Lębork: pełnienie funkcji koordynatora, asystenta koordynatora i obsługi księgowej projektu Podnoszenie kwalifikacji nauczycieli w powiecie lęborskim
Numer ogłoszenia: 44351 - 2009; data zamieszczenia: 02.03.2009
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 8448 - 2009r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Starostwo Powiatowe w Lęborku, ul. Czołgistów 5, Lębork, woj. pomorskie, tel. 059 8632810, faks 059 8632850.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: pełnienie funkcji koordynatora, asystenta koordynatora i obsługi księgowej projektu Podnoszenie kwalifikacji nauczycieli w powiecie lęborskim.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest: - pełnienie funkcji koordynatora projektu; - pełnienie funkcji asystenta koordynatora; - prowadzenie obsługi księgowej - 2 osoby w zakresie projektu Podnoszenie kwalifikacji nauczycieli w powiecie lęborskim numer WND-POKL.09.04.00-22-014/08 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działania 9.4 Wysoko wykwalifikowane kadry oświaty współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. CZĘŚĆ A Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji koordynatora projektu, do którego obowiązków będzie należało: 1) Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności za zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach. 2) Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności za zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach i współpraca z Asystentem koordynatora. 3) Koordynowanie działań projektowych. 4) Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem 5) Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i Unii Europejskiej. 6) Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu. 7) Nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością. 8) Zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi. 9) Prowadzenie Biura Projektu. 10) Koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji. 11) Dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego, w tym delegowanie odpowiedzialności. 12) Nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. 13) Koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem. 14) Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów. 15) Rzetelne i terminowe sporządzanie w oparciu o informacje dostarczone przez Lidera i Partnera Projektu wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników, w tym sporządzanie ostatniego wniosku o płatność. 16) Rzetelne i terminowe sporządzanie raportów miesięcznych z przebiegu realizacji projektu dla Lidera i Partnera projektu. 17) Przygotowanie i realizację zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w zakresie działań projektowych. 18) Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej. 19) Przekazywanie Zleceniodawcy sprawozdań miesięcznych z przebiegu wykonywania przedmiotu umowy. 20) Planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników. 21) Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu. 22) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu. 23) Obecność podczas kontroli projektu. 24) Współpraca z wykładowcami/trenerami w zakresie przygotowania szczegółowego programu szkoleń. 25) Nadzorowanie przebiegu szkoleń. 26) Dbanie o jakość materiałów dydaktycznych. 27) Opracowanie szczegółowego harmonogramu zajęć. 28) Zaprojektowanie ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji zgodnie z wytycznymi 29) w projekcie. 30) Monitoring i ewaluacja projektu oraz jego promocja. 31) Kontrola wydatkowania środków. 32) Dokonywanie innych czynności zastrzeżonych do kompetencji Koordynatora. CZĘŚĆ B Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji asystenta koordynatora do którego obowiązków będzie należało: 1) Bieżąca realizacja zadań wynikających z projektu i współpraca z Koordynatorem projektu. 2) Wykonywanie czynności administracyjnych związanych z realizacją projektu. 3) Organizacja szkoleń/kursów/studiów wynikających z wniosku i harmonogramu projektu. 4) Współpraca z wykładowcami w zakresie przygotowania szczegółowego programu szkoleń, w tym nadzór nad prawidłową realizacją szkoleń. 5) Informowanie potencjalnych uczestników projektu o ofercie szkoleń/kursów finansowanych ze środków EFS i warunkach udziału w poszczególnych szkoleniach/kursach. 6) Wykonywanie zadań składających się na proces rekrutacji grupy docelowej (formularz zgłoszenia, ankieta wstępna). 7) Kontakt z prowadzącymi szkolenia/kursy. 8) Monitorowanie uczestnictwa Beneficjentów. 9) Organizacja i koordynacja promocji projektu. 10) Nadzór nad prowadzeniem strony internetowej dotyczącej projektu (dbałość o aktualne dane). 11) Prowadzenie bieżącej dokumentacji projektu w oparciu o obowiązujące zapisy. 12) Zapewnienie terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu realizacji projektu. 13) Dokonywanie systematycznej kontroli uzyskanych efektów. 14) Prowadzenie bieżącej statystyki projektu (archiwum). 15) Tworzenie bazy uczestników projektu. 16) Przygotowanie i wydruk zaświadczeń o uczestnictwie w ramach projektu. 17) Sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu we współpracy z Koordynatorem projektu w zakresie realizacji szkoleń/kursów zaplanowanych w projekcie. 18) Promocja projektu w mediach (prasa, radio) oraz poprzez plakaty, ulotki, broszurę informacyjną w szkołach i innych instytucjach współpracujących na terenie powiatu lęborskiego. 19) Kontakt z partnerami w zakresie działań promocyjno - informacyjnych. 20) Prowadzenie archiwum. CZĘŚĆ C Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi księgowej projektu - 2 osoby, do obowiązków których będzie należało: 1) Wspieranie działań Koordynatora projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektów. 2) Sporządzenie sprawozdań okresowych. 3) Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur. 4) Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu z Wydziałem Finansowo- Budżetowym Starostwa Powiatowego w Lęborku i Urzędu Miejskiego w Lęborku. 5) Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą i Zarządzającą. 6) Współpraca w zakresie księgowości z partnerem projektu. 7) Kontrola poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu. 8) Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi. 9) Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe projektów, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe (zależnie od potrzeb projektu). 10) Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 11) Comiesięczna kontrola zgodności bilansu finansowanego projektu, wykonana w oparciu o zapisy księgowe. 12) Przygotowanie we współpracy z Koordynatorem projektu harmonogramu płatności wg zasad określonych w dokumentach programowych. 13) Prawidłowe oznaczenie i opisanie dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji projektu. 14) Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu. 15) Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu. 16) Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. 17) Rejestracja faktur i rachunków wpływających. 18) Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania. 19) Nadzór nad płatnościami dla wykonawców. 20) Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 21) Ścisła współpraca z Głównym Księgowym Zamawiającego w zakresie księgowości projektu. 22) Rozliczenie finansowe z partnerem projektu. 23) Współpraca z Koordynatorem Projektu i Asystentem Koordynatora w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. 24) Współpraca z organami kontrolującymi. 25) Przekazywanie dokumentacji rozliczeniowej do partnera projektu..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 75.11.21.00 - Usługi administracyjne w zakresie rozwoju projektu 79.21.10.00 - Usługi księgowe .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 214200 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 16.02.2009.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Anetta Kolańczyk, ul. Mostowa 21, 84-351 Nowa Wieś Lęborska, kraj/woj. pomorskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ
I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 67200
• Oferta z najniższą ceną: 67200 oferta z najwyższą ceną: 67200
• Waluta: PLN.

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 16.02.2009.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Mariola Mądra- Nowak, ul. Wincentego Witosa 20/1, 84-312 Cewice, kraj/woj. pomorskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ
I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 54599,80
• Oferta z najniższą ceną: 37800 oferta z najwyższą ceną: 54599,80
• Waluta: PLN.