Drohiczyn: Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej
Numer ogłoszenia: 337412 - 2012; data zamieszczenia: 07.09.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Drohiczyn , ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, woj. podlaskie, tel. 085 6557135, faks 085 655 70 80.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.drohiczyn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja i obsługa pierwszego seminarium realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednego dwudniowego seminarium w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w terminie pomiędzy 20 a 28 września 2012 roku, w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych wybranych przez Zamawiającego, czas trwania: od godz. 9.00 pierwszego dnia do godz. 15.00 dnia następnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: a. Zapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 30 osób - sala klimatyzowana w miejscowości Siemiatycze bądź w okolicy 10 km od Siemiatycz, powiat siemiatycki, woj. podlaskie; obiekt przystosowany do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, sala wykładowa z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników, ustawienie krzeseł kinowe oraz stół prezydialny, sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali wykładowej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię, a także toalety dla uczestników seminarium; pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali wykładowej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, o ile będzie ona zlokalizowana w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie seminarium, Wykonawca zapewni, że sala wykładowa będzie przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie seminarium pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do seminarium; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację seminarium, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt. b. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie wraz z mikrofonem z mikroportem; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas seminarium; Zamawiający przed rozpoczęciem seminarium, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. c. Obsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna seminarium przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po seminarium; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie seminarium, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników seminarium i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu seminarium, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu). d. Zapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie): I dzień - przerwa kawowa - obiad - przerwa kawowa - uroczysta kolacja II dzień - śniadanie - przerwa kawowa - obiad dostosowanego do liczby 30 osób uczestniczących w seminarium. Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny. Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadów w każdym dniu seminarium Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, dania główne (2 rodzaje), sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach uroczystej kolacji w I dniu Wykonawca zapewni co najmniej: na zimno - 2 dania mięsne, 2 bezmięsne, 2 sałatki; na ciepło: 1 danie mięsne, dodatki (np. ziemniaki, ryż, makaron, grillowane warzywa), 3 rodzaje ciast deserowych, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa herbata, wino białe i czerwone (dwie lampki na osobę). W ramach przerw kawowych w każdym dniu seminarium wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. W II dniu seminarium Wykonawca zapewni śniadanie dla uczestników seminarium Godziny organizacji przerwy kawowej obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw określonych wcześniej przez Zamawiającego, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg seminarium. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed terminem seminarium. e. Zapewnienie noclegów i parkingu Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników dwudniowego seminarium, które odbędzie się w Siemiatyczach bądź okolicy w promieniu 10 km od Siemiatycz w obiekcie, w którym odbywać się będzie seminarium. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów w pokojach dwuosobowych i trzyosobowych. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę. Wykonawca zapewni monitorowany parking dla uczestników seminarium..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 55.30.10.00 - 55.30.10.00 .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 28.09.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują należycie przynajmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania, szkolenia lub konferencji. Ocena spełniania warunku wiedzy i doświadczenia zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń, określonych w pkt. III.4.1), zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) Formularz ofertowy, 2) Stosowne pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy)

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w razie konieczności wprowadzenia zmiany terminu realizacji Zamówienia, na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację Zamówienia w pierwotnym terminie. W takim przypadku zostanie ustalony nowy termin realizacji usługi.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Gmina Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.09.2012 godzina 09:00, miejsce: Urząd Miejski w Drohiczynie, ul. Kraszewskiego 5, 17-312 Drohiczyn, sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie