Warszawa: Kompleksowa organizacja konferencji podsumowującej projekty MRG i MRN w czerwcu 2015 r. w Warszawie
Numer ogłoszenia: 73543 - 2015; data zamieszczenia: 21.05.2015
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych, ul. Stawki 2, piętro 20, 00-193 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 318 70 82, faks 22 318 70 98 , strona internetowa www.ckps.lasy.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja konferencji podsumowującej projekty MRG i MRN w czerwcu 2015 r. w Warszawie.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja konferencji podsumowującej efekty realizacji projektów Zwiększanie możliwości retencyjnych oraz przeciwdziałanie powodzi i suszy w ekosystemach leśnych na terenach nizinnych (MRN) oraz Przeciwdziałanie skutkom odpływu wód opadowych na terenach górskich. Zwiększenie retencji i utrzymanie potoków oraz związanej z nimi infrastruktury w dobrym stanie (MRG) w terminie 23 czerwca 2015 r. w Warszawie. Konferencja jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach III osi priorytetowej POIiŚ. W konferencji udział weźmie do 350 osób. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zakres przedmiotu zamówienia: Kod CPV Nazwa 79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79342200-5 Usługi w zakresie promocji 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków 22462000-6 Materiały reklamowe 79810000-5 Usługi drukowania 1. Roboczy tytuł konferencji: Więcej wody dla przyrody - retencja w Lasach Państwowych. 2. Celem konferencji jest prezentacja rezultatów projektów MRN i MRG. Będzie on realizowany poprzez: a) przedstawienie wkładu Lasów Państwowych w rozwiązywanie istotnych problemów ochrony środowiska finansowanych przy udziale środków z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, b) informowanie o założeniach, realizacji oraz osiągniętych celach działań podejmowanych w ramach tych projektów, c) ocenę i promocję środowiskowych i społecznych efektów tych przedsięwzięć, d) prezentację najciekawszych inicjatyw jednostek realizujących projekty, e) wymianę informacji na temat dobrych praktyk i doświadczeń z każdego etapu prowadzenia projektów, a także możliwości ich wykorzystania w kolejnej perspektywie finansowej, f) promocję unikatowych i największych w skali UE projektów retencyjnych finansowanych z funduszy unijnych. 3. Konferencja skierowana jest przede wszystkim do: jednostek Lasów Państwowych realizujących projekty koordynowane przez CKPŚ, reprezentantów instytucji oraz resortów o istotnym znaczeniu dla implementacji tych projektów, przedstawicieli Komisji Europejskiej, organizacji pozarządowych, mediów, przedstawicieli świata nauki etc. 4. Ramowy program konferencji obejmować będzie (10:00-15:30): 10:00-11:00 - rejestracja gości, kawa na powitanie 11:00-11:30 - otwarcie, powitanie gości 11:30-12:30 - I część merytoryczna 12:30-12:45 - przerwa kawowa 12:45-13:30 - II część merytoryczna 13:30-14:30 - obiad 14:30-15:30 - podsumowanie i zakończenie konferencji Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia: I. Uczestnicy 1. Zamawiający przewiduje, że w konferencji udział weźmie do 350 osób wg listy osób zaproszonych przez Zamawiającego. 2. Wykonawca zapewni swobodny dostęp dla osób niepełnosprawnych na salę konferencyjną oraz do pomieszczenia, w którym serwowany będzie catering. II. Zaproszenia 1. Wykonawca przygotuje oraz przeprowadzi wysyłkę zaproszeń na konferencję, a także telefoniczne i mailowe zbieranie ich potwierdzeń. Wykonawca: a) Opracuje wzory zaproszenia dla gości konferencji (spójne z koncepcją oprawy multimedialnej i scenografii wydarzenia, a także projektami materiałów konferencyjnych wymienionych w pkt III. i VI. w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania umowy. Dane techniczne zaproszenia: format 150x150 mm, papier kreda 350 g, matowy, bigowanie, okładka z elementami wyciętymi laserowo, druk kolorowy 4+4) - co najmniej 5 różnych wzorów zaproszeń do wyboru oraz akceptacji jednego z nich przez Zamawiającego. W przypadku gdy Zamawiający wniesie uwagi do wzoru zaproszenia, Wykonawca ma 1 dzień roboczy na ich uwzględnienie. Ponadto Wykonawca zapewnia koperty dopasowane do wielkości zaproszenia, eleganckie w kolorze białym lub ecru. b) Zapewni napisanie, skład, wydruk i dystrybucję minimum 400 zaproszeń drogą elektroniczną oraz pocztową w ciągu 3 dni roboczych od zaakceptowania przez Zamawiającego wzoru zaproszenia wg listy adresatów przekazanej przez Zamawiającego. c) Będzie prowadził zbieranie potwierdzeń uczestnictwa (monitoring elektroniczny oraz telefoniczny w celu ostatecznego potwierdzenia uczestnictwa gości w konferencji), a także rejestrację gości konferencji. W tym celu założy dedykowany wydarzeniu adres mailowy, pod którym zbierane będą napływające potwierdzenia - obsługiwany na bieżąco od momentu rozesłania zaproszeń do dnia organizacji konferencji przez co najmniej jedną osobę ze strony Wykonawcy (zbieranie potwierdzeń, odpowiedzi na bieżące pytania uczestników konferencji etc.). Wykonawca udostępni Zamawiającemu podgląd do skrzynki potwierdzeń. d) Umieści logotypy Zamawiającego na zaproszeniach i wszystkich innych materiałach promocyjnych, a także oznakowanie zgodnie z wytycznymi aktualnymi dla III osi priorytetowej POIiŚ. III. Powierzchnia konferencyjna, wyposażenie, scenografia i oprawa multimedialna 1. Zamawiający informuje, iż dysponuje salą konferencyjną (sala Balowa Opera o pow. 438 m kw.) oraz salą Kompozytorów wraz z foyer (392 m kw.) do niej przylegającym (powierzchnia cateringowa), w hotelu Intercontinental w Warszawie, 22 czerwca 2015 r. od godz. 19:00 do 23 czerwca do godz. 22:00 na potrzeby organizacji konferencji przez Wykonawcę w tym terminie. Wszelkie inne koszty związane z organizacją wydarzenia takie jak: zapewnienie mebli, sprzętu AV, nagłośnieniowego i oświetleniowego, cateringu, wyposażenia sal, a także inne wynikające z kompleksowej realizacji usługi - pokrywa Wykonawca. 2. Wykonawca zrealizuje koncepcję scenografii oraz oprawy multimedialnej konferencji, dostosowanej do zarezerwowanej powierzchni, której projekt przedstawił w ofercie. Wyposażenie powierzchni konferencyjnej (sala konferencyjna oraz przylegające do niej foyer i powierzchnia cateringowa), scenografia oraz oprawa multimedialna muszą uwzględniać: a) Multimedialną scenografię 360 stopni w sali konferencyjnej z wykorzystaniem wielkopowierzchniowych ekranów z białego materiału, horyzontów projekcyjnych, wysłon i kratownic oraz projektory HD minimum 4000 ANSI lumenów, co najmniej 12 sztuk. Ekrany muszą pokrywać wszystkie ściany sali. b) Podkład dźwiękowy wg pomysłu Wykonawcy wykorzystujący muzykę, dźwięki natury, odgłosy lasu, efekty specjalne. Wykonawca zobowiązany jest do zgłoszenia faktu odtwarzania muzyki mechanicznej do odpowiednich organów, tj. ZAIKS, dokonania stosownych opłat, jeśli są one wymagane przepisami prawa i przedstawienia odpowiednich dokumentów Zamawiającemu. c) Autorską, panoramiczną animację (projekcję) multimedialną w formie naturalnego, ruchomego obrazu (filmu) z łagodnym, nastrojowym podkładem dźwiękowym przygotowaną przez Wykonawcę, która będzie wyświetlana na ekranach-horyzontach panoramicznych, umieszczonych w sali konferencyjnej, na wszystkich ścianach sali, w trakcie całej konferencji. Jakość full HD, materiał powtarzany-zapętlony. Animacja-projekcja powinna być przygotowana na bazie filmu zrealizowanego w prawdziwym lesie w różnych porach dnia i nocy, prezentującego las także w różnych porach roku oraz uwzględniać tematykę konferencji, tj. pokazywać leśne cieki i zbiorniki wodne. Długość trwania poszczególnych fragmentów animacji zostanie uzgodniona z Zamawiającym. Wykonawca zapewni wszelkie materiały, kreację oraz montaż animacji. Wykonawca przedstawi gotowy zmontowany materiał (o zawartości i scenariuszu uzgodnionym z Zamawiającym) w ciągu 10 dni kalendarzowych od podpisania umowy do akceptacji. Zamawiający ma 2 dni robocze na zgłoszenie ewentualnych uwag, a Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia w ciągu 2 dni roboczych. Wszystkie projekcje muszą zostać zaplanowane w taki sposób, aby uniknąć efektu wchodzenia w światło projektora przez osoby znajdujące się na sali. d) Plansze do wyświetlania na ekranie panoramicznym zapowiadające każdego z prelegentów i przemawiających. Wykonawca w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do wyboru trzy projekty graficzne. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający zaakceptuje je lub wniesie uwagi, które musi uwzględnić Wykonawca. e) Projektor HD, co najmniej 6000 ANSI lumenów oraz jednoczęściowy ekran multimedialny panoramiczny w skali 9x16, ustawiony z przodu sali, wkomponowany w scenografię, umożliwiający wyświetlenie prezentacji wielkopowierzchniowej przy zastosowaniu projekcji tylnej. Wszystkie projekcje muszą zostać zaplanowane w taki sposób, aby uniknąć efektu wchodzenia w światło projektora przez osoby znajdujące się na sali. f) Profesjonalne nagłośnienie sali konferencyjnej. System nagłośnieniowy dostosowany mocą do wielkości sali zapewniający równomierne pokrycie dźwiękiem - głośniki, wzmacniacze. 5 mikrofonów bezprzewodowych. Monitor odsłuchowy. Przyłącze audio 230V minimum 5 gniazd do miksera audio, realizator dźwięku. Minimum 2 przyłącza do zewnętrznych źródeł dźwięku. g) Profesjonalne oświetlenie efektowe, frontowe, architektoniczne oraz kontrowe sceny oraz sali zapewniające równomierne pokrycie światłem (w tym efekty świetlne na ścianach, podłodze i suficie). Oświetlenie podwieszone na kratownicy. Reflektory profilowe lub PC dostosowane do wielkości sali konferencyjnej i 8 osób na scenie. Reflektory typu par dostosowane do wielkości i zaciemnienia sali konferencyjnej. Reflektory na ruchomych głowach (lampy co najmniej 250 W), co najmniej 12 sztuk, dimery. Światło sterowane DMX. h) Dekoracje z materiałów naturalnych i ekologicznych, tematycznie związane z przedmiotem konferencji, nawiązujące do natury, lasu, wody; eksponaty nawiązujące do wody lub wykorzystujące wodę; żywe rośliny do dekoracji (w tym kompozycje z trwałych kwiatów ciętych, wysokość min. 100 cm, 2 przed sceną oraz 1 w szklanym naczyniu do postawienia na stole recepcyjnym). Rośliny w estetycznych naczyniach ceramicznych lub drewnianych. Kolorystyka naturalna, pastelowa - barwy lasu, wody i ziemi. Scenografia musi być oryginalna, elegancka, wszystkie materiały wysokiej jakości. i) Wygodne, drewniane, wyściełane materiałem krzesła konferencyjne w liczbie odpowiadającej liczbie gości konferencji, w ustawieniu teatralnym, w sposób zapewniający swobodę komunikacji w sali, właściwą akustykę oraz spełniający wymogi bezpieczeństwa. j) Stabilny podest sceniczny-scenę o wymiarach co najmniej 4x8 m oraz wysokości 50 cm, z wygodnym wejściem, mogący pomieścić nie mniej niż 8 osób (na siedząco lub stojąco) oraz meble typu kanapy-fotele, stoliki konferencyjne oraz mównicę. Podest wykończony w sposób estetyczny - wg koncepcji scenografii. k) Wygodne meble wykonane ze skóry (fotele lub kanapy), w jednym kolorze białym lub ecru dopasowanym do koncepcji, w liczbie odpowiadającej liczbie prelegentów oraz co najmniej 3 stoliki konferencyjne na wodę, szklanki, mikrofony etc. W trakcie konferencji Wykonawca zapewni obecność co najmniej 2 osób (z 4 osób odpowiedzialnych za techniczną obsługę sprzętu technicznego i sali), ubranych schludnie i jednolicie, do obsługi sceny (wymiana mebli, podawanie mikrofonów etc.). l) Mównicę z prompterem obsługującym prezentacje multimedialne on-line (w tym wykorzystujące nielinearny sposób nawigacji i prezentacji treści), wyposażoną w ekran LED 42 cale na froncie oraz dostępem do szerokopasmowego internetu - łącze min. 8Mb na 1 sek. Dodatkowo wskaźnik laserowy do prezentacji multimedialnej. Na ekranie wyświetlana będzie animacja przygotowana przez Wykonawcę, nawiązująca do tematyki konferencji. m) Stabilny, bezpłatny dostęp do internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji. n) Przygotowanie przez Wykonawcę prezentacji o projektach małej retencji z materiałów Zamawiającego w programie do prezentacji multimedialnych (wykorzystującym nielinearny sposób nawigacji i prezentacji treści) uzgodnionym z Zamawiającym, trwającej ok. 30 minut oraz diaporamy prezentującej efekty realizacji projektów (zawierającej zdjęcia, napisy, grafiki, podkład muzyczny), przygotowanej z materiałów Wykonawcy oraz Zamawiającego, trwającej 5 minut. Prezentacja musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego oraz być gotowa na co najmniej 3 dni robocze przed terminem konferencji. Scenariusz diaporamy zostanie uzgodniony z Zamawiającym w ciągu 3 dni roboczych od podpisania umowy, a gotowa diaporama zostanie przedstawiona Zamawiającemu w ciągu kolejnych 10 dni roboczych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag w ciągu 2 dni roboczych, które następnie uwzględni Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych - aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. o) Aranżacja sali musi uwzględniać możliwość prezentacji filmów 3-5 min. (CD-DVD), prezentacji przygotowanej przez Wykonawcę dla Zamawiającego oraz innych materiałów, które będą dostarczone przez panelistów, np. prezentacji multimedialnych - na ekranie znajdującym się na froncie sali. p) Aranżację przestrzeni foyer (zastosowanie świateł i dekoracji), w tym umiejscowienie oraz ustawienie recepcji oraz przestrzeni, w której serwowany będzie catering (przerwa kawowa oraz lunch), a także szatni. Aranżacja musi uwzględniać oznakowanie obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja (tablice informacyjne we foyer, agenda wydarzenia wyświetlana na monitorze plazmowym 42 cale obok sali konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej, recepcji, toalet, szatni etc.). q) Aranżację i wyposażenie recepcji (stół nakryty długim, czystym, jednobarwnym obrusem w kolorze korespondującym z całością scenografii, krzesła etc.) oraz miejsca serwowania cateringu (stoły na bufet szwedzki nakryte długimi obrusami w jednolitym kolorze, dekoracje kwiatowe, naczynia utrzymujące ciepło dań, zastawa porcelanowa lub szklana, szklanki, sztućce metalowe, serwetki bawełniane, stoliki koktajlowe nakryte obrusami w jednolitym kolorze w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników konferencji - swobodne mieszczenie się przy stołach,). r) Ekspozycję wystawy zdjęć udostępnioną przez Zamawiającego. W tym celu Wykonawca odbierze wystawę z miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Warszawy, dostarczy ją na miejsce konferencji, zmontuje, a po zakończeniu konferencji zdemontuje i przetransportuje z powrotem na miejsce jej przechowywania. Waga eksponatów - ok. 1000 kg, wystawa zajmuje ok. 25 m kw. s) Obecność co najmniej 4 osób biegłych w obsłudze nagłośnienia oraz oświetlenia, obecnych przez cały okres trwania konferencji pozostającej do pełnej dyspozycji Zamawiającego. t) Wszystkie elementy koncepcji scenografii i oprawy multimedialnej, a także materiałów konferencyjnych i zaproszeń muszą być ze sobą spójne oraz wzajemnie korespondować w zakresie kolorystyki, wzorów oraz zastosowanych materiałów. u) Koncepcja scenografii i oprawy multimedialnej oraz projekty materiałów konferencyjnych muszą uwzględniać odpowiednie logotypy i treści informujące o dofinansowaniu zgodnie z wytycznymi aktualnymi dla III osi priorytetowej POIiŚ oraz logo Lasów Państwowych i/lub Zamawiającego dostarczone przez Zamawiającego. v) Wszystkie elementy scenografii, a w szczególności meble (krzesła, fotele, stoły) muszą być nowe lub nienoszące śladów zużycia. w) Wszystkie elementy scenografii oraz oprawy multimedialnej muszą zostać zamontowane z najwyższą starannością, w sposób estetyczny tak, aby elementy typu kable, złącza, kratownice i inne zostały zamaskowane i dyskretnie ukryte. x) Aranżacja pomieszczeń musi spełniać standardy bezpieczeństwa zgodne z aktualnymi przepisami prawa, a zwłaszcza przepisami ppoż. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do bieżących kontaktów z przedstawicielami hotelu, w którym odbywać będzie się konferencja w kwestiach technicznych i logistycznych, w tym w szczególności związanych z montażem oraz demontażem scenografii. 3. Wykonawca zapewni transport, montaż i demontaż elementów scenografii w miejscu odbywania się konferencji, tak aby zagwarantować planowe rozpoczęcie konferencji. 4. Wykonawca zapewnieni bezpłatną usługę szatniarską podczas konferencji dla wszystkich gości wraz z możliwością pozostawienia bagaży, a także obsługę toalet (utrzymanie czystości podczas całej konferencji). 5. Wykonawca jest odpowiedzialny za rejestrację gości w trakcie konferencji, polegającą na zebraniu wizytówek oraz podpisów na liście obecności - co najmniej 4 hostessy prowadzące rejestrację, wydające materiały konferencyjne oraz identyfikatory (badge), a także udzielające informacji organizacyjnych gościom, obecne przez cały czas trwania konferencji, wręczających kwiaty etc., ubranych jednolicie i stosownie do okazji (konieczny strój formalny: takie same sukienki lub ciemne żakiety, białe bluzki koszulowe, ciemne spódnice lub spodnie, czółenka). Stanowisko do rejestracji powinno znajdować się we foyer bezpośrednio przylegającym do sali konferencyjnej. Po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginalne listy gości z podpisami. 6. Wykonawca zapewni projekt oraz produkcję: a) Roll-upów: 4 szt., stabilne, niewywrotne, wymiary: nie mniej niż 2000 x 1000 mm, stojak z regulacją pionu, torba do transportu, aluminiowa kaseta, mocowanie grafiki: listwa zaciskowa. Szeroka, masywna podstawa o przekroju zbliżonym do trójkąta. Materiał typu block-out, laminowany, matowy, odporny na warunki atmosferyczne, wilgoć, zagniecenia i zarysowania, nieprzepuszczający światła, zapewniający trwałość i niezmienność zadruku oraz wyrazistość kolorów, grubość materiału minimum 500 g na m2. Roll-upy z możliwością wymiany środka/materiału. Wykonawca dostarcza roll-upy na miejsce i w dniu odbywania się konferencji. b) Ścianki konferencyjnej: mobilna (składana), magnetyczna, łukowa, podświetlana halogenami o ciepłej barwie, konstrukcja z aluminium + magnesy, arkusze z PCV, trójwarstwowe, laminowane matowe po obu stronach - z tyłu laminat z aluminium, materiał odporny na wilgoć oraz światło słoneczne. Elementy mocujące prawidłowo spolaryzowane, równo i mocno przylegające do konstrukcji, bez szczelin, nadruk w pełnym kolorze, kufer transportowy. Wymiary: ścianka nie mniejsza niż 350 x 250 cm. Koszt montażu, demontażu i transportu ścianki na miejsce odbywania się konferencji pokrywa Wykonawca. 7. W tym celu w ciągu 4 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca przedstawi trzy całkowicie różne koncepcje projektów graficznych roll-upów i ścianki, z których Zamawiający wybierze jedną lub zgłosi uwagi. Projekty muszą być spójne i tworzyć jedną całość ze scenografią i oprawą multimedialną konferencji. Wykonawca opracuje projekty graficzne i wyprodukuje roll-upy i ściankę zgodnie z księgą identyfikacji Lasów Państwowych oraz zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Na roll-upach oraz ściance musi znaleźć się również logo Zamawiającego. Ewentualne poprawki i zmiany Zamawiający będzie zgłaszał w wersji elektronicznej w ciągu 2 dni roboczych (przez dni robocze Zamawiający rozumie dni następujące kolejno po sobie od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt). Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia poprawek również w ciągu 2 dni roboczych, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego. IV. Parking 1. Wykonawca zapewni 50 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji na parkingu znajdującym się w odległości maksymalnie 400 metrów od obiektu, w którym odbywać będzie się konferencja. Czas: co najmniej 12 h. V. Catering 1. Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie i zaserwowanie cateringu złożonego z: a) ciągłej przerwy kawowej w trakcie całej konferencji: kawa z dwustanowiskowego ekspresu wysokociśnieniowego z funkcją spieniania mleka (co najmniej 3 ekspresy), cukier biały i brązowy, śmietanka, cytryna, herbata - 5 rodzajów, soki naturalne świeżo wyciskane - pomarańczowy i grejpfrutowy oraz butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana (butelki o pojemności 0,25-0,5 l), wybór 5 rodzajów świeżych owoców oraz 5 rodzajów kruchych ciastek i słodkich bułeczek. b) śniadania na powitanie zaserwowanego przed rozpoczęciem konferencji w formie bufetu szwedzkiego: 6 rodzajów kanapek koktajlowych, co najmniej 6 sztuk na osobę oraz 5 rodzajów kruchych ciastek. c) obiadu w formie bufetu szwedzkiego na stojąco przy stołach koktajlowych (liczba stolików dostosowana do liczby gości): kawa z dwustanowiskowego ekspresu wysokociśnieniowego z funkcją spieniania mleka (co najmniej 3 ekspresy), herbata - 5 rodzajów, cukier biały i brązowy, śmietanka, cytryna, 2 rodzaje soków wyciskanych - pomarańczowy i grejpfrutowy oraz butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana (butelki o pojemności 0,25-0,5 l), dania gorące: 2 rodzaje zup - min. 250 ml na osobę, 5 dań na ciepło do wyboru (w tym 3 rodzaje mięs: drób, wieprzowina, wołowina, jedno danie wegetariańskie oraz jedno danie rybne - min. 200 g na osobę), dodatki skrobiowe: ryż, ziemniaki opiekane, kluski typu śląskie, warzywa na ciepło, pieczywo, bar sałatkowy - minimum 5 rodzajów sałatek i surówek, wybór 5 rodzajów świeżych owoców, 5 rodzajów deserów - w tym dwa ciasta oraz różnego rodzaju praliny/ciastka bankietowe w papierowych papilotkach. 2. Wykonawca zapewni również bieżące uzupełnianie brakujących dań. 3. Ponadto Wykonawca zapewni obsługą kelnerską i serwis sprzątający, a także zastawę, sztućce, szklanki, serwetki bawełniane, stoły koktajlowe, obrusy oraz dekoracje ze świeżych kwiatów - w liczbie adekwatnej do liczby gości. Wszystkie naczynia muszą być estetyczne: szklane lub ceramiczne, a sztućce metalowe. Do obowiązków serwisu należy rozstawienie i bieżąca wymiana naczyń, dbałość o estetykę miejsca, elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące usuwanie i utylizacja odpadków i śmieci w trakcie całej konferencji. 4. Catering serwowany będzie we foyer przylegającym bezpośrednio do sali konferencyjnej. Wykonawca zapewni również dostateczną liczbę miejsc stojących przy stołach koktajlowych oraz aranżację przestrzeni zapewniającą sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. 5. W ciągu 7 dni kalendarzowych od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 różne menu do wyboru. Zamawiający dokona wyboru lub zgłosi uwagi, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę. 6. Koszt cateringu zostanie rozliczony zgodnie z liczbą gości obecnych na konferencji, tzn. listą podpisów zebraną przy rejestracji. 7. Obsługę kelnerską (co najmniej 1 kelner na 40 gości) obowiązują jednolite uniformy, tj. strój o charakterze oficjalnym, dopasowany do rangi i charakteru spotkania. Strój dla kelnerów/kelnerek powinien składać się z: białej koszuli z długim rękawem, muchy, ciemnej kamizelki lub marynarki, ciemnych spodni garniturowych oraz ciemnych skórzanych sznurowanych pantofli (w przypadku kobiet czółenka). Wszyscy kelnerzy powinni mieć aktualne badania dopuszczające do pracy z żywnością, doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich, a także wykazywać się wysokim poziomem kultury osobistej. VI. Materiały konferencyjne 1. W ciągu 4 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca przedstawi trzy całkowicie różne koncepcje projektów graficznych dla wszystkich materiałów (nie dotyczy podpunktu b), z których Zamawiający wybierze jedną lub zgłosi uwagi. Projekty wszystkich materiałów konferencyjnych oraz zaproszeń (o których mowa w pkt. II) muszą być spójne i tworzyć jedną całość ze scenografią i oprawą multimedialną konferencji. 2. Wykonawca opracuje projekty graficzne na podstawie przedstawionej koncepcji, wykona skład, łamanie i wydrukuje lub wyprodukuje materiały konferencyjne zgodnie z księgą identyfikacji Lasów Państwowych oraz zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Na wszystkich materiałach konferencyjnych musi znaleźć się również logo Zamawiającego. 3. Ewentualne poprawki i zmiany Zamawiający będzie zgłaszał w wersji elektronicznej w ciągu 2 dni roboczych (przez dni robocze Zamawiający rozumie dni następujące kolejno po sobie od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt). Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia poprawek również w ciągu 2 dni roboczych, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 4. Materiały zostaną wykonane przy uwzględnieniu poniższych parametrów technicznych i ilościowych: a) Papierowa teczka konferencyjna, kolorowa, do 400 szt. format: mieszczący dokumenty A4, dwa stale zespolone (klejone) skrzydła wewnątrz (boczne i dolne) z wycięciem na wizytówki, grzbiet falcowany: 6 mm, foliowanie na zewnętrznej stronie całości produktu, jednolity kolor całości teczki, tłoczone elementy grafiki na górnej części teczki, druk: offset i wypukły 4/0 na całości produktu, papier kreda 350 g na m2. b) Szczegółowy ostateczny program konferencji przekazany przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem konferencji, do 400 szt. (gramatura papieru min. 120 g na m2, format A4, druk 4+4, na jednej stronie wydruk programu, na drugiej mapa centrum Warszawy z zaznaczeniem okolicznych atrakcji np. muzeów, parków itp. c) Identyfikatory i smycze, po 400 szt., smycze: o szerokości minimum 15 mm z nadrukiem sublimacyjnym logotypów oraz grafik; identyfikatory plastikowe z nadrukiem offsetowym lub cyfrowym (wymiary ok. 9x6 cm), z dziurką umożliwiającą zawieszenie identyfikatora na smyczy. Identyfikatory mają zawierać grafikę, logotypy, imię oraz nazwisko uczestnika, nazwę instytucji. Nadruki na identyfikatorach zostaną sporządzone wg listy potwierdzonych przez Wykonawcę uczestników konferencji. Dodatkowo Wykonawca zapewni dodruk dodatkowych identyfikatorów na konferencji podczas rejestracji gości - ok. 40 szt. d) Długopisy do 400 szt. Złożone długopisy metalowe, z mechanizmem wciskanym, wkład czarny; kolor korpusu ciemnozielony, srebrny lub czarny, logo grawerowane laserowo; jedna końcówka zakończona rysikiem do ekranów dotykowych, długość co najmniej 13 cm. e) Notesy A5 do 400 szt., otwierane jak zeszyt, na wewnętrznej okładce notesu zamieszczone 3 rodzaje kolorowych karteczek typu post it: 1 duży bloczek (20 karteczek), 3 średnie bloczki (po 20 karteczek), 6 małych, podłużnych bloczków (po 20 karteczek); papier w środku notatnika: off set, wzór szara kratka, 135 g na m2 (+/- 15g/m2), znak wodny, 50 kartek klejonych wzdłuż górnej krawędzi, falcowanie; okładka: 310 mm x 680 mm (+/- 10 mm), papier kreda 350 g/m2, lakier dyspersyjny na całości okładek, tłoczenie grafik, druk: offset i wypukły, pełny kolor 4/0. 5. Logotypy po podpisaniu umowy przekaże Zamawiający. 6. Wykonawca dostarcza materiały konferencyjne na miejsce odbywania się konferencji i tam składa je w oddzielne pakiety dla każdego gościa, gotowe do wręczenia. Wykonawca, najpóźniej w przeddzień konferencji, odbierze również z siedziby Zamawiającego materiały promocyjne (waga ok. 200 kg), które dołączy do materiałów konferencyjnych. Wykonawca prowadzi także dystrybucję wszystkich materiałów podczas konferencji (w tym rejestr wydanych materiałów). Wykonawca dokona zwrotu niewykorzystanych pakietów/materiałów konferencyjnych, list obecności gości oraz rejestru wydanych materiałów do siedziby Zamawiającego niezwłocznie po konferencji..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 55.52.00.00 - Usługi dostarczania posiłków 22.46.20.00 - Materiały reklamowe 79.81.00.00 - Usługi drukowania .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Stosownie do treści art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp tj. w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Zamawiający w dniu 17 kwietnia 2015 r. wszczął postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na: Kompleksową organizację konferencji podsumowującej projekty MRG i MRN w czerwcu 2015 r. w Warszawie (znak: DZ.270.54.2015). W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłynęły dwie oferty, które zostały na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp odrzucone z postępowania, z uwagi na fakt, że ich treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z zapisami Rozdziału V podrozdziału I pkt 1.5. SIWZ Wykonawca był zobowiązany załączyć do oferty projekt scenografii oraz oprawy multimedialnej konferencji, która miała uwzględniać aranżację całej przestrzeni wydarzenia (sala konferencyjna, foyer, miejsce serwowania cateringu). Projekt musiał uwzględniać elementy wymienione oraz opisane w OPZ, który stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. Projekt powinien zawierać: a) 10 kolorowych, wydrukowanych, wyraźnych wizualizacji przestrzeni, w której organizowana będzie konferencja, przedstawiających umiejscowienie poszczególnych sprzętów oraz wygląd wszystkich ścian wnętrz. Wizualizacje muszą odnosić się do realnie istniejącej przestrzeni, w której będzie odbywać się konferencja. b) 4 rzuty (dwa pionowe i poziome) przedstawiające salę konferencyjną, obrazujące elementy aranżacji tej przestrzeni (np. podest-scenę, ekrany, zastosowane rozwiązania multimedialne, meble - krzesła i stoły, dekoracje). c) opis koncepcji kreacji i aranżacji przestrzeni: cele i założenia wraz z opisem zastosowanych rozwiązań technicznych i ich funkcji, w tym multimedialnych - opis gry multimediów w trakcie całej konferencji. Wykonawca wskaże w formie osobnej listy dodatkowe elementy multimedialne lub interaktywne nieopisane w OPZ, będących przedmiotem oceny w kryterium Jakość. d) wizualizacje wskazane w pkt a. i b. muszą posiadać skalę lub wymiary, tak aby Zamawiający mógł ocenić realne rozplanowanie elementów w przestrzeni oraz ich wymiary. Natomiast wizualizacje przestrzeni przedstawione w ofercie Wykonawcy Boom Bardzo Oryginalna Oferta Marketingowa Sp. z o. o. dotyczyły jedynie sali konferencyjnej, nie uwzględniały natomiast foyer i miejsca serwowania cateringu. Ponadto wizualizacje nie zawierały skali lub wymiarów. Wizualizacje przestrzeni przedstawione w ofercie Wykonawcy ICP GROUP S. A. dotyczyły jedynie sali konferencyjnej, nie uwzględniały natomiast foyer i miejsca serwowania cateringu. Ponadto wizualizacje nie zawierały skali lub wymiarów. Dodatkowo załączono tylko 3 rzuty przedstawiające salę konferencyjną. Ponadto zgodnie z zapisami SIWZ, przedkładany projekt nie podlega uzupełnieniu w trybie art. 26 ust 3 ustawy Pzp ze względu na fakt, iż składany jest jako część oferty podlegającej ocenie w kryterium Jakość, a nie jako dokument potwierdzający, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom Zamawiającego. Oferta, która zawiera niekompletny projekt, tj. niezawierający któregoś z ww. elementów, zostaje odrzucony na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 jako oferta, której treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wobec powyższego zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp przedmiotowe postępowanie zostało unieważnione ze względu na to, że nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu. Następnie w dniu 06 maja 2015 r. Zamawiający wszczął kolejne tożsame postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego (znak: DZ.270.73.2015). W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłynęły dwie oferty, które zostały na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp odrzucone z postępowania, z uwagi na fakt, że ich treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z zapisami Rozdziału V podrozdziału I pkt 1.5. SIWZ Wykonawca był zobowiązany załączyć do oferty projekt scenografii oraz oprawy multimedialnej konferencji, która miała uwzględniać aranżację całej przestrzeni wydarzenia (sala konferencyjna, foyer, miejsce serwowania cateringu). Projekt musiał uwzględniać elementy wymienione oraz opisane w OPZ, który stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. Projekt powinien zawierać: a) 10 kolorowych, wydrukowanych, wyraźnych wizualizacji przestrzeni, w której organizowana będzie konferencja, przedstawiających umiejscowienie poszczególnych sprzętów oraz wygląd wszystkich ścian wnętrz. Wizualizacje muszą odnosić się do realnie istniejącej przestrzeni, w której będzie odbywać się konferencja. b) 4 rzuty (dwa pionowe i poziome) przedstawiające salę konferencyjną, obrazujące elementy aranżacji tej przestrzeni (np. podest-scenę, ekrany, zastosowane rozwiązania multimedialne, meble - krzesła i stoły, dekoracje). c) opis koncepcji kreacji i aranżacji przestrzeni: cele i założenia wraz z opisem zastosowanych rozwiązań technicznych i ich funkcji, w tym multimedialnych - opis gry multimediów w trakcie całej konferencji. Wykonawca wskaże w formie osobnej listy dodatkowe elementy multimedialne lub interaktywne nieopisane w OPZ, będących przedmiotem oceny w kryterium Jakość. d) wizualizacje wskazane w pkt a. i b. muszą posiadać skalę lub wymiary, tak aby Zamawiający mógł ocenić realne rozplanowanie elementów w przestrzeni oraz ich wymiary. Projekt scenografii oraz oprawy multimedialnej konferencji, na który składa się: 10 wizualizacji, 4 rzuty oraz opis koncepcji kreacji i aranżacji przedstawiony w ofercie Wykonawcy Boom Bardzo Oryginalna Oferta Marketingowa Sp. z o. o. nie uwzględniała między innymi: - oznakowania obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja (tablice informacyjne we foyer, agenda wydarzenia wyświetlana na monitorze plazmowym 42 cale obok sali konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej, recepcji, toalet, szatni); - eksponaty nawiązujące do wody lub wykorzystujące wodę; - żywych roślin do dekoracji (w tym kompozycje z trwałych kwiatów ciętych, wysokość min. 100 cm, 2 przed sceną oraz 1 w szklanym naczyniu do postawienia na stole recepcyjnym). Rośliny w estetycznych naczyniach ceramicznych lub drewnianych; - aranżacji i wyposażenie recepcji (stół nakryty długim, czystym, jednobarwnym obrusem w kolorze korespondującym z całością scenografii, krzesła etc.) oraz miejsca serwowania cateringu (stoły na bufet szwedzki nakryte długimi obrusami w jednolitym kolorze, dekoracje kwiatowe, zastawa porcelanowa lub szklana, szklanki, sztućce. Projekt scenografii oraz oprawy multimedialnej konferencji, na który składa się: 10 wizualizacji, 4 rzuty oraz opis koncepcji kreacji i aranżacji przedstawiony w ofercie Wykonawcy ICP GROUP S. A. nie uwzględniała między innymi: - ekspozycji wystawy zdjęć udostępnionej przez Zamawiającego; - mównicy z prompterem, wyposażonej w ekran LED 42 cale na froncie; - oznakowania obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja (tablice informacyjne we foyer, drogowskazy do sali konferencyjnej, recepcji, toalet, szatni). Ponadto zgodnie z zapisami SIWZ, przedkładany projekt nie podlega uzupełnieniu w trybie art. 26 ust 3 ustawy Pzp ze względu na fakt, iż składany jest jako część oferty podlegającej ocenie w kryterium Jakość, a nie jako dokument potwierdzający, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom Zamawiającego. Oferta, która zawiera niekompletny projekt, tj. niezawierający któregoś z ww. elementów, zostaje odrzucony na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 jako oferta, której treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wobec powyższego zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp przedmiotowe postępowanie zostało unieważnione ze względu na to, że nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu. Należy wskazać, iż w każdym postępowaniu (łącznie z przedmiotowym postępowaniem prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki) warunki zamówienia nie uległy zmianie. W związku z powyższym stanem prawnym i faktycznym uzasadniony jest wybór Wykonawcy i zawarcie umowy w wyniku negocjacji przeprowadzonych w procedurze zamówienia z wolnej ręki na podstawie treści art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Boom Bardzo Oryginalna Oferta Marketingowa Sp. z o. o., Ul. Zielna 39 p. 11, 00-108 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.