Ogłoszenie nr 500185261-N-2018 z dnia 03-08-2018 r.

Instytut Adama Mickiewicza: Świadczenie usług z zakresu administrowania projektem I, Culture Orchestra

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 582442-N-2018

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Instytut Adama Mickiewicza, Krajowy numer identyfikacyjny 14047007100000, ul. ul. Mokotowska 25, 00560 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 224 476 100, e-mail iam@iam.pl, faks 224 476 152.
Adres strony internetowej (url): www.iam.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Państwowa Instytucja Kultury

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Świadczenie usług z zakresu administrowania projektem I, Culture Orchestra

1/IAM/2018/07

Usługi

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. Świadczenie usług z zakresu administrowania projektem I, Culture Orchestra 1. Przedmiotem zamówienia jest: wsparcie z zakresu administracji projektu I, CULTURE Orchestra, a w szczególności: 1) Koordynacja prac administracyjnych związanych z komunikacją pomiędzy organizatorem, uczestnikami projektu (muzykami), Akademiami Muzycznymi i partnerami w językach polskim, rosyjskim i angielskim: a) Koordynacja procesu kontaktów z muzykami uczestniczącymi w projekcie podczas trwania I, CULTURE Orchestra 2018 oraz w trakcie pierwszego etapu przesłuchań do I, CULTURE Orchestra 2019, b) Koordynacja procesu informowania muzyków o przebiegu przygotowań do rezydencji i trasy koncertowej ICO 2018, c) Koordynacja procesu zbierania od muzyków informacji niezbędnych do organizacji rezydencji i jesiennej trasy koncertowej ICO 2018, d) Pomoc merytoryczna muzykom w przesłuchaniach online do ICO 2019, e) Koordynacja procesu informowania muzyków o wynikach I przesłuchań do ICO 2019, f) Koordynacja kontaktów z władzami Akademii Muzycznych w związku z organizacją I, CULTURE Orchestra 2018, przesłuchaniami w 2019 roku oraz organizacją warsztatów mistrzowskich dla studentów, g) Bieżący kontakt z partnerami I,CULTURE Orchestra w Polsce i zagranicą (Instytuty Polskie, konsulaty, ambasady). 2) Koordynacja prac administracyjnych związanych z procedurami wizowymi: a) Koordynacja procesu przygotowania zaproszeń i pomoc w wypełnianiu wniosków wizowych dla uczestników projektu pochodzących z Armenii, Azerbejdżanu, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy w ramach przygotowań do jesiennej trasy koncertowej b) Komunikacja z polskimi placówkami dyplomatycznymi w zakresie koordynacji procesów wizowych dla uczestników projektu ICO 2018, c) Przygotowanie zaproszeń i wniosków wizowych dla organizatorów i tutorów podczas warsztatów mistrzowskich i przesłuchań do ICO 2018. 3) Koordynacja prac administracyjnych i logistycznych przy organizacji jesiennej trasy koncertowej ICO 2018 w językach polskim, rosyjskim i angielskim polegająca między innymi na: a) Przygotowaniu harmonogramów na potrzeby projektu, b) Tworzeniu budżetów na potrzeby projektu, c) Koordynacji przygotowania zaproszeń dla uczestników i organizatorów projektu, d) Przeprowadzaniu zapytań ofertowych, rozeznań rynku, przetargów, e) Przygotowaniu wniosków i umów na potrzeby projektu, f) Udziale w rezydencji, trasie koncertowej, warsztatach mistrzowskich i przesłuchaniach w charakterze organizatora, g) Opracowaniu i edycji baz danych, h) Przygotowaniu i dystrybucji pism oraz dokumentów związanych z projektem, między innymi do instytucji publicznych, samorządów, akademii muzycznych, uczestników projektu, i) Współpracy z ICO team w logistycznym przygotowaniu rezydencji, tras koncertowych, warsztatów mistrzowskich i przesłuchań w zakresie rezerwacji hotelowych, wyżywienia i biletów. 4) Współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami w zakresie organizacji rezydencji i koncertów Orkiestry, w tym: a) Udział w negocjacjach dotyczących warunków współpracy, b) Przygotowanie umów i innych dokumentów niezbędnych do organizacji przedsięwzięcia, c) Kontakt z partnerami w zakresie organizacji wydarzeń, d) Współpraca z partnerami w zakresie logistyki przygotowań do rezydencji i trasy koncertowej (hotele, wyżywienie, przejazdy, harmonogramy). 5) Prace administracyjne przy rozliczeniach finansowych. 6) Wsparcie administracyjne przy tworzeniu materiałów do stron internetowych i Facebooka projektu I,CULTURE Orchestra. 7) Koordynacja procesu opracowania i archiwizacji materiałów związanych z uczestnikami przesłuchań, tras koncertowych i warsztatów mistrzowskich: przeprowadzanie ankiet wśród muzyków, tworzenie statystyk, aktualizacja baz danych w systemie Xpertis; 8) Wsparcie językowe (język rosyjski, angielski) przy kontaktach z uczestnikami i partnerami z krajów Partnerstwa Wschodniego. 9) Wsparcie w promocji projektu

nie

II.5) Główny Kod CPV: 79.50.00.00 - Dodatkowe usługi biurowe

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.