Iława: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/5/09
Numer ogłoszenia: 40398 - 2009; data zamieszczenia: 25.02.2009
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 16206 - 2009r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Iława, ul. Niepodległości 13, Iława, woj. warmińsko-mazurskie, tel. (089) 6490159, 6490101, faks (089) 649 26 31.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/5/09.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Ratusza Miejskiego w Iławie wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej. 2. Wymagany zakres: 1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej (IT) ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez: a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu it należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne, b) w okresie od 01.05 do 03.05 oraz od 01 czerwca do 15 września praca w (it) powinna odbywać się również w soboty i niedziele, c) obsługa turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim, d) kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do (it), dzwoniących czy przesyłających listowne prośby i zapytania, e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy, f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych, g) prowadzenie i obsługa punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy, h) udział w targach turystycznych (min. 1 impreza krajowa w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej. i) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane m.in. przez Iławskie Centrum Kultury i Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji, j) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp. k) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej), l) przygotowywanie, wydawanie oraz zakup materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Biura (it) (folderów, map, ulotek, broszur, gadżetów itp.), m) dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Biurze Informacji Turystycznej, 2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez: a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku w Iławie itp.) b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego, c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi stronę internetową Iławy, d) prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim, e) prowadzenie statystyk dotyczących liczby turystów odwiedzających punkt IT f) dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju, g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania, h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego. Systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach. i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych (Dz.U.01.55.578) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy, 3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy: a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami (it): udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w (it), udzielanie odpowiedzi na zapytania, b) wysyłanie bezpłatnych informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw, c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres (it) od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp. d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych, e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, (przynajmniej raz w roku) f) Współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie: - organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta, - przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych, - przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe, - przygotowywania gadżetów i pamiątek, - konsultowanie wydawanych przez (it) materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą, g) współudział w działalności wydawniczej miasta. 3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność nie związana z promocją Iławy. 4. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić szczegółową kalkulację wydatków. W trakcie realizacji umowy istnieje możliwość przesunięcia środków na inny rodzaj wydatków za pisemną zgodą Kierownika Wydziału Promocji i Współpracy z Zagranicą - wzór 6 5. Nazwy kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: CPV 63.51.30.00-8 - usługi informacji turystycznej 6. Do ceny oferty należy wliczyć koszty określone w § XIII SIWZ 7. Zmawiający dopuszcza udział podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wypełniając wzór nr 4.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 65.31.30.00 - 65.31.30.00 .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 57377.05 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 24.02.2009.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Lokalna Organizacja Turystyczna Pojezierza Iławskiego i Dorzecza Drwęcy, ul. Chodkiewicza 5, 14-200 Iława, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ
I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 57.377,05
• Oferta z najniższą ceną: 57.377,05 oferta z najwyższą ceną: 57.377,05
• Waluta: PLN.