Katowice: Zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej Województwa Śląskiego
Numer ogłoszenia: 8046 - 2008; data zamieszczenia: 11.01.2008
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak, numer ogłoszenia w BZP: 147753 - 2007.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Śląskie, ul. Ligonia, 40-037 Katowice, woj. śląskie, tel. 032 2078562, fax 032 2563420.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej Województwa Śląskiego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zamówienie dotyczy zaplanowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej Województwa Śląskiego. Kampania promocyjna województwa śląskiego realizowana będzie przez następujące działania: I. PRZEPROWADZENIE KOMPLEKSOWYCH DZIAŁAŃ (PRZYGOTOWANIE, WYKONANIE I ZARZĄDZANIA PRZEBIEGIEM) KAMPANII PROMOCYJNEJ W ŚCISŁEJ WSPÓŁPRACY Z ZAMAWIAJĄCYM. Kampania obejmować będzie: A. Plakaty reklamowe na tablicach wielkoformatowych i citylightach. Zakres prac: 1.Adaptacja projektu układu graficznego przygotowanego przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika. 2.Plakaty reklamowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 3.Plakaty reklamowe muszą być wykonane dla ekspozycji w następujących formatach: - reklam na tablicach o pow. reklamowej 18 m2, format 600 x 300 cm, wszystkie tablice oświetlone, - citylightów typu w wiacie przystankowej/wolnostojących/na latarni (dowolnie) o pow. reklamowej 2,16 m2, format 120 x 180 cm. 4.Wybór operatora reklamy zewnętrznej (wszelkie ustalenia formalne); 5.Miejsce ekspozycji reklam: we wszystkich czterech subregionach województwa śląskiego, zlokalizowane w centrach handlowych i/lub centrach miast na prawach powiatu z terenu województwa śląskiego oraz wzdłuż autostrady A4, dróg ekspresowych, w tym DTŚ, drogi krajowej DK 1 i innych dróg krajowych oraz głównych ciągów komunikacyjnych miast na prawach powiatu. 6.Weryfikacja, w uzgodnieniu ze Zamawiającym, przedstawionych przez operatora lokalizacji. 7.Zakup wybranych lokalizacji. 8.Przygotowanie do druku, przekazanie projektów w formatach wymaganych przez drukarnie i nadzór nad drukiem, druk (z uwzględnieniem 20% niezbędnego zapasu). 9.Minimalna liczba nośników na kampanię to: - 70 reklam na tablicach o pow. reklamowej 18 m2, format 600 x 300 cm, wszystkie tablice oświetlone, dające skuteczną możliwość ekspozycji w dzień i w nocy, - co najmniej 120 citylightów typu w wiacie przystankowej/wolnostojących/na latarni (dowolnie) o pow. reklamowej 2,16 m2, format 120 x 180 cm, podświetlone. B. Reklamy na autobusach komunikacji miejskiej. Zakres prac: 1.Adaptacja projektu układu graficznego przygotowanego przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika. 2.Reklamy na autobusach muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 3.Reklamy muszą być wykonane dla ekspozycji w następujących formatach: - fullback, o pow. reklamowej 3,6 m2, format 240 x 150 cm, - busboard + fulback o pow. reklamowej 22 m2 i 3,6 m2, format 1100 x 200 cm + 240 x 150 cm. 3.Zapewnienie (zakup) ekspozycji reklam na autobusach komunikacji miejskiej poprzez wybór operatora reklamy (wszelkie ustalenia formalne). 4.Miejsce ekspozycji reklam: na autobusach komunikacji miejskiej różnych relacji kursujących na terenie: Katowic, Rybnika, Częstochowy, Bielska-Białej, Sosnowca, Gliwic. 60 % autobusów z reklamami powinno kursować na terenie miast: Katowic, Sosnowca, Gliwic. 5.Przygotowanie do druku, nadzór nad drukiem, druk, dostarczenie folii do operatora. 6.Minimalna liczba nośników na kampanię to: - 20 reklam na tyłach (fullback) autobusów i 5 reklam na tyłach i bokach (fullback i busboard). C. Reklamy prasowe. Zakres prac: 1.Adaptacja projektu układu graficznego przygotowanego przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika. 2.Reklamy prasowe muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 3.Zapewnienie ekspozycji reklam w prasie poprzez wybór wydawcy (wszelkie ustalenia formalne). 3.Przygotowanie do druku zgodnie z wymogami technicznymi wydawcy, dostarczenie reklam do wydawcy, nadzór nad drukiem. 4.Miejsce ekspozycji reklam: - kolumny redakcyjne, - w jednym dzienniku o zasięgu krajowym, posiadającym dodatki lokalne obejmujące swym zasięgiem województwo śląskie, - w jedynym dzienniku regionalny, obejmującym swoim zasięgiem województwo śląskie, - jednym dzienniku bezpłatnym, obejmującym swoim zasięgiem województwo śląskie. Wszystkie wyżej wymienione dzienniki powinny posiadać najwyższy nakład w swojej kategorii na terenie województwa śląskiego w I kwartale 2007 r. 5.Minimalna liczba nośników na kampanię to: - jedna emisja reklamy tygodniowo w każdym z dzienników, 6.Minimalna powierzchnia reklamowa w każdym z dzienników: - łącznie w czasie całej kampanii 1800 cm2 (+/- 10 %). D. Produkcję i emisję billboardu sponsorskiego telewizyjnego. Zakres prac: 1.8 sekundowy billboard sponsorski musi być zgodny z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Prezentacja szczegółowego scenariusza billboardu sponsorskiego, uzasadnienie kadrów ze wskazaniem kadru kluczowego i kluczowej frazy. 3.Produkcja zdjęć filmowych lub/i animacji zgodnie ze scenariuszem. 4.Muzyka zaakceptowana przez Zamawiającego. 5.Wykonanie zaplanowanych animacji komputerowych, efektów specjalnych, wybór głosów lektorskich itp. zaakceptowanych przez Zamawiającego. 6.Postprodukcja - montaż i udźwiękowienie billboardu sponsorskiego. 7.Organizacja kolaudacji w siedzibie Zamawiającego i przedstawienie ostatecznej wersji billboardu. 8.Dokonanie ewentualnych korekt i przedstawienie ostatecznej wersji billboardu. 9.Wykonanie i przekazanie Zamawiającemu kopii nośników wymaganych przez nadawców, w tym także na nośniku DVD. 10.Zakup czasu antenowego dla emisji i przekazanie w wymaganym czasie nośników przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy. 11.Miejsce emisji: w paśmie regionalnym telewizji ogólnopolskiej. Należy zaplanować emisje billboardu sponsorskiego przed i po regionalnym wydaniu prognozy pogody - magazynu meteo, emitowanej po głównym wydaniu wieczornego regionalnego programu informacyjnego; 12.Minimalna liczba emisji: - 56 emisji. E. Produkcję i emisję spotu radiowego. Zakres prac: 1.30 sekundowy spot radiowy musi być zgodny z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Prezentacja szczegółowego scenariusza spotu radiowego. 3.Produkcja spotu zgodnie z ustalonym scenariuszem. 4.Wybór głosów lektorskich zaakceptowanych przez Zamawiającego . 5.Muzyka zaakceptowana przez Zamawiającego. 6.Postprodukcja - montaż i udźwiękowienie spotu radiowego. 7.Organizacja kolaudacji w siedzibie Zamawiającego i przedstawienie ostatecznej wersji spotu. 8.Dokonanie ewentualnych korekt i przedstawienie ostatecznej wersji spotu. 9.Wykonanie i przekazanie Zamawiającemu kopii nośników wymaganych przez nadawców, w tym także na nośniku CD. 10.Zakup czasu antenowego dla emisji i przekazanie w wymaganym czasie nośników przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy. 11.Miejsce emisji: w lokalnych stacjach radiowych, charakteryzujących się najwyższą słuchalnością w I kwartale 2007 r. w grupie wiekowej 18-45 lat w następujących miastach: Bielsko-Biała, Częstochowa, Katowice, Rybnik. 12.Minimalna liczba emisji: 200 emisji, po co najmniej 50 emisji spotów w każdej z ww. stacji, emisja od poniedziałku do piątku, co najmniej 50 % spotów w prime time. F. Produkcję i emisję reklamy w internecie. Zakres prac: 1.Adaptacja projektu układu graficznego przygotowanego przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośnika. 2.Reklama w internecie musi być zgodna z przedstawioną linią kreacyjną. 3.Reklama musi być wykonana dla ekspozycji w następującym formacie: - billboard 750 x 100 pix, do 25 kB, - toplayer 400 x 300 pix, do 20 kB, - z przekierowaniem internautów do serwisu www.gosilesia.pl. 4.Wykonanie i przekazanie Zamawiającemu nośników wymaganych przez nadawców, w tym także na nośniku CD. 5.Zakup emisji reklam i przekazanie w wymaganym czasie nośników przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy. 6.Miejsce ekspozycji reklam: dwa największe pod względem liczby użytkowników portale internetowe w Polsce, z uwzględnieniem geotargetowania na teren województwa śląskiego. 7.Minimalna liczba emisji: - 1 mln odsłon, po co najmniej 500 tys. odsłon w każdym z portali, z podwójnym cappingiem. G. Działania z zakresu marketingu bezpośredniego. Zakres prac: 1.Działania z zakresu marketingu bezpośredniego muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem. 3.Miejsce działań: w centrach miast i/lub w centrach handlowych znajdujących się w Katowicach, Rybniku, Częstochowie, Bielsko-Białej, Sosnowcu, Gliwicach. 4.Minimalna liczba działań: - 6 wydarzeń (eventów), jedno w każdym z miast wymienionych w pkt 3, 5.Ostateczny wybór lokalizacji wydarzeń (eventów) nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym. 6.W miejscach, w których realizowane będą wydarzenia (eventy), Wykonawca zapewni odpowiednie wyposażenie i materiały umożliwiające realizację przedsięwzięcia zgodnie ze scenariuszem. 7.Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel w trakcie realizacji wszystkich wydarzeń (eventów) w liczbie osób dostosowanej do liczby uczestników danego wydarzenia (eventu). 8.Koordynacja zaplanowanych wydarzeń (eventów), w tym również z lokalną administracją i zarządcami obiektów (wszelkie ustalenia formalne). H. Działania z zakresu public relations. Zakres prac: 1.Działania z zakresu public relations muszą być zgodne z przedstawioną linią kreacyjną. 2.Realizacja działań musi być zgodna z przedstawionym scenariuszem. 3.Minimalna liczba działań: - dwie konferencje prasowe na rozpoczęcie i zakończenie kampanii, w tym przygotowanie informacji prasowej oraz przekazanie informacji mediom ogólnopolskim i regionalnym. - przeprowadzenie wysyłki (direct mailing) materiałów promocyjnych i informacyjnych przygotowanych przez Wykonawcę do wszystkich prezydentów, burmistrzów, wójtów, starostów i radnych Sejmiku Województwa Śląskiego oraz parlamentarzystów z terenu województwa śląskiego, 4.Wybór miejsca lokalizacji konferencji prasowej nastąpi po uzgodnieniu z Zamawiającym. 5.Koordynacja kampanii w zakresie public relations, w tym również z lokalną administracją i zarządcami obiektów (wszelkie ustalenia formalne). I. Raport pokampanijny. Zakres prac: 1.Wykonawca przedstawi raport pokampanijny zawierający: - raport z wszystkich przeprowadzonych działań, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy reklamowe) na podstawie danych uzyskanych od Podwykonawców, - dokumentację zawierającą wszystkie egzemplarze dzienników, w których wyemitowano reklamy, - plan emisji reklam telewizyjnych i radiowych, - dokumentację fotograficzną wszystkich reklam na tablicach wielkoformatowych, citilightach, reklam na autobusach, działań z zakresu marketingu bezpośredniego i public relations, - dokumentację potwierdzającą zlecenie i wykonanie wszystkich usług zleconych podwykonawcom zrealizowanych na potrzeby niniejszej kampanii. 2. Forma wykonania: wydruk zawierający ww. zakres w formacie A4 oraz wersji elektronicznej (pliki w formacie pdf. i doc.)

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 74.41.20.00 - Usługi zarządzania reklamą Kod CPV wg słownika 2008: 79.34.12.00 - Usługi zarządzania reklamą .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 879000 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: negocjacje z uprzednim ogłoszeniem

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 02.01.2008.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Grupa Eskadra Sp. z o.o., ul. Jeleniogórska 17, 30-422 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 879000
• Oferta z najniższą ceną: 879000 / oferta z najwyższą ceną: 900000
• Waluta: PLN.