Łukta: Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla projektu pn.: Przebudowa drogi gminnej (modernizacja) nr 152012N na odcinku Łukta - Wynki - Worliny, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013
Numer ogłoszenia: 291888 - 2010; data zamieszczenia: 15.09.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 203465 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Łukta, ul. Mazurska 2, 14-105 Łukta, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 6475070, faks 089 6475070.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla projektu pn.: Przebudowa drogi gminnej (modernizacja) nr 152012N na odcinku Łukta - Wynki - Worliny, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego działań realizowanych w ramach projektu pn.: Przebudowa drogi gminnej (modernizacja) nr 152012N na odcinku Łukta - Wynki - Worliny, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013: Oś priorytetowa: 5 Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna, Działanie: 5.2 Infrastruktura transportowa służąca rozwojowi lokalnemu, Poddziałanie: 5.2.1 Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój lokalny. Projekt realizowany jest w ramach Umowy nr UDA - RPWM.05.02.01-28-034/09-00 z dnia 26 października 2009 r., zmienionej Aneksem nr UDA - RPWM.05.02.01-28-034/09-01 z dnia 17 listopada 2009 r., Aneksem nr UDA - RPWM.05.02.01-28-034/09-02 z dnia 4 marca 2010 r., Aneksem nr UDA - RPWM.05.02.01-28-034/09-03 z dnia 22 lipca 2010 r. Przedmiotem projektu jest przedsięwzięcie inwestycyjne, polegające na przebudowie drogi gminnej (modernizacji) nr 152012N na odcinku Łukta - Wynki - Worliny. Szczegółowy zakres rzeczowy inwestycji obejmuje następujące pozycje: - Przebudowa drogi gminnej do nawierzchni bitumicznej o długości 6,52 km, - Przebudowa skrzyżowania w miejscowości Wynki, - Budowa chodników w miejscowości Łukta i Wynki, - Usunięcie kolizji z sieciami telekomunikacyjnymi i elektroenergetycznymi, - Wykonanie pasa zieleni, - Wycinka drzew i zakrzaczeń, kolidujących z projektowaną drogą, - Obsługa geodezyjna, - Pomiar geodezyjny powykonawczy, - Tablica informacyjna (pamiątkowa) - 1 szt. Koszty projektu obejmują następujące kategorie: Dokumentacja projektowa, Studium Wykonalności, Modernizacja drogi, promocja, Przebudowa kolizji telekomunikacyjnych, Przebudowa kolizji elektroenergetycznych, Nadzór inwestorski, Nadzór autorski, Aktualizacja kosztorysu inwestorskiego. Okres rzeczowej realizacji projektu: Rozpoczęcie realizacji: 13.04.2007 r. Rozpoczęcie rzeczowe realizacji: 18.01.2010 r. Zakończenie rzeczowe realizacji: 31.10.2010 r. Zakończenie finansowe realizacji: 30.11.2010 r. Całkowita wartość projektu wynosi 3938974,36 zł brutto, z czego kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi 2697863,16 zł. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby część lub całość zamówienia została powierzona podwykonawcom. 2. Zakres audytu zewnętrznego Audyt zewnętrzny musi obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu muszą być zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Audyt zewnętrzny musi obejmować następujące obszary: 1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta obejmuje m.in.: a) ocenę wielkości i przygotowania kadr, b) identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), c) ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, d) sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje m.in.: a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach), f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, g) sprawdzenie zapewnienia przez Beneficjenta wkładu własnego, h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy), j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu, l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, m) sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), o) ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), p) sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 3) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych), b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d) sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych (o ile dotyczy), obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f) prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady konkurencyjności, przejrzystości i należytego upubliczniania (w przypadku Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych), g) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, h) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia, i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, j) ocenę prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej (o ile dotyczy), zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacja warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu (dotyczy wniosków o dofinansowanie nie uwzględniających pomocy publicznej), k) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte, l) ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną), m) ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej, n) sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości). 4) Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.: a) w przypadku audytu projektu inwestycyjnego (np. budowa, remont, zakupy) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, b) w przypadku audytu projektu o charakterze niematerialnym (np. konferencje) sprawdzenie zgodności realizacji działań z wnioskiem i umową o dofinansowanie, c) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.: a) sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, b) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi (dopuszczalna jest wyłącznie zgodność lub neutralność) dotyczy m.in.: a) polityki równości szans i niedyskryminacji, b) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych), c) polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii). 7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje m.in.: a) potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 3. Efektem przeprowadzonego audytu będzie sporządzenie raportu oraz wydanie opinii. Efektem audytu musi być: 1) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie, 2) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, 3) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013, 4) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej), 5) potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów, 6) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli, 7) wydanie opinii w tym zakresie. 4. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego został określony na poziomie 95%. 5. Raport z przeprowadzonego audytu zewnętrznego musi zawierać co najmniej następujące elementy: 1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania, 2) nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt i adres, 3) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym, 4) termin, w którym prowadzono audyt, 5) okres objęty audytem (okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego), 6) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu, 7) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, 8) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego, 9) lista zweryfikowanych dokumentów, 10) lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu, 11) uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu, 12) ustalenie stanu faktycznego, 13) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi, 14) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 15) rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień, 16) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. 6. Audyt zewnętrzny musi zostać przeprowadzony zgodnie z: 1) powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu, 2) aktualnymi Wytycznymi dla Beneficjentów, dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013 z dnia 13.04.2010 r., dostępnymi na stronie www.rpo.warmia.mazury.pl 7. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego 1) Wykonawca zobowiązany jest w terminie 4 dni od podpisania umowy opracować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji program audytu, zawierający metodologię prowadzenia audytu. 2) Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie. 3) Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiały źródłowe, dotyczące badanych obszarów, osobom wskazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu. 4) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 5) Wykonawca sporządzi raport z audytu zgodnie z pkt 5, 6) Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego na swój koszt i odpowiedzialność w terminie 14 dni od zakończenia audytu. Raport musi być dostarczony w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów, przy czym wszystkie strony raportu muszą być ponumerowane i parafowane oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny posiadać logotypy, zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie Obowiązki Beneficjentów w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej - adres strony internetowej http://rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=134. 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania. 8) Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni od dnia otrzymania uwag i zastrzeżeń. 9) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie realizacji usługi zgodnie ze złożoną oferta oraz podpisaną umową. 10) Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 14.09.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 9.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 3.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• BIURO BIEGŁEGO REWIDENTA Danuta Jaworowska, ul. Składowa 10, 19-400 Olecko, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 78779,49 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 3904,00

• Oferta z najniższą ceną: 3904,00 / Oferta z najwyższą ceną: 20740,00

• Waluta: PLN.