Warszawa: Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w Polsce i za granicą dla Instytutu Adam Mickiewicza
Numer ogłoszenia: 46954 - 2014; data zamieszczenia: 10.02.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Adama Mickiewicza, ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 4476100, faks 022 4476152.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa Instytucja Kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w Polsce i za granicą dla Instytutu Adam Mickiewicza.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w Polsce i za granicą dla Instytutu Adam Mickiewicza.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 92.00.00.00 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 23.10.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Konsorcjum firm: SMT Software sp z o. o. SKA i iAlbatros S.A., ul. Dominikańska 25A, 02-738 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 300000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 300000,00

• Oferta z najniższą ceną: 300000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 300000,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Powołując się na art. 67 ust 1 pkt 3 ustawy Pzp (ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia), Zamawiający przeprowadził niniejsze postępowanie w trybie: z wolnej ręki. Wyjątkowa sytuacja, niemożliwa do przewidzenia przez IAM, wiąże się z otrzymaniem dodatkowego zadania związanego z realizacją artystycznego wydarzenia towarzyszącego III Szczytowi Partnerstwa Wschodniego (w dniach 27-29 listopada 2013 w Wilnie) - koncertu I, CULTURE Orchestra w Narodowej Orkiestrze Litewskiej, finansowanego z budżetu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. I, CULTURE Orchestra (ICO) to zespół wybitnie uzdolnionych młodych muzyków z Polski i krajów Partnerstwa Wschodniego - Armenii, Azerbejdżanu, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy, powołany przez Instytut Adama Mickiewicza w 2011 r., który obecnie co roku organizuje trasy koncertowe. W związku z międzynarodowym charakterem orkiestry, wkomponowującym się w Szczyt Partnerstwa Wschodniego, podjęto decyzję o organizacji przez Instytut artystycznego wydarzenia towarzyszącego ww. Szczytowi oraz przekazania na to Instytutowi środków finansowych z budżetu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Dlatego też, koniecznym stało się zakwaterowanie członków orkiestry najpierw w Warszawie podczas prób (23 - 27 listopada 2013), a następnie w Wilnie (27 - 29 listopada 2013) na czas koncertu, co łącznie dało kilkaset osobonocy. Realizacja powyższego działania nie została i nie mogła zostać przewidziana wcześniej przez Zamawiającego, gdyż decyzję o finansowaniu ww. przedsięwzięcia Instytut otrzymał 15 października 2013 roku, a koncert miał się odbyć już 28 listopada 2013 roku. W wyniku konieczności zakupu znacznych ilości miejsc hotelowych (mając na uwadze problemy z dostępnością wolnych miejsc w związku ze zbliżającym się Szczytem), środki wyszczególnione w umowie, będącej efektem postępowania nr 4/IAM/2012/5 (świadczenie usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w Polsce oraz za granicą, która miała obowiązywać do lipca 2014 r.), okazały się niewystarczające. Jednocześnie rezerwacje na potrzeby orkiestry spowodowały, niemożność prowadzenie prawidłowej działalności Instytutu na pozostałych polach realizacji działań statutowych, tj. promocji dokonań kultury polskiej za granicą. Należy wskazać, iż nierealnym było udzielenie zamówienia w innym trybie przewidzianym w ustawie Pzp., ponieważ czas niezbędny na realizację jakiejkolwiek innej procedury, nie pozwoliłby na szybkie dokonanie rezerwacji odpowiedniej ilości miejsc hotelowych w Wilnie, ze względu na bliską datę rozpoczęcia Szczytu. Jak powszechnie wiadomo, przed każdym dużym i ważnym wydarzeniem o charakterze politycznym, społecznym, czy kulturalnym, koszty rezerwacji rosną, a wolne miejsca szybko się wyczerpują, ze względu na większą niż zwykle ilość gości, dziennikarzy, itp. W związku z powyższym Instytut podjął decyzję o udzieleniu zamówienia w trybie: z wolnej ręki, (na podstawie art. 67 ust 1 pkt 3 ustawy Pzp) konsorcjum firm: SMT Software S.A oraz iAlbatros S.A., które dotychczas realizowały usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych w Polsce oraz za granicą. Ponowny wybór powyższych Wykonawców wiąże się z posiadaniem przez nich odpowiednich narzędzi oraz systemów, pozwalających na szybkie wznowienie prowadzenia rezerwacji, a także sprzedaży miejsc hotelowych na potrzeby Instytutu, co w tym konkretnym przypadku umożliwi zakwaterowanie I, CULTURE Orchestra w Warszawie i w Wilnie.