Warszawa: Organizacja konferencji na temat kierunków polityki edukacyjnej państwa i roli projektów systemowych w edukacji w dniach 1-2 kwietnia 2011.
Numer ogłoszenia: 90593 - 2011; data zamieszczenia: 21.03.2011
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Badań Edukacyjnych, ul. Górczewska 8, 01-180 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 241 71 00, faks 22 241 71 11

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja konferencji na temat kierunków polityki edukacyjnej państwa i roli projektów systemowych w edukacji w dniach 1-2 kwietnia 2011..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Organizacja dwudniowej konferencji na temat kierunków polityki edukacyjnej państwa i roli projektów systemowych w edukacji w dniach 1-2 kwietnia 2011. Szacowana liczba osób ok. 220. Zapewnienie sali konferencyjnej plus 4-6 sal seminaryjnych dla ok. 40 osób. Noclegi i wyżywienie dla max. 170 osób.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Załącznik nr 1 do wniosku o przeprowadzenie postępowania Uzasadnienie wyboru trybu z wolnej ręki Podstawą prawną wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest art. 67 w zw z art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 tekst jednolity) . Usługi hotelarskie i restauracyjne należą do usług niepriorytetowych wymienionych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28.01.2010 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 12, poz. 68) wydanego na podstawie art. 2a Pzp, oznaczone numerem kategorii 17-27, zalicza się do nich m.in. usługi hotelarskie i restauracyjne. W świetle art. 5 ust.1a ustawy Pzp, do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są ww. usługi o charakterze niepriorytetowym, można zastosować również tryb zamówienia z wolnej ręki, nawet wówczas, gdy nie występują przesłanki wyboru tego trybu opisane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem -w szczególności- świadczy o zastosowaniu w tym przypadku katalogu otwartego i stwarza możliwość wskazania także innych uzasadnionych przypadków dla zastosowania trybów niekonkurencyjnych w przypadku postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a. W dalszej części przepisu ustawodawca podaje przykładowy katalog okoliczności uzasadniających zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki, dla których wspólnym elementem jest wykazanie, że zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować powstaniem takich, a nie innych następstw. Ustawa nie określa co należy rozumieć pod pojęciem -innych uzasadnionych przypadków- , zaś formułowanie ustawy: -mogłoby- pozwala na rezygnację z innych trybów, gdy zamawiający wykaże podstawy do przypuszczeń, że konsekwencją zastosowania takich trybów byłyby okoliczności wskazywane w art. 5 ust. 1a pkt 1-4. Uprawdopodobniona możliwość ich powstania jest wystarczającym powodem do stosowania trybów negocjacyjnych. Zamawiający sporządził uzasadnienie zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki dla realizacji niniejszego zamówienia, które zarówno przez prawodawcę europejskiego jak i polskiego, zaklasyfikowane zostało do grupy zamówień niepriorytetowych. Tym samym - sporządzając uzasadnienie faktyczne i prawne - zamawiający dochował wymogu zawartego w art. 5 ust. 1 a. Szczegółowe uzasadnienie trybu. Instytut Badań Edukacyjnych (dalej również: Zamawiający) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe nad funkcjonowaniem i efektywnością systemu edukacji w Polsce. Instytut realizuje dwa projekty systemowe współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. W tej liczbie projekt -Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego-, który ma na celu wzmocnienie systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie wykorzystywania wyników badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz w zarządzaniu oświatą Przedmiotowa konferencja, pierwotnie miała być zorganizowana przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. W ramach przygotowań do konferencji przeprowadzonych przez MEN, ustalono zakres, wielkość i charakter konferencji, jak również termin jego organizacji. Jednym z elementów determinujących termin dwudniowej konferencji pt. Polityka edukacyjna państwa - systemowe zmiany w edukacji było zapewnienie w niej udziału kluczowych decydentów aktywnych w dziedzinie polskiej polityki edukacyjnej. W ostateczności przedmiotowa konferencja zostanie zorganizowana przez Instytut Badań Edukacyjnych, zaś Ministerstwo Edukacji Narodowej będzie współgospodarzem konferencji, oraz zrefunduje zamawiającemu część kosztów konferencji. W ramach przygotowań do organizacji konferencji przeprowadzone zostało rozeznanie wśród hoteli w Warszawie, które byłyby w stanie zaoferować wymagany zakres usług (tj. dysponuje jednocześnie salą konferencyjną na 220 osób, 6 salami seminaryjnymi do 40 osób każda oraz noclegami dla wszystkich prelegentów). Z przeprowadzonej analizy wynika, że jedynym hotelem, który w planowanym przez Zamawiającego terminie ma możliwość spełnienia wszystkich wymogów (m.in. dotyczących terminu konferencji, dostępności odpowiedniej liczby sal, zapewnienia odpowiedniej liczby noclegów) był hotel Airport Hotel Okęcie, Warszawa, 17 Stycznia 24 (będący własnością wykonawcy Koncept 200 sp. z o.o.). Podsumowując należy wskazać, że wybór przez Zamawiającego trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a pkt. 1 ustawy podyktowany jest następującymi, uzasadnionymi w świetle przedmiotu zamówienia okolicznościami: 1) Usługa będąca przedmiotem omawianego zamówienia została zakwalifikowana jako usługa niepriorytetowa 2) Zamawiający dokonał rozeznania wśród podmiotów mających odpowiednio przygotowaną infrastrukturę; 3) Zastosowanie trybu konkurencyjnego przy wyborze Wykonawcy stwarza duże prawdopodobieństwo, że nie będzie możliwe zorganizowanie kongresu w dogodnym terminie. Ustalony wcześniej termin konferencji musi zostać dotrzymany ze względu na konieczność dostosowania terminu konferencji do ustaleń poczynionych przez współgospodarza konferencji z decydentami aktywnymi w dziedzinie polityki edukacyjnej. 4) Wybór wykonawcy w trybie z wolnej ręki umożliwia zawarcie umowy z wykonawcą sprawdzonym i rzetelnym oraz zdolnym do jego prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia przedsięwzięcia; 5) Ustalenie szczegółowych warunków realizacji zamówienia w drodze negocjacji daje Zamawiającemu szanse na elastyczne sformułowanie warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem specyfiki takiej imprezy; 6) przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki pozwala Zamawiającemu na wynegocjowanie z Wykonawcą możliwie najkorzystniejszych warunków zarówno finansowych i organizacyjnych. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy Zamawiający nie ma ostatecznie potwierdzonej liczby uczestników, którzy wezmą udział w tych uroczystościach. Mając na wadze specyfikę przedmiotu zamówienia należy stwierdzić, że udzielnie zamówienia publicznego w trybie konkurencyjnym nie prowadziłoby do uzyskania usługi o wymaganym standardzie i w wymaganym przez Zamawiającego terminie. Ponadto wybór wykonawcy w trybie innym niż wolna ręka może doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków przez Zamawiającego oraz mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań zamawiającego.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Koncept 200 sp zo.o., Ul. 17 stycznia 24, 02-146 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.