Wronki: Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Wronki oraz podległych jednostek organizacyjnych w latach 2012 - 2016
Numer ogłoszenia: 349401 - 2011; data zamieszczenia: 30.12.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 308889 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Wronki reprezentowana przez Burmistrza Miasta i Gminy, ul. Ratuszowa 5, 64-510 Wronki, woj. wielkopolskie, tel. 067 2545300, faks 067 2545328.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Wronki oraz podległych jednostek organizacyjnych w latach 2012 - 2016.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Wronki oraz podległych jej jednostek organizacyjnych (których wykaz zamieszczono poniżej), polegającej na: 1) otwarciu i prowadzeniu rachunku bieżącego budżetu Gminy Wronki - rachunku, na którym gromadzone są wpłaty oraz z którego dokonywane są wypłaty środków Gminy. W ramach rachunku bieżącego budżetu Zamawiający będzie uprawniony do zaciągania kredytu w rachunku bieżącym do wysokości określonej w Uchwale budżetowej na dany rok na pokrycie przejściowego deficytu budżetu Gminy Wronki. Odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą pobierane co miesiąc z rachunku bieżącego Urzędu Miasta i Gminy; 2) realizowaniu wpłat na rachunki Zamawiającego oraz wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego (tj. jednostek organizacyjnych Gminy, określonych w załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia), w każdej formie, w tym również wypłaty w formie czeków, w oddziałach i filiach Banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Wronki; 3) otwarciu i prowadzeniu rachunków bieżących jednostek organizacyjnych: a) Bank zobowiązany jest otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego Rachunki w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej; b) Bank zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu możliwość automatycznej identyfikacji źródeł dochodów, poprzez określenie nazwy Kontrahenta, tytułu płatności, daty dokonania wpłaty przez Kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłat, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. Zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych; c) Bank będzie realizował wypłaty zgodnie ze złożonymi dyspozycjami osób uprawnionych do danego rachunku do wysokości środków znajdujących się na rachunku; d) każdorazowo po dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego) System musi zapewnić dostęp do danych o wypłacie środków (wszystkie informacje, jakie będą umieszczone na przelewie), niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego; 4) otwarciu i prowadzeniu rachunków pozostałych (innych niż opisane w pkt 1 oraz 3), czyli rachunków: a) dla których zgromadzone wpływy pozostają na tych rachunkach, a odsetki pozostają na tych rachunkach lub są przekazywane na rachunek bieżący budżetu Gminy - zgodnie z dyspozycją Zamawiającego oraz dokonywane są wydatki; b) z których wydatki są dokonywane zgodnie z odrębnymi przepisami. Rachunkami pozostałymi mogą być w szczególności Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, sumy depozytowe, dochody własne w jednostkach oświatowych; c) na których zgromadzone środki będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID 1M przemnożoną przez zaoferowany przez Bank współczynnik (z oferty); d) dla których odsetki od środków na nich zgromadzonych będą podlegały miesięcznej kapitalizacji; 5) otwarciu i prowadzeniu rachunków Gminy i podległych jednostek dla obsługi projektów realizowanych przy współudziale środków z Unii Europejskiej; 6) zapewnieniu systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego oraz jego serwisowania; System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego, określone w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 ze zm.). Ponadto System musi umożliwiać w szczególności: a) dokonywanie przelewów krajowych i zagranicznych - także z datą przyszłą, pozwalając na jednorazowe wysyłanie grupy przelewów w okresie rozliczeniowym (np. płatności wobec ZUS, US), tworzenie poleceń zapłaty, lokowanie wolnych środków; b) usuwanie, przeglądanie i modyfikację przelewów przed wysłaniem ich do Banku; c) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach jednostek organizacyjnych; d) tworzenie zbiorów danych rachunków, Kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; e) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową (5 lat); f) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich ww. rachunków w ramach dostępnych środków; g) dostęp upoważnionych pracowników Urzędu Miasta i Gminy Wronki do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych poprzez System w czasie rzeczywistym; h) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); i) tworzenie raportów z operacji z poszczególnych rachunków. Raporty powinny być sporządzane w taki sposób, aby istniała możliwość sortowania, filtrowania i podglądu wybranego typu operacji przez użytkownika; j) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank); k) zainstalowanie na własny koszt i konserwowanie w okresie trwania umowy dodatkowych urządzeń takich, jak np. karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne dla pracy tego Systemu/ akcesoria bankowe. Termin dostarczenia nowych czytników, kart lub innych akcesoriów (awaria, nowa jednostka) na wniosek Zamawiającego wynosi maksymalnie trzy dni robocze od chwili złożenia wniosku. Za skuteczne dostarczenie wniosku uznaje się uzyskanie przez Zamawiającego potwierdzenia telefonicznego lub e-mailowego wykonanego przez Bank. l) przeszkolenie, nie później jednak niż do 31 stycznia 2012 r. wszystkich pracowników korzystających z systemu elektronicznego wg uzgodnionego pomiędzy stronami harmonogramu, który umożliwi bezpieczne wdrożenie systemu bankowego od 01.02.2012 r. Bank zapewni możliwość szkoleń w formie e-learningu zarówno przed wdrożeniem sytemu jak również w trakcie obowiązywania umowy; m) zapewnienie wsparcia/pomocy technicznej przynajmniej w godzinach pracy jednostek organizacyjnych gminy, tj. od 7:30 do 15:30 pon. - pt. oraz zapewnienie dostępu do infolinii Wykonawcy; n) wyznaczenie doradcy technicznego, który będzie do dyspozycji Zamawiającego w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek problemów z Systemem. 7) generowaniu i przekazywaniu wyciągów bankowych, jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych. Bank zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu wyciągi w formie papierowej najpóźniej do godz. 10:00 następnego dnia roboczego. a) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności; b) przekazane przez Bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w Systemie; c) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę i godzinę realizacji transakcji, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek; d) na żądanie Zamawiającego Bank zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty przez Kontrahenta na rachunek Zamawiającego; 8) udostępnieniu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy; a) Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy; b) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z Uchwały Rady Miasta i Gminy Wronki (uchwały budżetowej); każdorazowo uruchamiany będzie po przekazaniu do Banku stosownej uchwały oraz po podpisaniu umowy lub aneksu do umowy o kredyt krótkoterminowy; c) kredyt krótkoterminowy udzielony zostanie bez prowizji i opłat; jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od faktycznie wykorzystanego kredytu; d) przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Wronki. Oznacza to, że będzie on spłacany ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy - ostatniego dnia obowiązywania umowy; e) limit kredytu krótkoterminowego wynikający z umowy lub aneksu będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy lub aneksu; kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia; f) oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stopę WIBOR 1M plus stała marża; g) odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego będą płatne każdego ostatniego dnia kalendarzowego danego miesiąca, a w przypadku gdy jest to dzień wolny od pracy- w następnym dniu roboczym i pobierane przez Bank ze wskazanego przez Zamawiającego Rachunku. Odsetki za ostatni okres odsetkowy będą pobrane nie później niż 31 grudnia każdego roku budżetowego; h) do naliczania odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok 365/366 dni; 9) realizowaniu przelewów krajowych i zagranicznych (elektronicznych i papierowych); 10) zapewnieniu doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym; a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.; b) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie lub e-mailowo; c) Bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym tj. w zakresie Systemu; 12) Lokowaniu wolnych środków na lokatach jednodniowych, weekendowych i na dłuższe okresy na wynegocjowanych wcześniej warunkach. 2. W ramach wykonywania przedmiotu zamówienia i skalkulowanej opłaty ryczałtowej, Bank zobowiązany jest zapewnić także: 1) szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi Systemu. Zamawiający wymaga dostarczenia drogą elektroniczną materiałów umożliwiających zapoznanie się z działaniem systemu przed jego zainstalowaniem we wskazanych jednostkach; 2) realizację poleceń przelewu w zakresie przelewów do wysokości 1 mln zł zarejestrowanych w systemie bankowym do godz. 14:00 w tym samym dniu roboczym. Polecenia przelewu zarejestrowane w systemie bankowym po godz. 14:00 winny zostać zaksięgowane najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR; 3) księgowanie w następujących godzinach środków finansowych przekazywanych na rachunki: a) środki przychodzące z obcych banków I sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu do godz. 10:00; b) środki przychodzące z obcych banków II sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu do godz. 13:00 c) środki przychodzące z obcych banków III sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku najpóźniej w następnym dniu roboczym do godz. 9:00 z wyjątkiem ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca i ostatniego dnia roboczego każdego roku , kiedy środki muszą być zaksięgowane w tym samym dniu; 4) realizację przelewów w czasie rzeczywistym między jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego. 5) Bank zobowiązany jest zapewnić, aby wszystkie placówki Banku zlokalizowane w granicach administracyjnych Gminy Wronki (oddziały, filie), realizowały płatności dokonywane przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne oraz płatności na rzecz Zamawiającego przez kontrahentów bez opłat i prowizji; 3. Wpłaty i wypłaty dokonywane przez i na rzecz Zamawiającego w punkcie kasowym Urzędu będą zwolnione z opłat i prowizji bankowych. Ponadto wszystkie placówki Banku zlokalizowane w granicach administracyjnych Gminy Wronki (oddziały, filie), będą realizowały płatności na rzecz Zamawiającego bez opłat i prowizji. 4. Zwiększenie lub zmniejszenie liczby prowadzonych rachunków bankowych (tj. rachunek bieżący budżetu Gminy, rachunki bieżące jednostek organizacyjnych, rachunki pozostałe) nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej. 5. Zwiększenie lub zmniejszenie liczby operacji, w tym przelewów na prowadzonych rachunkach bankowych, nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej. 6. Koszty obsługi: 1) Bank z tytułu prowadzenia bankowej obsługi Zamawiającego będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową; 2) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pokrywała koszty wszelkiego typu rozliczeń pieniężnych krajowych i zagranicznych, przelewów krajowych i zagranicznych, prowadzenia rachunków, przekazywania informacji, zestawień na rzecz Zamawiającego, koszty wyciągów, dodatkowych potwierdzeń, wezwań, obsługi płatności masowych, instalacji systemu elektronicznego oraz pozostałych usług zawartych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (CZĘŚĆ II SIWZ) ; 3) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca z jednego wskazanego przez Zamawiającego rachunku; 4) Zamawiający zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Banku odsetek od kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy naliczanych zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ, pobieranych z rachunku Zamawiającego zgodnie z Istotnymi postanowieniami umowy w zakresie umowy o kredyt krótkoterminowy w rachunku bieżącym. 5) Jedynymi dodatkowymi kosztami, którymi może być obciążony Zamawiający są koszty banku zagranicznego przy rozliczeniach realizacji przelewów zagranicznych jeżeli nie będzie wskazania, że koszty obciążają beneficjenta. 7. Dokonywanie odbioru i dostarczenia gotówki na linii bank - punkt kasowy Urzędu Miasta i Gminy Wronki (zlokalizowany na terenie Przedsiębiorstwa Komunalnego we Wronkach) i zapewnienie obsługi poza kolejnością w banku mieszczącym się w Gminie Wronki. 8. Zorganizowanie i prowadzenie obsługi kasowej przez bank w siedzibie Przedsiębiorstwa Komunalnego we Wronkach przy ul. Ratuszowej 3 w formie punktu obsługi kasowej realizującego operacje finansowe od których nie będzie pobierał opłat: wszelkich wpłat i wypłat gotówkowych realizowanych na rachunek podstawowy i rachunki pomocnicze Zamawiającego. Opis stanowiska kasowego i zasady pracy: a) pomieszczenie, w którym prowadzona będzie obsługa kasowa znajduje się w siedzibie Przedsiębiorstwa Komunalnego Sp. z o.o. we Wronkach przy ul. Ratuszowej 3. Pomieszczenie to jest w pełni przystosowane do prowadzenia obsługi bankowej zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. b) stanowisko kasowe będzie czynne przez 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku (w tym czas niezbędny do rozliczenia transakcji z bankiem), c) koszt utrzymania punktu kasowego (podatek od nieruchomości, media) ok. 1.000 PLN miesięcznie. 9. Wykonawca, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę zobowiązany będzie do podpisania umowy o prowadzenie rachunków bankowych z każdą jednostką organizacyjną Gminy Wronki osobno na warunkach określonych w SIWZ i złożonej ofercie. IV. Termin i miejsce wykonywania zamówienia 1. Realizacja przedmiotu zamówienia winna się rozpocząć 01 stycznia 2012 roku, a zakończyć 31 grudnia 2016 roku. 2. Wykonywanie zamówienia następować będzie w siedzibie Zamawiającego oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Wronki. 3. Realizacja przedmiotu umowy w zakresie instalacji Systemu w jednostkach organizacyjnych Gminy Wronki odbywać się będzie na sprzęcie komputerowym jednostek organizacyjnych. V. Inne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia w tym informacje dotyczące ceny za przedmiot zamówienia. 1. Oferowana miesięczna opłata ryczałtowa brutto za obsługę bankową musi uwzględniać całość zamówienia oraz wszystkie koszty, jakie Bank poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia. Powyższa opłata musi uwzględniać przede wszystkim koszty: a) otwarcia/zamknięcia oraz prowadzenia rachunku bieżącego Gminy, rachunków bieżących i pozostałych dla wszystkich podległych jednostek organizacyjnych; b) realizację przelewów krajowych (w tym ELIXIR) oraz zagranicznych (w tym SWIFT). Opłaty i prowizje banku zagranicznego pokrywa Beneficjent lub Zamawiający; c) prowadzenia operacji gotówkowych przez i na rzecz Zamawiającego i jego Kontrahentów; d) zapewnienie szkolenia pracowników w zakresie systemu bankowości elektronicznej, e) sporządzanie wyciągów w formie papierowej; f) zapewnienie bezpieczeństwa bankowego systemu informatycznego; g) zapewnienie usługi systemu bankowości elektronicznej (instalacja, sprzęt, serwis); h) wydawanie opinii bankowych, zaświadczeń związanych z obsługą rachunków, kredytu; i) zapewnienie możliwości negocjowania kursów walut; j) konsultacji z doradcą bankowym i technicznym; Bank zobowiązany jest do zapewnienia realizacji płatności gotówkowych dokonywanych na rzecz Zamawiającego przez Kontrahentów i pracowników Zamawiającego bez opłat i prowizji we wszystkich placówkach Banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Wronki (oddziałach, filiach, punkcie kasowym). 2. Oferowana miesięczna opłata ryczałtowa brutto za obsługę bankową jest ostateczna i Bank nie może żądać jej podwyższenia w okresie obowiązywania umowy, w przypadku zwiększenia ilości rachunków, zwiększenia realizacji transakcji, dokonywania zmian organizacyjnych jednostek. 3. Kwoty wskazane w ofercie należy podać w PLN z dokładnością do 1 grosza, a wskaźniki i marże z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Wronki: Urząd Miasta i Gminy Wronki ul. Ratuszowa 5, 64-510 Wronki, Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Powstańców Wlkp. 23, 64-510 Wronki, Wroniecki Ośrodek Kultury, ul. Poznańska 59, 64- 510 Wronki, Szkoła Podstawowa Nr 1, ul. Mickiewicza 5, 64-510 Wronki, Szkoła Podstawowa Nr 2, ul. Poznańska 46, 64-510 Wronki, Szkoła Podstawowa w Nowej Wsi, ul. Szkolna 5, 64-510 Wronki, Szkoła Podstawowa w Chojnie, Chojno 79, 64-510 Wronki, Gimnazjum Wronki, ul. Polna 5, 64-510 Wronki, Zespół Szkół w Biezdrowie, Biezdrowo 9 , 64-510 Wronki, Przedszkole Nr 1, ul. Kościuszki 20, 64-510 Wronki, Przedszkole Nr 2, ul. Plac Wolności 6, 64-510 Wronki, Samorządowa Administracja Placówek Oświatowych, ul. Powstańców Wlkp. 23, 64-510 Wronki..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 66.11.00.00 - (3) Usługi bankowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 30.12.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Bank Spółdzielczy we Wronkach, ul. Poznańska 50, 64-510 Wronki, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 25000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 0,60

• Oferta z najniższą ceną: 0,60 / Oferta z najwyższą ceną: 101100,00

• Waluta: PLN.