Krosno: Organizacja i przeprowadzenie pikniku lotniczego w ramach projektu Odlotowa Polska Wschodnia
Numer ogłoszenia: 266538 - 2014; data zamieszczenia: 08.08.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 249842 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Krosno, ul. Lwowska 28a, 38-400 Krosno, woj. podkarpackie, tel. 13 47 43 306, faks 13 47 43 306.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja i przeprowadzenie pikniku lotniczego w ramach projektu Odlotowa Polska Wschodnia.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie jednodniowej imprezy plenerowej w formie pikniku lotniczego na terenie Lotniska Krosno w dniu 20 września 2014 r. Impreza, adresowana do miłośników lotnictwa z Polski Wschodniej, będzie składała się z trzech części: 1) pokazy lotnicze; 2) wystawa naziemna sprzętu lotniczego i zlot turystyczny małych samolotów; 3) impreza kulturalna - koncerty zespołów muzycznych. Celem pikniku lotniczego jest integracja środowisk lotniczych makroregionu Polski Wschodniej, promocja turystyki lotniczej oraz zacieśnienie współpracy pomiędzy miastami: Krosnem, Chełmem i Ełkiem (impreza będzie stanowić oprawę konferencji dotyczącej potencjału inwestycyjnego miast lotniczych Polski Wschodniej). Piknik lotniczy będzie imprezą masową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Udział publiczności w imprezie będzie bezpłatny. 2. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji pokazów lotniczych: 1) kompleksowa organizacja pokazów lotniczych, których łączny czas trwania nie będzie krótszy niż 3 godziny, w tym co najmniej: a. pokazy gwiazd akrobacji lotniczej według oryginalnych, autorskich programów: - Grupa Akrobacyjna Żelazny - 2 pokazy po 17 - 20 minut w formacji 3 samolotów akrobacyjnych i 1 szybowca oraz 1 pokaz 8-10 minutowy akrobacji indywidualnej samolotowej; - Artur Kielak - 2 pokazy indywidualnej akrobacji samolotowej po 8-10 minut; b. inne akrobacje samolotowe oraz szybowcowe - według wyboru Wykonawcy; c. prezentacje w locie reprezentantów szkół lotniczych - według wyboru Wykonawcy; 2) zapłata wynagrodzenia dla załóg występujących w pokazach lotniczych; 3) zabezpieczenie wszystkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych załóg występujących w pokazach lotniczych (w tym np. zapewnienie paliwa lotniczego, oleju do samolotów, parafiny itp., zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia, zapewnienie chronionego miejsca postoju statków powietrznych, itp.). 3. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji wystawy naziemnej sprzętu lotniczego i zlotu samolotów ultralekkich: 1) Zaproszenie przedstawicieli środowisk lotniczych, w szczególności z terenu Polski Wschodniej, do uczestnictwa w zlocie turystycznym małych samolotów - rozesłanie zaproszeń do aeroklubów, szkół lotniczych, itp. Należy szczególnie uwzględnić środowiska związane z miastami partnerskimi projektu - Ełkiem i Chełmem. Wykonawca opracuje harmonogram przylotów i odlotów załóg, który nie będzie kolidował z programem pokazów lotniczych. 2) Wyznaczenie miejsc pod stanowiska wystawiennicze dla zaproszonych gości (w plenerze lub pomieszczeniu), w tym: a. wystawa statków powietrznych i sprzętu produkowanego przez krośnieńskie firmy oraz w razie zainteresowania udziałem w wydarzeniu - firmy z terenu Polski Wschodniej; b. stanowiska organizacji przedsiębiorców sektora lotniczego (np. Dolina Lotnicza, Podkarpackie Powiązanie Kooperacyjne); c. stanowiska szkół lotniczych z terenu Polski Wschodniej (np. Aeroklub Podkarpacki, ZSP 3 w Krośnie, PWSZ w Krośnie, PWSZ w Chełmie, Politechnika Rzeszowska i in.); d. stanowiska dla innych zaproszonych załóg - uczestników zlotu samolotów ultralekkich. Wykonawca odpowiada za właściwe przygotowanie miejsca na potrzeby wystawy naziemnej sprzętu lotniczego, w szczególności w zakresie komfortowego dostępu komunikacyjnego dla odwiedzających wystawę oraz jego przywrócenie do stanu pierwotnego po zakończeniu wystawy. Wykonawca odpowiada za zapewnienie podstawowego wyposażenia niezbędnego do zorganizowania wystawy (stoliki, krzesła). Ewentualne dodatkowe elementy wyposażenia (np. namioty) pozostają w gestii poszczególnych wystawców. 3) Zorganizowanie stoiska wystawienniczego pod hasłem Odlotowa Polska Wschodnia, w obrębie którego odbywać się będzie promocja projektu oraz promocja (turystyczna, gospodarcza) miast partnerskich projektu - Krosna, Ełku oraz Chełma. Wykonawca zapewni zadaszone miejsce lub namiot promocyjny w plenerze o minimalnych wymiarach 3 m x 3 m, stolik oraz 3 krzesła, roll-up reklamowy o wymiarach 85 x 200 cm z grafiką opracowaną przez Wykonawcę według wskazań Zamawiającego, stojak na materiały promocyjne. Po zakończeniu imprezy roll-up przechodzi na własność Zamawiającego. 4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji imprezy kulturalnej - koncertu zespołów muzycznych: 1) organizacja (w tym honorarium dla zespołu) ok. dwugodzinnego koncertu na żywo 2 lub 3 grup supportujących występ gwiazdy wieczoru (np. wybranych spośród lokalnych zespołów); 2) organizacja (w tym honorarium) koncertu na żywo gwiazdy wieczoru - zespołu DE MONO w składzie z Markiem Kościkiewiczem; 3) przygotowanie techniki estradowej zgodnie z wymogami zaproszonych artystów (zadaszona scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, scenografia, konstrukcje na banery reklamowe, ekran diodowy o wymiarze co najmniej 5x4 m, akustycy) włącznie z niezbędnym zapleczem technicznym i garderobami dla wykonawców - montaż i demontaż, instalacja, obsługa podczas koncertu i prób. W obrębie sceny powinny znaleźć się banery z nazwą imprezy, herbem lub znakiem promocyjnym Krosna oraz elementami niezbędnymi z punktu widzenia promocji projektu współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (wykonanie materiałów promocyjnych po stronie Wykonawcy); 4) zabezpieczenie wszelkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych występujących artystów; 5) uzyskanie wszelkich niezbędnych do realizacji zamówienia pozwoleń, decyzji, opinii i pokrycie kosztów związanych z opłatami za decyzje administracyjne, pozwolenia, opinie, podatek VAT, opłaty licencyjne na właściwych organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, w tym opłacenie tantiem ZAIKS; 6) wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów artystów związanych z organizacją koncertu ponosi Wykonawca. 5. Pozostałe obowiązki Wykonawcy, związane z organizacją wydarzenia: 1) ustawienie ogrodzenia ażurowego oraz płotków ochronnych na potrzeby organizacji imprezy; 2) dopełnienie wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawnych, w szczególności ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze oraz rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 16 maja 2013 r. w sprawie lotów próbnych i akrobacyjnych oraz pokazów lotniczych, ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, oraz Regulaminu Lotniska Krosno, w tym m.in.: a. zapewnienie dyrektora pokazu lotniczego, kierownika programu pokazu lotniczego, kierownika lotów, kierownika skoków oraz innych osób niezbędnych do organizacji pokazu lotniczego; b. przygotowanie programu pokazu lotniczego zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów prawnych; c. zapewnienie sytemu łączności; d. wyznaczenie strefy pokazu lotniczego; e. zapewnienie rejestracji lotów w formie wideo oraz nagrywanie korespondencji radiowej prowadzonej podczas pokazu lotniczego; przekazanie Zamawiającemu materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu pokazu lotniczego; f. uzyskanie zezwolenia Urzędu Lotnictwa Cywilnego na przeprowadzenie pokazu lotniczego; g. zapewnienie, aby wszystkie statki powietrzne uczestniczące w imprezie były ubezpieczone, a piloci wykonujący loty akrobacyjne posiadali do tego stosowne uprawnienia; h. przygotowanie regulaminu imprezy zapewniającego bezpieczeństwo uczestników; i. opracowanie planu ochrony imprezy masowej; j. uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej; k. zapewnienie służb porządkowych i informacyjnych, działających na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy, w tym zapewnienie kierownika ds. bezpieczeństwa imprezy masowej; l. zapewnienie zaplecza higieniczno - sanitarnego (toalety, pojemniki na śmieci); m. zapewnienie zabezpieczenia medycznego. 3) opracowanie projektu organizacji ruchu kołowego związanego z imprezą (dojazd, parkingi) i uzgodnienie go z Zamawiającym; 4) zapewnienie prowadzącego - konferansjera imprezy oraz komentatora pokazów lotniczych; 5) organizacja i przeprowadzenie konkursu dla publiczności na tematy związane z lotnictwem, projektem Odlotowa Polska Wschodnia i miastami realizującymi ten projekt; 6) przygotowanie studia pikniku lotniczego, z którego prowadzący będzie prowadził piknik (namiot, nagłośnienie); 7) kampania promocyjna imprezy - plakaty, spoty radiowe, informacje w portalach internetowych; a. kampania plakatowa - wydruk 500 szt. plakatów, według własnego projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego (format plakatu A2) i dystrybucja przy wykorzystaniu tablic informacyjnych oraz autobusów kursujących na terenie Krosna (250 szt.) oraz wszystkich gmin na obszarze powiatu krośnieńskiego (250 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 10 dni przed terminem imprezy; b. kampania billboardowa - reklama na billboardach zlokalizowanych przy głównych ciągach komunikacyjnych miast, w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych, przy czym w obrębie jednego miasta billboardy powinny być zlokalizowane w miejscach, które bezpośrednio ze sobą nie sąsiadują: Rzeszów (1 szt.), Jasło (1 szt.), Sanok (1 szt.), Mielec (1 szt.), Stalowa Wola (1 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 30 dni przed terminem imprezy. Minimalne wymiary billboardów: 5,04 m x 2,38 m. Projekt graficzny billboardów oraz ich lokalizacje podlegają akceptacji Zamawiającego. Billboardy powinny posiadać estetyczną ramę, powinny być w całości widoczne. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie będzie możliwe zrealizowanie kampanii billboardowej w pełnym zakresie, dopuszcza się zastosowanie zastępczych form promocji o nie mniejszym zasięgu - za zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie; c. kampania reklamowa na telebimach LED: Krosno, Rzeszów, Jasło, Mielec, Stalowa Wola, Sanok - na 10 dni przed imprezą; d. reklama lawetą mobilną ze spotem radiowym i 2 banerami promocyjnymi na 5-6 dni przed imprezą na terenie Krosna i okolic w godzinach od 10.00 do 18.00 w ciągu 2 dni; e. emisja reklam radiowych w okresie od 21 do 1 dnia przed reklamowanym wydarzeniem (100 spotów co najmniej 20 sekundowych w rozgłośni radiowej o zasięgu regionalnym na terenie województwa podkarpackiego; maksymalnie 50 spotów w tygodniu, godziny emisji od 7 do 16:00); scenariusz i wykonanie spotu podlegają akceptacji przez Zamawiającego; f. promocja internetowa - w formie artykułów lub reklam w lokalnych portalach internetowych w Krośnie, Chełmie, Ełku, Rzeszowie, Jaśle, Sanoku, Mielcu i Stalowej Woli - na 7 dni przed imprezą; g. przygotowanie konferencji prasowej na ok. 21 - 14 dni przed imprezą; h. obowiązkowe elementy związane z promocją wydarzenia zawierają: nazwę projektu (Odlotowa Polska Wschodnia), informację o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej oraz nazwy i herby miast partnerskich; i. realizacja kampanii promocyjnej zostanie potwierdzona raportem zbiorczym kampanii, opracowanym po jej zakończeniu. 8) Zorganizowanie strefy VIP z cateringiem: a. zorganizowanie strefy VIP, w której będą serwowane posiłki dla 100 osób oraz miejsca odpoczynku dla załóg i artystów- w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego; b. strefa VIP czynna w godzinach od 12:00 do 21:00; c. w ramach wyżywienia będzie zapewniony stały dostęp do 2 dań gorących (zupa, drugie danie mięsne), zimnej płyty (co najmniej 2 rodzaje sałatek, wysokogatunkowe wędliny, pieczone mięsa, pieczywo), kruchych ciastek oraz napojów (co najmniej: kawa, herbata, soki, woda mineralna); d. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie niezbędne do wykonania usługi (w tym niezbędne meble - stoliki, krzesła, itp. oraz naczynia, serwis do kawy i herbaty, sztućce, serwetki, itp.); e. Wykonawca odpowiada za transport posiłków oraz podanie ich zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego; f. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci. 8) Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie. 9) Zabezpieczenie energii elektrycznej niezbędnej do realizacji imprezy oraz pokrycie kosztów z tym związanych. 10) Sprzątanie terenu lotniska po imprezie z przywróceniem go do stanu pierwotnego. 11) Przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu końcowego raportu z realizacji zamówienia po jego zakończeniu. Raport będzie obejmował w szczególności: harmonogram realizacji imprezy (ex post), dokumentację fotograficzną imprezy, materiały wideo oraz audio zgromadzone podczas 12) Wykonawca zobowiązuje się do informowania poprzez media, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji informację lub poprzez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie organizacji i dofinansowania realizacji zadania przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. 6. Obowiązki Zamawiającego: 1) Zamawiający użyczy Wykonawcy teren lotniska pod organizację imprezy. 2) Zamawiający zapewni elementy ogrodzeniowe służące do wyznaczenia strefy dla publiczności, w tym: 130 szt. wolnostojących ażurowych elementów ogrodzeniowych o długości przęsła 3,5 m i wysokości 2 m, oraz 60 szt. barierek ochronnych o długości 2 m i wysokości 1,1 m. W przypadku konieczności ustawienia dodatkowych elementów ogrodzeniowych ich pozyskanie będzie obowiązkiem Wykonawcy. 3) Zamawiający zapewni pomieszczenie dla zorganizowania strefy VIP z miejscem odpoczynku dla załóg i artystów. 4) Zamawiający zapewni nagrody w konkursach dla publiczności. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość pozyskania przez Wykonawcę dodatkowych sponsorów imprezy oraz podnajem części terenu imprezy innym podmiotom. Forma ich promocji w czasie imprezy podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 92.30.00.00 - Usługi rozrywkowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt pn. Odlotowa Polska Wschodnia Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 08.08.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Konsorcjum Firm: Lider: MEDIALIVE Wioletta Michna, Partner: Aeroklub Podkarpacki - Szkoła Lotnicza, ul. Lelewela 12/24, 38-400 Krosno, kraj/woj. podkarpackie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 196000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 254000,00

• Oferta z najniższą ceną: 254000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 254000,00

• Waluta: PLN.