Warszawa: Wybór biura podróży (Agenta) do obsługi zagranicznych i krajowych podróży służbowych - zakupu biletów - Instytutu Adama Mickiewicza w 2009 r.
Numer ogłoszenia: 30687 - 2009; data zamieszczenia: 29.01.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Adama Mickiewicza , ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 4476100, faks 022 4476152.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.iam.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wybór biura podróży (Agenta) do obsługi zagranicznych i krajowych podróży służbowych - zakupu biletów - Instytutu Adama Mickiewicza w 2009 r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa zagranicznych i krajowych podróży służbowych (zakup biletów) na potrzeby IAM. -Rezerwacje i sprzedaż biletów lotniczych według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników (również tzw. tanich przewoźników) z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i tras oraz doradztwo w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży, -Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, -Możliwość bez prowizyjnej sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne przewozy kolejowe, -Pośrednictwo między IAM a przewoźnikami w sprawach reklamacyjnych, -Bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń oraz faktur do siedziby IAM, -Fakturowanie: termin płatności - 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego, -Posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego hot-line czynnego w godzinach od 8.00 do 20.00 (poniedziałek - piątek), umożliwiającego dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura, -Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji, -Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu, -Każdorazowo w dniu wykupu biletu informowanie wyznaczonego pracownika IAM, że tego dnia upływa termin rezerwacji, -Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu, -Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia, -Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu, -Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. tanich przewoźników. -Możliwość współpracy z Partnerami IAM, wskazanymi przy realizacji zakupu biletów dla konkretnych projektów (np. Teatr Wielki - zakup biletów dla aktorów) - płatnikiem pozostaje IAM. -W sytuacjach, gdy Instytut uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne upusty, Agent zastosuje przy wystawianiu biletów upust korzystniejszy dla Instytutu. Szacunkowa skala potrzeb IAM na 2009 rok: Bilety lotnicze zagraniczne ok. 900 - 1100 sztuk Główne kierunki: Izrael, Wielka Brytania, Francja, Irlandia, Ukraina, Rosja, Gruzja, Belgia, Chiny, Japonia Bilety lotnicze Krajowe ok. 100 sztuk.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.20.00 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Warunki wymagane od Wykonawców - o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; -posiadają koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym niniejszym zamówieniem publicznym -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; -znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; -nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. -dysponują biurem obsługi w Warszawie (siedziba główna lub oddział umiejscowiony w Warszawie), otwartym co najmniej 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godz. od 9.00 do 18.00; -dysponują (lub mają możliwość uruchomienia) serwisem telefonicznym lub internetowym czynnym co najmniej 5 dni (poniedziałek - piątek) w tygodniu w godzinach od 8.00 do 20.00, umożliwiającym dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura; -realizowali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonali w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 3 umów/kontraktów na kwotę minimum 500000 pln (słowem: pięćset tysięcy złotych) odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia i udokumentują należyte wykonanie tych usług. Przez usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia Zamawiający rozumie zakres objęty niniejszym zamówieniem (roczna szacunkowa skala potrzeb IAM). Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium ceny oraz wysokość oferowanego przez wykonawcę opustu od cen biletów. Opłata transakcyjna, rozumiana jest przez sumę wszystkich kosztów związanych z wystawieniem i dostarczeniem biletów dla IAM. Oceny będą dokonywać pracownicy Zamawiającego, stosując zasadę, iż oferta nieodrzucona, złożona przez Wykonawcę nie podlegającego wykluczeniu, zawierająca najniższą cenę oraz najwyższy upust od ceny biletów, jest ofertą najkorzystniejszą, zgodnie ze wzorem: Opis kryteriów oceny/Waga usługi Bilety lotnicze zagraniczne Opłata transakcyjna za 1 bilet/45% Bilety lotnicze krajowe Opłata transakcyjna za 1 bilet/25% Bilety lotnicze zagraniczne Wysokość oferowanego przez wykonawcę upustu od ceny 1 biletu w procentach(%)/20% Bilety lotnicze krajowe Wysokość oferowanego przez wykonawcę upustu od ceny 1 biletu w procentach(%)/10% gdzie: -oferta najtańszej opłaty transakcyjnej brutto za bilety lotnicze zagraniczne / oferta badanej opłaty transakcyjnej brutto za bilety lotnicze zagraniczne x waga 45% -oferta najtańszej opłaty transakcyjnej brutto za bilety lotnicze krajowe / oferta badanej opłaty transakcyjnej brutto za bilety lotnicze krajowe x waga 25% -oferta badanego upustu od ceny za bilet lotniczy zagraniczny / oferta najwyższego upustu od ceny za bilet lotniczy zagraniczny x waga 20% -oferta badanego upustu od ceny za bilet lotniczy krajowy / oferta najwyższego upustu od ceny za bilet lotniczy krajowy bilet lotniczy krajowy x waga 10% W celach obliczenia Zamawiający będzie stosował zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku (części setne złotego). Jednocześnie Zamawiający nie będzie brał pod uwagę ofert, w których Wykonawca przestawi kwotę 0,00 pln (słownie: zero pln). W przypadku braku możliwości obliczenia/ocenienia oferty, z powodu niskich kwot, uniemożliwiających jednoznaczne wskazania najkorzystniejszej, Zamawiający zastosuje odpowiednie formuły matematyczne (np. wymnożenie opłaty transakcyjnej za jeden bilet przez szacunkową liczbę biletów w skali roku), o ile nie będzie to wpływało na wynik postępowania..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: Dokumenty wymagane dla potwierdzenia warunków, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz dokumenty wymagane dla oceny ofert w ramach stosowanych kryteriów: -Prawidłowo wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia). -Podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy (załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia). -Aktualny wypis / odpis (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert) z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. -Koncesję, zezwolenie lub licencje, jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym niniejszym zamówieniem publicznym -Oryginał pełnomocnictwa do złożenia oferty, lub kopia pełnomocnictwa potwierdzona przez mocodawcę lub notariusza, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia oferty upoważnia również do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba że z treści pełnomocnictwa wynika co innego. -Zaparafowany projekt umowy jako jej akceptacja (projekt umowy stanowi załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia). -Dane o siedzibie Wykonawcy: dokumenty potwierdzające lokalizację biura oraz godziny otwarcia - w formie oświadczenia Wykonawcy -Oświadczenie o dysponowaniu serwisem telefonicznym lub internetowym czynnym (lub zobowiązanie Wykonawcy do jego uruchomienia) co najmniej 5 dni w tygodniu (poniedziałek - piątek) w godzinach od 8.00 do 20.00, umożliwiającym dokonanie zmian w rezerwacji lub rezerwacji poza godzinami otwarcia biura; -Wykaz zrealizowanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również realizowanych, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 umów/kontraktów określonych w pkt 1.8. na kwotę minimum 500000 pln (słownie: pięćset tysięcy złotych), wraz z podaniem zakresu, odbiorcy oraz okresu wykonywania, , w formacie zgodnym ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 3 do SIWZ wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 70
• 2 - upusty od ceny za bilet - 30

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.iam.pl.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Adama Mickiewicza Ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 06.02.2009 godzina 12:00, miejsce: Instytut Adama Mickiewicza Ul. Mokotowska 25, 00-560 Warszawa.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).