Ogłoszenie nr 510233173-N-2020 z dnia 20-11-2020 r.

Gmina Cieszyn, w imieniu której działa Burmistrz Miasta Cieszyna: Wdrożenie systemu zarządzania obiegiem spraw i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Cieszyn, w imieniu której działa Burmistrz Miasta Cieszyna, Krajowy numer identyfikacyjny 51570900000000, ul. Rynek 1, 43-400 Cieszyn, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 033 4794200, 4794350, e-mail inwestycje@um.cieszyn.pl, faks 033 4794303, 4794361.
Adres strony internetowej (url): bip.um.cieszyn.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Wdrożenie systemu zarządzania obiegiem spraw i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

OR-III.2601.29.2020

Usługi

Wykonanie usługi w zakresie: dostawy, instalacji i wdrożenia do eksploatacji następujących systemów informatycznych wchodzących w skład zintegrowanego pakietu RATUSZ®, na który składa się system: 1) eDOKUMENT 2 - system zarządzania obiegiem spraw i dokumentów - 100 licencji, 2) uPEF - usługa integrująca uPEF (platforma elektronicznego fakturowania- 1 licencja

nie

II.5) Główny Kod CPV: 48000000-8

Dodatkowe kody CPV: 48900000-7

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 lit. a ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Urząd Miejski w Cieszynie korzysta z programów firmy REKORD SI wchodzących w skład pakietu RATUSZ w obszarach podatków i opłat lokalnych, odpadów komunalnych, księgowości budżetowej, kadr i płac, prowadzenia ewidencji środków, systemów do kontaktu z petentami - eUrząd i systemu powiadamiania klientów itd. Obecnie używany przez Urząd Miejski w Cieszynie system obiegu dokumentów nie zapewnia pełnej integracji z programami w/w firmy oraz nie zapewnia kompatybilności systemów. eDokument był dotychczas stosowany jako repozytorium dokumentów systemów dziedzinowych firmy Rekord służące do połączenia i integracji z obiegiem innej firmy. Urząd Miejski chce zrezygnować z dublowania funkcji w/w programów oraz uniknąć problemów pojawiających się na styku tych dwóch systemów. System zarządzania obiegiem spraw i dokumentów eDokument zapewni pełną integrację oraz usprawni zarządzanie obiegiem dokumentów w Urzędzie Miejskim również poprzez wprowadzenie pewnych nowych funkcjonalności m. in.: 1) obsługę jednego rejestru korespondencji wpływającej papierowo, e-mailem, poprzez Platformę ePUAP i SEKAP oraz jednego rejestru przesyłek wychodzących przez pracowników Kancelarii Ogólnej, 2) możliwość wydruku numeru listu poleconego na poziomie pracownika komórki organizacyjnej wprost z systemu eDokument, 3) przekazywanie drogą elektroniczna tytułów wykonawczych wraz z wnioskami egzekucyjnymi zgodnie z wymogiem ustawy art. 26 § 1c ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw, 4) realizację usługi edoręczeń, 5) lepszą obsługę kancelaryjną w zakresie konfiguracji wydruków, 6) uproszczone tworzenie dokumentów na podstawie szablonów. Powyższe oprogramowania mogą być dostarczone wyłącznie przez REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o. o. czyli twórcę oprogramowań. Nie jest również możliwe zapewnienie kompatybilności systemów w inny sposób.