Ogłoszenie nr 510018562-N-2020 z dnia 31-01-2020 r.

Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego: Usługa kompleksowej organizacji konferencji oraz przyjazdowej misji gospodarczej

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
Zamówienie jest finansowane przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego, na lata 2014-2020, projekt: "Świętokrzyskie - hard to pronounce, easy to do business in", który jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Działanie 2.4 Promocja gospodarcza kluczowych branż gospodarki regionu.

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 638394-N-2019

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego, Krajowy numer identyfikacyjny 29101900500000, ul. al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce, woj. świętokrzyskie, państwo Polska, tel. 41 3421901, e-mail marzena.adamczyk@sejmik.kielce.pl, faks 41 3445265.
Adres strony internetowej (url): www.swietokrzyskie.pro

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Usługa kompleksowej organizacji konferencji oraz przyjazdowej misji gospodarczej

OK-III.272.1.70.2019

Usługi

1. Przedmiotem zamówienia jest: a) usługa kompleksowej organizacji konferencji,połączonej ze spotkaniami B2B, dla maksymalnie 100 osób w dniu 21.02.2020r. pn.: "Metalove", b)usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/ handlowców/ importerów/ potencjalnych inwestorów/ dziennikarzy z branży maszynowej/metalowoodlewniczej w dniach 19- 22.02.2020r. 2. Przedmiot zamówienia został podzielony na dwa zadania: ZADANIE 1 - KONFERENCJA 1) Usługa przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi jednodniowej konferencji połączonej ze spotkaniami B2B, w jednym z następujących miast: Ostrowcu Św., Starachowicach, Skarżysku-Kamiennej lub Końskich, pn.: "Metalove", dla maksymalnie 100 osób w dniu 21.02.2020r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2) Do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.: a) zapewnienie i wyposażenie sali konferencyjnej; b) zapewnienie recepcji konferencji; c) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji; d) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego i konsekutywnego; e) wysyłka zaproszeń do uczestników konferencji; f) zorganizowanie kolacji; g) obsługa konferencji, reklama prasowa, wydrukowanie programu konferencji, wykonanie identyfikatorów, smyczy i innych materiałów konferencyjnych; h) opracowanie i wydrukowanie krótkich informacji o przedsiębiorcach zagranicznych uczestniczących w przyjazdowej misji gospodarczej oraz przygotowanie i wydrukowanie informacji w języku angielskim o firmach z regionu uczestniczących w spotkaniach B2B; i) zaprojektowanie i wydrukowanie plakatu informacyjno-promocyjnego; j) przygotowanie 3 minutowego spotu informacyjno-promocyjnego; k) udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie informacji podsumowującej konferencję. ZADANIE 2 - MISJA GOSPODARCZA 1) Usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/ handlowców/ importerów/ potencjalnych inwestorów/ dziennikarzy z branży maszynowej/metalowo-odlewniczej w dniach 19- 22.02.2020r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2) Misja gospodarcza będzie trwała 4 dni (wraz z przylotem i wylotem zagranicznych uczestników misji) i odbędzie się w dniach 19-22.02.2020r. w Ostrowcu Św., Starachowicach, Skarżysku-Kamiennej, Końskich i regionie świętokrzyskim. 3) Uczestnicy misji gospodarczej to przedsiębiorcy, handlowcy,importerzy, potencjalni inwestorzy dziennikarze zainteresowani nawiązaniem kontaktów handlowych lub inwestycjami z przedsiębiorcami z regionu świętokrzyskiego działających w branży maszynowej/metalowo- odlewniczej - łącznie 11 osób z krajów: Austria (4 osoby), Białoruś (2 osoby),Rosja (1 osoba), Rumunia (2 osoby), Ukraina (1 osoba), ZEA (1 osoba). 4) Liczba osób reprezentujących na miejscu Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego)to 4 osoby. 5) Plan ramowy misji gospodarczej: a) 19 lutego - przyloty, b) 20 lutego - wizyty studyjne,lunch i kolacja, c)21 lutego - udział w konferencji pn. "Metalove", udział w spotkaniach B2B i uroczystej kolacji, d) 22 lutego - wyloty. 6) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn). 7) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. 2019 r., poz. 548). 8)Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania polisy ubezpieczenia uczestników misji i do przedłożenia Zamawiającemu kopii polisy potwierdzonej za zgodność z oryginałem min. 1 dzień przed rozpoczęciem misji gospodarczej. 3. Szczegółowy zakres i opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do SIWZ - SOPZ. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do stałej współpracy i konsultacji z zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotowego zamówienia. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania realizacji przedmiotu zamówienia na każdym etapie prac. 6. Zamawiający wymaga, aby usługa wykonana została przez wykonawcę zgodnie z wytycznymi zamawiającego z zachowaniem wysokiej jakości prac i była kompletna. 7. Wykonawca zobowiązany będzie do konsultowania ze wskazanymi przedstawicielami zamawiającego wszelkich działań podejmowanych przez wykonawcę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do przeniesienia na Zamawiającego, bez naliczania dodatkowych opłat, autorskich praw majątkowych do materiałów powstałych przy realizacji przedmiotu umowy z chwilą zapłaty wynagrodzenia, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.). 9. Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w trakcie realizacji zamówienia wymogi dotyczące informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Wszelkie materiały związane z realizacją konferencji i misji gospodarczej muszą być oznakowane zgodnie z wymogami wskazanymi w SOPZ. 10. Szczegółowe zasady określające sposób realizacji zamówienia, rozliczeń oraz wysokość kar umownych zawarte zostały w Dodatku nr 4 do SIWZ - Wzór umowy.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 79950000-8

Dodatkowe kody CPV: 63000000-9, 55100000-1

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.