Bydgoszcz: Specjalista ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT - Information Technology)
Numer ogłoszenia: 262845 - 2012; data zamieszczenia: 11.12.2012
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3419100, faks 052 3608206 , strona internetowa www.ukw.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Specjalista ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT - Information Technology).

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie przez 1 osobę zadania - specjalista ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT [Information Technology]). Termin realizacji przedmiotu umowy 01.01.2013 do 31.07.2014. Szczegółowe zadania osoby na stanowisku: specjalisty ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT [Information Technology]) Zakres obowiązków: 1) Nadzór nad prowadzonymi pracami grupy specjalistów IT, kontrola stanu prac (monitoring): zarządzanie zespołem IT realizującym prace w projekcie (6 osób), nadzór nad pracami wdrożeniowymi (według przyjętej metodologii) realizowanymi w obszarze nowych technologii, nadzór nad procesem przeprowadzania zamówień publicznych w projekcie dotyczących infrastruktury IT, wsparcie techniczne zespołu IT w strategicznych realizowanych zadaniach (obszar ERP, ESOD oraz integracji tych systemów z USOS i rozwiązaniem do uwierzytelniania użytkowników - centralne rozwiązanie do zarządzania tożsamością użytkownika), zarządzanie ryzykiem w obszarze prac wdrożeniowych (właściciel ryzyka związanego z infrastrukturą teletechniczną i wdrażanymi systemami), opracowanie polityki bezpieczeństwa użytkowania w obszarze wdrażanych w projekcie elektronicznych systemów - ERP, ESOD (w tym polityki bezpieczeństwa, związanej z dostępem do danych krytycznych) - akceptacja na poziomie zespołu i korekta opracowanych wszelkich polityk wytworzonych w projekcie przez zespół IT, przekazanie dokumentacji polityk Grupie Zarządzającej, wdrażanie wytworzonych w projekcie procedur bezpieczeństwa, dotyczących infrastruktury nowych technologii, kontakt z użytkownikami modeli (gromadzenie, wymiana oraz zarządzanie przepływem informacji pomiędzy specjalistami IT a infrastrukturą uczelni, w tym pozostałymi osobami realizującymi zadania w ramach projektu), wsparcie kierownika projektu / specjalisty ds. modeli. uczestnictwo w pracach legislacyjnych związanych z wprowadzeniem zmian systemowych w Uczelni w ramach projektu, raportowanie zastępcy kierownika projektu o stanie prac wdrożeniowych i zmianach systemowych (przewiduje się minimum jeden kwartalny raport). raportowanie w zakresie ryzyka (Grupa Zarządzająca - specjalista ds. ryzyka), według przygotowanego przez zespół zarządzający harmonogramu. Przewiduje się minimum jeden kwartalny raport oficjalny oraz ciągły kontakt z w/w specjalistą w sprawach związanych z procesem zarządzania ryzykiem. 2) Opracowanie dokumentacji modeli w ramach zespołu specjalistów IT oraz grupy zarządzającej (w tym nadzór nad pracami): Przygotowanie oraz kontynuacja wspólnie z personelem projektu, specyfikacji prac wdrożeniowych i wytycznych do wszystkich modeli wdrażanych w ramach projektu: A: - modelu zarządzania finansami uczelni (ERP / ESOD), - modelu zarządzania majątkiem uczelni (ERP / ESOD), - zarządzania kadrami (pracą) uczelni (ERP / ESOD), - posiadanych rozwiązań w obszarze systemu zarządzania tokiem studiów (USOS). B: - modelu zarządzania IT w uczelni (modelu zarządzania nowymi technologiami w uczelni). 4) Raportowanie do zastępcy kierownika projektu o istotnych zmianach oraz pracach wykonywanych w ramach obowiązków (uwzględniając ryzyko). 5) Tworzenie wszelkiej dokumentacji w ramach procesu Zamówień Publicznych dotyczących nowych technologii wdrażanych w ramach projektu. 6) Inne polecenia bezpośredniego przełożonego , związane z zakresem wykonywanych zadań w projekcie o charakterze informatycznym..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.00.00.00 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe 80.30.00.00 - Usługi szkolnictwa wyższego 80.41.00.00 - Różne usługi szkolne .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  W związku z realizacją projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy stosujemy tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie art. 5 ust. 1a ustawy o zamówieniach publicznych oraz art. 67 ust 1 pkt 1 lit. b do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym ( usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi szkolnictwa wyższego, różne usługi szkolne mieszczą się w grupie usług o charakterze niepriorytetowym) . Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym, przedmiotowe zamówienie mieści się w wykazie usług niepriorytetowych. Zamawiający ma więc możliwość nie stosować pewnych przepisów ustawy w tym przesłanek wyboru wszczęcia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na określonych w art. 67 oraz art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. W ramach realizacji powyższego projektu zostaną wyodrębnione kategorie ryzyka oraz jego waga (np.: ryzyko właściwe, subiektywne, obiektywne, operacyjne, strategiczne - w zależności od przyjętej w pierwszym miesiącu realizacji projektu metodologii zarządzania ryzykiem [metody ilościowe, jakościowe, mieszane], z uwzględnieniem standardu ITIL). W tym także okresie zostanie wybrany zbiór zasad, norm i procedur, zależny od wybranej metodyki zarządzania ryzykiem. Oprócz analizy SWAT (oraz innych wybranych technik gromadzenia wiedzy) uwzględnia się mechanizm pracy w oparciu o wybór jednej z popularnych metod (np.: OCTAVE, FMEA, CRAMM. COBRA, MEHARI. postępowanie oparte na zgodności z wybranymi normami: ISO/IEC 27001 (PN-ISO/IEC 27001); ISO/IEC 20000 (PN-ISO/IEC 20000); ISO/IEC TR 13335 (PN-I-13335). Ponadto zgromadzone w procesie zarządzania ryzykiem dane mogą zostać użyte do stworzenia wiarygodnej dokumentacji związanej z procesem ewaluacji projektu Podczas analizy działań projektowych jaka odbyła się na etapie konstruowania założeń do w/w wniosku (listopad 2011 - styczeń 2012) wyróżniono główne obszary w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego, które zostaną poddane modelowaniu celem osiągnięcia pożądanego rezultatu. Do obszarów tych możemy zaliczyć obsługę toku studiów i obsługę gospodarki własnej. Modelowaniu w zakresie zarządzania finansami zostanie poddany również obszar badań naukowych. Działania te prowadzą do przebudowy obecnie posiadanych rozwiązań a także wdrożenia nowych systemów klasy ERP (z infrastrukturą BI). Zespół projektowy ustalił, że wpływ działań, tym samym ich oddziaływanie na infrastrukturę uczelni będzie znaczący. Należy nadmienić, że całość prac prowadzona będzie podczas normalnego funkcjonowania instytucji, w momencie kiedy uniwersytet realizuje procesy związane z komunikacją, obecnym zarządzaniem finansami, rekrutacją kandydatów na studia, a także obsługą toku studiów (procesy krytyczne) za pomocą specjalistycznych systemów. Tak głęboka ingerencja w strukturę funkcjonowania według naszych analiz wymaga ciągłego pomiaru ryzyka, jakie może wystąpić podczas realizacji założonych działań. Jakiekolwiek niepowodzenie w trakcie wdrażania systemu klasy ERP oraz obiegu dokumentów może skutkować trwałymi konsekwencjami (łącznie z destabilizacją pracy uczelni). Analiza ryzyka dostarczy ponadto niezbędnych danych, za pomocą których z wyprzedzeniem zdarzenia będzie można podjąć odpowiednie kroki korygujące lub naprawcze, zapewniając poprawną realizację założonych w projekcie celów. Zespół specjalistów, biorących udział w opracowywaniu projektu, analizując dogłębnie warianty jego realizacji ustalił, że zarządzanie ryzykiem powinno odnieść się nie tylko do infrastruktury IT ale także do wszystkich pozostałych aspektów związanych z realizacją projektu (obszary tworzenia i wdrażania nowych modeli). Ustalono ponadto, że pomiar ryzyka powinien odbywać się w sposób ciągły i niezależny w stosunku do wszelkich pozostałych działań projektowych. Oznacza to konieczność powołania specjalisty, który administrował by procesem związanym z zarządzaniem ryzykiem. promowanie filozofii zarządzania ryzykiem wśród kadry zarządzającej i pracowników, analizy raportów z prac zespołu wdrożeniowego IT (konsultacje, zalecenia, rozporządzenia), ciągły kontakt roboczy z liderem grupy IT realizującej projekt, pozostałymi liderami grup oraz władzami i kadrą zarządzającą uniwersytetem (w tym organem Kolegium Rektorskiego), stworzenie procesu odpowiedzialnego za ciągłość zarządzania ryzykiem w zdefiniowanych (w trakcie trwania projektu) obszarach, po zakończeniu realizacji projektu. Pan Jarosław Gurgul obecnie pracujący w sekcji IT spełnia wszystkie wymagania określone na powyższym stanowisku: specjalisty ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT [Information Technology]) spełnia wszystkie wymagania określone na powyższym stanowisku: udokumentowany 5 letni staż w dziale IT (lub rok pracy w UKW - dział IT), doświadczenie z zakresu zarządzania personelem IT, zdolności negocjacyjne, umiejętność tworzenia oraz kontroli dokumentacji technicznych dla infrastruktury projektów IT, umiejętność pracy z dokumentacją techniczną w języku angielskim, umiejętność tworzenia i wdrażania procedur bezpieczeństwa, pod kątem funkcjonowania systemów IT w środowiskach produkcyjnych, dobra znajomość systemów zarządzania uczelnią (min. USOS, SIMPLE). znajomość technologii serwerowych, w szczególności technologii środowisk serwerowych typu blade oraz technologii wirtualizacji systemów operacyjnych, umiejętność raportowania, w tym umiejętność analizy raportów z postępów prac wdrożeniowych i diagnozy ryzyka w obszarze infrastruktury IT. Wobec powyższego, że procedury wyłaniania wykonawcy w przetargu nieograniczonym trwają około miesiąca Zamawiający nie ma możliwości zastosowania innego trybu oraz dopuszczenia do realizacji projektu Wykonawców spoza Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Specjalista ds. wdrażania systemów (lider zespołu IT [Information Technology]) będzie pełnił w projekcie odpowiedzialne funkcje, które z uwagi na złożony sposób funkcjonowania Uniwersytetu nie pozwalają na przekazanie kompetencji w/w stanowisk podmiotom zewnętrznym. Ponadto powierzenie realizacji zadań podmiotom zewnętrznych w projekcie zajęło by zbyt dużą liczbę cennego czasu. Według wiedzy, opinii i doświadczenia Zamawiającego wdrożenie podmiotów zewnętrznych, nadanie im odpowiednich uprawnień i kompetencji zajęłoby zbyt dużą ilość cennego czasu. Ponadto już od maja 2012 roku zostały podjęte konkretne działania w celu zabezpieczenia poprawnej realizacji projektu (np. w ramach infrastruktury R&D (B+R) trwają testy zaawansowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego, niezbędnego do poprawnego wdrożenia systemu klasy ERP). Zamawiający obawiając się tutaj naruszenia celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, uniemożliwienia terminowej realizacji zadań oraz poniesieniem straty w mieniu publicznym nie morze powierzyć funkcji w projekcie osobom z zewnątrz. Z uwagi na duże kompetencje oraz wiedzę z zakresu IT, doświadczenie zawodowe i ponadprzeciętne zaangażowanie w pracę Zamawiający postanawia powierzyć panu Jarosławowi Gurgul zadanie: specjalista ds. wdrażania systemów(specjalista 1 ds. wdrożenia rozwiązania ERP i Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów) Wskazany Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu terminowe rozpoczęcie powierzonych zadań, wysoką jakość wykonywanej usługi ze względu na duże doświadczenie branży IT, znajomość standardów pracy przyjętych w UKW , odpowiedzialność za powierzone zadania, realizację usługi bez zakłóceń, gruntowną znajomość realizowanego projektu. Ponadto Zamawiający unika tutaj zarzutu nieoszczędnego i nieefektywnego wydawania środków publicznych oraz nieprzestrzegania założeń i wytycznych realizowanego projektu: Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. Zasadne jest więc udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wybranemu Wykonawcy zgodnie z art. ustawy oraz art. 5 ust 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Jarosław Gurgul, ul. Słowiańska 19/47, 85-163 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.