Opole: Organizacja pobytu uczestników konferencji pn. VII Konferencja Naukowa Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych - ZP4/2013/11
Numer ogłoszenia: 468014 - 2013; data zamieszczenia: 18.11.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych - Oddział Inżynierii Procesowej Materiałów Budowlanych w Opolu , ul. Oświęcimska 21, 45-641 Opole, woj. opolskie, tel. 77 4563201, faks 77 4562661.

• Adres strony internetowej zamawiającego: icimb.pl/bip

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja pobytu uczestników konferencji pn. VII Konferencja Naukowa Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych - ZP4/2013/11.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu dla 120 uczestników VII Konferencji Naukowej Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych w dniach od 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: a. Lokalizacja ośrodka: miejscowość położona w Beskidzie Śląskim, w odległości drogowej od 170 km do 200 km od centrum Opola, od 90 km do 120 km od centrum Krakowa, od 360 km do 390 km od centrum Warszawy. b. Miejsce zakwaterowania: obiekt o standardzie hotelu czterogwiazdkowego lub wyższym. c. Basen, jacuzzi, SPA oraz internet bezprzewodowy w obiekcie. d. Zadaszone i zamykane miejsce plenerowe dla uczestników konferencji. e. Zakwaterowanie wszystkich uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale (konferencyjne i kongresowa), musi odbywać się na terenie jednego obiektu. f. Zapewnienie noclegów od 21.05.2014 r. do 23.05.2014 r. wg następującej konfiguracji: g. 60 pokoi jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, h. 30 pokoi dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym. i. Zapewnienie 2 klimatyzowanych sal konferencyjnych wyposażonych w projektor i miejsce do wyświetlania prezentacji, od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014, każda mieszcząca co najmniej 50 osób. j. Zapewnienie 1 sali multimedialnej mieszczącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014 z pełnym wyposażeniem audio-video i prezentacyjnym (nagłośnienie, projektor i ekran). Sala musi pozwalać na czynny udział wszystkich uczestników w obradach, zapewniając należytą widoczność i nagłośnienie z każdego miejsca sali. Ponadto powinna pozwalać na wykorzystanie kabin do tłumaczenia symultanicznego bez dyskomfortu słuchaczy. Sala multimedialna nie powinna być łączona z salami w pkt. i) k. Zapewnienie 1 Sali kongresowej mieszącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) w dniu 21.05.2014 r. z możliwością zorganizowania bankietu oraz estrady do występu zespołu muzycznego (niezależna od sali multimedialnej) l. Możliwość zapewnienia podczas imprez towarzyszących sprzętu nagłaśniającego oraz podczas bankietu (21.05.2014 r.) oprawę muzyczną m. Zapewnienie w dniach 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00 powierzchni wystawienniczych/korytarzy. Możliwość wystawienia banerów reklamowych Konferencji, stoisk sponsorów i patronów medialnych oraz ich banerów w co najmniej kilku miejscach. n. Zapewnienie całodziennego wyżywienia (w szczególnym wypadku wykonanie posiłków wegańskich): - Śniadania w formie bufetu szwedzkiego, - Obiady serwowane, - Całodzienne przerwy kawowe: kawa, herbata, ciasta, ciastka (zlokalizowane przy salach), - Bankiet (część serwowana - obejmująca co najmniej 3 ciepłe posiłki do wyboru, w tym 1 wegański oraz część bufetowa) na wspólnej sali (dla wszystkich uczestników). o. Zapewnienie imprezy towarzyszącej wg wymagań SIWZ p. Wykonawca zapewnia możliwość bezpłatnego korzystania przez uczestników konferencji z basenu i jacuzzi, parkingu oraz Internetu znajdujących się na terenie ośrodka. q. Zapewnienie obsługi recepcyjno-hotelowej uczestników konferencji w dniach 21-23.05.2014r. r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania części zamówienia w następujących terminach: - 15.02.2014 r. - 15.03.2014 r. anulowanie maksymalnie 20% liczby uczestników - 16.03.2014 r. - 15.04.2014 r. anulowanie maksymalnie 10% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.03.2014 r. - 16.04.2014 r. - 20.05.2014 r. anulowanie maksymalnie 5% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.04.2014 r. r. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba uczestników i rzeczywista liczba wykorzystanych świadczeń. s. Zamawiający z jednodniowym wyprzedzeniem poda Wykonawcy liczbę posiłków do wydania w dniu następnym. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wydanych posiłków. t. Zamawiający każdego dnia do godz. 10:00 poda Wykonawcy liczbę noclegów jakie Wykonawca będzie miał obowiązek zapewnić na daną dobę. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wykorzystanych noclegów..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 21.05.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień. Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ)

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) nie wcześniej niż 3 lata przed upływem terminu składania ofert co najmniej 1 zamówienia obejmującego usługę organizacji pobytu dla grupy minimum 120 osób. Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca składa: 1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich rodzaju, wartości, dat wykonania i odbiorców (wg wzoru w załączniku nr 7 do SIWZ). 2. Dokument potwierdzający należyte wykonanie usług. 3. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów lub inne dokumenty potwierdzające oddanie Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów w zakresie wiedzy i doświadczenia - jeżeli dotyczy.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3.2)

• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 -11 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru - zał. nr 2) Pełnomocnictwo podmiotów występujących wspólnie (jeżeli dotyczy)

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość dokonania zmian umowy w formie aneksu, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności niżej wymienionych, z uwzględnieniem warunków ich wprowadzenia pod następującymi warunkami: a. zmiany terminu realizacji zamówienia, w sytuacji uzasadnionej, gdy brak możliwości dochowania pierwotnego terminu wynika z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę. Wykonawca na piśmie przedstawi okoliczności uniemożliwiające dochowanie terminu wynikającego z oferty, b. zmiany terminu realizacji zamówienia w sytuacji, gdy brak możliwości dochowania pierwotnego terminu wynika z okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, c. zmiany w obowiązujących przepisach, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego, w tym w zakresie urzędowej zmiany stawki VAT. d. poprawy jakości lub innych parametrów charakterystycznych dla danej części usługi, e. zmiany w kolejności i terminach realizacji zamówienia, zmiany w kolejności i terminach płatności (w tym płatności częściowe - jeżeli dotyczy) za realizację zamówienia w sytuacji, kiedy są one korzystne dla Zamawiającego, f. zmiany zakresu zamówienia wykonywanego przy pomocy podwykonawców (w przypadku zadeklarowania przez Wykonawcę realizacji zamówienia przy pomocy podwykonawców), g. obniżenie ilości/wielkości przedmiotu zamówienia i tym samym wynagrodzenia Wykonawcy, wynikające z zaistnienia obiektywnych przesłanek konieczności takiej zmiany. Powyższe zmiany dopuszczone będą wyłącznie pod warunkiem złożenia wniosku przez jedną ze Stron i po akceptacji przez drugą Stronę. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednak one zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: icimb.pl/bip
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych Oddział Inżynierii Procesowej Materiałów Budowlanych w Opolu, ul. Oświęcimska 21, 45-641 Opole.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 26.11.2013 godzina 10:30, miejsce: Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych Oddział IPMB Opole ul. Oświęcimska 21, 45-641 Opole sekretariat, I p..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie