Braniewo: Organizacja II Konferencji Popularno - Naukowej Krańce Europy oraz wystawy towarzyszącej tej konferencji ściśle związanej z jej tematyką.
Numer ogłoszenia: 289820 - 2010; data zamieszczenia: 14.09.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 213026 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Starostwo Powiatowe, Pl. Piłsudskiego 2, 14-500 Braniewo, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 055 6440204, faks 055 6440205.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja II Konferencji Popularno - Naukowej Krańce Europy oraz wystawy towarzyszącej tej konferencji ściśle związanej z jej tematyką..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie II Konferencji Popularno - Naukowej Krańce Europy oraz wystawy towarzyszącej tej konferencji ściśle związanej z jej tematyką.Zamawiający zleca Wykonawcy zorganizowanie w Powiecie Braniewskim dwudniowej II Konferencji Popularno-Naukowej Krańce Europy na temat szeroko rozumianej historii Warmii, multikulturowości naszych ziem, a w szczególności historii naszego Powiatu, jak również zorganizowanie wystawy towarzyszącej tej konferencji ściśle związanej z jej tematyką. Wydarzenie ma na celu zapoznanie mieszkańców Powiatu Braniewskiego i gości z historią naszych ziem widzianą oczami dzisiejszych i dawnych mieszkańców Powiatu, historyków i pasjonatów historii. Proponowany program konferencji może być załączony do oferty. W przypadku gdy Wykonawca nie dostarczy programu zobowiązuje się do dostarczenia go niezwłocznie po wybraniu jego oferty. Wybór poszczególnych tematów referatów, miejsca konferencji, charakteru wystawy, trasę wycieczki po miejscach będących tematami wykładów - muszą być skonsultowane z Zamawiającym. W konferencji musi wziąć udział co najmniej dwóch prelegentów z zagranicy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zaproszenia nie mniej niż 10 gości na konferencję. Wszystkie materiały promocyjne oraz wszelkie kwestie związane z promocją wydarzenia w mediach muszą być skonsultowane z Zamawiającym. Zamawiający po wyłonieniu Wykonawcy niezwłocznie prześle wzór logotypów do umieszczaniu na materiałach promocyjnych opracowany zgodnie z wytycznymi Biura Promocji i Informacji Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Wszystkie egzemplarze referatów uczestników konferencji przechodzą na własność Starostwa Powiatowego w Braniewie. Wyłączne prawa majątkowe do w/w referatów przechodzą na Starostwo Powiatowe w Braniewie. Wszelkie modyfikacje w planie wydarzenia muszą zostać skonsultowane z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o wszelkich problemach wynikłych podczas przygotowywania wydarzeń i podczas ich przebiegu. Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wystawy i uczestników konferencji oraz należytego przygotowania technicznego i logistycznego imprezy. Szczegóły organizacji: 1.Wynajęcie sali (koszt wynajęcia sali konferencyjnej lub pomieszczenia na organizację konferencji wyposażonej w sprzęt multimedialny i niezbędne akcesoria) 2.Noclegi (koszt noclegów wraz ze śniadaniem dla prelegentów i gości od 10 do 50 osób) 3.Catering i wyżywienie (koszt wynajęcia usługodawcy cateringowego zabezpieczającego wyżywienie uczestników na cały okres trwania imprezy) zakup usług cateringowych (zapewnienie w ciągu dwóch dni co najmniej: 4 x przerwa kawowa (kawa, herbata, ciastka), 2 x obiady, 1 x kolacja, dodatkowo w czasie trwania konferencji - zimne napoje dla uczestników. 4.Materiały promocyjne i promocja konferencji (koszt materiałów promocyjnych przewidzianych jako promocja imprezy w regionie oraz gadżetów pamiątkowych dla uczestników, wszelkie projekty i wzory, treści artykułów w prasie, ogłoszeń w mediach oraz ewentualne zmniejszenie ilości wykonanych gadżetów podanych poniżej muszą zostać skonsultowane z Zamawiającym: - druk plakatów (ok. 200 szt A3), - druk broszur informacyjnych (ok. 300 szt), - artykuły w prasie (co najmniej 2 szt), - ogłoszenia radiowe i telewizyjne (co najmniej 2 szt.), - gadżety promocyjne - teczki (ok. 200 szt), długopisy (ok. 300 szt), znaczki typu button (ok. 200 szt.), notatniki (ok. 200 szt.) 5.Honoraria dla prelegentów (koszt honorariów dla prelegentów zaproszonych na konferencję, lista prelegentów i tematy referatów do konsultacji z Zamawiającym) - umowy o dzieło z prelegentami (nie mniej niż 10 prelegentów). 6.Wycieczka związana z tematem konferencji - zorganizowanie przejazdu z przewodnikiem dla prelegentów i zaproszonych gości po miejscach będących tematami wykładów. 7.Tłumaczenie (praca tłumaczy na dwudniowej konferencji, oraz przetłumaczenie materiałów, referatów związanych z konferencją) - umowy o dzieło z tłumaczami j. angielskiego, j. niemieckiego i j. rosyjskiego. 8.Koszty biura (koszty związane z organizacją konferencji od strony Wykonawcy zawierające koszty jakie poniesie Wykonawca podczas przygotowywania wydarzenia i w jego trakcie): - podróże służbowe - materiały biurowe (papier, tonery do drukarki) - zapłata dla księgowej rozliczającej faktury - koszt połączeń telefonicznych. 9.Przygotowanie wystaw (koszty związane z przygotowaniem wystaw okolicznościowych związanych tematycznie z przedmiotem konferencji) m. in.: opłata za wynajęcie powierzchni wystawowych, wynajęcie rzutników ekranu i gablot, umowy o dzieło z osobami obsługującymi i dozorującymi wystawę. 10. Inne koszty związane z organizacją imprezy (koszty związane z ubezpieczeniem uczestników konferencji, wystawy, wycieczki, zapewnieniem ochrony przeciwpożarowej oraz zakup biletów wstępu dla prelegentów i zaproszonych gości do muzeum podczas wycieczki).

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.21.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt pod nazwą Dom Warmiński - Integracja różnych narodowości na terenie Warmii dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 16.08.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• FUNDACJA im. MIKOŁAJA KOPERNIKA, ul. Młynarska 5a, 14-530 Frombork, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 28688,52 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 33600,00

• Oferta z najniższą ceną: 33600,00 / Oferta z najwyższą ceną: 61939,40

• Waluta: PLN.