Warszawa: Usługę hotelarsko gastronomiczną podczas konferencji naukowej POSTĘPOWANIE NUMER WEiTI/227/BZP/2012/1035
Numer ogłoszenia: 267159 - 2012; data zamieszczenia: 17.12.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych , ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 0-22 234 51 01, faks 0-22 234 58 97.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.pw.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługę hotelarsko gastronomiczną podczas konferencji naukowej POSTĘPOWANIE NUMER WEiTI/227/BZP/2012/1035.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko gastronomiczna podczas konferencji naukowej która odbędzie się w dniach od 16.04.2013 do 20.04.2013 r. Zamawiający wymaga aby konferencja odbyła się w hotelu o standardzie minimum czterogwiazdkowym w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne. Hotel lub kompleks budynków musi dysponować minimum 300 miejscami noclegowymi (bez dostawek w pokojach). Wymagana lokalizacja hotelu: położony na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, w atrakcyjnym otoczeniu (jeziora w bezpośrednim sąsiedztwie - max. 300 m do najbliższego jeziora, max. 2 km do kompleksu leśnego). Zamawiający przewiduje, iż w konferencji weźmie udział od 220 do 300 osób. Zamawiający gwarantuje uczestnictwo minimum 220 osób. Zamawiający przekaże dokładną liczbę i listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi do dnia 5 kwietnia 2013 r. Zamawiający przewiduje możliwość zapłaty zaliczki w wysokości nie przekraczającej 20 % wartości wynagrodzenia brutto Wykonawcy na poczet realizacji zamówienia w terminie do 01.03.2013 r., na podstawie wystawionej przez Wykonawcą faktury pro forma. Zakres zamówienia obejmuje: Noclegi dla uczestników konferencji naukowej i osób towarzyszących: 1) Pokoje jednoosobowe - min. 40 2) Pokoje dwuosobowe - dla pozostałych uczestników Pokoje, sale konferencyjnej część restauracyjna muszą znajdować się w jednym budynku lub w kompleksie budynków. Łóżka w pokojach dwuosobowych powinny być ustawione rozdzielnie. Zamawiający wymaga co najmniej 3 miejsca w pokojach dla niepełnosprawnych. Zamawiający wymaga następującego wyposażenia wszystkich pokojów: bezpłatny Internet w pokojach (przewodowy lub bezprzewodowy), TV, minibar, telefon, biurko lub stolik z miejscem do pracy. Wynajęcie sal konferencyjnych: - Sali odpowiedniej dla co najmniej 300 osób i powierzchni min. 300 m2 na prezentacje plenarne, - Dwóch sal (każda o powierzchni odpowiedniej dla co najmniej 150 osób i powierzchni min. 150 m2), na prezentacje w 2 sekcjach konferencji, - Prezentacje plenarne nie będą przeprowadzane jednocześnie z prezentacjami w sekcjach konferencji w związku z tym Zamawiający dopuszcza rozwiązanie z podziałem dużej sali konferencyjnej na dwie mniejsze pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego komfortu akustycznego (odpowiednie wyciszenie między salami), - Miejsce wystawowe dla przedsiębiorców w bezpośredniej bliskości sal konferencyjnych (kryta powierzchnia z dostępem do elektryczności) - 150 m2, - sala o powierzchni min. 150 m2 przeznaczona do prezentacji plakatów konferencyjnych (wyposażenie tej sali zapewnia Zamawiający). Wyposażenie każdej sali konferencyjnej (na obrady plenarne i sesyjne): - ekran przystosowany do rzutników multimedialnych - rzutnik multimedialny - nagłośnienie - mikrofon bezprzewodowy - bezpłatny dostęp do internetu bezprzewodowego Wyposażenie hotelu (do wykorzystania przez uczestników konferencji w ramach oferty): - min. 2 sauny - jacuzzi - basen kryty - sala fitness - parking dla samochodów osobowych Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku 3 do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy w wysokości do 50 % wartości zamówienie podstawowego polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia, wynajęcie dodatkowych pokoi i usług gastronomicznych dla dodatkowych uczestników konferencji.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 55.32.00.00 - Usługi podawania posiłków .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w dniach: 30.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wadium.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• próbki, opisy lub fotografie

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1: Formularz Oferty wraz z opisem przedmiotu zamówienia, 2: Oświadczenie o wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym innych podmiotów sporządzone według wzoru zawartego w załączniku nr 4 do SIWZ. 3. W przypadku, gdy ofertę składa pełnomocnik wymagane jest pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy. 4. Opis walorów historyczno-przyrodniczych obiektu hotelowego i jego lokalizacji o objętości 1500-2500 znaków, 5. Opis trzech atrakcji kulturalnych lub artystycznych nawiązujących do charakteru obiektu oraz jednej wycieczki.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Cena za każdą osobę powyżej 220 uczestników - 15
• 3 - Walory historyczno-przyrodnicze obiektu i otoczenia - 10
• 4 - Atrakcje kulturalne lub artystyczne - 10
• 5 - Wynajem obiektu na wyłączność - 5

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w następujących przypadkach: a) w zakresie przedmiotu zamówienia, jeżeli zmiany nie są istotne w stosunku do treści oferty oraz są na korzyść Zamawiającego albo zaszły okoliczności których nie można było przewidzieć chwili zawarcia Umowy, b) w przypadku zbyt małej liczby uczestników konferencji Zamawiający przewiduje zmiany w zakresie wynagrodzenia Wykonawcy, c) w zakresie terminu realizacji, jeżeli zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, d) Ustawowa zmiana procentowej stawki podatku VAT, będzie stanowiła podstawę do zmiany wynagrodzenia brutto i będzie odpowiednio dostosowana aneksem do niniejszej umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://www.zamowienia.pw.edu.pl/wykaz/
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Mikroelektroniki i Optoelektroniki Politechniki Warszawskiej Gmach Elektrotechniki ul. Koszykowa 75, 00-662 Warszawa, pok. 239 II piętro Sekretariat.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 24.12.2012 godzina 10:00, miejsce: Instytut Mikroelektroniki i Optoelektroniki Politechniki Warszawskiej Gmach Elektrotechniki, ul. Koszykowa 75, 00-662 Warszawa, pok. 239 II piętro Sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie