Ogłoszenie nr 510407088-N-2021 z dnia 2021-01-22 r.

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak
Numer ogłoszenia: 766559-N-2020

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak
Numer ogłoszenia: 540550824-N-2020

Burmistrz Miasta i Gminy Wschowa, krajowy numer identyfikacyjny 52678800000000, Rynek 1, 67-400 Wschowa, woj. lubuskie, państwo Polska

telefon: 655 408 600
faks: 655 401 340
e-mail: przetargi@gminawschowa.pl
www: www.gminawschowa.pl

Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości miasta i gminy Wschowa wraz z windykacją należności w roku 2021

Numer referencyjny (jeżeli dotyczy): RZP.271.18.2020

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. ZADANIE NR 1: 1.1. zarządzanie
nieruchomościami budynkowymi i lokalowymi stanowiącymi odrębną od gruntu własność Gminy
Wschowa (dalej Gmina), na które składa się 49 budynków komunalnych stanowiące 100% własność Gminy wraz z pomieszczeniami przynależnymi o łącznej powierzchni lokali mieszkalnych i użytkowych 5 451,26 m2,
w tym:
a) 95 lokali mieszkalnych o łącznej powierzchni użytkowej 4 073,33 m2
b) 16 lokali użytkowych o łącznej powierzchni użytkowej 1377,93 m2
- zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy,
oraz
c) 135 garaże o łącznej powierzchni użytkowej 2 110,58 m2 – zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy.
d) 85 pomieszczeń gospodarczych o łącznej powierzchni użytkowej 798,83 m2- zgodnie
z załącznikiem nr 4 do umowy.
2. Liczba lokali objętych zamówieniem, wyszczególnionych w załączniku nr 1,3,4 do umowy będzie ulegać zmianie przy każdorazowej sprzedaży lokalu mieszkalnego lub użytkowego będącego własnością gminy Wschowa, lub w przypadku nabyciu kolejnych lokali w zasoby Gminy.
3. W przypadku zmiany stanu posiadania lokali, o których mowa w ust. 1, Gmina każdorazowo dokona bieżącej aktualizacji załącznika nr 1,3,4 i przekaże go Zarządcy bez konieczności zmiany umowy.
Liczba lokali objętych zamówieniem, będzie ulegać zmianie
przy każdorazowej sprzedaży lokalu mieszkalnego lub użytkowego będącego własnością Gminy
Wschowa lub też nabycia kolejnych lokali w zasoby Gminy. 1.1.4. Do podstawowych obowiązków
Zarządcy będzie należało: 1.1.4.1. Zarządzanie lokalami i budynkami Gminy Wschowa, w
szczególności: 1) naliczanie czynszów oraz opłat eksploatacyjnych i nadzór nad realizowaniem przez
najemców umów najmu; 2) bieżące gospodarowanie zarządzanymi budynkami i lokalami wraz z ich
pomieszczeniami przynależnymi; 3) zgłaszanie informacji o zwalnianych lokalach; 4) potwierdzanie
wniosków, druków dotyczących zajmowanego przez najemcę lokalu; 5) nadzorowanie utrzymania
czystości nieruchomości; 6) sprawdzanie i analizowanie faktur za usługi świadczone przez podmioty
trzecie; 7) zgłaszanie napraw konserwacyjnych i kontrola ich realizacji; 8) zabezpieczanie przed
włamaniem i kradzieżą obiektów zwalnianych w zakresie uzgodnionym z Gminą w poszczególnych
przypadkach, na koszt Gminy; 9) wystawianie faktur za usługi Zarządcy; 10) sporządzanie
sprawozdawczości wymaganej w danym roku przez Główny Urząd Statystyczny w zakresie objętym
umową. 1.1.4.2. Obsługa techniczno- eksploatacyjna: 1) dokonywanie przeglądów technicznych
budynków przewidzianych prawem budowlanym. Przegląd roczny budowlany winien zostać
wykonany w terminie do 30 czerwca 2021 r. na koszt Wykonawcy; 2) dwukrotne przeprowadzenie
deratyzacji (marzec, październik) na koszt Zarządcy; 3) przedstawianie właścicielowi budynków
potrzeb remontowych budynków; 4) przygotowywanie i przedstawianie do zaakceptowania przez
Gminę planów remontów koniecznych do podjęcia ze względu na wydane orzeczenia i ekspertyzy,
ogólny stan techniczny oraz uzasadnione wnioski najemców do 15-go dnia każdego miesiąca na
miesiąc następny; 5) podejmowanie działań w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego
budynków: prace konserwacyjne, remontowe, modernizacyjne po uzyskaniu akceptacji Gminy oraz
usuwanie awarii i ich skutków w lokalach mieszkalnych i użytkowych, które obciążają Właściciela
lokalu (Gminę), na jego koszt; 6) organizowanie i nadzór nad przeprowadzanymi remontami w
lokalach nie zasiedlonych w zakresie określonym przez Gminę; 7) sporządzanie kosztorysów prac
budowlanych, o których mowa w pkt.4 i 5; 8) przygotowywanie zapytań o cenę na wykonanie
dokumentacji technicznej oraz robót budowlanych zleconych przez Gminę w terminie 7 dni od dnia
otrzymania zlecenia; 9) zlecanie opracowania dokumentacji technicznych, uzyskiwanie wszelkich
uzgodnień potrzebnych do rozpoczęcia robót budowlanych - zgodnie z Ustawą Prawo budowlane i
rozporządzeniami wykonawczymi, na podstawie pisemnego upoważnienia Gminy do zawarcia umowy
wraz z określeniem wartości przedmiotu umowy. Projekt umowy winien być przedłożony Gminie w
celu zaakceptowania przez radcę prawnego. Koszt wykonania robót pokrywa Gmina; 10) zawieranie
umów na roboty budowlane na podstawie pisemnego upoważnienia Gminy do zawarcia umowy wraz z określeniem wartości przedmiotu umowy. Projekt umowy winien być przedłożony Gminie w celu
zaakceptowania przez radcę prawnego. Koszt wykonania robót pokrywa Gmina; 11) likwidacja z
przedstawicielami firm ubezpieczeniowych szkód powstałych w lokalach; 12) rozpatrywanie i
załatwianie korespondencji i realizacja wniosków zgłaszanych przez najemców i Gminę. 13) fakturowanie wykonywanych prac; 14) rozliczanie wykonanych remontów
lokali i usuniętych awarii wg procedury określonej w § 13 projektu umowy, stanowiącego załącznik nr
9 do SIWZ; 15) dopilnowanie by najemcy i dzierżawcy zarządzanych lokali i budynków prowadzili
swoją działalność w sposób nieutrudniający działalności innym najemcom i dzierżawcom; 16)
prowadzenie książki obiektu budowlanego dla poszczególnych budynków wraz z dokumentacją
wszelkich remontów wykonywanych w poszczególnych lokalach.
2.ZADANIE 2: 2.2.
Administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi wraz z pomieszczeniami przynależnymi
znajdującymi się w budynkach stanowiących współwłasność Gminy (Wspólnoty mieszkaniowe).
2.2.1. 2. Łączna powierzchnia lokali mieszkalnych i użytkowych wynosi 20 971,74 m2, w tym:
a) 423 lokali mieszkalnych o łącznej powierzchni użytkowej 19 809,36 m2;
b) 26 lokali użytkowych o łącznej powierzchni użytkowej 1 162,38 m2.
3. Liczba lokali objętych zamówieniem, a wyszczególnionych w załączniku nr 2 do umowy, będzie ulegać zmianie przy każdorazowej sprzedaży lokalu mieszkalnego lub użytkowego będącego własnością gminy Wschowa lub też w przypadku nabycia kolejnych lokali w zasoby Gminy.
4. W przypadku zmiany stanu posiadania lokali, o których mowa w ust.2, Gmina każdorazowo dokona bieżącej aktualizacji załącznika nr 2 i przekaże go Zarządcy bez konieczności zmiany umowy.
Zakres rzeczowy
przedmiotu zamówienia obejmuje administrowanie lokalami w sposób, który zapewni prawidłowe i
zgodne z prawem ich funkcjonowanie, w szczególności: 1) naliczanie, pobieranie i przekazywanie na
rzecz Gminy Wschowa czynszów opłat eksploatacyjnych oraz nadzór nad realizowaniem przez
najemców umów najmu; 2) rozliczanie wykonanych remontów lokali i usuniętych awarii wg
procedury określonej w § 13 umowy; 3)
przygotowywanie i przedstawianie do zaakceptowania przez Gminę planów remontów koniecznych do
podjęcia ze względu na wydane orzeczenia i ekspertyzy, ogólny stan techniczny oraz uzasadnione
wnioski najemców do 15-go dnia każdego miesiąca na miesiąc następny; 4) podejmowanie działań w
zakresie utrzymania należytego stanu technicznego administrowanych lokali: prace konserwacyjne,

remontowe, modernizacyjne po uzyskaniu akceptacji Gminy oraz usuwanie awarii i ich skutków w
lokalach mieszkalnych i użytkowych, które obciążają Właściciela lokalu (Gminę), na jego koszt; 5)
organizowanie i nadzór nad przeprowadzanymi remontami w lokalach nie zasiedlonych w zakresie
określonym przez Gminę; 6) sporządzanie kosztorysów prac budowlanych, o których mowa w pkt.3 i
4; 7) przygotowywanie zapytań o cenę na wykonanie dokumentacji technicznej oraz robót
budowlanych zleconych przez Gminę w terminie 7 dni od dnia otrzymania zlecenia; 8) zlecanie
opracowania dokumentacji technicznych, uzyskiwanie wszelkich uzgodnień potrzebnych do
rozpoczęcia robót budowlanych - zgodnie z Prawem budowlanym i rozporządzeniami wykonawczymi,
na podstawie pisemnego upoważnienia Gminy do zawarcia umowy wraz z określeniem wartości
przedmiotu umowy. Projekt umowy winien być przedłożony Gminie w celu zaakceptowania przez
radcę prawnego. Koszt wykonania robót pokrywa Gmina; 9) zawieranie umów na roboty budowlane
na podstawie pisemnego upoważnienia Gminy do zawarcia umowy wraz z określeniem wartości
przedmiotu umowy. Projekt umowy winien być przedłożony Gminie w celu zaakceptowania przez
radcę prawnego. Koszt wykonania robót pokrywa Gmina; 10) likwidacja z przedstawicielami firm
ubezpieczeniowych szkód powstałych w lokalach; 11) rozpatrywanie i załatwianie korespondencji i
realizacja wniosków zgłaszanych przez najemców i Gminę. 12)
fakturowanie wykonywanych prac; 13) dopilnowanie by najemcy i dzierżawcy administrowanych
lokali prowadzili swoją działalność w sposób nieutrudniający działalności innym najemcom i
dzierżawcom. 2.3. Przedstawiciel Gminy ma prawo do dokonywania w siedzibie Zarządcy (Biuro
Obsługi Klienta we Wschowie) czynności wynikających z nadzoru i kontroli w zakresie naliczania
należności. W związku z powyższym wszelka dokumentacja związana z realizacją umowy winna być
dostępna na każde żądanie przedstawiciela Gminy w Biurze Obsługi Klienta we Wschowie. 2.4.
Przedstawiciel Zarządcy, co najmniej raz w miesiącu będzie obecny w siedzibie Gminy celem
dokonania wzajemnych uzgodnień oraz omówienia istotnych zagadnień związanych z realizacją
przedmiotu zamówienia. CZĘŚĆ WSPÓLNA DLA ZADANIA NR 1 i ZADANIA NR 2 3.
ROZLICZENIE FINANSOWE: 3.1. Rozliczenie finansowe, w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, obejmuje: 1) dokonywanie rozliczeń z najemcami i/lub dzierżawcami zarządzanych
lokali mieszkalnych i użytkowych wynikających ze stawek czynszu oraz opłat eksploatacyjnych
związanych z korzystaniem z lokali; 2) wystawianie faktur w imieniu Gminy - za najem
nieruchomości stanowiących własność Gminy (lokale mieszkalne, lokale użytkowe, garaże,
pomieszczenia gospodarcze) obejmujących cały przypis należności; 3) bieżące prowadzenie na
kontach ksiąg pomocniczych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, wpłat komorniczych,
zwrotów i zaliczeń nadpłat dla lokali mieszkalnych i użytkowych zgodnie z obowiązującymi
przepisami, w tym rejestru dla potrzeb ustalania rozliczeń z tytułu podatku VAT; 4) zatrzymywanie
naliczania odsetek od należnych Gminie środków pieniężnych objętych umową w przypadkach
określonych w Uchwale nr VII/54/11Rady Miejskiej we Wschowie z dnia 24 marca 2011 roku w
sprawie: określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności
pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, warunków dopuszczalności pomocy publicznej w
przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazanie organu i osób
uprawnionych do udzielania tych ulg po przekazaniu przez Gminę stosownego porozumienia; 5)
dokonywanie ostatecznych rozliczeń w związku z zakończeniem indywidualnych stosunków najmu
lub dzierżawy; 6) dokonywanie rozliczeń związanych z dodatkami mieszkaniowymi przekazywanymi
przez Gminę; 7) wysłanie najemcom wszystkich lokali, informacji o stanie ich konta na dzień 30
listopada 2021 roku wraz z informacją o naliczonych odsetkach oraz przekazanie zestawienia
wysłanych zawiadomień w terminie do 15 grudnia 2021 roku; 8) Zarządca jest zobowiązany
przekazywać Gminie miesięczne rozliczenie przychodów i umorzeń, odrębnie dla każdej
nieruchomości wraz z dokumentacją w zakresie podatku od towarów i usług w następujących
terminach: - za miesiące od stycznia do listopada 2021 r. do 8-go dnia każdego miesiąca za miesiąc
poprzedni, - za miesiąc grudzień 2021 r. do dnia 15 stycznia 2022 roku; 9) przez miesięczne
rozliczenie przychodów odrębnie dla każdej nieruchomości wraz z dokumentacją w zakresie podatku
od towarów i usług rozumie się: a) Rejestr sprzedaży określony w załączniku nr 5 do umowy, zgodnie z
Instrukcją sporządzania rejestru sprzedaży (załącznik nr 5A do umowy), b) Zbiorczy rejestr sprzedaży
określony w załączniku nr 6 do umowy, zgodnie z Instrukcją sporządzania Zbiorczego rejestru
sprzedaży (załącznik nr 6A do umowy), c) Miesięczne rozliczenie wpływów określone w załączniku Nr
7 do umowy, zgodnie z Instrukcją sporządzania rozliczenia miesięcznego (załącznik nr 7A do umowy);
d) Przekazanie faktur i rejestru sprzedaży za pomocą środków komunikacji, elektronicznej na
wskazane przez Zamawiającego elektroniczne skrzynki pocztowe: w formacie XML o strukturze
odpowiadającej strukturze logicznej - Jednolitego Pliku Kontrolnego zgodnie z wytycznymi
zamieszczonymi na stronie Ministra Finansów http://www.mf.gov.pl/kontrolaskarbowa/dzialalnosc
/jednolity-plik-kontroln w terminach do 8 dnia, a za miesiąc grudzień do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy; 10)
Gmina oświadcza, że prowadzi odrębny rachunek bankowy w Banku Spółdzielczym we Wschowie nr
60 8669 0001 2011 0008 7258 0017 do realizacji wszelkich należności Gminy wynikających z
umowy; 11) Gmina udostępni Zarządcy dostęp do rachunku bankowego, o którym mowa w pkt.10), w
zakresie niezbędnym do realizacji umowy. 4. WINDYKACJA NALEŻNOŚCI 1) Zarządca i
Administrator zobowiązany będzie do prowadzenia procesu windykacji. 2) Przedmiotem zamówienia
jest usługa wykonywania czynności związanych z windykacją należności z tytułu użytkowania lokali
mieszkalnych, lokali użytkowych w tym garaży i pomieszczeń gospodarczych wschodzących w skład
zasobu Gminy Wschowa. 3) Przedmiot zamówienia obejmuje „windykację przedsądową”. 4)
Zamawiający szacuje, że Wykonawca usługi w każdym miesiącu obowiązywania umowy,
wystosowywał będzie około 150 wezwań wzywających do zapłaty należności na rzecz Gminy.

II.4) Informacja o częściach zamówienia
Zamówienie było podzielone na części: Nie

II.5) Główny kod CPV: 70.33.00.00

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów: nie

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 31/12/2020

IV.2) Całkowita wartość zamówienia (wartość bez VAT): 276381.24 PLN

IV.3) INFORMACJE O OFERTACH IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0

IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa