Ogłoszenie nr 510008200-N-2020 z dnia 15-01-2020 r.

Miasto Orzesze: Świadczenie usług pocztowych dla miasta Orzesze w 2020r. - zamówienie z wolnej ręki.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Miasto Orzesze, Krajowy numer identyfikacyjny 27625765300000, ul. ul. Św. Wawrzyńca 21, 43-180 Orzesze, woj. śląskie, państwo Polska, tel. +48323248800, e-mail rzp@orzesze.pl, faks +48323248826.
Adres strony internetowej (url): orzesze.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Świadczenie usług pocztowych dla miasta Orzesze w 2020r. - zamówienie z wolnej ręki.

WRZP.271.32.2019

Usługi

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, (listowych i paczek pocztowych) i ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) a także świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego do wysłania dla potrzeb Miasta Orzesze - gminnej jednostki organizacyjnej: Urzędu Miejskiego Orzesze. Realizacja przedmiotu zamówienia polegać będzie na świadczeniu usług pocztowych codziennie, w dni robocze. 2. Zamawiający wymaga aby przesyłki były realizowane na zasadach określonych w niżej wymienionych aktach prawnych: 1) Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) wraz z aktami wykonawczymi 2) Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych. Dausze 2012.10.11. - Umowa międzynarodowa z dnia 11 października 2012 ( Dz. U. 2015.1522) 3) Regulaminem dotyczącym Paczek pocztowych - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U. z 2007 Nr 108, poz. 745) 4) Regulaminem Poczty Listowej - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U. z 2007 Nr 108, poz. 744) 5) Przepisami dotyczącymi doręczania przesyłek na zasadach określonych w: a) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym, b) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2019 r., poz. 900 ze. zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w trybie ordynacji podatkowej, c) ustawie z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks Postępowania Cywilnego ( t.j. Dz.U. z 2019 r., poz.146 ze zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniach cywilnych, d) ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U z 2018 poz. 1302 ze zm.) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniach przed sądami administracyjnymi. e) Innych powszechnie obowiązujących przepisach związanych z przedmiotem zamówienia. 3. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia Zamawiający rozumie : 3.1. Przesyłki listowe, w tym: o zwykłe - przesyłka nierejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, o polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przyjętaza potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, o polecone, priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, o polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 3.2. Paczkę pocztową - przesyłkę rejestrowaną, niebędącą przesyłką listową, o masie do 20 000 g i wymiarach: a) z których żaden nie może przekroczyć 1500 mm albo b) które nie mogą przekroczyć 3000 mm dla sumy długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość; Rodzaje paczek: a) zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii (krajowe, zagraniczne), b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii (krajowe, zagraniczne), c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru (krajowe, zagraniczne), 3.3 Usługa kurierska - przesyłkę listową będącą przesyłką rejestrowaną lub paczkę pocztową (wszystkie rodzaje paczek dostarczane przez Wykonawcę), przyjmowaną, sortowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób łącznie zapewniający: a) bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, b) śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, c) doręczenie przesyłki pocztowej w terminie określonym w załączniku nr 1b do SIWZ i projektu umowy o świadczenie usług pocztowych, d) doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, e) uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej. 4. Przesyłki stanowiące przedmiot umowy nadawane przez Zamawiającego Wykonawca doręczy do każdego miejsca w kraju i zagranicą. 5. Realizacja przedmiotu umowy odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz ilościowego zestawienia z wyszczególnieniem adresów oraz w sposób uporządkowany według kategorii rodzajowej. W przypadku przesyłek, które będą podlegały nadaniu u operatora wyznaczonego, Zamawiający sporządzi odrębny wykaz. Jeżeli wybrany wykonawca tj. operator pocztowy będzie jednocześnie operatorem wyznaczonym zamawiający nie będzie sporządzał odrębnego wykazu. 6. Wykazy sporządzone będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy (oryginał) i Zamawiającego (kopia). 7. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, a jednocześnie określające rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Zamawiający nie dopuszcza by na kopercie znajdowały się inne dane niż wskazane przez Zamawiającego. 8. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczenia na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napis (nadruk) o treści uzgodnionej przez strony po zawarciu umowy. 9. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej i innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminu/wniesienia pisma do sądu. Zamawiający wymaga aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej miało moc dokumentu urzędowego i skutkowało zachowaniem terminów, o których mowa w art.12 § 6 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2019 r., poz. 900 ze. zm.); art.57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.), art.124 ustawy z dnia 4 sierpnia 1997r. Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1987 ze zm.); a także wniesienia pisma do sądu, o którym mowa w:art.165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego ( t.j. Dz.U. z 2019 r., poz.146 ze zm.). Zamawiający będzie używał do przesyłek własne druki za pokwitowaniem odbioru wymagane przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Ordynacją podatkową, Kodeksu postępowania cywilnego, Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Zamawiający nie jest w stanie określić szacunkowego wolumenu przesyłek, nadawanych w tych trybach oraz w trybach wynikających z Kpa i Ordynacji podatkowej oraz nie jest w stanie oszacować, jaka część spośród tych przesyłek wymaga nadania u operatora wyznaczonego. 10. W przypadku przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków potwierdzenia odbioru dostarczanych przez Wykonawcę. Druki potwierdzenia odbioru Wykonawca będzie dostarczał nieodpłatnie, w ilości wskazanej przez Zamawiającego. 11. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku, uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 12. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek listowych, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym przesyłki. 13. W przypadku przesyłek najszybszej kategorii terminem doręczenia wynosi do 3 dni. 14. Przesyłki przychodzące do siedziby Zamawiającego, zwroty przesyłek niedoręczonych i potwierdzenia odbioru /ZPO/ przesyłek nadanych przez Zamawiającego Wykonawca będzie dostarczać każdego dnia roboczego do siedziby Urzędu Miejskiego w Orzeszu, ul. Św. Wawrzyńca 21, 43-180 Orzesze. 15. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie, w terminie zaoferowanym z złożonej ofercie, po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012r.- Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. 2018 r., poz. 2188 ze zm.). Jeżeli ostatni dzień dostarczenia przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, w takim przypadku zwrotkę dostarcza się w pierwszym dniu roboczym następującym po takim dniu. 16. W każdym przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki ( pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata, wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia ( powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrania przez adresata przesyłka podlega niezwłocznie zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki przez adresata. Jeżeli ostatni dzień dostarczenia przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, w takim przypadku zwrotkę dostarcza się w pierwszym dniu roboczym następującym po takim dniu. 17. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej, niezachowania terminów określonych w obowiązujących przepisach oraz załączniku 1b SIWZ, Zamawiający ma prawo zgłosić reklamację, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej z dnia 26 listopada 2013 r. 18. Wykonawca zobowiązany jest zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonaniu umowy. 19. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. Jako dzień nadania rozumie się dzień przekazania przesyłki, takim dniem jest dzień odbioru przesyłek z Urzędu Miejskiego Orzesze codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku po godzinie 13.00, jednak w godzinach pracy Urzędu. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie, w dniu odebrania przesyłek, w godzinach pracy urzędu. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi po wyjaśnieniu zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek z Zamawiającym, nie później niż w następnym dniu roboczym. 20. Zamawiający, w przypadku nieodebrania przesyłek przez Wykonawcę w przypadku wystąpienia okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę w dniu ich przekazania ma prawo samodzielnie dostarczyć przesyłki do najbliższego punktu odbioru przesyłek Wykonawcy. W takim przypadku zamawiający nie dokona płatności za niewykonaną usługę tj. nieodebranie przesyłek przez Wykonawcę w dniu ich przekazania w kwocie stanowiącej opłatę za ten odbiór i naliczy karę umowną w wysokości 200% opłaty za ten odbiór. Wysokość opłat za poszczególne dni odbioru wyliczana będzie poprzez podzielenie kwoty miesięcznej przez ilość dni roboczych w danym miesiącu (od poniedziałku do piątku). 21. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 1b do SIWZ podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy. 22. Zamawiający nie przewiduje wyłączenia żadnego rodzaju przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 23. Faktury VAT będą wystawiane na: Miasto Orzesze, 43-180 Orzesze, ul. Św. Wawrzyńca 21 NIP: 635-18-34-596. Faktury będą wysyłane na powyższy adres, ponadto będą płatne z dołu w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty doręczenia do Zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym wraz z załączoną specyfikacją wykonanych usług. 25. Zamawiający dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jednak w wyniku tego na przesyłkach lub dowodzie nadania przesyłki nie może figurować inny podmiot niż Zamawiający., 26. Zamawiający nie przewiduje regulowania kar umownych wewnętrznymi regulacjami wykonawcy. Kary umowne zostały określone projekcie umowy stanowiącym załącznik do SIWZ, a odszkodowania z tytułu realizacji usługi określone są w § ...... projektu umowy i odsyłają do ustawy Prawo Pocztowe. 27. W przypadku przesyłek najszybszej kategorii terminem doręczenia wynosi do 3 dni, pozostałe przesyłki należy dostarczać zgodnie z terminem określonym w kolumnie "Czas realizacji w dniach, licząc od dnia nadania" zgodnie z załącznikiem nr 1b do SIWZ. 28. W przypadku przesyłek, które będą podlegały nadaniu u operatora wyznaczonego Zamawiający sporządzi odrębny wykaz, zgodnie z zapisem pkt 5, termin odbioru przesyłek od zamawiającego jest jednoznaczny z terminem nadania tych przesyłek u operatora wyznaczonego. 29. Odbieranie gotówki wraz z sporządzoną listą z kasy Urzędu celem dokonania przekazu. a) Przekaz polegać będzie na wypłaceniu adresatowi kwoty pieniężnej na polecenie nadawcy ( kwota zostanie wydana przez kasjera Urzędu). b) Wypłaty gotówki dokona listonosz lub pracownik urzędu pocztowego w przypadku awizacji przekazu. c) Osoba odbierająca lub dostarczająca przesyłki do Urzędu Miasta w Orzeszu w razie potrzeby dokonania przekazu odbierze z kasy urzędu listę wraz z pieniędzmi celem dokonania w/w zwrotu nadpłaty, dodatku energetycznego, dodatku mieszkaniowego. Listonosz pobierający przekaz potwierdza jego odbiór w kasie Urzędu. Dnia następnego podczas dostarczania poczty przychodzącej do UM Orzesze, dostarczane zostaną potwierdzenie dokonania przekazu do kasy Urzędu. 30. Reklamację przekazu pocztowego regulować będzie Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej z dnia 26 listopada 2013 r.(t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 474) 31. Zamawiający wymaga, aby wykonawca był wpisany do rejestru operatorów pocztowych - zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe. 32. Przedmiot zamówienia obejmuje również możliwość śledzenia przez internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym. Możliwość śledzenia przez internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym odbywać się będzie poprzez stronę internetową wskazaną przez wykonawcę

nie

II.5) Główny Kod CPV: 64100000-7

Dodatkowe kody CPV: 64110000-0, 64112000-4, 64113000-1

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67. ust.6 pkt. 6 ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Powody zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki (podać uzasadnienie faktyczne i prawne): W zakresie przedmiotowego zamówienia przeprowadzono jedno postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, w którym nie wyłowiono Wykonawcy z powodu braku ofert. Na podstawie Art. 67 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2019r. poz. 1843 z późniejszymi zmianami) tj.: w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, i nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione zachodzi przesłanka zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki.