Poznań: Przygotowanie oraz podanie z należytą starannością, zgodnie ze sztuką kulinarną, posiłków dla uczestników konferencji ISCOM-2011 (9th International Symposium on Crystalline Organic Metals, Superconductors and Ferromagnets, Gniezno, 25-30 września 2011)
Numer ogłoszenia: 288726 - 2011; data zamieszczenia: 14.09.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Fizyki Molekularnej PAN, ul. Mariana Smoluchowskiego 17, 60-179 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8695100, faks 061 8684524.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: instytut naukowo-badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przygotowanie oraz podanie z należytą starannością, zgodnie ze sztuką kulinarną, posiłków dla uczestników konferencji ISCOM-2011 (9th International Symposium on Crystalline Organic Metals, Superconductors and Ferromagnets, Gniezno, 25-30 września 2011).

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przygotowanie oraz podanie z należytą starannością, zgodnie ze sztuką kulinarną, posiłków dla uczestników konferencji ISCOM-2011 (9th International Symposium on Crystalline Organic Metals, Superconductors and Ferromagnets, Gniezno, 25-30 września 2011) 1. Śniadania w formie tzw. stołu szwedzkiego 2. Obiady ( 5 dni ) 3. Kolacje ( 3 dni ) 4. Przerwy kawowe ( 8 przerw w ciągu 5 dni ) ) 5. Przyjęcie powitalne dnia 25.09.2011 ( 1 dzień) 6. Bankiet dnia 29.09.2011 (1 dzień).

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 01.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• LEO-LIBRA Barbara Kędzierska, ul. Spichrzowa 1, 62, 62-200 Gniezno, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 97560,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 113896,4

• Oferta z najniższą ceną: 113896,4 / Oferta z najwyższą ceną: 113896,4

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Międzynarodowe sympozjum ISCOM2011 jest organizowane co dwa lata w różnych krajach (Anglia, Niemcy, Japonia, USA, Francja, Portugalia, Hiszpania) i będzie już z kolei 9 spotkaniem naukowców z całego świata pracujących w dziedzinie przewodników i magnetyków. Zebranie nie ma charakteru komercyjnego, a jego najważniejszym celem jest wyłącznie przedstawienie najważniejszych osiągnięć naukowych oraz przekazywanie wiedzy do zainteresowanego grona odbiorców, w tym szkolenie młodych naukowców. Z uwagi na to, że w spotkaniu uczestniczyli będą naukowcy z całego świata (z Japonii, USA, Australii, ...) celowe jest wybranie atrakcyjnego miejsca nie tylko z punktu widzenia turystycznego, ale również historycznego. Kolegium Europejskie im. Jana Pawła II w Gnieźnie jest nowoczesnym, świetnie wyposażonym ośrodkiem i na dodatek położonym niedaleko Katedry Gnieźnieńskiej. Przewidujemy, że w ISCOM2011 weźmie udział około 200 zarejestrowanych uczestników oraz bliżej nieokreślona liczba osób (10 - 30) przyjeżdżających na konferencję w celu wysłuchania wybranych wykładów. W związku z tym konieczne jest zapewnie odpowiednio wyposażonej sali wykładowej na około 230 osób. Następnym problemem jest kompleksowa obsługa konferencji, czyli usługi hotelarskie i restauracyjne. Informacja o faktycznym zapotrzebowaniu na te usługi nie jest znana organizatorom do chwili otrzymania opłat od uczestników. Poza tym prawie do ostatnich chwil przed konferencją nie jest znana liczba osób towarzyszących. W związku z tym organizatorzy muszą być przygotowani na zapewnienie noclegów dla 200 - 230 osób. Kolegium Europejskie w Gnieźnie dysponuje odpowiednią salą wykładową oraz odpowiednimi pomieszczeniami dla organizacji sesji plakatowych (2 - 3 sesji), na których będzie w sumie zaprezentowanych 100 - 150 plakatów). Poza tym Kolegium dysponuje 180 miejscami noclegowymi w pokojach jedno- i dwuosobowych. Pozostałe miejsca noclegowe mogą być zarezerwowane w hotelach położonych w bezpośrednim sąsiedztwie Kolegium (10 - 20 min. spaceru). W Kolegium znajduje się restauracja, w której można będzie zorganizować posiłki jednocześnie dla wszystkich uczestników konferencji. Biorąc pod uwagę okres, w którym Instytut otrzymuje opłatę konferencyjną, dane potrzebne do jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia, w trybie Art. 29 ust. 1 Ustawy PZP, klarują się na krótko przed terminem konferencji. W tym czasie nie ma fizycznej możliwości zorganizowania postępowanie konkurencyjnego, biorą pod uwagę terminy samych odwołań. Mogło by to spowodować, że impreza nie odbyłaby się z powodów proceduralnych, abstrahując od tego, czy udałoby się znaleźć wykonawcę, który podjąłby się wykonania zlecenia, a przede wszystkim dysponowałby odpowiednią salą wykładową i wolnymi pokojami w ilości i konfiguracji potrzebnej organizatorom ISCOM2011. Poza tym przewidywana liczba uczestników jest niejednoznaczna. Z uwagi na powyższe jednym sposobem na przeprowadzenie postępowania na kompleksową obsługę konferencji 9th International Symposium on Crystalline Organic Metals, Superconductors and Ferromagnets (ISCOM2011) , czyli usługi hotelarskie i restauracyjne, oraz zapewnienie odpowiednich sal wykładowych, jest tryb przewidziany w Art. 67 ust.1 (zamówienie z wolnej reki) w związku z Art. 5 ust. 1a pkt. 4 (zastosowanie innego trybu niż z wolnej ręki uniemożliwiałoby terminową realizację zadań).