Ogłoszenie nr 510094424-N-2019 z dnia 15-05-2019 r.

Regionalny Ośrodek Kultury: Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 56. Tygodnia Kultury Beskidzkiej, w tym 30. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych, na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca i Bielska-Białej oraz w obiektach na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położonych nie dalej aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech wymienionych miejscowości."

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 538715-N-2019

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 538715-N-2019

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Regionalny Ośrodek Kultury, Krajowy numer identyfikacyjny 28322200000000, ul. ul. 1 Maja 8, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 338 220 593, e-mail rok@rok.bielsko.pl, faks 338 123 333.
Adres strony internetowej (url): www.rok.bielsko.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: samorządowa instytucja kultury

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 56. Tygodnia Kultury Beskidzkiej, w tym 30. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych, na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca i Bielska-Białej oraz w obiektach na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położonych nie dalej aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech wymienionych miejscowości."

Usługi

Tydzień Kultury Beskidzkiej oraz odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne, stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych,jest przede wszystkim jej duży rozmiar. Łącznie uczestniczy w niej około siedemdziesięciu zespołów polskich i dwadzieścia zespołów zagranicznych, które przez dziewięć dni koncertują w dziewięciu miejscowościach. Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach oraz duży rozmiar imprez towarzyszących, wymuszają opisany sposób zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Określenie "uczestnicy" obejmuje: a) członków zespołów krajowych i zagranicznych, b) pilotów, c) tłumaczy, d) kierowców, e)członków komisji oceniających, f)zaproszonych gości oraz, g)organizatorów. Planowana liczba uczestników 56. Tygodnia Kultury Beskidzkiej, w tym 30. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych: 632 osoby. Planuje się pobyt: a)85 osób w terminie od 26 lipca 2019 r. do 5 sierpnia 2019r., b)247 osób w terminie od 29 lipca 2019 r. do 5 sierpnia 2019 r., z zastrzeżeniem, że dla 200 osób planuje się pobyt od 30 lipca 2019 r. Wskazane, ze względów organizacyjnych, miejscowości pobytu to: a) Szczyrk, b) Wisła, c) Żywiec, d)Bielsko-Biała, a także e) obiekty na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położone nie dalej, aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech z wyżej wymienionych miejscowości. Określenie szczególnych warunków zakwaterowania: a)obiekt nie może mieć mniej, niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, ponieważ optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników, itp., b)każdy zespół musi być zakwaterowany w jednym obiekcie w całości, wraz z osobami towarzyszącymi. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach, między innymi ze względu na wspólny środek transportu, itp., c)pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym, d)konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody, e)w trakcie trwania imprezy, może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli, f)pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty oraz instrumenty. W przeciwnym wypadku, w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie, g)Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym, niż liczba dni wskazanych w harmonogramie, h)w obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja, wraz z telefonem, i)obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników, j)obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób, k)otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów, samochodów osobowych, bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami, l)minimum jeden z obiektów wybranych przez Zamawiającego, musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów, z możliwością, na przykład, rozpalenia ogniska, funkcjonującego czynnego bufetu, itp. m)obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble,kafelki, armatura łazienkowa, itp.) oraz prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel. Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a)Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków, w tym również w godzinach nocnych, dla poszczególnych zespołów oraz osób indywidualnych, - przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków wegetariańskich, - zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa, - przygotowania tzw. suchych prowiantów, zamiast posiłków spożywanych na miejscu. b)jadalnie muszą być czyste i estetyczne, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń i sztućców, c)konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.Każdy obiekt mus posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Wykonawcę, odpowiedzialnego, przez cały czas trwania zadania, za załatwianie wszystkich spraw, dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, który będzie ściśle współpracował z biurem organizacyjnym TKB.

tak

II.5) Główny Kod CPV: 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.