Ogłoszenie nr 550138173-N-2019 z dnia 05-07-2019 r.

Toruń: Obsługa wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Toruńską Agendę Kulturalną - Montaż i demontaż sceny wraz z nadzorem i obsługą bieżącą, a także załadunkiem i rozładunkiem elementów sceny podczas montażu i demontażu wraz z własnym transportem na rzecz spektaklu Voala na Błoniach Nadwislańskich, który odbędzie się w dniu 12 lipca 2019 r. OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu:
Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 4. Region przyjazny środowisku, Działanie 4.4 Ochrona i rozwój zasobów kultury, Schemat: Imprezy kulturalne - edycja 2019 Projekt: "Kujawsko-Pomorskie - rozwój poprzez kulturę 2019"

nie

nie

nie

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Toruńska Agenda Kulturalna, Krajowy numer identyfikacyjny 34048888600000, ul. Pod Krzywą Wieżą 1, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, państwo Polska, tel. 56 621 03 33, e-mail dorotawisniewska@wp.pl , m.juras@tak.torun.pl, faks 56 651 02 37.
Adres strony internetowej (url): www.tak.torun.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: miejska instytucja kultury

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Obsługa wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Toruńską Agendę Kulturalną - Montaż i demontaż sceny wraz z nadzorem i obsługą bieżącą, a także załadunkiem i rozładunkiem elementów sceny podczas montażu i demontażu wraz z własnym transportem na rzecz spektaklu Voala na Błoniach Nadwislańskich, który odbędzie się w dniu 12 lipca 2019 r.

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

Usługi

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Toruńską Agendę Kulturalną - tj. obsługa spektaklu, w tym zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia i sprzętu niezbędnego do realizacji wydarzeń, wraz z transportem, na Festiwal Teatrów Ulicznych, który odbędzie się w dniach od 12 lipca do 07 września 2019 roku - Montaż i demontaż sceny wraz z nadzorem i obsługą bieżącą, a także załadunkiem i rozładunkiem elementów sceny podczas montażu i demontażu wraz z własnym transportem na rzecz spektaklu Voala na Błoniach Nadwislańskich, który odbędzie się w dniu 12 lipca 2019 r.

II.5) Główny Kod CPV: 79952000-2

Dodatkowe kody CPV:

31527260-6,

44210000-5,

32322000-6,

32342400-6

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego - pn. "Obsługa wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Toruńską Agendę Kulturalną: Obsługa spektakli, w tym zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia i sprzętu niezbędnego do realizacji wydarzeń, wraz z transportem, na Festiwal Teatrów Ulicznych, który odbędzie się w dniach od 12 lipca do 15 września 2019 roku; Zapewnienie nagłośnienia wraz z transportem, montażem i demontażem oraz bieżącą obsługą do realizacji wydarzeń w ramach Bella Skyway Festival 2019, który odbędzie się w dniach od 20 do 25 sierpnia 2019 roku; Zapewnienie sprzętu multimedialnego i oświetleniowego wraz z niezbędnymi konstrukcjami oraz obsługą, transportem, montażem i demontażem, do realizacji wydarzeń w ramach Bella Skyway Festival 2019, który odbędzie się w dniach od 20 do 25 sierpnia 2019 roku; Zapewnienie sprzętu multimedialnego wraz z obsługą i transportem, niezbędnego do realizacji Gali Zamknięcia Festiwalu Sztuki Faktu, która odbędzie się 28 września 2019 roku w CKK Jordanki." Postępowanie zostało wszczęte w dniu 17 czerwca 2019 r. - nr ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych 5622559-N-2019. W wyniku tego postępowania na część I postępowania została złożona jedna oferta przez Wykonawcę: PASAT AUDIO PROJEKT Tomasz Baranowski ul. Łyskowskiego 5B/35 87 - 100 Toruń Cena oferty: 55.460, 70 zł brutto. Zamawiający na tę część zamówienia mógł przeznaczyć kwotę 30.000,00 zł brutto. W związku z tym, że Zamawiający nie mógł zwiększyć kwoty jaką mógł przeznaczyć na sfinansowanie tej części zamówienia zmuszony był do unieważnienia postępowania w tej części. Z tych samych powodów unieważnione zostało postępowanie również w części nr II i III. Postępowanie w zakresie tych części zostało unieważnione w dniu 25 czerwca 2019 r. W konsekwencji Zamawiający zmuszony był do ponownego wszczęcia postępowania. Dla części nr II i III postępowania Zamawiający przeprowadzi ponownie procedurę udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego. Natomiast dla części nr I postępowania Zamawiający wybrał tryb zamówienia z wolnej ręki z uwagi na fakt, iż termin realizacji tego zamówienia rozpoczyna się 12 lipca 2019 r. - data wydarzenia, natomiast wykonawca zobowiązany jest do podjęcia czynności przed tym terminem z uwagi na konieczność przygotowania sprzętu w taki sposób, aby w momencie rozpoczęcia wydarzenia w dniu 12 lipca 2019 r. sprzęt był gotowy do użycia. W konsekwencji należy stwierdzić, że w tej sytuacji Zamawiający nie ma możliwości przy tym zamówieniu zachowania terminów przewidzianych dla przeprowadzenia procedury konkurencyjnej, a wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, w terminie wskazanym jak wyżej. Zamawiający wziął pod uwagę fakt, iż decydując się na ograniczenie konkurencji w tym zakresie, winien podjąć decyzję z zachowaniem zasady proporcjonalności i celu jakiemu to ograniczenie ma służyć. Celem takiego rozwiązania jest bowiem uzyskanie czasu na możliwość przeprowadzenia pełnej, konkurencyjnej procedury o udzielenie zamówienia co nastąpi w stosunku do pozostałych, unieważnionych części postępowania. Natomiast proporcjonalność przejawia się w tym, iż Zamawiający udziela zamówienia w trybie z wolnej ręki tylko na tę część zamówienia, co do której wymagane jest natychmiastowe wykonanie. (Tak KIO wyrok z dnia 6 lutego 2018 r., sygn. akt KIO 138/18). Podstawę prawną udzielenia zamówienia w tym trybie stanowi art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że: "Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia" Natomiast co do przesłanek warunkujących zastosowanie tego trybu należy wskazać, że pod pojęciem wyjątkowej sytuacji, która nie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego należy rozumieć po pierwsze sytuacje niezawinione przez Zamawiającego - w zaistniałej sytuacji faktycznej Zamawiający wszczął postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, uprzednio weryfikując rynek wykonawców pod kątem wynagrodzenia za wykonanie tego zamówienia i w konsekwencji tego, w jakiej ilości środki musi zabezpieczyć aby dokonać zakupu usługi. Zabezpieczając kwotę 30 000,00 zł brutto Zamawiający miał podstawy sądzić - w zaistniałych okolicznościach - że zabezpieczona kwota wystarczy na zakup planowanej usługi. Po otwarciu ofert okazało się, że zabezpieczone środki nie wystarczą na zakup usługi. Co do zasady można by uznać,że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego możliwym do wystąpienia jest sytuacja, w której ceny w złożonych ofertach przekroczą kwoty, jakie dany zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jednak - jak wskazuje się w orzecznictwie - przewidywalność tę należy badać indywidualnie, w odniesieniu do konkretnego przypadku, okoliczności faktycznych danego postępowania oraz prawdopodobieństwo wystąpienia danej sytuacji w tym konkretnym przypadku. Zamawiający, szacując wartość przedmiotu zamówienia oraz biorąc pod uwagę ceny jakie uzyskał w uprzednio prowadzonych postępowaniach nie miał podstaw aby przewidywać, że zaoferowane przez wykonawców ceny za wykonanie usługi będą zbyt wysokie, aby Zamawiający mógł sobie pozwolić na ich zakup. Przewidywalność sytuacji", o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 3 p.z.p, w kontekście zastosowania tego przepisu nie należy odnosić tylko do możliwości zaistnienia danej sytuacji, ale raczej badać stopień prawdopodobieństwa wystąpienia tej sytuacji oraz związaną z tym racjonalność i zasadność uprzedniego przedsiębrania określonych środków związanych ze skutkami wystąpienia danego hipotetycznego zdarzenia oraz ponoszenia nakładów z tym związanych. - uchwała KIO z dnia 6 stycznia 2015 r., sygn. akt KIO/KD 115/14 Ponadto należy mieć na uwadze, że "1. Nieprzewidywalność okoliczności w kontekście zastosowania przesłanek zamówienia z wolnej ręki, powinna być zawsze oceniana indywidualnie - w konkretnym stanie faktycznym. 2. Za nietrafne uznaje się również jakiekolwiek generalizacje, że nienależyte wykonanie umowy i konieczność odstąpienia od umowy z tego tytułu są okolicznościami przewidywalnymi, bo przecież w warunkach rynku mogą wystąpić i faktycznie występują. Na tej samej zasadzie można twierdzić, że przewidywalną okolicznością są rozmaite klęski żywiołowe, które przecież w danych warunkach geograficznych czy klimatycznych mogą wystąpić i faktycznie występują, a podmioty w tych warunkach działające winny się liczyć z ich wystąpieniem." - uchwała KIO z dnia 7 kwietnia 2016 r., sygn akt KIO 22/16. Podobnie sądy orzekające w sprawach z zakresu zamówień publicznych wskazują, że nieprzewidywalności sytuacji nie można utożsamiać wyłącznie z siłą wyższą czy klęskami żywiołowymi. "Sytuacja, w której wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, powinna być dla zamawiającego nieprzewidywalna. Należy przez to rozumieć takie zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy byłoby mało prawdopodobne, przy czym przewidywalność określonych zdarzeń przez zamawiającego powinna być postrzegana w kategoriach obiektywnych, podobnych do należytej staranności, którą winien zachować dłużnik. Okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia będą w szczególności zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego (np. katastrofy, awarie). Charakter niemożliwy do przewidzenia będzie miała również konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia, będąca rezultatem przeciągającego się, bez winy zamawiającego, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego." - wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 czerwca 2011 r., sygn. akt II GSK 688/10. Kolejną przesłanką, jaką Zamawiający musi spełnić aby móc zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki na ww. podstawie jest pilna konieczność wykonania zamówienia. Powyższe zostało już wykazane powyżej - zaplanowane wydarzenia artystyczne muszą odbyć się we wskazanym terminie i nie ma możliwości ich przesunięcia tak, aby można było zachować terminy przetargu nieograniczonego do wyboru obsługi technicznej tego wydarzenia. "Skorzystanie z trybu w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 3 p.z.p. możliwe jest tylko w sytuacjach wyjątkowych, wymagających od zamawiającego szczególnie szybkiej reakcji. Natychmiastowość wykonania musi, w myśl omawianego przepisu, być konsekwencją okoliczności, których wcześniej nie dało się przewidzieć, a potrzeba natychmiastowego zrealizowania zamówienia powinna być podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań. Ponadto wystąpienie okoliczności powodujących konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia musi wynikać z przyczyn niezależnych od zamawiającego, okoliczności których nie można było przewidzieć wcześniej, a w zaistniałej sytuacji nie da się zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia." - wyrok KIO z dnia 22 kwietnia 205 r., sygn akt KIO 691/15. W związku z tym, iż w zaistniałej sytuacji faktycznej wystąpiły przesłanki uzasadniające zastosowanie trybu udzielenia zamówienia w wolnej ręki, Zamawiający w tym trybie udzieli zamówienia na obsługę spektakli, w tym zapewnienie nagłośnienia, oświetlenia i sprzętu niezbędnego do realizacji wydarzeń, wraz z transportem, na Festiwal Teatrów Ulicznych, który odbędzie się w dniach od 12 lipca do 07 września 2019 roku.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA