Lublin: WR/6/2014 - Przedłużenie licencji i serwis oprogramowania systemu zarządzania uczelnią HMS firmy Kalasoft na okres 3 lat
Numer ogłoszenia: 340918 - 2014; data zamieszczenia: 14.10.2014
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Politechnika Lubelska, ul. Nadbystrzycka 38D, 20-618 Lublin, woj. lubelskie, tel. 081 5384633, faks 081 5384372 , strona internetowa www.pollub.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: WR/6/2014 - Przedłużenie licencji i serwis oprogramowania systemu zarządzania uczelnią HMS firmy Kalasoft na okres 3 lat.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest Przedłużenie licencji i serwis oprogramowania systemu zarządzania uczelnią HMS firmy Kalasoft na okres 3 lat. Licencje i serwis na następujące moduły systemu zarządzania uczelnią HMS na okres 3 lat: * HMS/dsys (obsuga dziekanatów) * eHMS /dsys (wirtualny dziekanat) * HMS/dkas (odpłatność za studia) * HMS/kadr (obsługa kadr) * HMS/plac (płace osobowe) * HMS/bfpl (obsługa umów zleceń) * HMS/usso (obsługa działu socjalnego) * HMS/limi (limity) * HMS/dees (obsługa akademików) * eHMS/anki (ankietowanie) *eHMS/irka-ang * eHMS - integracja z plagiat.pl * POL-on kadry Postępowanie poniżej progów unijnych.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.32.20.00 - Usługi zarządzania danymi .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych. Zgodnie ze wskazanymi powyżej przepisami Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej reki, jeżeli zachodzą następujące okoliczności: usługi będące przedmiotem postępowania mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawce: z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. W niniejszym postępowaniu zachodzą obie te przesłanki. System informatyczny zarządzania uczelnią HMS firmy Kalasoft w Politechnice Lubelskiej jest eksploatowany od roku 1998 r. Stworzona od początku i eksploatowana baza danych może być obsługiwana tylko przez ten system. Niniejsze postępowanie dotyczy przedłużenie licencji oraz serwis już istniejącego i używanego przez Politechnikę systemu zarządzania uczelnią HMS. Firma Kalasoft jest jedynym dystrybutorem na terytorium RP systemu HMS Solution i posiada wszelkie prawa autorskie do udzielania licencji na ten system oraz jako jedyna dysponuje narzędziami oraz wiedzą do świadczenia opieki serwisowej niniejszego systemu informatycznego. System jest dostosowany do specyfiki uczelni wyższych i aktualnie eksploatowany na kilkunastu uczelniach w Polsce. W Politechnice Lubelskiej wdrożone są następujące moduły: HMS/dsys (obsługa dziekanatów), eHMS/dsys (wirtualny dziekanat i elektroniczna rekrutacja na studia), HMS/dkas (odpłatność za studia), HMS/kadr (obsługa kadr), HMS/plac (płace osobowe), HMS/bfpl (obsługa umów zleceń) HMS/usso (obsługa działu socjalnego) HMS/limi (limity) HMS/dees (obsługa domów studenckich) jHMS/dsys (POL-on studenci) jHMS/edok (elektroniczne dokumenty) Wraz z nową umową Uczelnia chce rozbudować system o następujące nowe moduły i funkcjonalności: eHMS/anki (moduł ankietowania wraz z opracowaniem raportów obowiązujących w Politechnice lubelskiej) eHMS/irka (moduł rekrutacji kandydatów na studia w języku angielskim) Integracja systemu eHMS z Internetowym Systemem Antyplagiatowym plagiat.pl POL-on kadry. Zakup nowych modułów wynika z konieczności dostosowania posiadanego systemu do obowiązującego prawa oraz zwiększenia automatyzacji pracy. Obowiązek wypełniania ankiet przez studentów wynika z Krajowych Ram Kwalifikacji. Obecnie ankiety są wypełniane przez studentów ręcznie, bądź w lokalnych systemach nie zintegrowanych z niczym. Zakup modułu rekrutacji wiąże się z coraz większym zainteresowaniem studiami na Politechnice Lubelskiej przez studentów z zagranicy. Posiadanie programu antyplagiatowego narzuca ustawa o szkolnictwie wyższym, która mówi że każda składana praca będzie musiała być sprawdzona programem antyplagiatowym. Moduł POL-on kadry umożliwia masowy eksport danych nauczycieli akademickich z systemu HMS do systemu POL-on. Obecnie dane są wprowadzane ręcznie. Należy również nadmienić że przy zakupie tych czterech nowych modułów firma Kalasoft zobowiązała się udostępnić nieodpłatnie moduł eHMS/dsys - wersja angielskojęzyczna. System HMS jest cały czas rozwijany i powstają nowe moduły. Firma Kalasoft szybko reaguje na zmiany prawne uwzględniając je w systemie. Dodatkowo został on powiązany z wdrożonym w Politechnice Lubelskiej systemem elektronicznej legitymacji studenckiej firmy Opteam. Przez wszystkie te lata eksploatacji system spełnia oczekiwania użytkowników jeśli chodzi o funkcjonalność i stabilność. Jakość obsługi serwisowej świadczonej przez firmę KalaSoft jest na wysokim poziomie. Wszelkie uwagi odnośnie wykrytych błędów są bardzo szybko naprawiane. Dodatkową zaleta tego systemu jest to że pracuje on na różnych platformach sprzętowych i programowych. Największa zaletą systemu jest integralność wszystkich jego modułów. Wszystkie działy które powinny być ze sobą powiązane informatycznie są właśnie przez ten system zintegrowane. Dostępne na rynku systemy wymagają dużych nakładów prac wdrożeniowych oraz konfiguracyjnych dostosowujących system do specyfiki i struktury uczelni. Wymagane jest także szkolenie personelu obsługującego system. W przypadku prac wdrożeniowych należy liczyć się z co najmniej rocznym okresem. Dodatkowe nakłady czasowe i finansowe wymagane są w stosunku do migracji danych do nowego systemu. Koszty utrzymania (aktualizacja do zmieniających się przepisów prawa, nakłady na zasoby sprzętowe i ludzkie) każdego systemu są porównywalne. W związku z tym, że usługi będące przedmiotem postępowania mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawce z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze (postępowanie dotyczy przedłużenia już istniejącej i używanej licencji oprogramowania HMS, przy czym stosowane na Politechnice rozwiązania sprzętowe i programowe dostosowane śą do tego konkretnego systemu) oraz z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów (firma Kalasoft ma wyłączne prawa autorskie do udzielania licencji na ten system oraz jego serwisu), Zamawiający udziela niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• KALASOFT Sp. z o.o., ul. Władysława Nehringa 3, 60-247 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.