Warszawa: zabezpieczenie i obsługa techniczna tłumaczeń symultanicznych wraz z dostarczeniem sprzętu, wyposażenie Centrum Prasowego w komputery oraz urządzenia wielofunkcyjne do drukowania i kopiowania, budowa i wyposażenie namiotu na dziedzińcu wewnętrznym Zamku Królewskiego na Wawelu na potrzeby przeprowadzenia konferencji prasowej prezydentów w ramach Spotkania Głów Państw Grupy Arraiolos.
Numer ogłoszenia: 404872 - 2013; data zamieszczenia: 04.10.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Kancelaria Prezydenta RP, ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6952863, faks 695-28-62.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Administracja Publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: zabezpieczenie i obsługa techniczna tłumaczeń symultanicznych wraz z dostarczeniem sprzętu, wyposażenie Centrum Prasowego w komputery oraz urządzenia wielofunkcyjne do drukowania i kopiowania, budowa i wyposażenie namiotu na dziedzińcu wewnętrznym Zamku Królewskiego na Wawelu na potrzeby przeprowadzenia konferencji prasowej prezydentów w ramach Spotkania Głów Państw Grupy Arraiolos..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: zabezpieczenie i obsługa techniczna tłumaczeń symultanicznych wraz z dostarczeniem sprzętu, wyposażenie Centrum Prasowego w komputery oraz urządzenia wielofunkcyjne do drukowania i kopiowania, budowa i wyposażenie namiotu na dziedzińcu wewnętrznym Zamku Królewskiego na Wawelu na potrzeby przeprowadzenia konferencji prasowej prezydentów w ramach Spotkania Głów Państw Grupy Arraiolos, które odbędzie się w Krakowie dniach 8-9 października 2013 roku..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.61.10.00 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego 71.35.62.00 - Usługi pomocy technicznej 32.34.24.10 - Sprzęt dźwiękowy 32.34.23.00 - Mikrofony i zestawy głośnikowe 32.34.24.00 - Sprzęt nagłaśniający 32.34.21.00 - Słuchawki 32.34.24.20 - Studyjne konsole mikserskie 32.34.20.00 - Urządzenia głośnikowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Negocjacje bez ogłoszenia

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 04.10.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• BSC AV Sp. z o.o., ul. Chełmska 21, 00-724 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 204780,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 251879,40

• Oferta z najniższą ceną: 251879,40 / Oferta z najwyższą ceną: 251879,40

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie negocjacje bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotowe zamówienie planuje się udzielić w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).Zgodnie z tym przepisem przesłanką do zastosowania negocjacji bez ogłoszenia jest zajście okoliczności powodujących pilną potrzebę udzielenia zamówienia, która to potrzeba nie wynika z przyczyn zawinionych przez zamawiającego i ma obiektywny charakter, a nie jest możliwe zachowanie terminów przewidzianych przez przepisy przy stosowaniu trybów rozpoczynających się ogłoszeniem. W aspekcie czasowym jest to sytuacja, w której zamawiający ma mniej czasu na udzielenie zamówienia niż czas niezbędny dla prowadzenia postępowania w trybach wszczynanych ogłoszeniem i nie może zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Niemożność zachowania terminów musi wynikać z pilnej potrzeby udzielenia zamówienia i jego realizacji, co znajduje potwierdzenie w okolicznościach przedmiotowej sprawy. Na przełomie sierpnia i września br. został przedstawiony przez Biuro Spraw Zagranicznych wstępny program Spotkania Głów Państw Grupy Arraiolos. Na tej podstawie w dniu 10 września zostały przekazane placówkom dyplomatycznym zaproszonych państw aplikacje, z terminem udzielenia odpowiedzi do 16 września w celu określenia zakresu przedmiotu zamówienia. Należy podkreślić, iż do końca września nie zostały dostarczone wszystkie potwierdzenia, natomiast nadesłane terminowo były na bieżąco uzupełniane. W dniu 10 września na spotkaniu z przedstawicielami grup przygotowawczych Kancelaria Prezydenta RP uzyskała wstępną deklarację obecności 8 delegacji. W dniu 23 września uzyskano niepotwierdzoną informację o odmowie udziału jednej z delegacji, co zostało oficjalnie potwierdzone pod koniec września. Na tej podstawie można było dopiero określić - w porozumieniu pomiędzy Biurem Obsługi Organizacyjnej Prezydenta, Biurem Spraw Zagranicznych i Biurem Prasowym wstępną specyfikację dotyczącą wymagań w zakresie zlecanej usługi. Równocześnie trwały ustalenia techniczne realizacji ww. usługi z dyrekcją Zamku Królewskiego na Wawelu, w celu uzgodnień dotyczących montażu, obsługi oraz zakresu dostępności obiektu - co miało miejsce w ostatniej dekadzie września. Wynikający z powyżej wskazanych okoliczności brak możliwości ustalenia zakresu wykonywanych w przedmiotowej sprawie specjalistycznych usług skutkował brakiem możliwości opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, co jest podstawowym wymogiem ustawowym prawidłowego przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Należy również podkreślić, że Kancelaria Prezydenta RP nie może też nabywać usług i towarów na zapas, w sytuacji w której, z uzasadnionej przyczyny (tj. niemożności przewidzenia rozmiarów i zakresu zamówienia warunkowanych w tej sprawie liczbą delegacji biorących udział w Spotkaniu), nie jest w stanie stwierdzić czy te usługi wykorzysta w swej działalności. Powyższe potwierdza, iż działanie Kancelarii Prezydenta RP nie było i nie jest dokonywane w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, lecz wynika z uzasadnionych, obiektywnych przyczyn. Pozostały kilkudniowy czas do wydarzenia o tak podniosłej randze, nie pozwala na zastosowanie żadnego innego trybu, poza wnioskowanym trybem negocjacji bez ogłoszenia, który pozwoliłby na podpisanie umowy w sprawie zamówienia publicznego i jego realizację w ustalonym terminie, będącego wynikiem uzgodnień i zobowiązań międzynarodowych.