Warszawa: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych
Numer ogłoszenia: 397008 - 2009; data zamieszczenia: 17.11.2009
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych Celem projektu jest wykonanie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych MSZ. Poprzez wykonanie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych MSZ Zamawiający rozumie wykonanie spisu z natury wszystkich środków będących w dyspozycji i użytkowaniu MSZ we wszystkich obiektach MSZ na terenie RP oraz ich rozliczenie, czyli porównanie z zaewidencjonowanymi składnikami majątku otrzymanymi z Samodzielnej Sekcji Ewidencji Majątku Zarządu Obsługi MSZ w wersji elektronicznej. Inwentaryzacja będzie wykonywana drogą spisu z natury oraz drogą fizycznego potwierdzenia dla przedmiotów będących w użytkowaniu pracowników i miejsc niedostępnych w dniu spisu. Spis z natury będzie przeprowadzony według stanu na oznaczony dzień. Spisowi podlegają wszystkie składniki majątku, również te do których dostęp jest z różnych przyczyn utrudniony w chwili przeprowadzenia spisu z natury w danym obiekcie (pomieszczeniu) np.: w szafach, kontenerach, pomieszczeniach tajnych, a udostępnianych przez pracowników. Po przeprowadzeniu pełnego spisu i jego rozliczeniu zostaną wykonane raporty dotyczące środków spisanych, nadwyżek i niedoborów oraz różnic inwentaryzacyjnych składników majątku we wszystkich obiektach z uwzględnieniem poszczególnych lokalizacji jednostek organizacyjnych MSZ. Spis z natury składników majątku będzie obejmował obiekty MSZ znajdujące się w Warszawie, tj.: - budynek główny MSZ al. Szucha 23, - pomieszczenia MSZ al. Szucha 16, - budynek biurowo-garażowy MSZ al. Szucha 23a, - budynek Articom MSZ al. Szucha 21, - magazyny centralne MSZ ul. Taneczna 73, - obiekty MSZ ul. Taneczna 67a, - obiekty MSZ ul. Karmazynowa 1, - pałacyk MSZ ul. Foksal 6 Ilość środków podlegających inwentaryzacji to około 70 000 tys. rekordów (ilości sztuk) ewidencji oraz składniki majątku nie objęte ewidencją (wg ich stanu faktycznego). Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia harmonogramu z określeniem czynności przygotowania, spisu i rozliczenia inwentaryzacji - przy podpisaniu umowy; Wykonawca zobowiązany jest do opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej dla realizacji inwentaryzacji przeprowadzonej przez Wykonawcę, uzgodnionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego (uwzględniającej jego specyfikę) - przy podpisaniu umowy; Wykonawca zobowiązany jest do opracowania koncepcji realizacji spisu z natury (metoda spisu) - przy podpisaniu umowy; Ilość zespołów spisowych jaką Zamawiający wymaga do przeprowadzenia inwentaryzacji - min. 15 zespołów, po min. 2 osoby w zespole, w pełni przeszkolonych i zaakceptowanych przez ZO MSZ w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji. Zamawiający przewiduje godziny pracy zespołów spisowych od godz.8:30 do godz.16:00 w dni robocze. Zamawiający wymaga prawidłowości w obiegu dokumentów inwentaryzacyjnych (kompletowanie i zabezpieczenie dokumentacji). Zamawiający wymaga czytelnego prowadzenia arkuszy spisowych, tj.: dokładnych opisów, czytelnych numerów inwentaryzacyjnych, bez poprawek, a ewentualne skreślenia mogą być dokonywane tylko zgodnie z procedurą (na arkuszu z podpisami całego składu zespołu spisowego). Zamawiający wymaga, aby w arkuszu spisowym ująć miejsca znajdowania się przedmiotu spisywanego (adres, numer pomieszczenia) w formie elektronicznej i papierowej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wydrukował wypełnione karty inwentarzowe we wszystkich pomieszczeniach MSZ. Zamawiający wymaga, aby przy spisie Wykonawca dokonał podziału na środki niskocenne, wyposażenie i środki trwałe. Po zakończeniu spisu Wykonawca powinien uzgodnić stan spisu z natury składników majątku z działem ewidencyjnym (rozliczenie spisu to porównanie przekazanych danych z ewidencji MSZ z wykonanym przez firmę spisem z natury metodą elektroniczną. W wyniku porównania powstaną raporty dotyczące składników majątkowych). Zamawiający wymaga, aby sporządzane raporty inwentaryzacyjne dla wszystkich składników majątku, zawierały dane ilościowo- wartościowe: - raport nadwyżek - raport niedoborów - raport uszkodzonych składników majątku. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dokonał kompensacji nadwyżek z niedoborami za zgodą wyznaczonych przedstawicieli Zamawiającego (wspólne przeanalizowanie danych i raportów elektronicznych uzyskanych ze spisu, dostosowanie nazewnictwa stosowanego podczas spisu do nazewnictwa przyjętego w ewidencji majątkowej MSZ na etapie przygotowania). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na piśmie przedstawił sprawozdanie końcowe. Zamawiający wymaga aby ze strony Wykonawcy prowadzony był ciągły nadzór nad zespołami spisowymi i weryfikacja ich pracy - potwierdzanie zgodności spisów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stworzył bazę danych na podstawie spisu z natury potrzebną do zaimportowania jej do programu księgowego Symfonia w Dziale Księgowości ZO MSZ. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca oznakował (okleił) nowymi etykietami z kodem kreskowym wszystkie składniki majątku. Zamawiający wymaga, aby etykiety z kodami kreskowymi były foliowe z nadrukiem termotransferowym żywicznym o wymiarach 50x25mm. Zamawiający wymaga, aby dokumentacja była sporządzona i zapisana w wersji elektronicznej na płycie CD w formacie MS Word, PDF oraz Exel. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy samodzielnie. Powierzenie wykonania całości lub części przedmiotu umowy osobom trzecim wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 22.13.00.00 - Spisy 72.32.00.00 - Usługi bazy danych .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 238000 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 16.11.2009.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Q3 System Sp. z o. o., ul. Bułgarska 63/65, 60-320 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ
I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 238000
• Oferta z najniższą ceną: 238000 oferta z najwyższą ceną: 238000
• Waluta: PLN.