Piła: Usprawnienie/wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy - w 3 JST, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, projektu Dobry i przyjazny urząd
Numer ogłoszenia: 355488 - 2013; data zamieszczenia: 03.09.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 312680 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Nadnoteckich, ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła, woj. wielkopolskie, tel. 67 215 27 90, faks 67 215 27 90 w.33.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usprawnienie/wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy - w 3 JST, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, projektu Dobry i przyjazny urząd.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na usprawnieniu/wdrożeniu procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy w każdej z 3 JST. 1. Przedmiot zamówienia przewidziany jest do realizacji w ramach następujących etapów: ETAP 1: Przeprowadzenie 3 audytów diagnozujących sposób prowadzenia konsultacji społecznych w każdej z 3 JST i opracowanie 3 raportów z audytów. W ramach tego etapu zostaną zrealizowane przez Wykonawcę audyty diagnozujące istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w pięciu JST (jednostkach samorządu terytorialnego) w tym dokonana zostanie analiza aktów normatywnych zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w danej JST (np. uchwały Rady Gminy, zarządzenia Starosty/Burmistrza/Wójta), określenie liczby przeprowadzonych konsultacji, ich tematyki, efektywności sposobu dotarcia do obywatela i trybu ich przeprowadzenia w latach 2009-2012. Z przeprowadzonych audytów Wykonawca przygotuje pisemne raporty (od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę) - po jednym raporcie na każdą JST. Łącznie wykonawca przygotuje 3 raporty. W każdym raporcie zostaną zidentyfikowane słabe i mocne strony istniejących zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych w danej JST oraz przedstawione zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.09.2013r. W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportów wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych z wdrożeniem albo zatwierdzi te raporty w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raportach zmiany zgodnie z tymi uwagami przedstawi Zamawiającemu poprawione raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportów w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Każdy raport zostanie oznakowany zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej herbem danej JST i logo Zamawiającego i przekazany Zamawiającemu w formie papierowej (w dwóch egzemplarzach każdy raport trwale spięty) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 30.09.2013r. ETAP 2: Opracowanie procedur przeprowadzania konsultacji społecznych (3 podręczników procedur). Wykonawca przedstawi projekty procedur przeprowadzania konsultacji społecznych w terminie 10 dni roboczych od dnia zaakceptowania przez Zamawiającego raportów z audytów diagnozującego istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w 3 JST. W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania procedur Zamawiający zgłosi do nich uwagi wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych wdrożeniem. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w procedurach zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawione procedury do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do procedur w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja procedur nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy w zakresie dotyczącym opracowania procedur przeprowadzania konsultacji społecznych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu procedury w formie papierowej (każda procedura w dwóch egzemplarzach - zbindowanych) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 31.10.2013 r. ETAP 3: Opracowanie 1 wzoru plakatu i druk plakatów (30 sztuk) oraz opracowanie 1 wzoru i druk ulotek (1500 sztuk) promujących procedury przeprowadzania konsultacji społecznych. Wzory plakatów i ulotek muszą zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającego. Akceptacja nastąpi w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wzorów. Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej plakat informacyjny 30 szt. i ulotki 1500 szt. oraz całość (edytowalny wzór plakatu i ulotki) wersji elektronicznej na płycie CD w dwóch egzemplarzach każdy. Do 31.10.2013 r. ETAP 4: Zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia w formie warsztatów z zakresu planowania, organizacji i prowadzenia konsultacji społecznych oraz zapobiegania konfliktom podczas konsultacji społecznych dla 15 pracowników z 3 JST (3 grupy szkoleniowe x 5 pracowników z 3 JST) - szkolenia prowadzone w każdym z 3 JST, szkolenie należy przeprowadzić w godzinach pracy poszczególnych urzędów. Szkolenie minimum 8 godz. dla każdej grypy szkoleniowej. Termin szkolenia należy uzgodnić z kierownictwem każdego z 3 JST i zawiadomić pisemnie lub emaliowo Zamawiającego o w/w terminach szkoleń. Odbyte szkolenia powinny zostać potwierdzone na listach obecności. Oryginał list obecności należy przekazać Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia wzrostu świadomości przeszkolonych pracowników - wskaźnik miękki projektu podniesienie świadomości pracowników uczestniczących w szkoleniu u co najmniej 50 % pracowników - 8 osób- ankieta. Na podstawie ankiet Wykonawca sporządzi pisemny raport podsumowujący, zawierający opis zakresu szkolenia i wyniki z podniesienia świadomości pracowników- ewaluacja (raport powinien zawierać od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę). W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportu albo zatwierdzi raport w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raporcie zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawiony raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportu w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.11.2013. Raport należy oznakować zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej logo Zamawiającego i przekazać Zamawiającemu w formie papierowej oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Raport należy przekazać wraz z oryginałami list obecności i ankiet w segregatorze w kolorze zielonym. Do 30.11.2013r. Etap 5: Zapewnienie trwałości wdrożonego systemu poprzez przyjęcie procedur przez 3 JST - wydanie zarządzenia wójta/burmistrza. Wykonawca przekaże Zamawiającemu kserokopie zarządzeń potwierdzone za zgodność z oryginałem przez 3 JST. Do 15.12.2013 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu 79.30.00.00 - Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka 79.40.00.00 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie prowadzone jest w ramach projektu Dobry i przyjazny urząd realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie Potencjału Administracji Samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja Zarządzania w Administracji Samorządowej.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 03.09.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 6.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 3.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• QUALITY PROGRESS, ul. Reymonta 5/4, 60-791 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 40650,41 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 19680,00

• Oferta z najniższą ceną: 19680,00 / Oferta z najwyższą ceną: 59655,00

• Waluta: PLN.