonawcom możliwość ich weryfikacji w toku procedury odwoławczej. W
szczególności uzasadnienie faktyczne zawiadomienia o odrzuceniu oferty - powinno
wyczerpująco obrazować, jakie przyczyny legły u podstaw decyzji zamawiającego, tak aby
wykonawca, gdy oceny zamawiającego nie podziela - mógł do wskazanych przez
zamawiającego okoliczności w pełni ustosunkować się wnosząc odwołanie.
Zdaniem Izby, brak prawidłowego uzasadnienia czynności względem oferty
odwołującego, może mieć wpływ na wynik postępowania w rozumieniu postanowień art. 192
ust. 2 ustawy Pzp, stanowiącego, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie
przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania.
Odwołujący nie był bowiem w stanie sformułować w swoim odwołaniu - zarzutów

kwestionujących prawidłowość odrzucenia oferty - z przyczyn podawanych przez
zamawiającego dopiero w odpowiedzi na odwołanie i do protokołu rozprawy. Możliwość
efektywnego korzystania ze środków ochrony prawnej, należy do podstawowych
gwarantowanych praw wykonawcy, uczestniczącego w przetargu publicznym. Aby skutecznie
korzystać z prawa do obrony oferty, wykonawca musi poznać pełne przyczyny
wyeliminowania jego oferty. W tym aspekcie Izba uznała, że okoliczność wadliwego
uzasadnienia kwestionowanej czynności mogła mieć wpływ na wynik postępowania,
pozbawiając odwołującego możliwości obrony oferty, która była korzystniejsza w
dominującym kryterium oceny ofert, tj. – kryterium ceny - niż wykonawcy wybranego.
Prawidłowe wykonanie przez zamawiającego obowiązku wyrażonego w art. 92 ust. 1
pkt 2 ustawy Pzp, gwarantujące realizację zasady jawności postępowania oraz równego
traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji, determinuje skorzystanie przez
wykonawców z uprawnienia do wnoszenia środków ochrony prawnej.
Odwołujący trafnie ponosił, że uzasadnienie przedstawione w odpowiedzi na
odwołanie pismem z dnia 21 marca 2013 r. odbiega od treści powiadomienia o odrzuceniu
oferty z dnia 11 marca 2013 r. Z tego względu odwołujący odnosił się w swoim odwołaniu do
tych powodów odrzucenia jego oferty, które poznał w dniu 11 marca 2013 r., a przyczyny, dla
których oferta odwołującego została odrzucona - podane w odpowiedzi na odwołanie są inne.
Odwołujący w złożonym odwołaniu nie mógł się odnieść do tych nowych powodów, ponieważ
ich nie znał. Nie jest dopuszczalna sytuacja, że zamawiający odrzuca ofertę z powodu rażąco
niskiej ceny, a następnie w odpowiedzi na odwołanie utrzymuje, że inna była przyczyna
odrzucenia oferty odwołującego.
Biorąc pod uwagę całokształt okoliczności, Izba nie uwzględniła stanowiska
zamawiającego, że w odpowiedzi na odwołanie przedstawił jedynie rozwinięcie tożsamej
argumentacji.
Brak wystarczającego i jednoznacznego uzasadnienia kwestionowanej czynności w
powiadomieniu skierowanym do odwołującego - przesądził o uwzględnieniu odwołania z
przyczyn formalnych - bez możliwości rozpatrzenia zarzutów merytorycznych - dotyczących
złożonych wyjaśnień odnośnie elementów mających wpływ na cenę oferty, w kontekście
spełnienia wymagań jakościowych zamawiającego i ich wpływu na brak możliwość przyjęcia
oferty odwołującego - za wskazaną cenę.

Należało uwzględnić, że rozprawa przed Krajową Izbą Odwoławczą, nie jest
miejscem dla przedstawiania nowego uzasadnienia - uprzednio podejmowanych czynności
zamawiającego o odrzuceniu oferty wykonawcy. Zgodnie z art. 180 ust. 1 ustawy Pzp,

odwołanie bowiem jest wnoszone od czynności, czy też zaniechania czynności
zamawiającego, podejmowanych w toku postępowania o zamówienie publiczne.
Rozprawa przed Krajową Izbą Odwoławczą nie jest składnikiem postępowania
przetargowego, lecz podlega odrębnym regułom proceduralnym organu zewnętrznego.
Pisma oświadczenia i stanowiska stron składane przed Izbą w danej sprawie - nie są
równoznaczne z podejmowaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego. Dlatego też, szerokie uzasadnianie na rozprawie podjętych uprzednio
czynności, w odniesieniu do których podano wręcz zdawkowe uzasadnienie faktyczne, nie
mogło odnieść zamierzonego skutku. Izba bowiem weryfikuje działania zamawiającego, pod
względem przestrzegania wzorca ustawowego, w takim kształcie w jakim zostały podjęte w
trakcie postępowania przetargowego. W żadnym wypadku nie zastępuje zamawiającego w
jakichkolwiek czynnościach i nie dokonuje za zamawiającego czynności. Może poddawać
ocenie czynności, tak - jak zostały faktycznie przez zamawiającego dokonane i stanowiły
podstawę do zaskarżenia, a nie w formie poddanej szerokiej interpretacji w odpowiedzi na
odwołanie.
Przepis art. 192 ust. 3 pkt 1 ustawy Pzp upoważnia Izbę jedynie do nakazania
unieważnienia czynności i do nakazania wykonania, czy powtórzenia czynności. Skoro
zamawiający zaniechał wszechstronnej i pełnej oceny wyjaśnień elementów oferty
odwołującego – na co wskazuje treść przedstawionego uzasadnienia przesłana wykonawcy,
i mimo tego podjął decyzję o odrzuceniu oferty odwołującego, uznając, iż wykonawca ten nie
wykazał, że cena jego oferty nie pozostaje zbyt nisko skalkulowana w odniesieniu do
zakładanego wysokiego poziomu i standardu przedmiotowej Konferencji - nie ma podstaw
oczekiwać, iż to Izba w toku postępowania odwoławczego oceni te wyjaśnienia. Krajowa Izba
Odwoławcza z mocy art. 192 ust. 7 ustawy Pzp nie może nawet orzekać co zarzutów, które
nie były zawarte w odwołaniu.
Bieg terminu na wniesienie środka ochrony prawnej jakim jest odwołanie, rozpoczyna
się z chwilą otrzymania prawidłowo sporządzonej informacji o wyniku postępowania, w tym o
odrzuceniu oferty wykonawcy. W okolicznościach rozpoznawanej sprawy, należało stwierdzić,
że termin na zaskarżenie merytorycznej czynności zamawiającego, jeżeli czynność odrzucenia
oferty odwołującego - w toku nakazanych czynności ponownej oceny ofert i wyboru oferty
zostanie przez zamawiającego podtrzymana - zacznie biec, gdy zamawiający w wyniku
powtórzenia procedury badania i oceny ofert, z uwzględnieniem poprawnie zastosowanego
art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp - poinformuje odwołującego w sposób wymagany przez art.
92 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp o podjętej wobec oferty wykonawcy decyzji.

Szczegółowe oceny i okoliczności odrzucenia oferty odwołującego jako niezgodnej z
treścią SIWZ - podawane w odpowiedzi na odwołanie oraz na rozprawie - nie podlegały
rozpatrzeniu przez Izbę w niniejszej sprawie. W przypadku, gdy zamawiający w wyniku
ponownej oceny ofert – odrzuci ofertę odwołującego ze wskazanych przyczyn – wykonawcy
będą przysługiwały nowe środki zaskarżenia. Izba w tej sprawie, a priori nie może zająć
stanowiska, że oferta odwołującego podlegała odrzuceniu, ani tego nie przesądza.
W konsekwencji biorąc pod uwagę okoliczności faktyczne i prawne - uwzględnione
przez Izbę - należało podzielić stanowisko prezentowane przez odwołującego, że
zamawiający w niniejszym postępowaniu uchybił przepisom:
1) art. 92 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 89 ust 1 pkt 2,3 i 4 ustawy Prawo zamówień
publicznych, przez zaniechanie podania jednoznacznego uzasadnienia faktycznego i
prawnego odrzucenia oferty odwołującego,
2) art. 90 ust. 3 ustawy Pzp poprzez odrzucenie oferty odwołującego, pomimo
przyznanych okoliczności nie stwierdzenia symptomów rażąco niskiej ceny oferty,
3) w następstwie zamawiający naruszył zasady określone w art. 7 ust 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych - poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób
niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
wykonawców.

Izba uznała, że bez dokładnej oceny wyjaśnień odwołującego - odrzucenie złożonej
oferty, było co najmniej przedwczesne i tym samym naruszające wskazane przez
odwołującego przepisy ustawy Pzp, która to czynność może mieć istotny wpływ na wynik
postępowania.
W tym stanie rzeczy Izba uwzględniła odwołanie o czym orzekła jak w sentencji na
podstawie art. 192 ust. 1, ust. 2 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy Pzp.
O kosztach orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 192 ust. 9 i 10
ustawy Pzp. Odwołanie zostało uwzględnione przez Izbę, kosztami postępowania w sprawie
należało więc obciążyć zamawiającego.
Izba zasądziła od zamawiającego na rzecz odwołującego kwotę 7 500,00 zł tytułem
zwrotu kosztów wpisu od odwołania na podstawie § 3 pkt 1) oraz § 5 ust. 2 pkt 1)
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i
sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzaju kosztów w postępowaniu
odwoławczym i sposobu ich rozliczania. (Dz. U. Nr 41, poz. 238).

Przewodniczący:

.....…………………...

Wcześniejsze orzeczenia:

Sygn. akt KIO 263/15 z dnia 2015-12-23
Sygn. akt KIO 245/15, KIO 305/15 z dnia 2015-03-04
Sygn. akt KIO 270/15 z dnia 2015-03-03
Sygn. akt KIO 273/15 z dnia 2015-02-27
Sygn. akt KIO 267/15 z dnia 2015-02-27

Baza orzeczeń KIO - wyszukiwarka

Najnowsze orzeczenia

Najnowsze przetargi

Najnowsze wyniki przetargów

Kodeksy

Pokaż wszystkie