Jarocin: Zarządzanie projektem pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Numer ogłoszenia: 54151 - 2011; data zamieszczenia: 15.02.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Jarocin , Al. Niepodległości 10, 63-200 Jarocin, woj. wielkopolskie, tel. 062 7472611, faks 062 7472225.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.jarocin.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zarządzanie projektem pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa polegająca na zarządzaniu projektem pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 8.3 - Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania przedmiotu zamówienia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, którym będzie biuro projektu zwane Centrum Dystrybucji Sieci, mieszczące się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. Koordynator projektu oraz specjalista ds. obsługi projektu zobowiązani są do przebywania w Biurze projektu przez minimum 3 dni w tygodniu w godzinach od 8.00 - 15.00 a w razie potrzeby również w innych godzinach po uzyskaniu zgody Zamawiającego. Wykonanie prac w biurze projektu należy odnotować w przygotowanej przez Zamawiającego liście obecności. Obowiązki Koordynatora Projektu: 1) Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu nr POIG.08.03.00-30-036/10-00 z dnia 17.01.2011r. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie projektu, przejmuje odpowiedzialności za całość realizacji projektu, zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach przy współpracy ze specjalistą do spraw finansowych zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie, w szczególności: a) zarządzanie planowanymi działaniami, koordynacja działań merytorycznych i logistycznych projektu, b) terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, c) koordynowanie działań projektowych, d) koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji, dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego, e) planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników, f) kontrola wydatkowania środków 2) Nadzór nad zgodnością i jakością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i Unii Europejskiej 3) Utrzymywanie stałego kontaktu z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informuje na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach i zmianach w realizacji projektu, terminowo przesyła wszystkie wymagane dokumenty i informacje, przestrzega obowiązki i zalecenia wynikające z realizacji umowy o dofinansowanie projektu, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów, między innymi sporządza: a) wnioski o płatności pośrednie i płatność końcową wraz z wszystkimi wymaganiami zgodnie z umową, b) informacje o wszystkich uczestnikach projektu zgodnie z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie projektu, c) okresowe sprawozdania, d) aktualizacje harmonogramy płatności, e) informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu. 2) Uczestniczenie przy przygotowywaniu i przeprowadzaniu procedur przetargowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie działań ujętych do realizacji w harmonogramie realizacji projektu stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. 3) Przygotowanie projektów umów z wykonawcami. 4) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu i jest obecny podczas kontroli projektu. 5) Przekazanie Zamawiającemu sprawozdań miesięcznych z przebiegu wykonywania przedmiotu umowy. 6) Prawidłowe przetwarzanie danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 7) Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych uzgodnionych z Zamawiającym kierowanych do opinii publicznej, informujące o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejska zgodnie z wymogami, o których mowa w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. 8) Prowadzenie dokumentacji fotograficznej projektu 9) Odpowiedzialność za szkody wyrządzone podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 10) Uczestniczenie w kontrolach projektu oraz sporządzania ewentualnych uzupełnień pokontrolnych również po zakończeniu realizacji projektu. 11) Udział w przewidywanych przynajmniej 2 razy w miesiącu 2-4 godzinnych spotkaniach roboczych Zespołu Projektowego w biurze zwanym Centrum Dystrybucji Sieci mieszczącym się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A, 63-200 Jarocin. Obowiązki specjalisty ds. obsługi finansowej projektu: 1) współpraca z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w zakresie rzetelnego i terminowego księgowania zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji projektu. 2) Kontrola prawidłowego wystawiania rachunków, umów cywilnoprawnych, faktur. 3) Opisywanie faktur zgodnie z wytycznymi Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 4) Współpraca w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi projektem oraz z Instytucją Pośredniczącą. 5) Rozliczanie projektu pod względem finansowym i sprawozdawczość związana z projektem 6) Rozliczanie projektu pod względem finansowym (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). 7) Księgowanie kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 8) Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu. 9) Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu. 10) Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. 11) Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania. 12) Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. 13) Współpraca z organami kontrolującymi. 14) Uczestniczenie w kontrolach projektu oraz sporządzania ewentualnych uzupełnień pokontrolnych również po zakończeniu realizacji projektu. 15) Udział w przewidywanych przynajmniej 2 razy w miesiącu 2-4 godzinnych spotkaniach roboczych Zespołu Projektowego w biurze zwanym Centrum Dystrybucji Sieci mieszczącym się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. 16) Miejscem wykonywania zleconych zadań będzie biuro - Centrum Dystrybucji Sieci mieszczące się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. Wykonawca zobowiązany jest do przebywania w tym biurze przez minimum 3 dni w tygodniu w godzinach od 8.00 - 15.00 a w razie potrzeby również w innych godzinach po uzyskaniu zgody Zamawiającego oraz potwierdzanie obecności na liście obecności 3. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących i aktualnych wzorów dokumentów, wytycznych Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia oraz informacji i zaleceń zamieszczanych w szczególności na stronie internetowej Programu, a także innych dokumentów w ramach Programu. 4. Ze względu na szczególny charakter zamówienia - usługi Zamawiający wymaga by Wykonawca każdorazowo na telefoniczne, mailowe, faksowe wezwanie Zamawiającego, wstawił się osobiście (lub przez swego przedstawiciela) tego samego dnia w terminie nie dłuższym niż 30 minut w siedzibie Zamawiającego.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.10.00 - Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.03.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się doświadczeniem w zarządzaniu minimum 1 projektem odpowiadającym przedmiotowi zamówienia

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi wykazać, iż dysponuje lub będzie dysponował minimum 2 osobami posiadającymi wykształcenie wyższe oraz co najmniej roczne doświadczenie w zarządzaniu projektem, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia,

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna ten warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia poprzez przedstawienie: opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, przy czym suma gwarancyjna nie może być mniejsza niż 200 000,00 zł

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010r., Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach: 1) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialne za świadczenie usług. Wykonawca może zmienić te osoby na prośbę tych osób oraz z przyczyn niezależnych od nich, tj. zdarzeń losowych (śmierć, choroba, zwolnienie) przy czym osoby zastępujące pierwotnie wskazane osoby w potencjale kadrowym będą musiały posiadać uprawnienia nie gorsze od nich, 2) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie osób z powodu niewywiązywania się tych osób z należytego wykonywania przedmiotu zamówienia oraz wystąpienia innych przyczyn niezależnych od wykonawcy (np. rezygnacji osób wskazanych do realizacji usług), skutkujących koniecznością zmiany osób przewidzianych do realizacji zamówienia, Warunkiem dopuszczenia nowych osób do realizacji zamówienia w ramach niniejszej umowy jest akceptacja Zamawiającego, 3) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie wynagrodzenia za przedmiot zamówienia w przypadku gdy ulegną zmianie powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług na przedmiot świadczenia.; 4) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie danych Wykonawcy bez zmian samego Wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy), 5) dopuszczalna jest zmiana umowy w zakresie terminu realizacji zamówienia w przypadku zmiany harmonogramu rzeczowo - finansowego projektu stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie projektu

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.jarocin.pl -Bip
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Miejski w Jarocinie, Al. Niepodległości 10, 63-200 Jarocin, pok nr 50.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 22.02.2011 godzina 09:00, miejsce: Urząd Miejski w Jarocinie, Al. Niepodległości 10, 63-200 Jarocin, Sekretariat pok nr 32.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany w ramach Osi Priorytetowej 8: Społeczeństwo informacyjne - zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak