Ogłoszenie nr 510162892-N-2019 z dnia 05-08-2019 r.

Gmina Wojkowice: Bieżące utrzymanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym Gminy Wojkowice

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Wojkowice, Krajowy numer identyfikacyjny 27625754100000, ul. ul. Sobieskiego -, 42-580 Wojkowice, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 32 760 20 93, e-mail m.koltun@wojkowice.pl, faks 327 695 073.
Adres strony internetowej (url): www.wojkowice.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Bieżące utrzymanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym Gminy Wojkowice

WPM.271.34.2019

Usługi

W zakresie bieżącego utrzymania cmentarza komunalnego 1) bieżące utrzymanie czystości cmentarza (usuwanie śmieci z terenu cmentarza), oraz obiektów znajdujących się na cmentarzu; 2) zamiatanie alejek cmentarnych na bieżąco (minimum raz w miesiącu); 3) w sytuacji opadów śniegu odśnieżanie i posypywanie piaskiem alejek cmentarnych i chodników przyległych do cmentarza (na bieżąco w razie potrzeby), likwidowanie zastoisk wody, śniegu, gołoledzi, 4) koszenie i wygrabianie trawników na cmentarzu, przed cmentarzem oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne; 5) wykaszanie mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji; 6) wygrabianie liści z trawników na cmentarzu i przed cmentarzem oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne (na bieżąco według potrzeb), 7) pielęgnacja drzew i krzewostanu, tj. cięcia sanitarne i formujące w koronach drzew, wycinka drzew w oparciu o uzyskane pozwolenie, usuwanie drzew powalonych, odrostów, odchwaszczanie wokół krzewów, cięcia formujące krzewów. 8) wykonywanie bieżącej konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń instalacji, ogrodzenia cmentarza i nawierzchni alejek; 9) usuwanie skutków aktów wandalizmu na terenie przejętym w zarządzanie (w tym graffiti itp.); 10) zawarcie umowy na wywóz odpadów komunalnych z terenu cmentarza z podmiotem posiadającym wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości z terenu Gminy Miasta Wojkowice - częstotliwość odbioru odpadów z terenu cmentarza ma być dostosowana do potrzeb (min. raz w miesiącu) 11) zawarcie umowy na najem 1 przenośnej kabiny sanitarnej wraz serwisem podstawowym (opróżniania i odkażania zbiornika na fekalia, mycia i odkażania kabiny), oraz wymurowanie 1 boksu śmietnikowego o pow. 16m2 z płyt betonowych - w miejscach wskazanym przez Zamawiającego, 12) wyposażenie kaplicy w świeczki, stojaki na wieńce, ławki, kwiaty, świece i inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych; 13) umieszczenie obowiązującego regulaminu cmentarza w miejscu ogólnie dostępnym na terenie cmentarza oraz sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem tegoż regulaminu 14) oznaczenie poszczególnych kwater w obrębie cmentarza; 15) przeprowadzanie okresowych kontroli urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie zarządzanego zasobu (instalacja odwadniająca, wodna, kanalizacyjna, oświetleniowa) i utrzymanie ich w sprawności technicznej; 16) obsługa urządzeń technicznych funkcjonujących na cmentarzu; W zakresie zarządzania cmentarzem komunalnym 1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami (bud. gospodarczym i bud. z płyt falistych wykorzystywanym jako kaplica)zlokalizowanymi na terenie cmentarza komunalnego; 2) nadzór nad wykonaniem grobu, który musi być zgodny z wytyczonym planem pół grzebalnych, 3) ustalanie wysokości opłat zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Burmistrza Miasta Wojkowice w tejże kwestii, które należy wpłacać w kasie Urzędu Miasta Wojkowice - kontrola wpłat tych opłat ; 4) nadzór pochówków - ustalanie miejsc, terminów i warunków pogrzebów; 5) otwieranie i zamykanie bram cmentarza, udostępnianie kaplicy na uzasadnione zgłoszenie zakładów pogrzebowych; 6) prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej i elektronicznej: - księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzone według numeracji narastającej w układzie rocznikowym, - księgi grobów, - alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, Powyższa dokumentacja winna być prowadzona i przechowana zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 ., Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.); oraz - dokumentacji dotyczącej rezerwacji miejsc grzebalnych; - rejestru kart zgonu; 7) prowadzenie ewidencji cmentarza z zastosowaniem odpowiednich systemów informatycznych, 8) przedkładanie Zamawiającemu informacji (raportów kwartalnych) dotyczących ilości pochówków, postawionych pomników, przeprowadzonych pogrzebów, ilości wolnych miejsc grzebalnych oraz miejsc, które ewentualnie można przekopać - w terminie do 5-do dnia miesiąca następującego po upływie kwartału; 9) egzekwowanie od dysponentów grobów należnych opłat po upływie terminu ustawowego (20 lat od pochowania) tj. wywieszaniu na terenie cmentarza upomnień o obowiązku dokonania opłat za dalszą rezerwację miejsca grobowego 10) nadzór nad przestrzeganiem ustalonego regulaminu cmentarza; 11) egzekwowanie od właścicieli grobów utrzymania grobów oraz terenu wokół grobów w czystości, w przypadku miejsc lub grobów opuszczonych koszenie tych miejsc na bieżąco w przypadku zarastania trawą i chwastami, 12) nadzorowanie prac podmiotów usługowych (zakłady pogrzebowe, kamieniarskie, itp.) w zakresie przestrzegania przez nie parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między tymi miejscami oraz w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników (gruz, ziemia usuwane będą z terenu cmentarza przez podmioty usługowe jw.). 13) przyjmowanie oraz rejestrowanie zgłoszeń, interwencji i wniosków od mieszkańców, udzielanie im niezwłocznie odpowiedzi o sposobie załatwienia sprawy oraz składanie Zamawiającemu wyjaśnień na skargi, interwencje i wnioski złożone u Zamawiającego; 14) ponoszenie odpowiedzialności prawnej i finansowej za szkody wyrządzone osobom trzecim z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, a także wskutek działania innych osób lub siły wyższej, 15) utrzymanie czystości i należytego wystroju w kaplicy, 16) organizacja ekshumacji zwłok i szczątków na zarządzenie prokuratury lub sądu; 17) właściwe prowadzenie i zabezpieczenie sporządzanych dokumentów związanych z zarządzaniem cmentarzem w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim; 18) udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym cmentarzem na żądanie Zamawiającego. 19) prowadzenie biura zarządcy cmentarza, przyjmowanie interesantów, pełnienie całodobowego dyżuru telefonicznego. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę pracowników wykonujących roboty w ramach obu części zamówienia, polegające na koszeniu terenu cmentarza. 1. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę osób wykonujących roboty określone powyżej w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia wyżej wymienionych wymogów i dokonania ich oceny; b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania wymogów; c) przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania Robót. 2. W celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób, wykonujących roboty określone powyżej na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie wykonawca przedłoży Zamawiającemu: a) oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy lub umów o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy oświadczenie wskazane w lit. a) powyżej. Kopia umowy lub umów winna być zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 3. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności określone powyżej. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawca lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności określone powyżej Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty kary umownej określonej we wzorze umowy. 4. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 98371111-5

Dodatkowe kody CPV: 70330000-3

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12) ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz.1986 ze zmianami), zwanej dalej Pzp, Gmina Wojkowice może udzielić zamówienia z wolnej ręki, polegającego na realizacji usług wymienionych w punkcie 2 powyżej stanowiących zadania własne gminy, Spółce pod firmą Wojkowickie Wody Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji z siedzibą w Wojkowicach. Warunki udzielenia zamówienia ,,in-house" zostały określone w art. 67 ust. 1 pkt 12 Pzp: 1. Posiadanie przez zamawiającego nad wykonawcą kontroli analogicznej do kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami (w szczególności poprzez dominujący wpływ na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania), przy czym warunek jest uznawany za spełniony także w przypadku wykazania odpowiedniego poziomu kontroli na kolejnych szczeblach zależności kapitałowej (czyli np. zamawiający -> ,,spółka-córka" -wykonawca/,,spółka-wnuczka"); 2. Wykonywanie przez wykonawcę zadań powierzonych jej przez zamawiającego lub inną spółkę, nad którą ten zamawiający sprawuje odpowiedni poziom kontroli - w zakresie co najmniej 90% działalności (w dyrektywie progiem jest 80%). Do obliczenia progu 90% działalności przyjmuje się średni przychód osiągnięty przez wykonawcę w okresie ostatnich trzech lat przed udzieleniem zamówienia. Jeśli jednak dane takie są niedostępne (np. wykonawca istnieje krócej niż trzy lata) lub są nieodpowiednie (np. wykonawca przechodził w tym okresie reorganizację) do ustalenia spełnienia wymienionego wyżej progu mogą służyć wiarygodne prognozy handlowe. Niezbędnym są zatem w takim razie prognozy finansowe oparte na wiarygodnych (odpowiednio udokumentowanych) założeniach (art. 67, ust. 8 i 9 Pzp); 3. Brak bezpośredniego udziału kapitału prywatnego w kapitale wykonawcy. Wyjątkami są przypadki, gdy wykonawca jest spółką z udziałem partnera prywatnego, wyłonionego w postępowaniu o partnerstwo publiczno-prywatne zgodnie z odpowiednimi przepisami, a także spółki w których do 15% kapitału zakładowego oraz do 15% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu należy do pracowników (art. 67, ust.10 Pzp). W przypadku powierzenia przez gminę zadań własnej spółce prawa handlowego mającej status komunalnej osoby prawnej, w której gmina posiada cały kapitał zakładowy (100%), jest spełniony warunek posiadania kontroli przez instytucję zamawiającego. W takim przypadku gmina zachowuje wyłączną możliwość decydowania o sprawach spółki (pełna kontrola nad spółką). Zadaniami użyteczności publicznej, w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018r., poz. 994) dalej zwaną u.s.g. są zadania własne gminy określone w art. 7 ust. 1 u.s.g., których celem jest bieżące i nieprzerwane zaspokajanie zbiorowych potrzeb ludności w drodze świadczenia usług powszechnie dostępnych. Wskazany art. 7, ust. 1 u.s.g. zawiera przykładowy katalog zadań użyteczności publicznej stanowiących zadania własne gminy. Jeżeli przedmiotem działalności spółki określonym w umowie spółki są usługi, które gmina chce powierzyć to dopuszczalne jest zastosowanie art. 67, ust. 1 pkt 12 Pzp. Powierzenie przez jednostkę samorządu terytorialnego zadań własnych komunalnej spółce prawa handlowego powołanej w celu wykonywania tych zadań nie stanowi zatem udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu art. 2, pkt 13 Pzp i nie wymaga stosowania procedur udzielania zamówień publicznych. Takie też stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 11 sierpnia 2005 r. (sygn. akt II GSK 105/05). W wyroku tym NSA stwierdził, że "wykonywanie przez gminę zadań komunalnych we własnym zakresie przez utworzoną w tym celu jednostkę organizacyjną siłą rzeczy zawarcia umowa nie wymaga. Podstawą powierzenia wykonywania tych zadań jest bowiem sam akt organu gminy powołujący do życia tę jednostkę i określający przedmiot jej działania. (...) W stosunkach zachodzących między gminą i utworzoną przez nią jednostką organizacyjną jest również miejsce na zawarcie umowy o realizację zamówienia publicznego na rzecz gminy. Jednakże pod warunkiem, że mamy do czynienia ze zleceniem zamówienia niemieszczącego się w zakresie zadań, dla których gmina powołała tę jednostkę". Mając na uwadze powyższe regulacje możliwe jest powierzenie zarządzania cmentarzem komunalnym przez Wojkowickie Wody Sp. z o.o., ponieważ spełnione są wszystkie wymagane art. 67 ust. 1 pkt 12 warunki: - Gmina Wojkowice sprawuje nad Wojkowickimi Wodami sp. z o.o. kontrolę, odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami, polegającą na dominującym wpływie na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej spółki, - ponad 90% działalności Wojkowickich Wód sp. z o.o., dotyczy wykonywania zadań powierzonych przez Gminę Wojkowice, - w Wojkowickich Wodach sp. z o.o. nie ma bezpośredniego udziału kapitału prywatnego.