Skierniewice: Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Odpady organiczne - problemy i sposoby zagospodarowania - przetarg II
Numer ogłoszenia: 92786 - 2012; data zamieszczenia: 26.03.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Ogrodnictwa , ul. Konstytucji 3 Maja 1/3, 96-100 Skierniewice, woj. łódzkie, tel. 46 833 20 21, faks 46 833 32 28.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.inhort.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Odpady organiczne - problemy i sposoby zagospodarowania - przetarg II.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Odpady organiczne - problemy i sposoby zagospodarowania w dniach 20 - 21 września 2012 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 19 września 2012 r. Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120) Część A Wynajem, przygotowanie techniczne miejsca obrad i obsługa konferencji 1.Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 15 km od centrum Warszawa i nie więcej niż 70 km od Skierniewic. 2. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km). Wykonawca powinien zapewnić transport uczestników na miejsce konferencji z wyznaczonego przez Zamawiającego dworca kolejowego oraz ich odwiezienie na dworzec po zakończeniu konferencji. Transport powinien być zorganizowany z i na Dworzec Centralny w Warszawie. Przed konferencją przewidziane są transfery indywidualne (różne godziny przyjazdu uczestników) szacunkowo ogółem dla 20 - 50 uczestników. Po konferencji jednorazowy transport zbiorowy szacunkowo dla ok. 20 - 40 uczestników. 3. Miejsce powinno być przystosowane dla prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji, a także imprez okolicznościowych. 4. Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia: - Salę obrad z min. 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia. - Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie ok. 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad. - Szatnia dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób) - Miejsce dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych dla firm (co najmniej 6) oraz mini wystawy produktów tych firm. - Miejsce dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej dwóch osób. - Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 100 osób. - Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 100 osób oraz uroczystej kolacji, z powierzchnią do tańca. - Toalety w pobliżu miejsca obrad. - Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji. - Parking dla co najmniej 40 samochodów osobowych. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. 5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się: - przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz miejscem dla stoisk wystawienniczych, - wietrzeniem i sprzątaniem w czasie przerw, - ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji, - innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji. 6. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską oraz oprawę artystyczną podczas uroczystej kolacji (w godzinach od. 19.00 do 2.00 następnego dnia). 7. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki. 8. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji. 9. Wykonawca powinien zabezpieczyć pomieszczenia umożliwiające uczestnikom odpoczynek w trakcie trwania konferencji. Część B Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu obydwu dni konferencji. Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, ciastka różne. Część C Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji: - obiad i kolację 19 września dla organizatorów konferencji (3 - 5 osób), - kolację 19 września dla uczestników przyjeżdżających w przeddzień konferencji, - śniadania wliczone w koszt noclegu, - obiady dla uczestników konferencji 20 i 21 września, - kolację 21 września dla osób korzystających z noclegu po zakończeniu konferencji. Posiłki w formie stołu szwedzkiego z wyborem dań. Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki Kolacja zwykła - co najmniej jedno danie na gorąco, wędliny, sery, warzywa, pieczywo, kawa, herbata Część D Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji 1. Uroczysta kolacja zorganizowana po zakończeniu pierwszego dnia obrad (20 września) na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej. 2. Kolacja uroczysta w stylu włoskim (menu - kuchnia śródziemnomorska: co najmniej sześć rodzajów przystawek, sałatki co najmniej dwie, co najmniej pięć dań gorących, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna, lampka wina na powitanie). 3.Umożliwienie dostarczenia dodatkowych napojów alkoholowych na uroczystą kolację przez organizatorów. Koszt ewentualnej opłaty za dostarczone dodatkowo alkohole będzie ponoszony przez Zamawiającego. Na jedną osobę uczestniczącą w uroczystej kolacji Zamawiający przewiduje dostarczenie ok. ? butelki wódki i ? butelki wina. Część E Zapewnienie noclegów 1. Pokoje 1 i 2-osobowe z łazienkami dla 70-120 osób w dniach 19, 20 i 21 września, w tym: - 19/20 września dla organizatorów Konferencji (3-5 osób) oraz dla części uczestników - 20/21 września dla wszystkich uczestników (70-120 osób) - 21/22 września dla części uczestników. Część F Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur 1.Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone od 16 sierpnia do 15 września 2012 r. na konto podane przez Wykonawcę. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez organizatorów konferencji, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury. 3. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników konferencji w terminie do 14 sierpnia 2012 r. Lista będzie zawierała dane ułatwiające kontakt z uczestnikiem konferencji dokonującym wpłaty (e-mail, nr telefonu). Noclegi i wyżywienie powinny być zapewnione w tym samym kompleksie hotelowym co miejsce obrad !.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 63.51.00.00 - Usługi biur podróży i podobne 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 22.09.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje minimum dwie usługi organizacji konferencji (każda dla min. 100 osób i min. dwudniowe, obejmujące co najmniej: organizację i zapewnienie miejsca obrad, noclegi, wyżywienie i usługi cateringowe, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował następującymi pracownikami: 1.) Koordynator - osoba, posiadająca min. 3-letnie udokumentowane doświadczenie w obsłudze konferencji, co najmniej 2-dniowych, dla co najmniej 100 osób.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe w wysokości min. 50.000,- PLN oraz ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min. 100.000,- PLN.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu, na potencjał innych podmiotów załączy pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: - Wykonawcy ci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, - Wykonawcy ci składają jeden wniosek, przy czym: - dokumenty wymienione w pkt III.4.2 potwierdzające, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oddzielnie, - pozostałe dokumenty składa co najmniej jeden z tych Wykonawców albo wszyscy ci Wykonawcy wspólnie.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy przewidziane w niniejszej umowie oraz w następujących przypadkach: 1) zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, cena netto pozostanie bez zmian, 2) zmiany elementów świadczenia na nie gorsze od ustalonych w umowie, 3) działania siły wyższej, uniemożliwiającej realizację zamówienia, w miejscu lub terminie, 4) zmiany danych adresowych i podmiotowych Zamawiającego i Wykonawcy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.inhort.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18 pok. nr 19 - Dział Zamówień Publicznych..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 03.04.2012 godzina 10:00, miejsce: Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18 pok. nr 26..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie finansowane jest ze środków projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych, nr umowy UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-03, z dnia 15.09.2009 r. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 1.3 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013, Poddziałanie 1.3.1..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie