Białystok: Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Zamawiajacego
Numer ogłoszenia: 52430 - 2014; data zamieszczenia: 14.02.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 532590 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Zamawiajacego.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest: 1) Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Zamawiającego, obejmująca zapewnienie (rezerwację, sprzedaż, dostarczenie) biletów lotniczych, kolejowych i promowych oraz noclegów w hotelach za granicą, możliwość korzystania z poczekalni klasy business na lotniskach, z uwzględnieniem warunków podróży i pobytu określonych każdorazowo przez Zamawiającego, oraz realizację formalności wizowych wraz z dokonaniem opłat za wykup wiz w placówkach dyplomatycznych obcych krajów w Polsce. 2) Zakres geograficzny obejmuje obszar całego świata. 3) Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji, terminu oraz granic cenowych, a także innych wymagań dotyczących jakości oraz zakresu obsługi. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania konkretnego wariantu hotelu lub połączenia (lotniczego, kolejowego, promowego), który Wykonawca będzie zobowiązany zarezerwować. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ponad opłaty transakcyjne. 5) Realizacja formalności wizowych obejmuje: odbiór od Zamawiającego przez upoważnioną osobę paszportów oraz odpowiednich dokumentów, złożenie kompletu dokumentów wizowych wymaganych przez placówkę dyplomatyczną danego kraju wraz z paszportami osób ubiegających się o wizę, uiszczenie wszelkich opłat, a po otrzymaniu wiz - odbiór paszportów z wizami i dostarczenie ich Zamawiającemu przez upoważnioną osobę. 6) Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: a) Obsługi Zamawiającego przez minimum dwie osoby (ze wskazaniem bezpośrednich numerów telefonów i adresów mailowych), 7 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku co najmniej w godzinach 8-20, w soboty i niedziele co najmniej w godzinach 10-17), umożliwiając Zamawiającemu dokonywanie rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji w zakresie noclegów i biletów przejazdowych (lotniczych, kolejowych, promowych), oraz umożliwiając osobom będącym w podróży bieżący kontakt z Wykonawcą. Wykonawca będzie prowadził ewentualne sprawy reklamacyjne. b) Zapewnienia przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, we wszystkie dni w roku, telefonicznego dostępu do tzw. Helpdesk w języku polskim, obsługiwanego przez osobę posiadającą dostęp do systemu rezerwacyjnego i wystawionych biletów, umożliwiającego dokonanie rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji w zakresie noclegów i biletów przejazdowych (lotniczych, kolejowych, promowych) oraz umożliwiającego osobom będącym w podróży bieżący kontakt z Wykonawcą. c) Pośredniczenia w odwoływaniu, zmianie rezerwacji, zwrotach opłat. d) Reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych. e) Skutecznego informowania (pisemnie, faksem, telefonicznie lub drogą elektroniczną) o zbliżających się terminach wykupu dokonanych wcześniej rezerwacji. f) Gotowości pozostania w stałym kontakcie telefonicznym z osobami będącymi w podróży. g) Informowania Zamawiającego o wszelkich wydarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na przebieg i warunki podróży oraz pobytu. h) Bieżącego aktualizowania dostępnej oferty. i) Dbania o interes Zamawiającego, w tym uwzględniania ekonomicznych możliwości Zamawiającego. j) Realizowania usługi zgodnie z treścią SIWZ oraz z treścią oferty Wykonawcy. 7) Wykonawca udostępni Zamawiającemu panel rezerwacji lotów dla firm w celu dokonywania rezerwacji online samodzielnie przez upoważnionych pracowników Zamawiającego. Dostęp do panelu 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę. Niezwłocznie po podpisaniu umowy Wykonawca bezpłatnie przeszkoli (w siedzibie Zamawiającego) upoważnionych pracowników Zamawiającego z obsługi panelu rezerwacyjnego, zasad dokonywania rezerwacji, taryf przewoźników, itp. 8) Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizowania usług objętych umową we własnym zakresie, jeśli ze względów organizacyjnych i/lub finansowych jest to uzasadnione. 2. Warunki realizacji zamówienia: 1) PRZESŁANIE OFERTY. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ofertę: a) Transportu - w ciągu 1 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia. Oferta musi zawierać co najmniej 4 warianty transportu, z uwzględnieniem otrzymanych od Zamawiającego wytycznych, w tym informacji o warunkach i kosztach zmian oraz anulacji. b) Hoteli - w ciągu 3 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia. Oferta musi zawierać co najmniej 4 warianty hoteli, z uwzględnieniem otrzymanych od Zamawiającego wytycznych, w tym koszt noclegu (koszt jednej doby w przeliczeniu na jedną osobę, w walucie w jakiej dokonywana jest rezerwacja), oraz informacji o warunkach i kosztach zmian oraz anulacji. Lokalizację powyższych 4 hoteli Wykonawca przedstawi na mapie z odniesieniem do miejsc, z którymi hotel powinien być dobrze skomunikowany (które Zamawiający wskaże na etapie składania zamówienia). c) Zawierającą procedurę ubiegania się o wizy w placówce dyplomatycznej danego kraju - w ciągu 3 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia, podając listę wymaganych dokumentów, informacje o kosztach oraz godzinach przyjmowania wniosków przez daną placówkę dyplomatyczną. Po otrzymaniu tych informacji Zamawiający ustali najszybszą możliwą datę odebrania dokumentacji przez Wykonawcę. Wykonawca odbierze je niezwłocznie. 2) Elektroniczny bilet lotniczy musi być przesłany bezpośrednio z globalnego systemu rezerwacyjnego na adres email Zamawiającego. Niespełnienie tego warunku spowoduje potraktowanie usługi jako niewykonanej zgodnie z umową i będzie skutkowało naliczeniem kar umownych. 3) Wykonawca dostarczy bilet lub potwierdzenie hotelowej rezerwacji/voucher, drogą elektroniczną lub do siedziby Zamawiającego (jeśli muszą być wystawione w formie papierowej), w dniu dokonania zakupu/rezerwacji, w godzinach pracy Zamawiającego lub, za zgodą Zamawiającego, w dniu następnym o ile umożliwi to rozpoczęcie podróży i pobytu w określonym terminie. 4) Wykonawca odbierze od Zamawiającego paszporty wraz z odpowiednimi dokumentami wizowymi osobiście lub za pośrednictwem kuriera, następnie niezwłocznie (w przeciągu maksymalnie dwóch dni) złoży dokumenty w odpowiedniej placówce dyplomatycznej. W czasie maksymalnie dwóch dni od odbioru paszportów z wizami z placówki dyplomatycznej przekaże je Zamawiającemu (osobiście lub za pośrednictwem kuriera). Koszta dostarczania/przesyłania dokumentów pozostają w całości po stronie Wykonawcy. 5) W razie stwierdzenia nieprawidłowości w otrzymanych dokumentach, Zamawiający wezwie Wykonawcę do natychmiastowej poprawy błędów na koszt Wykonawcy i niezwłocznego dostarczenia poprawnie wystawionych dokumentów. 6) W przypadku gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być dostarczony w miejsce oraz w sposób umożliwiający rozpoczęcie podroży w wyznaczonym terminie. 7) Zamawiający nie dopuszcza możliwości rezerwacji połączeń oferowanych przez przewoźników należących do tzw. tanich linii lotniczych (lotniczych przewoźników niskobudżetowych). 8) W przypadku braku oferty zgodnej z potrzebami Zamawiającego, Wykonawca ma możliwość korzystania z usług podwykonawców, ponosi jednak całkowitą odpowiedzialność karną i finansową za jakość wykonywanych przez nich usług. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z tego rodzaju usług, Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z pośrednictwem firm/osób trzecich. Wszelkie rozliczenia dokonywane będą między Wykonawcą, a Zamawiającym. 9) Wysokość opłat transakcyjnych przysługujących Wykonawcy nie podlega zmianie przez cały okres trwania umowy. 10) W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi i udowodni, że cena usług oferowanych przez Wykonawcę jest wyższa niż cena usług bezpośrednio u poszczególnych usługodawców, Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu dwukrotności różnicy, jaka powstanie pomiędzy ceną sprzedanej usługi, a ceną przedstawioną przez Zamawiającego. W przypadku 2-krotnego stwierdzenia i udowodnienia zawyżenia ceny, Zamawiający uzna tę usługę za nienależycie wykonaną i zastosuje kary umowne, przewidziane w umowie. 3. Zamawiający wymaga aby wykonawca posiadał akredytację IATA dla lokalizacji, w której deklaruje wykonywanie usług.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.60.00 - Usługi zarządzania podróżą 63.51.20.00 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 23.01.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Biuro Podróży ALMATUR-POLSKA S.A., ul. Bagatela 10 lok. 10, 00-585 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 195121,95 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 727,98

• Oferta z najniższą ceną: 727,98 / Oferta z najwyższą ceną: 727,98

• Waluta: PLN.