Bydgoszcz: Specjalista ds. wdrażania systemów (specjalista 2 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów)
Numer ogłoszenia: 262861 - 2012; data zamieszczenia: 11.12.2012
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3419100, faks 052 3608206 , strona internetowa www.ukw.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Specjalista ds. wdrażania systemów (specjalista 2 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów).

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie przez 1 osobę zadania - Specjalista ds. wdrażania systemów (specjalista 2 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów) Termin realizacji przedmiotu umowy 01.01.2013 do 31.07.2014. Szczegółowe zadania osoby na stanowisku: specjalista ds. wdrażania systemów(specjalista 2 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów): Zakres obowiązków: 1) Wdrożenie systemu ERP oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów: analiza dostępnych rozwiązań systemowych na rynku, uczestnictwo w nadzorze nad procesem wszelkich dostaw realizowanych w ramach projektu, w tym dostaw oprogramowania (w ramach postępowań przetargowych) dla zamawianego systemu ERP oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, opracowanie polityki archiwizacji danych cyfrowych (implementacja dedykowanych mechanizmów tworzenia kopii zapasowych dla środowiska systemu ERP oraz środowiska Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów), monitoring pracy środowiska testowego oraz produkcyjnego na etapie realizacji projektu, systemu ERP oraz środowiska Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (w tym monitoring pracy baz danych), wsparcie dla użytkowników systemu ERP oraz Elektronicznego Systemu Obiegu dokumentów (faza przedprodukcyjna, testy, wymiana danych), czynny udział w prowadzeniu testów wdrażanych środowisk ERP i ESOD, dostosowanie elektronicznego obiegu dokumentów do współpracy z platformą e-PUAP, integracja systemu ERP z systemem POLON w zakresie wymiany informacji, integracja systemu ERP z systemem bankingowym w zakresie wymiany informacji, opracowanie polityki dostępu użytkowników do zasobów w nowym środowisku obiegu dokumentów (w tym w systemie ESOD), opracowanie polityki dostępu użytkowników w modułach Business Intelligence systemu ERP, wskazanie struktury danych dla modułu Business Intelligence, integracja systemu ERP i (jeżeli wykazane zostanie to w analizie przedwdrożeniowej) Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów z mechanizmem rekrutacji kandydatów na studia, kontakt ze wsparciem technicznym producenta systemu ERP (i przedstawicielami producenta) oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, tworzenie elementów dokumentacji technicznej w zakresie wykonanej pracy, testowanie wytworzonych / wdrożonych narzędzi i rozwiązań, wdrożenie produkcyjne opracowanych rozwiązań w ramach infrastruktury systemu ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. 2) Zintegrowany model autoryzacji dla systemów informatycznych UKW (tożsamość użytkownika) -obszar obecnego systemu kadrowo-płacowego: analiza struktury danych przechowywanych w systemach zarządzania uczelnią (dane z baz obecnego systemu kadrowo-płacowego i obecnego rozwiązania obsługującego finanse i księgowość w uczelni, bazy Microsoft SQL), określenie zasobu danych podlegających synchronizacji / migracji / integracji w ramach tworzonego rozwiązania hurtowni danych użytkowników, opracowanie modelu struktury danych objętych synchronizacją / migracją (integracją) - (tożsamość użytkownika), opracowanie modelu synchronizacji / migracji (integracji) danych pomiędzy systemami, stworzenie narzędzi umożliwiających automatyczną synchronizację danych (obszar tożsamości) pomiędzy systemami (ERP oraz Elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów), w ramach tworzonego centralnego punktu zarządzania tożsamością użytkowników, tworzenie elementów dokumentacji technicznej w zakresie wykonanej pracy, testowanie wytworzonych narzędzi i rozwiązań, wdrożenie produkcyjne opracowanych rozwiązań w ramach nowej infrastruktury systemu ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów 3) Opracowanie dokumentacji modeli w ramach zespołu specjalistów IT : Przygotowanie oraz kontynuacja wspólnie z personelem projektu, w tym liderem zespołu IT specyfikacji prac wdrożeniowych i wytycznych do wszystkich modeli wdrażanych w ramach projektu: A: - modelu zarządzania finansami uczelni (ERP / ESOD), - modelu zarządzania majątkiem uczelni (ERP / ESOD), - zarządzania kadrami (pracą) uczelni (ERP / ESOD), - posiadanych rozwiązań w obszarze systemu zarządzania tokiem studiów (USOS). B: - modelu zarządzania IT w uczelni (modelu zarządzania nowymi technologiami w uczelni). 4) Raportowanie liderowi zespołu o istotnych zmianach oraz pracach wykonywanych w ramach obowiązków (uwzględniając ryzyko). 5) Tworzenie wszelkiej dokumentacji w ramach procesu Zamówień Publicznych dotyczących nowych technologii wdrażanych w ramach projektu. 6) Inne polecenia bezpośredniego przełożonego, związane z zakresem wykonywanych zadań w projekcie o charakterze informatycznym..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.00.00.00 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe 80.30.00.00 - Usługi szkolnictwa wyższego 80.41.00.00 - Różne usługi szkolne .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  W związku z realizacją projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy stosujemy tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie art. 5 ust. 1a ustawy o zamówieniach publicznych oraz art. 67 ust 1 pkt 1 lit. b do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym ( usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi szkolnictwa wyższego, różne usługi szkolne mieszczą się w grupie usług o charakterze niepriorytetowym) . Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym, przedmiotowe zamówienie mieści się w wykazie usług niepriorytetowych. Zamawiający ma więc możliwość nie stosować pewnych przepisów ustawy w tym przesłanek wyboru wszczęcia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na określonych w art. 67 oraz art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. W ramach realizacji powyższego projektu zostaną wyodrębnione kategorie ryzyka oraz jego waga (np.: ryzyko właściwe, subiektywne, obiektywne, operacyjne, strategiczne - w zależności od przyjętej w pierwszym miesiącu realizacji projektu metodologii zarządzania ryzykiem [metody ilościowe, jakościowe, mieszane], z uwzględnieniem standardu ITIL). W tym także okresie zostanie wybrany zbiór zasad, norm i procedur, zależny od wybranej metodyki zarządzania ryzykiem. Oprócz analizy SWAT (oraz innych wybranych technik gromadzenia wiedzy) uwzględnia się mechanizm pracy w oparciu o wybór jednej z popularnych metod (np.: OCTAVE, FMEA, CRAMM. COBRA, MEHARI. postępowanie oparte na zgodności z wybranymi normami: ISO/IEC 27001 (PN-ISO/IEC 27001); ISO/IEC 20000 (PN-ISO/IEC 20000); ISO/IEC TR 13335 (PN-I-13335). Ponadto zgromadzone w procesie zarządzania ryzykiem dane mogą zostać użyte do stworzenia wiarygodnej dokumentacji związanej z procesem ewaluacji projektu Podczas analizy działań projektowych jaka odbyła się na etapie konstruowania założeń do w/w wniosku (listopad 2011 - styczeń 2012) wyróżniono główne obszary w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego, które zostaną poddane modelowaniu celem osiągnięcia pożądanego rezultatu. Do obszarów tych możemy zaliczyć obsługę toku studiów i obsługę gospodarki własnej. Modelowaniu w zakresie zarządzania finansami zostanie poddany również obszar badań naukowych. Działania te prowadzą do przebudowy obecnie posiadanych rozwiązań a także wdrożenia nowych systemów klasy ERP (z infrastrukturą BI). Zespół projektowy ustalił, że wpływ działań, tym samym ich oddziaływanie na infrastrukturę uczelni będzie znaczący. Należy nadmienić, że całość prac prowadzona będzie podczas normalnego funkcjonowania instytucji, w momencie kiedy uniwersytet realizuje procesy związane z komunikacją, obecnym zarządzaniem finansami, rekrutacją kandydatów na studia, a także obsługą toku studiów (procesy krytyczne) za pomocą specjalistycznych systemów. Tak głęboka ingerencja w strukturę funkcjonowania według naszych analiz wymaga ciągłego pomiaru ryzyka, jakie może wystąpić podczas realizacji założonych działań. Jakiekolwiek niepowodzenie w trakcie wdrażania systemu klasy ERP oraz obiegu dokumentów może skutkować trwałymi konsekwencjami (łącznie z destabilizacją pracy uczelni). Analiza ryzyka dostarczy ponadto niezbędnych danych, za pomocą których z wyprzedzeniem zdarzenia będzie można podjąć odpowiednie kroki korygujące lub naprawcze, zapewniając poprawną realizację założonych w projekcie celów. Zespół specjalistów, biorących udział w opracowywaniu projektu, analizując dogłębnie warianty jego realizacji ustalił, że zarządzanie ryzykiem powinno odnieść się nie tylko do infrastruktury IT ale także do wszystkich pozostałych aspektów związanych z realizacją projektu (obszary tworzenia i wdrażania nowych modeli). Ustalono ponadto, że pomiar ryzyka powinien odbywać się w sposób ciągły i niezależny w stosunku do wszelkich pozostałych działań projektowych. Oznacza to konieczność powołania specjalisty, który administrował by procesem związanym z zarządzaniem ryzykiem. promowanie filozofii zarządzania ryzykiem wśród kadry zarządzającej i pracowników, analizy raportów z prac zespołu wdrożeniowego IT (konsultacje, zalecenia, rozporządzenia), ciągły kontakt roboczy z liderem grupy IT realizującej projekt, pozostałymi liderami grup oraz władzami i kadrą zarządzającą uniwersytetem (w tym organem Kolegium Rektorskiego), stworzenie procesu odpowiedzialnego za ciągłość zarządzania ryzykiem w zdefiniowanych (w trakcie trwania projektu) obszarach, po zakończeniu realizacji projektu. Pan Krzysztof Mieczykowski obecnie pracujący w sekcji IT spełnia wszystkie wymagania określone na powyższym stanowisku: spełnia wszystkie wymagania określone na powyższym stanowisku: 1) udokumentowany 5 letni staż w dziale IT (lub rok pracy w UKW - dział IT, w przypadku krótszego stażu przeprowadzony będzie egzamin kompetencyjny dla tego stanowiska), 2) umiejętność opracowywania dokumentacji technicznej, 3) umiejętność pracy z dokumentacją techniczną w języku angielskim, 4) umiejętność analizy wykonanej pracy (raportowanie przełożonemu), 5) umiejętność tworzenia i wdrażania polityk związanych z archiwizacją danych cyfrowych (znajomość procedur związanych z archiwizacją danych cyfrowych w systemach ERP), 6) dobra znajomość systemów zarządzania uczelnią, w szczególności systemu SIMPLE, 7) podstawowa znajomość języka XML, 8) bardzo dobra znajomość systemów operacyjnych z rodziny MS Windows 9) znajomość baz danych Microsoft SQL, 10) podstawowa znajomość baz danych MySQL. Wobec powyższego, że procedury wyłaniania wykonawcy w przetargu nieograniczonym trwają około miesiąca Zamawiający nie ma możliwości zastosowania innego trybu oraz dopuszczenia do realizacji projektu Wykonawców spoza Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Specjalista ds. wdrażania systemów (specjalista 2 ds. systemów teleinformatycznych) będzie pełnił w projekcie odpowiedzialne funkcje, które z uwagi na złożony sposób funkcjonowania Uniwersytetu nie pozwalają na przekazanie kompetencji w/w stanowisk podmiotom zewnętrznym. Ponadto powierzenie realizacji zadań podmiotom zewnętrznych w projekcie zajęło by zbyt dużą liczbę cennego czasu, tym bardziej, że projekt zakłada podjęcie bardzo konkretnych działań jeszcze przed terminem jego oficjalnego startu (1 wrzesień 2012). Taka sytuacja powoduje, iż z chwilą 1 września pewne procedury, zwłaszcza te mające charakter techniczny, zaczynają funkcjonować w pełnym zakresie. Według wiedzy, opini i doświadczenia Zamawiającego wdrożenie podmiotów zewnętrznych, nadanie im odpowiednich uprawnień i kompetencji zajęłoby zbyt dużą ilość cennego czasu. Ponadto już od maja 2012 roku zostały podjęte konkretne działania w celu zabezpieczenia poprawnej realizacji projektu (np. w ramach infrastruktury R&D (B+R) trwają testy zaawansowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego, niezbędnego do poprawnego wdrożenia systemu klasy ERP). Zamawiający obawiając się tutaj naruszenia celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, uniemożliwienia terminowej realizacji zadań oraz poniesieniem straty w mieniu publicznym nie morze powierzyć funkcji w projekcie osobom z zewnątrz. Z uwagi na duże kompetencje oraz wiedzę z zakresu IT, doświadczenie zawodowe i ponadprzeciętne zaangażowanie w pracę Zamawiający postanawia powierzyć panu Krzysztofowi Mieczykowskiemu zadanie: specjalisty ds. wdrażania systemów (specjalista 2 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów). Wskazany Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu terminowe rozpoczęcie powierzonych zadań, wysoką jakość wykonywanej usługi ze względu na duże doświadczenie branży IT, znajomość standardów pracy przyjętych w UKW , odpowiedzialność za powierzone zadania, realizację usługi bez zakłóceń, gruntowną znajomość realizowanego projektu. Ponadto Zamawiający unika tutaj zarzutu nieoszczędnego i nieefektywnego wydawania środków publicznych oraz nieprzestrzegania założeń i wytycznych realizowanego projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Zasadne jest więc udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wybranemu Wykonawcy zgodnie z art. ustawy oraz art. 5 ust 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Krzysztof Mieczykowski, ul. Hallera 23/2, 88-300 Mogilno, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.